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औपचारिक इन्विटेशन भेजना – चाहे काग़ज़ पर हो या इलेक्ट्रॉनिकली – किसी औपचारिक ईवेंट (event) की प्लानिंग (planning) के लिए एक महत्वपूर्ण चरण है। आम तौर पर यह ईवेंट के टोन (tone) को सेट करता है और आपके मेहमानों को पता चलता है कि वे कार्यक्रम से क्या उम्मीद कर सकते हैं। इन्विटेशन के लिए उचित शब्दों का चयन और उसके बाद इन्विटेशन को उचित प्रकार से एड्रेस (address) करने से आपका इन्विटेशन शानदार लगेगा और आपके मेहमानों को प्रभावित भी करेगा।
चरण
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तारीख डालिए: चाहे आप किसी भी ईवेंट के लिए अपने मेहमानों को इनवाइट (invite) कर रहे हों, आपको अपने औपचारिक इन्विटेशन में, लिखने का औपचारिक स्टाइल ही अपनाना चाहिए। इसका अर्थ होता है कि तारीख और उन अन्य शब्दों को स्पेल आउट करना जिनको आम तौर पर एब्रिविएट (abbreviate) किया जाता है। [१] X रिसर्च सोर्स
- जैसे कि आपको “शनिवार, नवंबर 19” की जगह “शनिवार, नवंबर की उन्नीसवीं तारीख़” लिखना चाहिए।
- आपको “253212 बोस्टन स्ट॰” की जगह “253212 बोस्टन स्ट्रीट” लिखना चाहिए।
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मेहमानों का पूरा नाम लिखिए: मेहमानों के नाम के संक्षिप्त वर्ज़न (version) का इस्तेमाल मत करिएगा। जैसे कि “स्टेफ स्मिथ” की जगह “स्टेफनी स्मिथ” लिखिए और हमेशा अंतिम नाम का इस्तेमाल करिए।
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होस्ट्स (hosts) के नाम को शामिल करिए: औपचारिक इन्विटेशन के सबसे महत्वपूर्ण भाग में से एक है, ईवेंट के होस्ट का नाम शामिल करना। होस्ट्स का नाम देने से आपके मेहमानों को पता चलता है कि उन्हें ईवेंट में कौन बुला रहा है। आप होस्ट का नाम कैसे लिखते हैं, और आप किस क्रम में उन्हें लिस्ट (list) करते हैं, यह इस पर निर्भर करता है कि होस्ट कौन कर रहा है। ये नियम तब और भी महत्वपूर्ण हो जाते हैं जब आप औपचारिक विवाह के इन्विटेशन लिख रहे होंगे। [२] X रिसर्च सोर्स
- जैसे कि, आपको डिनर इन्विटेशन की शुरुआत ऐसे करनी चाहिए "सैम और एलेन स्मिथ, अपनी बेटी लेस्ली के ग्रैजुएट स्कूल से ग्रैजुएट करने को सेलिब्रेट (celebrate) करने के लिए आपको डिनर पर निमंत्रित करते हैं।"
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होस्ट्स को सही क्रम में रखिए: शादी को कौन होस्ट करने वाला है – यह आम तौर पर इससे तय होता है कि शादी का ख़र्च कौन उठा रहा है – यह इन्विटेशन में नामों के क्रम को प्रभावित करता है। वधु के माता पिता का नाम आम तौर पर पहली लाइन में लिखा जाता है, जिसके बाद वर के माता पिता का नाम तीसरी लाइन में में आता है। "और" को बीच वाली अपनी लाइन में जगह मिलनी चाहिए। वधु का नाम हमेशा वर के नाम से पहले आना चाहिए।
- अगर आप समान-सेक्स शादी के लिए इन्विटेशन लिख रहे हों तब आप माता पिता का नाम जिस क्रम में चाहें उसमें लिख सकते हैं। आप चाहें तो इनको अल्फ़ाबेटिकल (alphabetical) क्रम में लिख सकते हैं या आप सिक्का उछाल कर निर्णय कर सकते हैं, कि किसे पहले रखेंगे। [३] X रिसर्च सोर्स
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होस्ट्स का नाम सही लिखिए: होस्ट्स का नाम लिखने के अनेक नियम हैं, जो इस पर निर्भर करते हैं, कि होस्ट्स हैं कौन। आम तौर पर वधु पक्ष के होस्ट्स का नाम पहले लिखा जाता है, और उसके बाद वर पक्ष के होस्ट्स का नाम आता है।
- अगर वधु या वर के माता पिता अभी भी विवाहित हों तब “श्रीमान और श्रीमती" लिखिए और उसके बाद वधु के पिता नाम लिखिए। तब इन्विटेशन की पहली लाइन में टिफ़ानी के माता पिता का नाम ऐसे लिखा जाना चाहिए "श्रीमान एवं श्रीमती जॉन स्मिथ” या “श्रीमान एवं श्रीमती जेम्स कार्टर”। वर के माता पिता का नाम भी इसी प्रकार से तीसरी लाइन में लिखा जाना चाहिए (जहां दूसरी लाइन में केवल "और" आना चाहिए)।
- यदि दोनों परिवार – वधु और वर को ले कर – होस्ट कर रहे हों, तब आपको पहली लाइन में लिखना चाहिए “अपने परिवार के साथ," उसके बाद दूसरी, तीसरी और चौथी लाइन में क्रमशः वधु का नाम, "और," तथा वर का नाम लिखा जाना चाहिए।
- अगर वधु के माता पिता में तलाक हो कर उनके पुनर्विवाह हो चुके हों मगर वे साथ में होस्ट कर रहे हों, तब आपको पहले माँ का नया नाम लिखना चाहिए, तथा उसके बाद पिता का नाम लिखना चाहिए। जैसे कि आप “श्री एवं श्रीमती जिल विल्बी और श्री तथा श्रीमती ग्रेग स्मिथ" लिख सकते हैं। फिर दोहरा दें कि प्रत्येक दंपत्ति को अपनी लाइन मिलती है जबकि दूसरी लाइन में “और” रहेगा।
- अगर माता पिता या सौतेले माता पिता के अतिरिक्त कोई और होस्ट कर रहा हो तब होस्ट का नाम लिखिए और वधु या वर से उनका संबंध भी लिखिए। इसलिए, उदाहरण के लिए, यदि वधु का भाई होस्ट कर रहा हो, तब आपको लिखना चाहिए “श्री स्टैनली स्मिथ ससम्मान आपसे निवेदन कर रहे हैं कि आप उनकी बहन स्टेफ़ानी स्मिथ के विवाह में सम्मिलित हों।”
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अपने मेहमानों को शादी में इन्वाइट करिए: जब आप ईवेंट के लिए होस्ट्स का निर्धारण (सही क्रम में) कर लेंगे, तब आपको मेहमानों को इन्वाइट करना शुरू करना होगा। चाहे जो भी होस्ट्स हों, होस्ट्स के नाम के बाद अगली लाइन में होना चाहिए “ससम्मान आपसे निवेदन कर रहे हैं” या “को प्रसन्नता होगी यदि आप सम्मिलित होंगे।” इसके बाद यदि वधु या वर के अतिरिक्त कोई होस्ट कर रहा होगा तब लिखा जाना चाहिए “के विवाह में” अन्यथा यदि वर तथा वधु होस्ट कर रहे होंगे, तब लिखा जाएगा “अपने विवाह में”।
- जैसे कि आप कह सकते हैं “ [होस्ट का नाम] अपनी बेटी टिफ़ानी स्मिथ के एडम जोन्स से विवाह के अवसर पर आपकी उपस्थिति की प्रार्थना करते हैं।” (यदि वधु के माता पिता होस्ट कर रहे हों तब) या “[होस्ट्स का नाम] निवेदन करते हैं कि टिफ़ानी स्मिथ और उनके बेटे एडम जोन्स के विवाह के अवसर पर आपकी उपस्थिति प्रार्थनीय है” (यदि वर के माता पिता होस्ट कर रहे हों तब)। [४] X रिसर्च सोर्स
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शेष सूचनाएँ शामिल करिए: जब आपने होस्ट्स के संबंध में निर्णय कर लिया हो और अपने मेहमानों को ईवेंट के लिए निमंत्रित कर लिया हो, तब विवाह संबंधी बाकी जानकारी शामिल करिए। प्रत्येक को एक लाइन देते हुये आपको शादी की तारीख़, समय और वेन्यू क्रमानुसार देना चाहिए।
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रिसेप्शन (reception) के संबंध में जानकारी शामिल करिए: अगर शादी के समारोह के बाद रिसेप्शन दिया जाना है, जिसमें सभी लोग निमंत्रित हैं तब यह जानकारी आप इन्विटेशन में ही शामिल कर सकते हैं। यदि सभी लोग इसमें निमंत्रित नहीं हैं, तब रिसेप्शन की जानकारी आप एक अलग कार्ड पर लिख सकते हैं, जिसे इन्विटेशन के साथ लगाया जा सकता है।
- अगर अप रिसेप्शन की जानकारी इन्विटेशन में ही शामिल करना चाहते हैं, तब उसे इन्विटेशन के अंत में आना चाहिए और इसमें समय और जगह दी हुई होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, “इसके बाद रिसेप्शन का आयोजन है, शाम 5 बजे, कंट्री क्लब, बाबूभाई लेन, अंधेरी, मुंबई”। “इसके बाद रिसेप्शन का आयोजन है” और “शाम 5 बजे” को अलग अलग लाइन में लिखा जाना चाहिए, तथा इसी प्रकार से स्ट्रीट एड्रेस, वेन्यू का नाम, तथा शहर के नाम को भी अलग अलग लाइनें मिलनी चाहिए।
- अगर आप रिसेप्शन के लिए अलग से कार्ड दे रहे हैं तब उसी प्रकार से लिखिए जैसे कि आप इन्विटेशन कार्ड के बॉटम में लिखते। [५] X रिसर्च सोर्स
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अपने मेहमानों को बताइये, कि उन्हें इसका जवाब कैसे देना चाहिए: अगर आप चाहते हों कि आपके मेहमान आपको बता दें कि वे आएंगे या नहीं (और अधिकांश होस्ट्स जानना ही चाहते हैं, क्योंकि वेन्यूज़ (venues) मेहमानों की संख्या जानना ही चाहते हैं), उसमें यह जानकारी भी दीजिये कि वे आपको किस प्रकार सूचित करें। इसका आम तौर से मतलब होता है कि उसमें एक आरएसवीपी (RSVP) कार्ड भी शामिल कर दिया जाये जिसमें जवाब देने की तारीख़ दी होती है और पहले से पता लिखा तथा टिकट लगा एनवेलप (envelope) भी उसके साथ में होता है। [६] X रिसर्च सोर्स
- उदाहरण के लिए, एक स्टैण्डर्ड (standard) आरएसवीपी कार्ड में लिखा होगा “श्री______________ __ शामिल होंगे __ नहीं शामिल हो सकेंगे।” प्रारंभ में “श्री” लिखा हुआ होने के कारण वे “श्रीमती,” “श्री,” “श्री एवं श्रीमती,” या “श्री एवं मिज़” कुछ भी लिख सकते हैं और आपको यह जानकारी दे सकते हैं कि कितने लोग आएंगे।
- अगर आप अपने मेहमानों से पूछने वाले हों कि वे खाने का चुनाव कर लें, तब इसे भी आरएसवीपी कार्ड में लिखा होना चाहिए। उनके भोजन के विकल्प वहाँ पर लिख दीजिये और मेहमानों के नाम के नीचे जगह खाली छोड़ दीजिये जहां वे अपनी पसंद के भोजन का नाम लिख सकते हैं।
विधि 3
विधि 3 का 4:
नॉन-वेडिंग (Non-Wedding) ईवेंट्स के लिए उचित फ़ॉर्म का इस्तेमाल करिए
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मेहमानों को औपचारिक डिनर पर इन्वाइट करिए: जब आप मेहमानों को औपचारिक डिनर पर इन्वाइट कर रहे हों, तब यह ध्यान रखिए कि आप उनको “डिनर पर” या “डिनर के लिए,” न कि “डिनर में” इन्वाइट करेंगे। आपके इन्विटेशन में यह बताने से पहले कि डिनर किस कारण से है, लिखा होना चाहिए “हमें प्रसन्नता होगी कि आप हमारे साथ डिनर के लिए पधारेंगे” या “हम आपको डिनर के लिए सादर इन्वाइट करते हैं।”
- आपको औपचारिक डिनर के लिए होस्ट्स की नाम देने की आवश्यकता हो भी सकती है और नहीं भी हो सकती है, परंतु यदि उसकी आवश्यकता हो तब उनके नाम इन्विटेशन के सबसे ऊपर लिखे जाएँगे।
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मेहमानों को एनिवर्सरी (anniversary) मनाने के लिए इन्वाइट करिए: एनिवर्सरी उत्सव के लिए इन्विटेशन उसी तरह से लिखा जाता है जैसे शादी के लिए लिखा जाता है। आपको होस्ट्स का नाम, तारीख़ और वेन्यू शामिल करना चाहिए, मगर आपको यह भी ध्यान रखना चाहिए कि यह एनिवर्सरी मनाई जा रही है।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं “डैन और कैरल स्मिथ अपने विवाह की 50वीं एनिवर्सरी मना रहे हैं। उनके बच्चे आपको कंट्री क्लब में आयोजित रिसेप्शन के लिए निमंत्रित करते हैं।”
- अगर आप चाहते हों कि मेहमान, जोड़े के लिए उपहार न लाएँ, आप इन्विटेशन के बॉटम में बस यह लिख सकते हैं “कृपया उपहार लाने का कष्ट न करें।”
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मेहमानों को ब्राइडल या बेबी शावर (shower) के लिए इन्वाइट करिए: इस प्रकार के इन्विटेशन आम तौर पर शादी के इन्विटेशनों की तुलना में कम औपचारिक होते हैं। आप होस्ट का नाम लिख भी सकते हैं और नहीं भी लिख सकते हैं, मगर आपको वधु का/या दंपत्ति का नाम तो लिखना ही चाहिए और उसके साथ ही शावर के संबंध में जानकारी भी दी जानी चाहिए। शावर इन्विटेशन की स्पेसिंग (spacing) को शादी के इन्विटेशन की स्पेसिंग की तरह होना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं “नवंबर 5 को, सायं 6 बजे, टिफ़ानी स्मिथ के सम्मान में आयोजित ब्राइडल शावर में आप सादर आमंत्रित हैं। कंट्री क्लब, अंधेरी, मुंबई”
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मेहमानों से आरएसवीपी के लिए निवेदन करिए: शादियों के अलावा अन्य ईवेंट्स में आरएसवीपी की परिपाटी में बहुत विविधता होती है। आपको अपने मेहमानों से पूछना चाहिए कि वे आ रहे हैं या नहीं, मगर यह आप पर है, कि आप उनका उत्तर किस प्रकार से चाहते हैं। औपचारिक डिनर इन्विटेशन में उसी प्रकार का एक आरएसवीपी कार्ड संलग्न होना चाहिए जैसा कि आप शादी में भेजते, मगर एनिवर्सरी पार्टीज़ तथा ब्राइडल या बेबी शावर में आप मेहमानों से कह सकते हैं कि वे होस्ट को फ़ोन से अपना जवाब दे दें।
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विवाहित दंपत्ति को इन्विटेशन एड्रेस करना: अगर आप किसी विवाहित युगल को इन्वाइट कर रहे हों, तब परिपाटी यह है कि आप लिखें “श्री एवं श्रीमती” और उसके बाद पति का नाम लिखिए। परंतु यदि दंपत्ति का अंतिम नाम एक ही न हो, तब आपको दोनों के नाम लिखने चाहिए। अगर आप विवाहित समान सेक्स दंपत्ति को इन्विटेशन एड्रेस कर रहे हों तब तो आपको दोनों का नाम शामिल करना ही चाहिए। [७] X रिसर्च सोर्स
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं “श्री एवं श्रीमती स्टैनली स्मिथ,” “श्री स्टैनली स्मिथ एवं श्रीमती एम्मा स्टोन,” या “श्रीमती जूलिया गूल्ड एवं श्रीमती एलीज़ाबेथ गूल्ड।”
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युगल के इन्विटेशन को एक या अधिक विशिष्ट टाइटल से एड्रेस करिए: अगर आपके किसी मेहमान का कोई विशिष्ट टाइटल हो – जैसे “डॉ" – आपको उसका बेशक इस्तेमाल करना चाहिए। अगर युगल के किसी एक सदस्य का विशिष्ट टाइटल हो तब पहले उस टाइटल का इस्तेमाल करिए और उसके बाद युगल के दूसरे सदस्य के लिए "श्री" या "श्रीमती" या "मिज़" का इस्तेमाल करिए। [८] X रिसर्च सोर्स
- जैसे कि, अगर दोनों का एक ही अंतिम नाम हो तब आप लिख सकते हैं “डॉ स्टेफ़ानी एवं श्री जेम्स स्मिथ,” और अगर दोनों के अलग अंतिम नाम हों तथा दोनों के विशिष्ट टाइटल हो तब आप “डॉ स्टेफ़ानी जोन्स एवं डॉ जेम्स स्मिथ” लिख सकते हैं।
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18 वर्ष से ऊपर के वयस्कों को इन्विटेशन्स अलग से एड्रेस करिए: बशर्ते कि वे अपने माता पिता के साथ न रहते हों, किसी भी 18 वर्ष से ऊपर के वयस्क को अपना इन्विटेशन मिलना चाहिए। अगर वे अभी सिंगल (single) हों तब आप एड्रेस में “मिज़” या “श्री” का इस्तेमाल कर सकते हैं। [९] X रिसर्च सोर्स
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पूरे परिवार को इन्विटेशन भेजिये: अगर आप किसी ईवेंट के लिए पूरे परिवार को निमंत्रित करना चाहते हैं तब चाहे बच्चे 18 वर्ष से बड़े हों या नहीं, आप केवल लिख सकते हैं “स्मिथ परिवार” और उसमें पूरा एड्रेस शामिल कर सकते हैं। इससे पाने वाले पता चलता है कि घर के सभी लोगों को निमंत्रित किया गया है। [१०] X रिसर्च सोर्स
सलाह
- औपचारिक इन्विटेशन में जो फॉन्ट इस्तेमाल किया जाये, उसे ईवेंट के मूड और/या ब्रांड के पीछे वाली कॉर्पोरेट आइडेंटिटी (identity) के अनुसार दिखना चाहिए। व्यापारिक और सामाजिक दोनों ही प्रकार के ईवेंट्स के लिए एरिस्टोक्रेट, बालमोरल और बैंक गोथिक फॉन्ट इस्तेमाल किये जाते हैं।
- अगर आप किसी शादी का इन्विटेशन लिख रहे हों तब एक अलग कार्ड पर यह जानकारी शामिल कर दीजिये कि युगल कहाँ पर रजिस्टर्ड है (शादी की रजिस्ट्री करने वाले अधिकांश स्टोर्स इस प्रकार के कार्ड उपलब्ध कराते हैं)। इसे सीधे इन्विटेशन पर मत लिख दीजिएगा।
- किसी भी सिंगल व्यक्ति को, 18 वर्ष से अधिक आयु वाले बच्चे को भी अपना इन्विटेशन मिलना चाहिए।
- इलेक्ट्रॉनिक इन्विटेशन में उन्हीं शब्दों और एटीकेट (etiquette) का इस्तेमाल किया जाता है जिनका लिखित इन्विटेशन में किया जाता है।
- इन्विटेशन ईवेंट से 8 सप्ताह पहले भेजे जाने चाहिए।
रेफरेन्स
- ↑ https://www.reference.com/holidays-celebrations/write-formal-invitation-beaffa6170717ae7
- ↑ https://www.reference.com/holidays-celebrations/write-formal-invitation-beaffa6170717ae7
- ↑ http://www.weddingwindow.com/blog/same-sex-wedding-invitation-etiquette/
- ↑ http://emilypost.com/advice/samples-of-formal-wedding-invitation-wording/
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- ↑ http://theeverylastdetail.com/stationery-week-rsvp-card-insight/
- ↑ https://www.weddingpaperdivas.com/how-to-address-wedding-invitations.htm
- ↑ https://www.weddingpaperdivas.com/how-to-address-wedding-invitations.htm
- ↑ https://www.weddingpaperdivas.com/how-to-address-wedding-invitations.htm
