ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
แผนงานคือโครงร่างของเป้าหมายแต่ละอย่าง พร้อมด้วยขั้นตอนที่ลูกทีมหรือเจ้าของงานนั้น สามารถทำเพื่อให้บรรลุ ช่วยให้คนที่เห็นแผนงานนั้นๆ เข้าใจขอบข่ายของโปรเจ็คที่ทำอยู่ ทั้งนี้ ไม่ว่าจะใช้แผนงานในเรื่องเรียนหรืออาชีพใดๆ ก็ตาม มันจะช่วยจัดระเบียบให้คุณอยู่ในกรอบระว่างที่ทำโปรเจ็คนั้นอยู่ คุณจะสามารถแตกแต่ละขั้นการทำงานออกเป็นหน้าที่ย่อยๆ และระบุผลลัพธ์ที่ต้องการเห็น มาเรียนรู้วิธีเขียนแผนงานกันเพื่อเตรียมตัวสำหรับโปรเจ็คต่อไปของคุณดีกว่า
ขั้นตอน
ดาวน์โหลดบทความ
-
กำหนดวัตถุประสงค์ของแผนงาน . แผนงานสามารถเขียนได้เพราะหลายสาเหตุ ดังนั้น จงกำหนดวัตถุประสงค์ไว้ก่อน จะได้เตรียมการอย่างเหมาะสม จำไว้ว่า แผนงานส่วนใหญ่ทำขึ้นสำหรับช่วงระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น (เช่น 6 เดือนหรือ 1 ปี)
- ในที่ทำงานแผนงานสามารถช่วยให้หัวหน้างานของคุณรับทราบว่า คุณจะทำอะไรบ้างในช่วง 6 เดือนนับจากนี้ไป ซึ่งมักเกิดขึ้นหลังจากมีการประเมินผลงานในรอบปีที่ผ่านมา หรือในขณะที่ทีมงานกำลังเริ่มโปรเจ็คขนาดใหญ่ แผนงานยังอาจเกิดขึ้นหลังจากที่องค์กรของคุณวางแผนกลยุทธ์ใหม่ในรอบปีปฏิทิน หรือปีงบประมาณนั้น
- ในสถานศึกษา แผนงานจะช่วยให้นักเรียนสร้างตารางงานสำหรับโปรเจ็คขนาดใหญ่ได้ และยังช่วยให้ครูอาจารย์วางแผนการสอนไปตลอดทั้งเทอมได้ด้วย
- สำหรับโปรเจ็คส่วนตัว แผนงานสามารถช่วยวางกรอบสำหรับสิ่งที่คุณต้องการทำ และระยะเวลาที่คุณต้องการเห็นผลลัพธ์ โปรเจ็คส่วนตัว จะช่วยให้คนๆ นั้นบันทึกและติดตามเป้าหมายและความคืบหน้าของตนเองได้ แม้ว่าอาจไม่จำเป็นก็ตาม
-
เขียนบทนำและที่มา. การเขียนแผนงานในหน้าที่การงาน คุณอาจต้องเขียนบทนำและที่มา ซึ่งจะช่วยให้หัวหน้างานหรือผู้จัดการของคุณ ได้รู้ข้อมูลที่จำเป็นในการนำแผนงานของคุณไปปรับใช้ให้เหมาะสม การเขียนบทนำและที่มา ยังมักเป็นสิ่งจำเป็นในการเขียนโครงงานด้านการศึกษาด้วย
- บทนำควรจะดึงดูดและกระชับ เพื่อย้ำเตือนหัวหน้างานของคุณว่า ทำไมคุณจึงสร้างแผนงานนี้ขึ้นมา เกริ่นคร่าวๆ เกี่ยวกับโปรเจ็คที่คุณกำลังจะลงมือทำในช่วงระยะเวลานับจากนี้ไป
- ส่วนที่มา ควรจะเน้นในการระบุเหตุผลที่ทำให้คุณต้องจัดทำแผนงานดังกล่าว เช่น นำรายละเอียดหรือสถิติจากรายงานล่าสุด ระบุปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข หรือเป็นการนำเอาข้อคิดเห็นและผลตอบรับ ที่คุณได้รับจากการทำโปรเจ็คครั้งก่อน มาต่อยอดในครั้งนี้
-
ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์. เป้าหมายและวัตถุประสงค์มีความเกี่ยวเนื่องกัน ในแง่ที่ว่ามันต่างชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่คุณคาดหวังจะบรรลุไปตลอดจนจบแผนงาน อย่างไรก็ดี มันมีข้อแตกต่าง คือ เป้าหมายจะกล่าวโดยภาพรวม ในขณะที่วัตถุประสงค์จะเจาะจงมากกว่า
- เป้าหมายควรจะโฟกัสภาพใหญ่ของโปรเจ็ค ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการจากแผนงานดังกล่าว โดยเขียนกว้างๆ เข้าไว้ เช่น คุณอาจตั้งเป้าหมายว่า ทำเอกสารงานวิจัยให้สำเร็จ หรือเพื่อให้เรียนรู้เกี่ยวกับการเขียนมากกว่าเดิม
- วัตถุประสงค์ควรจะเจาะจงและเป็นรูปธรรม พูดง่ายๆ คือ คุณสามารถขีดฆ่ามันออกได้ทันทีหลังจากทำแต่ละวัตถุประสงค์สำเร็จ เช่น การหาคนมาเข้าร่วมสัมภาษณ์เพื่อใช้ในงานวิจัยของคุณ ก็นับเป็นวัตถุประสงค์ที่ดี
- แผนงานหลายแผน มีการแตกย่อยวัตถุประสงค์ออกเป็น ระยะสั้น ระยะกลาง และ ระยะยาว หากแต่ละระยะมีความแตกต่างกันมาก เช่น เป้าหมายระยะสั้นของบริษัทในการเพิ่มจำนวนเพจวิวให้มากขึ้นอีก 30% ภายในสามเดือนข้างหน้า อาจจะดูห่างไกลกันมาก กับเป้าหมายระยะยาวของบริษัทในการสร้างความเข้มแข็งของแบรนด์ให้สามารถสร้างตัวตนในโซเชียลมีเดียต่างๆ ภายในปีหน้าให้ได้
- วัตถุประสงค์มักจะเขียนในรูปประโยคเป็นผู้กระทำ และใช้กริยาที่แสดงถึงการลงมือที่มีความหมายจำเพาะ (เช่น “วางแผน” “เขียน” “เพิ่ม” และ “วัดผล”) แทนที่จะใช้คำกริยาแบบกว้างๆ (“สำรวจ” “เข้าใจ” “รู้” ฯลฯ)
-
เขียนแผนงานตามหลักการวัตถุประสงค์แบบ "SMART" . หลักการนี้มาจากตัวย่อของแต่ละคำ เหมาะสำหรับคนที่ต้องการวางแผนงานอย่างเป็นรูปธรรมและลงมือทำได้ทันที
- Specific หรือ เจาะจง เราจะทำอะไรบางอย่างเพื่อใคร กำหนดกลุ่มเป้าหมายที่คุณกำลังจะให้การส่งเสริมและแผนการปฏิบัติที่คุณจะใช้เพื่อการนั้นโดยเฉพาะ
- Measurable
หรือ วัดผลได้
มันสามารถกำหนดปริมาณ หรือสามารถทำให้เราวัดผลได้หรือไม่
คุณสามารถนับจำนวนมันได้หรือไม่ คุณออกแบบโครงงานในลักษณะที่ว่า “สุขภาพของประชากรชาวแอฟริกาจะดีขึ้นภายในปี 2020” หรือเปล่า หรือคุณออกแบบโครงงานว่า “ทารกเกิดใหม่ในประเทศแอฟริกาใต้ต้องติดเชื้อ HIV/AIDS ลดลง 20% ภายในปี 2020”
- จำไว้ว่า ตัวเลขพื้นฐานจำเป็นต้องมีการกำหนดขึ้นมาก่อน เพื่อที่จะนำไปวัดผลในภายหลังได้ หากคุณไม่รู้มาก่อนว่า ตัวเลขของอัตราทารกเกิดใหม่ที่ติดเชื้อ HIV/AIDS เป็นจำนวนเท่าไร มันก็เป็นไปไม่ได้ที่คุณจะระบุว่าต้องการให้มันลดลงอีก 20%
- Achievable
หรือ บรรลุผลได้
เราสามารถทำให้มันสำเร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด ด้วยทรัพยากรที่มีอยู่หรือไม่
วัตถุประสงค์จำเป็นต้องสอดคล้องกับระยะเวลาที่มีอยู่ด้วย การเพิ่มยอดขายให้ได้ 500% ย่อมเป็นไปได้ หากบริษัทของคุณมีขนาดเล็ก แต่หากบริษัทของคุณเป็นเจ้าตลาดอยู่แล้ว การจะเพิ่มยอดขาย 500% แทบเป็นไปไม่ได้
- ในบางกรณี ผู้เชี่ยวชาญหรือที่ปรึกษาอาจถูกเชิญมาวิเคราะห์ว่า วัตถุประสงค์ของแผนงานคุณ มันเป็นไปได้หรือไม่
- Relevant หรือ มีความเกี่ยวเนื่อง วัตถุประสงค์นี้จะมีผลต่อเป้าหมายหรือกลยุทธ์ที่ต้องการหรือไม่ แม้ว่ามันอาจจะสำคัญต่อสุขภาพโดยรวม แต่การมาชั่งน้ำหนักและวัดส่วนสูงของเด็กในโรงเรียน จะส่งผล ทางตรง ต่อการเปลี่ยนแปลงวิธีการประเมินสุขภาพจิตหรือไม่ พยายามกำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการให้มีความเกี่ยวเนื่องกันอย่างชัดเจนและดูมีเหตุผล
- Time bound หรือ อยู่ในกรอบเวลาที่มี วัตถุประสงค์ดังกล่าวจะเห็นผลลัพธ์เมื่อไร และ/หรือเราจะรู้ได้อย่างไรว่าสำเร็จแล้ว พยายามระบุวันที่สิ้นสุดโปรเจ็คอย่างชัดเจนแน่นอน และพยายามระบุด้วยว่า ผลสำเร็จใดที่อาจทำให้โปรเจ็คของคุณจบลงก่อนกำหนด โดยที่ผลลัพธ์ที่ต้องการทั้งหมดในแผนงานได้บรรลุผลแล้ว
-
ระบุทรัพยากรทั้งหมดที่ต้องใช้. เขียนทุกอย่างที่จำเป็นต้องใช้ในการที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ซึ่งมันอาจจะแตกต่างกันไปในแต่ละแผนงาน
- ในด้านอาชีพการงาน ทรัพยากรย่อมรวมถึง งบประมาณการเงิน กำลังคน ที่ปรึกษา ตึกหรือห้องทำงาน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารต่างๆ ส่วนรายละเอียดการใช้งบอาจระบุรวมไว้ในหน้าของส่วนขยาย กรณีที่แผนงานของคุณเป็นทางการ
- ในแผนงานด้านการศึกษา ทรัพยากรอาจรวมถึงสิทธิในการใช้ห้องสมุดต่างๆ และวัตถุดิบที่ใช้ในการวิจัย เช่น หนังสือ วารสาร หนังสือพิมพ์ คอมพิวเตอร์ อินเตอร์เน็ท รวมถึงศาสตราจารย์หรือคณะบุคคลอื่นๆ ที่จำเป็นต้องมีไว้ให้คุณปรึกษา
-
ระบุอุปสรรคต่างๆ. อุปสรรค คือ สิ่งที่อาจมากีดขวางเส้นทางการไปสู่เป้าหมายของคุณ เช่น หากคุณมีแผนงานจัดทำเอกสารวิชาการให้สถานศึกษา คุณอาจจะพบว่า ตารางเวลาของคุณค่อนข้างจำกัดเกินไปที่จะมีเวลาสำหรับจัดทำงานวิจัยให้ออกมาดี ดังนั้น อุปสรรคในที่นี้ก็คือ ตารางเวลาอันแน่นเอี้ยดของคุณ และคุณจะต้องตัดกิจกรรมบางอย่างออกไปในระหว่างภาคเรียน เพื่อที่จะลงมือทำแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพ (การวางแผนเป็นสิ่งจำเป็นมาก หากคุณลงเรียนวิชายากๆ มากกว่าหนึ่งวิชาต่อภาคเรียน)
-
ใครมีส่วนร่วมรับผิดชอบบ้าง. การมีส่วนร่วมรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับแผนงานที่ดี ใครเป็นคนรับผิดชอบในแต่ละหน้าที่ อาจจะมีลูกทีมหลายคนทำหน้าที่บางอย่างร่วมกัน (ดูจากส่วนทรัพยากร) แต่มีเพียงคนเดียวที่จะต้องตอบให้ได้ว่างานจะเสร็จสมบูรณ์หรือไม่
-
วางแผนกลยุทธ์. ลองประเมินแผนงานของคุณและกำหนดว่า คุณจะใช้ทรัพยากรอย่างไร และจะเอาชนะอุปสรรคเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์อย่างไร
- ระบุขั้นตอนปฏิบัติแบบเจาะจง กำหนดว่าในแต่ละวันหรือสัปดาห์ ต้องมีผลลัพธ์ใดเกิดขึ้นบ้างในการที่จะบรรลุแต่ละวัตถุประสงค์ และระบุขั้นตอนที่ลูกทีมคนอื่นๆ ต้องทำตามด้วย คุณอาจใช้โปรแกรมช่วยในการบริหารโครงการ หรือใช้ปฏิทินส่วนตัว เพื่อจัดระเบียบของข้อมูลต่างๆ เหล่านี้ก็ได้
- จัดทำตารางงาน แม้ว่าคุณอาจจะออกแบบตารางอย่างรัดกุมแล้วก็ตาม จำไว้ว่า เรื่องไม่คาดฝันเกิดขึ้นได้เสมอ คุณจำเป็นต้องเผื่อตารางเอาไว้สำหรับทดเวลาในเรื่องเหล่านี้ เพื่อให้สามารถบรรลุผลได้ทันเวลาด้วย
โฆษณา
เคล็ดลับ
- จงระบุไมล์สโตนเอาไว้ด้วย หากโปรเจ็คของคุณมีขนาดใหญ่เป็นพิเศษ ไมล์สโตน คือ จุดอ้างอิงในแต่ละช่วงของโปรเจ็ค ซึ่งแสดงให้เห็นว่าคุณได้บรรลุแต่ละวัตถุประสงค์แล้ว มันยังใช้เพื่อกำหนดช่วงที่ควรนำแผนงานมาทบทวน ทำให้คุณเห็นได้ว่าคุณอยู่ ณ จุดไหนในกระบวนการแล้ว และเอาไว้ดูว่าคุณยังเดินตามกรอบแผนงานอยู่หรือไม่
- พยายามออกแบบแผนงานให้เหมาะกับคุณเอง มันจะเต็มไปด้วยรายละเอียดหรือเขียนแบบกว้างๆ ก็อยู่ที่คุณต้องการ โดยจะเขียนลงบนเศษกระดาษ หรือใช้ซอฟท์แวร์อย่างมืออาชีพที่มีทั้งสีสันและกราฟฟิกมากมายก็ได้ จงทำในสไตล์ของตัวเองและแบบที่คุณเห็นว่ามีประสิทธิภาพมากที่สุด
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
โฆษณา
