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Il ne suffit pas de faire son apparition et de sourire pour réussir l’organisation d’une fête d’anniversaire, que ce soit pour un enfant, un adolescent ou un adulte, quoique ces deux facteurs soient certainement importants. Vous devez établir une base solide pour garantir la réussite de la fête en commençant par déterminer le type de fête qui vous convient et en planifiant les détails, tels que la nourriture, les boissons, la décoration et le spectacle. Cela requiert également une connaissance des règles établies en usage lors de l’organisation des fêtes, et cela commence par les invitations et se termine par les cartes de remerciement. De cette façon, vos invités rentreront tous heureux et impatients de prendre part à la prochaine fête.
Étapes
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Créez un budget et respectez-le scrupuleusement. Avoir une idée du montant que vous aurez à dépenser vous aidera à déterminer l’établissement devant accueillir la fête et le montant que vous êtes disposé à dépenser pour le spectacle, la nourriture, les boissons, la décoration, les cadeaux et autres provisions. Sans l’élaboration d’un budget, vous courrez le risque de faire des dépenses excessives et ne pas profiter de la fête, ce que vous voulez certainement éviter.
- Pour vous aider à élaborer votre budget, utilisez des outils gratuits de gestion de dépenses que vous pouvez trouver sur Manilla.com. Téléchargez aussi des applications comme Party Budget Tracker, ou visitez le site evite.com/app/party/calculator si vous avez besoin d’aide.
- Prenez vos dispositions pour les soirées entre jeunes, et budgétisez les dépenses en fonction des personnes que vos amis pourraient inviter.
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Choisissez le lieu, la date, et l’heure. Choisissez le lieu qui plaira le plus à votre invité d’honneur ou un endroit où il se sentira plus à l’aise. Cela peut être votre maison, la maison d’un ami ou une place publique comme un restaurant, un country club, un bar, un parc, un gymnase, etc. Si vous pensez organiser votre fête chez vous à la maison, assurez-vous d’endosser la responsabilité que cela impliquerait, principalement s’il s’agit de la fête d’anniversaire d’un enfant. Voir des enfants du cours préparatoire qui courent dans tous les sens dans votre bungalow de deux chambres est difficile à supporter [1] X Source de recherche .
- Après avoir choisi le lieu, choisissez la date et l’heure en prenant la peine de vérifier auparavant si cela conviendra à l’emplacement (au cas où vous ne choisissez pas votre maison), et à tous les invités.
- Si la fête est organisée pour un enfant, faites en sorte que la célébration ne dure pas trop longtemps. Deux ou trois heures suffisent largement pour ce genre de fête, et n’oubliez surtout pas de le faire dans la matinée, car c’est le moment où les enfants sont de meilleure humeur.
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Choisissez un thème pour la fête. Les fêtes d’enfants portent souvent sur un thème, et les invitations que vous enverrez devront aussi porter sur ce thème. Vous devez commencer par choisir le thème et veiller à inclure votre enfant dans le choix du thème pour la fête de son anniversaire.
- S’il s’agit d’une fête d’anniversaire pour un adulte, le choix d’un thème est également approprié et même souhaitable. Assister à une fête nécessite parfois que l’on ait recours au service d’un baby-sitter, que l’on s’achète de nouvelles tenues, et qu’on loue une voiture. Choisir un thème amusant est la meilleure manière d’amener les gens à prendre part à votre fête, et c’est aussi le meilleur moyen d’entamer une conversation lorsqu’ils arriveront [2] X Source de recherche .
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Élaborez la liste des invités et envoyez les cartes d’invitation. La liste des invités se fera en fonction du budget disponible et du nombre d’invités que peut contenir votre local. Assurez-vous de déterminer ces facteurs avant de dresser votre liste. Après vous êtes fait une idée de ceux qui seront de la partie, vérifiez que vous n’avez pas omis une personne que votre invité d’honneur serait heureux de voir ce jour-là. L’étape suivante est d’envoyer les invitations, que ce soit sous forme de cartes physiques ou virtuelles, et ce, au moins quatre semaines à l’avance [3] X Source de recherche . Voici d’autres conseils que vous pourrez suivre au moment de dresser la liste des invités et concevoir vos cartes d’invitation.
- S’il s’agit d’une fête pour enfant, n’excluez personne qui fasse partir d’un groupe (groupe de scouts, les élèves d’une classe, une équipe de football, etc.) sous prétexte que la personne en question ne fait pas partie du cercle d’amis de l’heureux du jour. Si vous n’invitez qu’une partie de sa classe, ne distribuez donc pas les invitations à l’école.
- S’il s’agit d’une fête pour un adolescent, précisez l’heure de fin, de préférence une heure suffisamment tôt pour que tout le monde puisse partir et se rendre chez lui. N’oubliez pas de prendre les coordonnées des parents de vos invités, et de préciser à chacun de confirmer ou pas sa participation.
- N’oubliez pas d’ajouter toutes les informations nécessaires sur la carte d’invitation comme l’habillement et le code vestimentaire. Incluez également les coordonnées GPS d’une adresse facile à retenir.
- Visitez des sites comme Evite.com ou Punchbowl.com pour envoyer des invitations électroniques personnalisées. Ajoutez des photos et choisissez avec soin les mots que vous utilisez afin que les gens soient excités à l’idée de participer à la fête.
- Appelez les invités qui jusqu’à l’approche de l’évènement n’ont toujours pas répondu à votre invitation.
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Demandez de l’aide si vous en avez besoin. Demandez à vos amis, votre époux ou épouse, aux membres de votre famille, à vos autres parents, ou vos enfants les plus âgés de vous aider pour la supervision, la photographie et les jeux. Si vous ne vous sentez pas capable de le faire et si vous en avez la capacité financière, recrutez un professionnel, un lycéen ou votre baby-sitter pour vous aider avec le nettoyage avant et après la fête. Cette personne pourrait aussi vous aider à faire le service, à surveiller les enfants et les adolescents ou à vous assister dans les préparatifs.
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Faites la liste de vos ravitaillements. Votre liste de fournitures dépendra largement du lieu et du type de fête que vous organisez, mais n’en fait pas trop tout de même. Mis à part la nourriture et la boisson, les autres ravitaillements que vous devrez probablement faire sont entre autres les ballons, les chapeaux de fête, les panneaux, les jeux, les jouets, la musique, les glacières, les assiettes, les nappes de tables, les plateaux, les verres, de la glace, les papiers hygiéniques, les ustensiles. .
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Décidez du divertissement qui sera offert le jour de la fête. Le spectacle que vous choisirez dépendra grandement du type de fête, du thème et du lieu où se déroulera la célébration elle-même, mais il est important de tenir compte de ces aspects. Réfléchissez-y alors sérieusement et accordez-y un effort supplémentaire.
- Lorsqu’il s’agit d’une fête pour enfant, il est mieux de créer un programme d’activités en alternant les activités à forte consommation d’énergie avec celles à faible consommation d’énergie [4] X Source de recherche .
- Si vous comptez prendre dans une agence un animateur pour animer la fête, assurez-vous de faire la réservation suffisamment tôt, et demandez à connaitre les formalités à remplir.
- Si vous comptez organiser la fête à la maison et jouer de la musique, dressez alors à l’avance votre liste de lecture. Assurez-vous d’inclure également la musique favorite de l’heureux du jour.
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Choisissez la nourriture ou le menu. Selon l’endroit où vous réalisez l’évènement, vous pouvez vous-même prendre en charge cet aspect de l’organisation. En fait, si votre budget vous le permet, vous pouvez choisir un menu, peu importe le local. Le plus important est que le menu soit apprécié des invités, quoiqu’il faille également que vous teniez compte du thème. Même s’il s’agit d’une fête pour enfant, n’oubliez pas les parents qui pourraient attendre et assurez-vous de leur trouver quelque chose à boire et à grignoter [5] X Source de recherche . Voici quelques autres astuces pour réussir cet aspect de l’organisation.
- Pour les fêtes des enfants, il est mieux de prendre des collations, de la pizza et d’autres nourritures que les enfants adorent. Restez sobre.
- Pour les fêtes d’adolescents, restez également dans la simplicité, mais assurez-vous d’avoir suffisamment de mets. Les pizzas, les chips, les bretzels et les sodas sont de très bons aliments qui ne nécessitent pas d’ustensile.
- Ayez toujours en réserve quelques sacs-cadeaux au cas où un invité inespéré viendrait ou que l’un d’eux se serait perdu.
- Si vous organisez la fête à la maison et que vous comptez vous occuper de la nourriture, pensez à précuire et assembler si possible la nourriture depuis la veille. Ainsi, vous ne vous sentirez pas sous pression le jour de la fête et vous pourrez passer beaucoup plus de temps avec les invités.
- Attribuez des sièges aux invités s’il s’agit d’une grande réception, tout en séparant les couples et en faisant asseoir les personnes les plus calmes à côté des plus dynamiques pour créer une ambiance plus festive.
- N’oubliez pas le gâteau d’anniversaire, même s’il s’agit d’une fête pour adulte, et assurez-vous de le réserver très tôt.
- Si vous vous arrangez pour créer un menu, vous devrez également vous assurer de commencer les préparatifs trois semaines environ à l’avance [6] X Source de recherche .
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Choisissez les boissons. Qu’il s’agisse des fêtes pour des enfants ou adolescents, assurez-vous de disposer de beaucoup de boissons qu’il en faudrait. Les invités pourraient en effet avoir tendance à en consommer beaucoup. Évitez de gaver les plus petits de boissons riches en caféine : leurs parents vous en remercieront plus tard. En ce qui concerne les fêtes entre adultes, assurez-vous de disposer de boissons non alcooliques, et étiquetez les cocktails ou les ponchs pour indiquer qu’ils contiennent de l’alcool.
- Ayez toujours plus de verres que ce dont vous pensez avoir besoin. Vous ne voulez sûrement pas courir au magasin en pleine fête.
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Faites vos ravitaillements. Une semaine ou deux avant l’évènement, faites vos achats et achetez tout ce dont vous avez besoin pour la fête. Certaines choses comme les produits frais peuvent attendre jusqu’à l’approche de la fête. Mais il est préférable d’avoir tous les autres éléments à l’avance, ainsi si vous avez une quelconque commande à lancer, vous aurez du temps pour le faire.
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Faites le nettoyage et la décoration. Si vous organisez la fête à la maison, vous devrez nettoyer minutieusement l’intérieur et faire tous les principaux travaux de jardinage si la célébration a lieu en plein air. Le fait de retirer vos bibelots et petits objets inutiles des étagères et de réarranger les meubles vous permettra de libérer de l’espace afin que les invités puissent se déplacer librement. Cela crée également un environnement plus accueillant [7] X Source de recherche .
- Après le nettoyage de votre maison, ou si vous choisissez d’organiser la fête dans un autre local, vous devriez penser à faire la décoration du lieu en fonction du thème de la fête. Ne dépensez pas trop d’argent, de temps ou d’énergie pour une décoration que la plupart des invités remarqueront à peine.
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Apportez la touche finale. Soyez prêt à filmer l’évènement. Rangez les rouleaux de papier hygiénique dans les salles de bain. Allumez les bougies. Allumez de la musique. Dressez les divers mets. Placez intelligemment les poubelles à des endroits donnés, et attendez.Publicité
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Habillez-vous pour l’occasion (pour les femmes). La dernière chose dont vous avez besoin est de porter une tenue élégante dans laquelle vous aurez du mal à courir après les enfants pendant deux ou trois heures. Vous n’avez pas non plus envie de porter des talons aiguilles qui pourraient donner un aspect fabuleux à vos jambes, mais qui vous feraient mal aux pieds après une heure passée à accueillir les invités. Choisissez judicieusement vos vêtements. Vous serez ainsi présentable et bien habillée, mais vous vous sentirez aussi confortable dans votre tenue [8] X Source de recherche .
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Donnez-vous le temps de vous reposer avant la fête. Essayez de faire en sorte que tout soit prêt 30 minutes au moins avant le démarrage de l’évènement. Y compris vous-même. Cela vous permettra de prendre une bouffée d’air et d’être plus détendue lorsque vous accueillez les invités. Vous serez ainsi plus préparé lorsque les invités arrivent tôt. Agir ainsi annoncera les couleurs pour le reste de la fête.
- Si pendant que vous vous affairez à tout apprêter et qu’un invité arrive plus tôt que prévu, accueillez-le gentiment et expliquez-lui que vous avez accusé du retard. Demander à l’invité de vous aider à faire quelque chose peut atténuer la situation embarrassante.
- S’il s’agit d’un diner que vous organisez chez vous, ayez à disposition des apéritifs et des boissons pour accueillir les invités.
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Accueillez les invités chaleureusement. Vous devrez accueillir chaque invité dès son arrivée, et normalement par son nom. En tant qu’organisateur (ou organisatrice) de l’évènement, il est de votre responsabilité de les mettre à l’aise et de leur montrer que vous êtes heureux de leur présence. Proposez-leur de prendre leur manteau, faites-leur visiter les lieux si vous le pouvez, prenez le cadeau qu’ils amèneraient ou indiquez-leur où le poser. Remerciez-les pour le cadeau et expliquez-leur le programme de la fête si possible.
- Pour les fêtes d’enfants, proposez aux premiers invités des activités ou jeux non compétitifs [9] X Source de recherche .
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Mêlez-vous aux invités. En tant qu’organisateur (ou organisatrice) de l’évènement, il est de votre responsabilité de faire en sorte que tout le monde se sente à l’aise au cours de l’évènement. Discutez avec vos invités, écoutez avec attention ce qu’ils vous disent, répondez de façon authentique, posez-leur des questions, faites des présentations.
- N’attendez pas que ce soit les invités qui viennent mettre de la gaieté à la fête. Vous arriverez à installer de la vivacité à la fête en le faisant par vous-même.
- Plus vous mettrez les invités à l’aise, meilleure sera la fête.
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Gardez votre calme lorsque les choses tournent mal. Des boissons se renverseront. Les assiettes commenceront à s’accumuler. La musique pourrait s’arrêter brusquement. Focalisez-vous sur les invités et non sur le nettoyage ou les problèmes. Souvent, ce genre de situations peut se résoudre beaucoup plus facilement qu’on le pense. Quand un accident survient, comme cela se passe souvent, acceptez les excuses avec sourire et occupez-vous-en.
- Ayez sous la main un détachant et créez un endroit discret où mettre les ordures et la vaisselle sale. Vous pourrez vous en occuper après la fête, ou embaucher quelqu’un pour le faire.
- Pour une fête pour enfants, gardez dans vos mains beaucoup de serviettes en papier et ne perdez pas votre sens de l’humour !
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Occupez-vous des invités tout au long de la fête. Offrez toujours aux invités des rafraichissements tout au long de la fête. Si vous remarquez que le verre d’une personne est vide, proposez-lui de remplir son verre. Si vous voyez une personne rester toute seule, allez lui parler ou présentez-le à un autre invité que vous pensez qu’elle aimerait connaitre. Lors d’une fête pour enfants, ne précipitez pas les activités qui devraient faire partir du programme. Suivez juste le rythme pour quelque temps jusqu’à ce que ce soit le moment de passer à autre chose.
- Surveillez les adolescents autant que vous pourrez au cours de la fête. Si vous remarquez des activités suspectes, discutez en privée avec la personne en question, et si nécessaire, appelez ses parents.
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Évitez de vous enivrer d’alcool. S’il s’agit d’une fête entre adultes, vous ne devez pas trop boire si vous êtes l’organisateur (ou organisatrice) de l’évènement. S'enivrer ou être un peu éméché pourrait rendre vos invités mal à l’aise, et cela ne vous permettra pas de remplir vos devoirs en tant qu’organisateur.
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N’utilisez pas votre téléphone, à moins que cela ne soit vraiment nécessaire. Bien qu’il soit une pratique courante de voir que les gens ont tendance à être collés à leur portable, même à l’occasion des fêtes, il est mieux de garder votre téléphone hors de votre portée lorsque vous organisez un tel évènement. Si une situation survient et que vous deviez mettre votre appareil sous vibreur et prendre un appel, excusez-vous poliment avant de décrocher. Soyez bref et retournez vers vos invités immédiatement pour leur expliquer pourquoi vous deviez prendre cet appel.
- Le fait d’être franc et de n’utiliser votre téléphone qu’en cas d’urgence est acceptable, et vos invités seront compréhensifs.
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Ouvrez les cadeaux pendant les fêtes pour enfants. Généralement, les cadeaux sont ouverts pendant les fêtes d’anniversaire pour les enfants, car ces derniers ont envie de savoir ce que l’heureux du jour a reçu. Le donateur veut également voir l’invité d’honneur défaire le cadeau. C’est souvent la dernière étape de la fête, et l’organisateur devra noter le cadeau que chaque enfant a offert afin que cette information figure sur la carte de remerciement [10] X Source de recherche .
- Les cadeaux peuvent être déballés aussi bien lors des fêtes d’anniversaire pour enfants que celles pour adultes, bien qu’il n’y ait aucune norme à cela.
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Remerciez les invités pour être venus à la fête. À la fin de la fête, vous devrez personnellement remercier chaque invité d’être venu et souhaiter à chacun un bon retour. Vous devez également remercier les invités d’avoir apporté des cadeaux si c’est le cas. Si c’est la fête d’anniversaire d’un enfant, profitez de l’occasion pour enseigner les bonnes manières à votre enfant et l’encourager à remercier personnellement ses amis pour être venus et pour leur cadeau [11] X Source de recherche .
- Pour une fête d’adolescents, si vous remarquez qu’une personne risque de rentrer tardivement, ou si elle vous informe qu’elle rentrera à la maison par un autre moyen, appelez ses parents.
- Les sacs-surprises sont souvent distribués à la fin de la fête. Bien que cela soit souvent réservé aux fêtes d’enfants et d’adolescents, vous pourrez aussi en distribuer à l’occasion des fêtes pour adultes. Voici quelques idées au moment de préparer des sacs-surprises aux adultes.
- Confectionnez vos propres étiquettes de vin et apposez-les sur les bouteilles de vin en utilisant un ruban à double face.
- Mélangez vos fines herbes d’assaisonnement pour barbecue, et versez-en dans un bocal en verre. Apposez sur chaque bocal la recette de votre condiment fait maison.
- Achetez un petit bloc-notes dans un magasin bon marché. Écrivez-y les recettes des mets que vous avez servis pendant la fête et nouez un ruban autour du carnet.
- Faites imprimer les photos au cours de la fête et encadrez-les. Remettez-les aux invités avant qu’ils ne partent.
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Envoyez des cartes de remerciement. Une semaine après la fête, envoyez une carte de remerciement à tous les invités qui ont assisté à votre fête, tout en exprimant votre gratitude.
- Personnaliser chaque note est une excellente idée. Assurez-vous de mentionner le cadeau qui vous a été offert.
- Si vous avez une photo de la fête dans laquelle figurent l’heureux du jour et un invité, ou une photo de tout le groupe, ajoutez-la également à la carte de remerciement.
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Références
- ↑ http://www.parenthood.com/article/how_to_host_a_great_birthday_bash.html#.VPr8I9m9Kc0
- ↑ http://www.quickanddirtytips.com/house-home/entertaining/how-to-host-a-great-party#sthash.K6oGkhq3.dpuf
- ↑ http://www.parenthood.com/article/how_to_host_a_great_birthday_bash.html#.VPr8I9m9Kc0
- ↑ http://www.realsimple.com/holidays-entertaining/birthdays/childs-home-birthday-party-checklist
- ↑ http://www.parenthood.com/article/how_to_host_a_great_birthday_bash.html#.VPr8I9m9Kc0
- ↑ http://www.realsimple.com/holidays-entertaining/entertaining/party-planning-checklist
- ↑ http://www.quickanddirtytips.com/house-home/entertaining/how-to-host-a-great-party?page=1#sthash.VXLssjsT.dpuf
- ↑ http://www.sheknows.com/food-and-recipes/articles/808177/rules-for-hosting-a-party
- ↑ http://www.parenthood.com/article/how_to_host_a_great_birthday_bash.html#.VPr8I9m9Kc0
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