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Les caisses enregistreuses sont utilisées pour enregistrer les achats des clients et pour manipuler l'argent liquide pendant la journée. Ces appareils se présentent sous différentes formes, notamment les caisses enregistreuses électroniques, les caisses enregistreuses « Square » sur tablette tactile (iPad) et les caisses enregistreuses informatisées. Ces appareils diffèrent, mais leurs modes opératoires sont similaires.
Étapes
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Installez votre caisse enregistreuse et branchez-la. Posez la caisse enregistreuse sur une surface plane et dure. Généralement, vous choisirez un comptoir avec suffisamment de place pour permettre aux clients de déposer leurs achats. Branchez directement la caisse à une prise, sans employer une rallonge.
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Insérez les piles. Ces piles alimentent la mémoire de sauvegarde de la caisse enregistreuse dans le cas d'une rupture de l'alimentation électrique normale. Les piles devraient être installées avant de programmer les fonctions de la caisse enregistreuse [1] X Source de recherche . Décollez les autocollants et repérez le couvercle du compartiment des piles. Vous serez peut-être obligé d'employer un petit tournevis pour dévisser ce couvercle. Placez les piles en suivant les instructions inscrites sur la machine. Replacez le couvercle du logement des piles.
- Certains compartiments se trouvent sous la partie réservée au rouleau de papier des tickets de caisse.
- Changez les piles une fois par an pour vous assurer qu'elles fonctionneront correctement.
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Installez le papier des tickets de caisse. Retirez le couvercle du compartiment réservé au papier des tickets. Assurez-vous que l'extrémité du rouleau de papier est droite pour faciliter sa mise en place dans le bac d'alimentation. Déroulez le rouleau de papier jusqu'à atteindre l'avant du registre et insérez-le pour pouvoir découper les tickets des clients. Appuyez sur la touche Avance papier (FEED), afin de mettre le mécanisme en route et faire avancer le papier.
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Déverrouillez le tiroir-caisse. Pour des raisons de sécurité, il est généralement muni d'un système de fermeture. Ne perdez pas la clé de ce système. Vous pouvez laisser la clé sur le tiroir lorsqu'il est déverrouillé, de façon à la retrouver facilement quand vous aurez besoin de fermer le tiroir-caisse.
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Mettez la caisse enregistreuse en route. Certaines caisses enregistreuses sont équipées d'un commutateur marche/arrêt (ON/OFF) à l'arrière ou sur le côté. D'autres peuvent avoir une clé de fonction sur la partie supérieure avant de la machine. Mettez la caisse enregistreuse en route ou tournez la clé pour la placer sur la position « REG » (enregistrement).
- Les caisses enregistreuses récentes sont munies d'une touche de fonction ou de mode au lieu d'une clé physique. Appuyez sur la touche MODE et faites défiler jusqu'à la fonction enregistrement (REG).
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Programmez votre caisse enregistreuse. La majorité des caisses enregistreuses ont des touches programmables pour grouper des éléments similaires en catégories, rayons ou départements. Ces rayons peuvent aussi être associés à des articles taxables ou non. Vous pouvez également définir la date et l'heure.
- Pour programmer la machine, placez la clé de mode sur « PRG » ou « P ». Vous pouvez aussi appuyer sur la touche de fonction PROGRAM . D'autres caisses enregistreuses peuvent avoir un levier manuel sous le rouleau de papier, qui peut être placé sur une position programme.
- De nombreuses caisses enregistreuses disposent de 4 touches de taxes. La taxation des ventes peut être programmée pour tenir compte de plusieurs barèmes, selon que le barème est constant, comme dans certains pays ou variable selon votre lieu géographique, par exemple des taxes comme la « TPS », la « TVP » ou la « TVA ».
- Pour programmer ces fonctions, suivez les instructions du manuel technique de votre caisse enregistreuse.
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Saisissez un code de sécurité ou votre mot de passe pour utiliser la caisse enregistreuse. L'emploi de nombreuses caisses enregistreuses par un utilisateur nécessite la saisie d'un code particulier ou un code de sécurité. Le code de l'utilisateur est utile, car il permet d'affecter chaque vente à un employé en particulier. Cela facilite le suivi des ventes et la correction des erreurs.
- Si vous travaillez dans un restaurant, vous devrez probablement saisir votre code ainsi que le numéro de la table et le nombre de clients que vous servez [2] X Source de recherche .
- Pour employer une caisse enregistreuse récente, comme les caisses enregistreuses sur tablette tactile (iPad) de « Square », vous serez probablement obligé de vous connecter à une adresse de courriel et de saisir un mot de passe [3] X Source de recherche .
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Tapez le montant du premier produit. Servez-vous du pavé numérique pour saisir le prix exact de l'article. Vous n'avez pas besoin d'ajouter un séparateur décimal, car la caisse enregistreuse en tient compte automatiquement.
- Certaines caisses enregistreuses sont munies d'un numériseur, ce qui vous évite de taper le prix du produit. Le numériseur va lire un code-barres et introduire automatiquement les données du produit dans le système. Dans ce cas, vous n'aurez pas besoin de presser la touche de rayon plus tard.
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Appuyez sur la touche de rayon de l'article. Sur la plupart des caisses enregistreuses, après la saisie du prix, vous devez appuyer sur une touche de rayon, qui attribue une catégorie au produit vendu, par exemple, vêtements, nourriture, etc.
- La touche de rayon peut être programmée pour inclure une taxe. Examinez le manuel technique de votre caisse pour obtenir des directives sur la programmation des barèmes de taxation qui correspondent aux différentes touches.
- Pour imprimer le ticket du client, appuyez sur la flèche ou sur la touche Avance papier (FEED) pour faire défiler le papier vers le haut afin de lire les totaux qui s'impriment sur le ticket.
- Le prix de chaque produit que vous tapez sera ajouté à un total cumulé, qui est généralement affiché sur l'écran ou sur le lecteur de la caisse enregistreuse.
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Ajoutez les remises accordées sur le prix du produit. Si un produit est en solde, n'oubliez pas d'inclure la remise. Tapez le prix de l'article, appuyez sur la touche de rayon, saisissez le pourcentage de la remise, par exemple 15 pour une remise de 15 %, puis appuyez sur la touche de pourcentage (%). Cette touche se trouve généralement à gauche sur le pavé numérique.
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Tapez les prix des articles restants. Utilisez les touches du pavé numérique pour saisir le prix exact des articles restants. Assurez-vous d'appuyer sur la touche du rayon correspondant à chaque produit lors de la saisie.
- Si vous disposez de plusieurs articles identiques, saisissez le nombre des articles, puis pressez la touche QTY (quantité), ensuite, tapez le prix d'un seul article, puis le numéro de rayon. Par exemple, si vous disposez de 2 livres au prix unitaire de 6,99 €, vous pouvez opérer de la façon suivante : appuyez d'abord sur 2, ensuite sur « QTY ». Pour finir, tapez le prix (6,99) et appuyez sur la touche de rayon.
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Appuyez sur la touche sous-total . Cette touche donnera le prix total de la marchandise enregistrée. Elle va ajouter la taxe qui a été préprogrammée pour chaque touche de rayon.
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Déterminez le mode de paiement du client. Les clients peuvent payer en espèces, avec une carte de crédit ou par chèque. Vous pouvez aussi accepter les chèques-cadeaux ou les bons d'achat, qui sont le plus souvent traités comme des liquidités.
- Paiement en espèces : tapez le montant que le client vous donne, ensuite appuyez sur la touche Espèces (CASH/AMT TND). Il s'agit habituellement de la plus large touche située en bas à droite du clavier de la caisse enregistreuse. De nombreuses caisses enregistreuses vous donneront le montant à rendre au client. Certaines n'ont pas cette fonction. Dans ce cas, vous devez calculer ce montant mentalement. Une fois le tiroir-caisse ouvert, placez l'argent comptant ou le bon d'achat dans le tiroir et prenez la somme nécessaire pour rendre la monnaie.
- Paiement par carte de crédit : appuyez sur la touche Carte (CRÉDIT ou CR sur un clavier anglo-saxon) et utilisez le lecteur de cartes de crédit pour procéder au paiement.
- Paiement par chèque : tapez le montant exact, appuyez sur la touche Chèque (CHECK ou CK), ensuite mettez le chèque dans le tiroir-caisse.
- Si vous n'avez pas réalisé de vente, vous pouvez ouvrir le tiroir-caisse en appuyant sur la touche NS (NO SALE). Cette fonction peut être utilisée uniquement par le gestionnaire. Elle peut aussi nécessiter l'emploi d'une clé pour placer la caisse enregistreuse dans le mode approprié afin de faire un enregistrement sans vente.
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Fermez le tiroir-caisse. Fermez toujours le tiroir-caisse immédiatement après la fin d'une transaction. En agissant ainsi, vous éviterez les risques de vol.
- À la fin de la journée, videz ou retirez le tiroir-caisse et placez-le en lieu sûr.
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Annulez une vente. Si vous avez saisi par erreur le mauvais prix d'un article ou si un client décide de ne plus acheter un produit une fois que vous avez tapé le prix, vous serez probablement amené à annuler la transaction. Cette opération va retrancher le prix de l'article du sous-total [4] X Source de recherche .
- Tapez le montant, pressez la touche de rayon, appuyez sur la touche Annulation (VOID ou VD) pour annuler la saisie et retrancher le montant du total. Vous devez annuler la vente du produit avant de saisir le prix d'un autre article. Sinon, vous devrez d'abord calculer le sous-total de tous les articles, appuyer sur la touche Annulation , saisir le montant exact que vous avez introduit par erreur, et appuyer sur la touche du rayon. Cette opération permettra de soustraire le montant en question du sous-total.
- Si vous devez annuler la vente de plusieurs produits, procédez produit par produit.
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Remboursez une vente. Si un client retourne un article, il est nécessaire d'en tenir compte dans le calcul de la recette de la journée, avant de rembourser le client. Dans ce but, appuyez sur la touche REF , tapez le montant exact du remboursement et appuyez sur la touche de rayon correspondant à l'article en question. Appuyez sur la touche sous-total , ensuite sur la touche Espèces (CASH/AMT TND). Le tiroir-caisse s'ouvrira et vous pourrez rembourser le client [5] X Source de recherche .
- Certaines touches et certaines fonctions telles que le remboursement peuvent être protégées et accessibles uniquement au gestionnaire. Il serait nécessaire que celui-ci se serve d'une clé pour changer la fonction de l'appareil, afin de faire une annulation ou un remboursement.
- Vérifiez avec votre superviseur la procédure appropriée pour traiter des retours d'articles et les remboursements.
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Arrêtez le signal d'erreur. Certaines caisses enregistreuses peuvent émettre un son ou un signal d'erreur, si vous vous trompez en appuyant sur les touches ou si vous faites une mauvaise combinaison. Pour arrêter le son d'erreur, appuyez sur la touche C (CLEAR).
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Effacez des chiffres qui ont été saisis incorrectement. Si vous avez fait une erreur de saisie sans avoir appuyé sur la touche de rayon, vous pouvez encore vous rattraper en appuyant sur la touche C (CLEAR) pour annuler la saisie. Si vous avez déjà appuyé sur la touche de rayon, vous devrez annuler la transaction.Publicité
Partie 4
Partie 4 sur 4:
Imprimer le relevé des ventes quotidiennes et faire le bilan
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Lisez les totaux cumulés pendant la journée. Certains gestionnaires souhaitent vérifier les totaux de vente périodiquement tout au long de la journée. Pour lire les totaux cumulés, mettez la clé de mode sur la position « X » ou appuyez sur la touche de mode et faites défiler jusqu'à l'option « X ». Appuyez sur la touche Espèces (CASH/AMT TND) et les totaux des ventes quotidiennes vont s'imprimer sur un ticket.
- Il est important de se souvenir que le mode « X » vous permet de lire les totaux, tandis que le mode « Z » sert à la mise à zéro des totaux quotidiens [6] X Source de recherche .
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Imprimez un relevé des ventes quotidiennes. Au moins, ce rapport vous indiquera le total des ventes réalisées pendant la journée. De nombreuses caisses enregistreuses permettent aussi d'obtenir un relevé des ventes horaires, des ventes par rayon, des ventes par employé et d'autres relevés. Pour imprimer ces relevés, il vous suffit d'appuyer sur la touche MODE et de faire défiler jusqu'à la fonction « Z » ou de placer la clé de fonction sur la position « Z ».
- Souvenez-vous qu'en imprimant le relevé « Z », vous mettez à zéro les totaux de la caisse enregistreuse [7] X Source de recherche .
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Faites le bilan de la caisse enregistreuse. Après l'obtention du relevé des ventes quotidiennes, comptez l'argent qui se trouve dans le tiroir-caisse. Si vous avez des chèques ou des reçus de carte de crédit, ajoutez-les au total. La majorité des lecteurs de carte de crédit permettent d'obtenir un relevé des ventes quotidiennes. Ainsi, vous pourrez consolider facilement les totaux de vos ventes quotidiennes. Retranchez du total le fond de caisse, c'est-à-dire le montant initial que vous aviez avant la première opération de la journée.
- Placez toutes vos liquidités, les reçus de carte de crédit et les chèques dans un sac de dépôt, puis remettez-le à votre banque.
- Tenez un livre de comptabilité pour enregistrer les liquidités et les règlements par carte de crédit ou par chèque. Cela vous facilitera la tenue à jour de l'ensemble de votre comptabilité.
- Remettez en place le fonds de caisse dans le tiroir-caisse, en prévision de la journée ouvrable suivante. Veillez à conserver vos liquidités en lieu sûr, pendant les heures de fermeture de votre entreprise.
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Conseils
- Vous pouvez obtenir une copie numérique du manuel technique de votre caisse enregistreuse, en effectuant une recherche en ligne pour la marque et le numéro de modèle de votre caisse enregistreuse.
- Si vous avez un terminal de point de vente « Square », la plupart des instructions pour l'utilisation d'une caisse enregistreuse ordinaire s'appliqueront à votre appareil. Vérifiez la notice d'instructions publiée par « Square » pour obtenir des renseignements détaillés.
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Références
- ↑ https://www.royalsupplies.com/cashreg/110dx_Instruction_Manual_Eng_June_08.pdf
- ↑ http://www.learn-cash-registers.com/use-a-cash-register.html
- ↑ https://squareup.com/help/us/en/article/5062-sign-in-and-out-of-square-register
- ↑ http://smallbusiness.chron.com/cancel-transaction-cash-register-36470.html
- ↑ https://www.royalsupplies.com/cashreg/110dx_Instruction_Manual_Eng_June_08.pdf
- ↑ http://www.learn-cash-registers.com/balance-a-cash-register.html
- ↑ https://www.royalsupplies.com/cashreg/110dx_Instruction_Manual_Eng_June_08.pdf
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