ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้ (invoice) ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel ไว้ใช้ในบริษัท ทำได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac จะสร้างใบ invoice เอง หรือเลือกใช้เทมเพลตที่มีก็ได้
ขั้นตอน
-
เปิด Microsoft Excel. ที่ไอคอนเป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียว แล้วจะเห็นหน้า home ของ Microsoft Excel
-
ค้นหาเทมเพลตใบ invoice. พิมพ์ invoice ในแถบค้นหา ทางด้านบนของหน้า แล้วกด ↵ Enter เพื่อค้นหาเทมเพลตใบ invoice
- ต้องเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตก่อน ถึงจะค้นหาเทมเพลตได้
-
เลือกเทมเพลต. คลิกเทมเพลตที่จะใช้ เพื่อเปิดขึ้นมาในหน้าต่าง
-
คลิก Create . ที่เป็นปุ่มทางขวาของตัวอย่างเทมเพลต เพื่อเปิดเทมเพลตขึ้นมาใน Microsoft Excel
-
แก้ไขเทมเพลตให้ตรงตามความต้องการ. เช่น เทมเพลตส่วนใหญ่จะมีคำว่า "Company" ที่ด้านบน ก็เปลี่ยนหัวข้อนี้เป็นชื่อบริษัทคุณแทนได้
- ถ้าจะแก้ไขข้อความในเอกสาร Excel ให้ดับเบิลคลิกส่วนของข้อความนั้น แล้วลบหรือเปลี่ยนเป็นข้อความของตัวเอง
-
กรอกใบ invoice. พิมพ์ข้อมูลที่จำเป็นในเทมเพลตใบ invoice โดยเช็คให้แน่ใจว่ายอดรวมตรงกับที่อีกฝ่ายต้องชำระ
- เช่น ในบางเทมเพลตจะมีให้กรอกค่าจ้างรายชั่วโมง หรือราคาเหมาจ่าย
- เทมเพลตใบ invoice ส่วนใหญ่มีสูตร (formula) คำนวณค่าจ้างรายชั่วโมงและจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน ออกมาในช่อง "Final Total"
-
เซฟใบ invoice. คลิก File ที่ด้านซ้ายบนของหน้า คลิก Save As ดับเบิลคลิกตำแหน่งเซฟไฟล์ พิมพ์ชื่อใบ invoice แล้วคลิก Save เพื่อเซฟใบ invoice ที่คุณปรับแต่งแล้ว ไว้ในตำแหน่งที่ต้องการ เท่านี้ใบ invoice ของคุณก็พร้อมใช้โฆษณา
-
เปิด Microsoft Excel. ที่ไอคอนเป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียว แล้ว Excel จะเปิดขึ้นมา
-
คลิก File . ที่เป็นเมนูด้านซ้ายบนของหน้า แล้วเมนูจะขยายลงมาด้านล่าง
-
คลิก New from Template . ที่เป็นตัวเลือกในเมนู File ที่ขยายลงมา เพื่อเปิดหน้าใหม่ที่มีตัวเลือกต่างๆ ของเทมเพลต
-
ค้นหาเทมเพลตใบ invoice. พิมพ์ invoice ในแถบค้นหา มุมขวาบนของหน้า แล้วกด ⏎ Return
- ต้องเชื่อมต่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตก่อน ถึงจะค้นหาเทมเพลตได้
-
เลือกเทมเพลต. คลิกเทมเพลตเพื่อเปิดหน้าต่างแสดงตัวอย่างเทมเพลต
-
คลิก Open . ในหน้าต่างตัวอย่าง เพื่อเปิดเทมเพลตใบ invoice ขึ้นมาเป็นเอกสารใหม่
-
แก้ไขเทมเพลตให้ตรงตามความต้องการ. เช่น เทมเพลตส่วนใหญ่จะมีคำว่า "Company" ที่ด้านบน ก็เปลี่ยนหัวข้อนี้เป็นชื่อบริษัทคุณแทนได้
- ถ้าจะแก้ไขข้อความในเอกสาร Excel ให้ดับเบิลคลิกส่วนของข้อความนั้น แล้วลบหรือเปลี่ยนเป็นข้อความของตัวเอง
-
กรอกใบ invoice. พิมพ์ข้อมูลที่จำเป็นในเทมเพลตใบ invoice โดยเช็คให้แน่ใจว่ายอดรวมตรงกับที่อีกฝ่ายต้องชำระ
- เช่น ในบางเทมเพลตจะมีให้กรอกค่าจ้างรายชั่วโมง หรือราคาเหมาจ่าย
- เทมเพลตใบ invoice ส่วนใหญ่มีสูตร (formula) คำนวณค่าจ้างรายชั่วโมงและจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน ออกมาในช่อง "Final Total"
-
เซฟใบ invoice. คลิก File ที่ด้านซ้ายบนของหน้า คลิก Save As ดับเบิลคลิกตำแหน่งเซฟไฟล์ พิมพ์ชื่อใบ invoice แล้วคลิก Save เท่านี้ใบ invoice ของคุณก็พร้อมใช้โฆษณา
-
เปิด Microsoft Excel. ที่ไอคอนเป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียว แล้วจะเห็นหน้า home ของ Microsoft Excel
-
คลิก Blank Workbook . ที่เป็นตัวเลือกด้านซ้ายบนของหน้า home ของ Excel แล้ว spreadsheet ว่างจะเปิดขึ้นมา
- ถ้าใช้ Mac ก็ไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ ถ้าเปิด Excel มาเจอเอกสารว่าง
-
สร้างหัวข้อของใบ invoice. heading ที่ว่า จะมีข้อมูลดังต่อไปนี้
- Company name - ชื่อบริษัทที่ออกใบ invoice และรับการชำระเงิน
- Descriptor - คำว่า "Invoice" หรือรายละเอียดประเภทใบ invoice เช่น "Price Quote" ถ้าจะเสนอราคาค่าบริการให้ลูกค้า แทนการแจ้งยอดที่ต้องชำระ
- Date - วันที่ที่สร้างใบ invoice
- Number - หมายเลขใบ invoice คุณใช้ได้ทั้ง global numbering system ของลูกค้าทั้งหมด และ individual numbering เฉพาะลูกค้า ถ้ามีเลขประจำตัวของลูกค้า ก็ใส่ชื่อลูกค้าหรืออื่นๆ ในหมายเลข invoice ได้เลย เช่น "Westwood1"
-
ใส่ที่อยู่ของผู้รับและผู้ส่ง. ข้อมูลส่วนนี้จะอยู่ด้านบนของใบ invoice โดยข้อมูลของคุณจะอยู่เหนือข้อมูลของลูกค้า
- contact information หรือข้อมูลสำหรับติดต่อ ควรจะมีชื่อคุณ ที่อยู่บริษัท เบอร์โทร และอีเมล
- client's information หรือข้อมูลลูกค้า ควรจะมีชื่อบริษัท ชื่อผู้ชำระเงิน และที่อยู่ หรือจะรวมเบอร์โทรและอีเมลด้วยก็ได้
-
ระบุข้อมูลเรื่องการชำระเงิน. แยกเป็นคอลัมน์สำหรับลงรายละเอียดสั้นๆ เรื่องสินค้าหรือบริการ อีกคอลัมน์เป็นจำนวน คอลัมน์ต่อมาเป็นค่าบริการหรือราคาต่อชิ้น และมีคอลัมน์สำหรับสรุปราคาของสินค้าทั้งหมดที่ลูกค้าซื้อไป
-
แสดงจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำระ. ให้อยู่ล่างคอลัมน์ราคาหรือค่าบริการของแต่ละรายการ ซึ่งคำนวณด้วยฟังก์ชั่น SUM ของ Excel ได้
- เช่น ถ้ามีค่าบริการรายการหนึ่ง 1,300 บาท ในเซลล์ B3 และ 2,700 บาทในเซลล์ B4 ก็ให้ใช้สูตร =SUM(B3,B4) ในเซลล์ B5 แล้ว 4,000 บาทจะไปโผล่ในเซลล์นั้น
- ถ้าเป็นค่าบริการรายชั่วโมง (เช่น 1,000 บาท) ในเซลล์ B3 และจำนวนชั่วโมง (เช่น 3) ใน B4 ก็ให้พิมพ์ว่า =SUM(B3*B4) ในเซลล์ B5
-
ระบุเงื่อนไขการชำระเงิน. จะอยู่ด้านบนหรือด้านล่าง billing information ก็ได้ เงื่อนไขที่ว่าก็เช่น "ชำระทันทีที่ได้รับใบ invoice", "ชำระภายใน 14 วัน", "ชำระภายใน 30 วัน" หรือ "ชำระภายใน 60 วัน"
- หรือจะใส่โน้ตย่อสั้นๆ ที่ด้านล่างของ invoice เรื่องช่องทางการชำระเงิน ข้อมูลทั่วไป หรือข้อความขอบคุณลูกค้าที่ใช้บริการก็ได้
-
เซฟใบ invoice. ให้ตั้งชื่อแบบที่หาใบ invoice นั้นได้ง่ายๆ ชัดเจน ไม่สับสนกับใบ invoice อื่นที่เคยส่งให้ลูกค้า ขั้นตอนการเซฟใบ invoice คือ
- Windows - คลิก File ที่ด้านซ้ายบนของหน้า คลิก Save As ดับเบิลคลิกตำแหน่งเซฟไฟล์ พิมพ์ชื่อใบ invoice แล้วคลิก Save
- Mac - คลิกเมนู File คลิก Save As พิมพ์ชื่อใบ invoice แล้วคลิก Save
โฆษณา
เคล็ดลับ
- คุณเซฟใบ invoice ที่สร้าง เป็นเทมเพลตไว้ใช้อีกก็ได้
โฆษณา
คำเตือน
- เวลาสร้างใบ invoice แนะนำว่าลงรายละเอียดเยอะเกิน ดีกว่าข้อมูลตรงไหนตกหล่นไป
โฆษณา
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
มีการเข้าถึงหน้านี้ 13,000 ครั้ง
โฆษณา
