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Este wikiHow te enseñará a crear una factura comercial en Microsoft Excel, tanto en computadoras con Windows como en Mac. Puedes crearla manualmente o hacer una a partir de una plantilla.
Pasos
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Abre Microsoft Excel. Es un ícono de color verde con una “X” blanca en el interior. Al hacer clic en él, se abrirá la página de inicio de Microsoft Excel.
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Busca la plantilla de una factura. Escribe la palabra factura en la barra de búsqueda ubicada en la parte superior de la página y luego presiona ↵ Enter para buscar las plantillas de facturas.
- Para ello, deberás estar conectado a Internet.
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Elige una plantilla. Haz clic en la plantilla que quieras utilizar para que pueda abrirse en una ventana.
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Haz clic en Crear . Este botón se ubica a la derecha de la vista previa de la plantilla. Al hacer clic en él, la abrirás en una ventana de Microsoft Excel.
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Edita la plantilla para que se adapte a tus necesidades. Por ejemplo, la mayoría de las plantillas tienen escrita la palabra “Compañía” en la parte superior, la cual deberás reemplazar con el nombre de tu empresa.
- Para editar el texto en el documento de Excel, haz doble clic en él y bórralo o reemplázalo con el que desees.
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Rellena la factura. Ingresa la información que requiera la plantilla de la factura para asegurarte de que el total final coincida con lo adeudado.
- Por ejemplo, en algunas plantillas, deberás ingresar una tarifa por hora o una fija.
- La mayoría de las plantillas de facturas emplean fórmulas para combinar el horario y la cantidad de horas trabajadas que ingresaste en el cuadro “Total final”.
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Guarda la plantilla. Haz clic en Archivo en la parte superior izquierda de la página y luego en Guardar como . A continuación, haz doble clic en una ubicación de guardado, escribe el nombre de la factura y finalmente haz clic en Guardar . De esta manera, guardarás la factura personalizada en la ubicación que seleccionaste. Ahora la factura estará lista para su envío.Anuncio
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Abre Microsoft Excel. Es un ícono de color verde con una “X” blanca en el interior. Al hacer clic en él, se abrirá la página de inicio de Microsoft Excel.
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Haz clic en Archivo . Este menú se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana. Al hacer clic en él, aparecerá un menú desplegable debajo.
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Haz clic en Nuevo a partir de una plantilla . Esta es una opción que aparece en el menú desplegable Archivo . Al hacer clic en ella, se abrirá una ventana nueva con las opciones de plantillas.
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Busca una plantilla de factura. Escribe la palabra factura en la barra de búsqueda ubicada en la esquina superior derecha de la ventana y luego presiona la tecla Retorno .
- Ten en cuenta que, para buscar plantillas, deberás tener conexión a Internet.
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Elige una plantilla. Haz clic en una plantilla para abrir una ventana de vista previa donde se muestre la plantilla.
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Haz clic en Abrir . Este botón se encuentra en la ventana de vista previa y, al hacer clic en él, se abrirá la plantilla de la factura como un documento nuevo.
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Edita la plantilla de acuerdo a tus necesidades. ejemplo, la mayoría de las plantillas tienen escrita la palabra “Compañía” en el encabezado, la cual deberás reemplazar con el nombre de tu empresa.
- Para editar el texto en el documento de Excel, haz doble clic en él y bórralo o reemplázalo con el que desees.
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Rellena la factura. Ingresa la información que requiera la plantilla de la factura para asegurarte de que el total final coincida con lo adeudado.
- Por ejemplo, en algunas plantillas, deberás ingresar una tarifa por hora o una fija.
- La mayoría de las plantillas de facturas emplean fórmulas para combinar el horario y la cantidad de horas trabajadas que ingresaste en el cuadro “Total final”.
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Guarda la plantilla. Haz clic en Archivo en la parte superior izquierda de la página y luego en Guardar como . A continuación, haz doble clic en una ubicación de guardado, escribe el nombre de la factura y finalmente haz clic en Guardar . Ahora, la factura estará lista para que puedas enviarla.Anuncio
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Abre Microsoft Excel. Es un ícono de color verde con una “X” blanca en el interior. Al hacer clic en él, se abrirá la página de inicio de Microsoft Excel.
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Haz clic en Libro de trabajo en blanco . Esta opción se encuentra en la parte superior izquierda de la página de inicio de Excel. Al hacer clic en ella, se abrirá una hoja de trabajo en blanco.
- Si estás en una Mac, omite este paso en caso de que Excel abra un documento en blanco.
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Crea el encabezado de la factura. El encabezado debe incluir la siguiente información:
- Nombre de la empresa : este es el nombre de la empresa a la que se asignarán los fondos de la factura.
- Descriptor : la palabra “factura” o una descripción del tipo de factura del que se trata. Por ejemplo, escribe “cotización de precio” si vas a cotizar una tarifa por tus servicios a un cliente en lugar de facturar por ellos.
- Fecha : esta es la fecha en la que emites la factura.
- Número : este es el número de la factura. Puedes utilizar un sistema de numeración global para todos tus clientes o uno individual para cada uno de ellos. Si eliges designar un número para cada cliente, puedes incluir su nombre o una variación de este como, por ejemplo “Aparicio1”.
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Escribe las direcciones del remitente y destinatario. Esta información debe aparecer cerca de la parte superior de la factura, junto con tu información arriba de la del cliente.
- Tu información de contacto debe incluir tu nombre, la dirección de tu empresa, un número telefónico y una dirección de correo electrónico.
- La información de tu cliente debe incluir el nombre de la empresa, el de la persona que pagará la cuenta y la dirección del cliente. También debes incluir el número telefónico y la dirección de correo electrónico de tu cliente.
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Ingresa tu información de facturación. Puedes utilizar una columna para incluir una descripción breve del producto o el servicio, una para la cantidad, una para el precio o tarifa unitaria, y una calculada para el precio total para la cantidad adquirida de un artículo en particular.
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Indica el monto de la factura total. Este debe aparecer debajo de la columna calculada de pagos individuales y puede generarse utilizando la función SUMA de Excel.
- Por ejemplo, si incluyes un trabajo de $13 en la celda B3 y uno de $27 en la B4 , puedes colocar la fórmula =SUM(B3,B4) en la celda B5 con la finalidad de que aparezca $40 en ella.
- Si utilizaste una tarifa por hora (p.ej., $30) en la celda B3 y una cantidad de horas (p.ej., 3) en B4 , debes escribir =SUM(B3*B4) en la celda B5 .
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Incluye los términos de pago. Puedes colocarlos encima o debajo de la información de facturación. Por lo general, los términos de pago son “Pagar al recibir”, “Pagar dentro de los 14 días”, “Pagar dentro de los 30 días” o “Pagar dentro de los 60 días”.
- También puedes incluir una nota al final de la factura que indique los métodos de pago aceptados, la información general o un agradecimiento a tu cliente por hacer la compra.
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Guarda la factura. Si es necesario, utiliza un nombre que te permita reconocerla de las que le has enviado anteriormente a tu cliente. Para guardarla, sigue los pasos a continuación:
- Windows : haz clic en Archivo en la parte superior izquierda de la ventana, luego haz clic en Guardar como , doble clic en una ubicación, escribe el nombre de la factura y finalmente haz clic en Guardar .
- Mac : haz clic en el menú Archivo , luego en Guardar como , escribe el nombre de tu factura y finalmente haz clic en Guardar .
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Consejos
- Puedes guardar la factura como una plantilla a fin de que puedas utilizarla para otras en el futuro.
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Advertencias
- Al momento de crear una factura, es mejor que incluyas todos los detalles posibles.
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