Unduh PDF
Unduh PDF
Kebutuhan untuk meminta saran muncul secara berkala selama kita hidup. Mencari kerja, menjalin hubungan, menghadapi bully , atau menghadapi cinta pertama adalah beberapa hal yang mendorong Anda meminta nasihat. Meminta nasihat atau saran secara tertulis berbeda dengan pembicaraan langsung karena menulis berarti Anda harus memikirkan isi surat terlebih dahulu, menyediakan informasi yang dibutuhkan, dan memberikan pertanyaan yang tepat.
Langkah
-
Perkenalkan diri. Jika pembaca belum mengenal Anda, tulis paragraf pendek untuk memperkenalkan diri di awal surat (setelah sapaan). Masukkan informasi tentang siapa Anda dan informasi yang relevan dengan alasan Anda menulis surat. [1] X Teliti sumber
- Contoh, jika Anda akan meminta nasihat tentang cara mengasuh anak kepada seorang kolumnis, Anda dapat menulis, “Nama saya Anna Smith. Saya adalah seorang ibu berusia 36 tahun yang memiliki dua anak perempuan.” Dalam hal ini, Anda tidak perlu menjelaskan tentang pekerjaan Anda kecuali Anda akan meminta saran tentang membesarkan anak sembari bekerja penuh-waktu.
- Jika Anda menulis kepada orang yang tidak Anda kenal, sebutkan dari mana Anda mengetahui tentang orang tersebut. Contoh, “Saya diberi saran oleh [masukkan nama]. Beliau berpendapat Anda akan dapat membantu saya.”
-
Nyatakan alasan Anda menulis surat. Setelah memperkenalkan diri (jika perlu), segera tulis maksud Anda. Mulailah dengan menjelaskan tentang tujuan surat Anda. Ada berbagai cara yang sopan untuk membuka surat. Contoh: [2] X Teliti sumber
- ”Saya menulis surat ini untuk meminta bantuan Anda …”
- ”Saya berharap Anda dapat memberikan saran tentang…”
- ”Saya menulis untuk meminta saran Anda.”
- ”Saya harap Anda dapat membantu saya menyelesaikan suatu masalah.”
-
Tuliskan secara spesifik nasihat apa yang Anda inginkan. Buatlah 3 sampai 5 pertanyaan yang akan Anda tanyakan. Hindari menulis banyak pertanyaan rumit yang membutuhkan waktu lama untuk dijawab. Buatlah pertanyaan yang pendek dan tepat untuk meningkatkan probabilitas Anda mendapat jawaban. [3] X Teliti sumber
-
4Jelaskan secara singkat kenapa Anda tidak dapat menyelesaikan masalah ini sendiri. Jika Anda meminta saran untuk memecahkan masalah yang gagal Anda atasi sendiri, jelaskan secara singkat usaha yang telah Anda lakukan dan alasan kenapa usaha Anda tidak berhasil. [4] X Teliti sumber
- Hal ini akan membuat pembaca tahu bahwa Anda tidak malas dan benar-benar membutuhkan bantuannya. Selain itu, hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga karena orang tersebut tidak akan memberikan saran yang telah Anda coba sebelumnya.
- Contoh, jika Anda ingin mengetahui cara menghadapi bullying di sekolah, Anda dapat menulis, “Saya memiliki masalah besar dengan bully di sekolah saya. Apa yang harus saya lakukan saat mereka mengganggu saya? Bagaimana cara membantu seseorang yang sedang diganggu? Apa yang bisa saya lakukan untuk mengurangi kejadian ini?”
-
Buatlah surat singkat. Anda mungkin tidak akan mendapat balasan apabila menulis surat yang terlalu panjang dan detail karena pembaca akan membutuhkan banyak waktu membaca dan memahami isinya. Akibatnya, jika pun mereka mau memberian respons, mereka harus membuat surat yang sangat panjang dan detail juga untuk menjawab semuanya. Di sisi lain, surat yang ringkas akan meningkatkan kemungkinan Anda mendapatkan jawaban terutama dari orang yang terkenal. [5] X Teliti sumber
- Secara umum, surat dengan 300 sampai 400 kata sudah cukup. Surat sepanjang ini memberikan tempat yang memadai untuk memperkenalkan diri dan menuliskan pertanyaan tanpa kesan berlebihan.
-
Tuliskan kalimat penutup. Sebelum mengakhiri surat, tuliskan kalimat seperti “Terima kasih sebelumnya.” Anda juga dapat menyebutkan beberapa cara untuk menghubungi Anda. Penting untuk menunjukkan rasa terima kasih Anda dalam kalimat penutup. Ingatlah, pembaca tidak harus membantu Anda dan jika mereka meluangkan waktu untuk membaca surat Anda, mereka berhak diberi ucapan terima kasih.
- Contoh, tuliskan, “Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca surat ini. Saya mengerti bahwa Anda orang yang sibuk dan saya menghargai saran apa pun yang dapat Anda berikan. Saya juga bersedia mendiskusikan pertanyaan-pertanyaan saya melalui telepon atau secara langsung jika cara itu lebih mudah bagi Anda.”
Iklan
-
Gunakan sapaan. Sapaan adalah sesuatu yang Anda tulis di awal surat untuk memberi tahu pembaca bahwa surat ini ditujukan untuknya. Jika Anda tidak mengenal pembaca, gunakan sapaan formal. Jika Anda menulis surat kepada orang yang Anda kenal baik, sapaan formal tidak diperlukan. Namun, jangan terlalu informal atau santai karena Anda tetap harus menjaga kesopanan. [6] X Teliti sumber
- Contoh, saat menulis surat untuk seseorang yang tidak Anda kenal, Anda dapat berkata: “Kepada Bapak/Ibu [nama lengkap orang tersebut]”. Di dalam surat yang tidak terlalu formal, Anda dapat menulis, “Kepada [nama pertama orang tersebut].” Jangan lupa menggunakan “Kepada.”
-
Gunakan penutup. Penutup adalah bagian surat tempat Anda mendoakan pembaca dan menuliskan nama. Jika Anda menulis dengan tangan, tulis nama Anda beberapa baris di bawah kalimat penutup ini dan menandatangani surat di antara penutup dan nama Anda. Jika Anda mengetik surat tersebut, Anda dapat melakukan hal yang sama dengan memberikan beberapa baris jeda antara penutup dan nama Anda kemudian mencetak dan menandatanganinya sebelum mengirimkannya.
- Frasa yang umum digunakan adalah “Hormat saya.”
-
Tulis informasi kontak. Di bagian bawah surat Anda, di bawah nama, tulis nomor telepon, alamat surat elektronik, dan cara lain yang dapat digunakan untuk menghubungi Anda. Anda harus memberikan alamat surel atau nomor telepon jika Anda memilikinya. Apabila Anda mengharapkan balasan melalui pos, pastikan Anda menuliskan nama dan alamat Anda dengan rapi di bagian luar amplop.
- Jika Anda mengharapkan balasan melalui pos, Anda dapat meningkatkan probabilitas mendapatkan balasan dengan menyertakan sebuah amplop balasan bertuliskan alamat Anda dan prangko. Dengan begitu, pembaca hanya perlu menulis balasan dan memasukkannya ke amplop yang sudah tersedia sebelum mengirimkannya kembali kepada Anda.
Iklan
-
Buat daftar orang yang dapat membantu. Jika Anda membutuhkan saran tentang topik tertentu, buatlah daftar orang-orang yang memiliki pengalaman atau pengetahuan tentang topik tersebut. Contoh, jika Anda membutuhkan saran seputar kesehatan, Anda mungkin sebaiknya menujukan surat kepada perawat atau dokter yang Anda kenal.
- Jika Anda ingin bekerja sebagai penulis nonfiksi, buat daftar nama penulis sukses, agen, atau penerbit.
- Anda sebaiknya memasukkan nama orang-orang yang Anda kenal dan tidak kenal termasuk mantan guru, mantan atasan atau rekan kerja, orang yang ternama di area yang relevan dengan isu surat Anda, atau bahkan kolumnis.
- Jangan lupakan anggota keluarga. Orang seperti kakek-nekek memiliki banyak pengalaman. Hal ini membuat mereka memiliki kualifikasi untuk memberikan nasihat. Jika Anda kesulitan mencari orang yang dapat dimintai nasihat, cobalah melihat anggota keluarga Anda.
- Walaupun Anda dapat menulis surat kepada orang terkenal, probabilitas mendapat balasan sangat kecil. Jika Anda mendapatkan balasan, kemungkinan balasan tersebut tidak ditulis oleh orang yang Anda tuju. Contoh, Anda mengirim surat kepada Presiden. Balasan yang Anda dapatkan kemungkinan ditulis oleh karyawan hubungan publik. Selain itu, respons tersebut biasanya bersifat umum dan tidak menjawab kebutuhan Anda secara spesifik.
-
Identifikasi apa yang ingin Anda dapatkan dari surat Anda. Sebelum Anda memutuskan untuk mengirim surat kepada seseorang, perjelas apa sebenarnya tujuan Anda. Apakah Anda sekadar meminta nasihat? Atau Anda berharap untuk memperluas jaringan dan mendapat kenalan di area tertentu?
- Contoh, pemberi saran mungkin dapat menghubungkan Anda dengan sumber daya atau orang tertentu, mengajari Anda melakukan sesuatu, atau mereka hanya dapat memberikan respons tertulis.
- Sebagian orang dalam daftar Anda mungkin memiliki lebih banyak koneksi dan cara untuk membantu Anda daripada beberapa orang yang lain. Jika hanya menginginkan nasihat, Anda dapat menulis kepada orang yang Anda kenal atau seorang kolumnis.
-
Cari tahu latar belakang pemberi saran. Jika Anda menujukan surat kepada orang yang Anda kenal, Anda tidak perlu melakukan hal ini. Namun, jika Anda menulis surat untuk seseorang yang tidak Anda kenal, cari tahu tentang latar belakang mereka untuk memastikan mereka dapat membantu.
- Contoh, jika Anda ingin meminta nasihat tentang hubungan personal, cari tahu apakah orang yang Anda tuju memiliki pendidikan yang tepat atau pengalaman menangani masalah hubungan personal.
- Anda dapat menghindari risiko membuang waktu dengan mengumpulkan informasi latar belakang. Contoh, walaupun Anda berpikir bahwa menulis surat kepada kolumnis penasihat adalah pilihan yang baik, kolumnis sering kali memiliki spesialisasi yang berbeda-beda. Beberapa bekonsentrasi pada hubungan personal, beberapa memilih memberikan nasihat tentang proyek “ do-it-yourself ” sedangkan kolumnis lain fokus pada nasihat tentang kehidupan sehari-hari.
-
Pikirkan kenapa orang tersebut mau membantu Anda. Seorang pembimbing konseling memang dibayar untuk memberikan nasihat, tetapi orang yang Anda tuju mungkin tidak terbiasa memberikan nasihat. Pikirkan kenapa orang ini mau membantu dan apa yang dapat Anda lakukan untuk memberikan imbalan. Anda dapat menggugah perasaan berbagi mereka atau menawarkan layanan tertentu sebagai balasan. [7] X Teliti sumber
- Contoh, jika Anda mengenal orang tersebut, “Aku tahu memberikan nasihat bukanlah pekerjaanmu, tetapi aku percaya dirimu adalah orang yang tepat untuk membantuku. Aku dapat membalas jasamu dengan makanan yang kumasak sendiri.” Namun, Anda sebaiknya tetap menggunakan kata “saya” apabila hubungan Anda dengan pembaca tidak dekat.
- Tawarkan kompensasi jika Anda tidak mengenal orang tersebut dan mampu membayar.
Iklan
Tips
- Jika mengirim surat melalui pos, pastikan Anda menulis nama dan alamat penerima dengan rapi. Anda juga dapat menuliskan nama dan alamat Anda di amplop untuk berjaga-jaga jika surat tersebut harus dikembalikan. Bubuhkan prangko dengan nilai yang cukup.
- Jika Anda menulis dengan tangan, pastikan tulisan Anda rapi. Anda mungkin tidak menerima balasan apabila surat Anda terlihat ceroboh. Pertimbangkan untuk mengetik surat menggunakan program pengolah kata setelah Anda menulisnya untuk memastikan kerapiannya.
- Jika Anda berencana mengirim surat elektronik, Anda dapat mengikuti instruksi yang sama seperti mengirim melalui pos.
Iklan
Peringatan
- Pahami bahwa Anda sering kali tidak akan menerima balasan terutama jika menulis surat kepada orang ternama atau kolumnis penasihat yang menerima ratusan surat permintaan nasihat setiap hari.
Iklan
Referensi
- ↑ http://www.nicholasreese.com/how-to-ask-for-advice/
- ↑ http://www.slideshare.net/Nanci2010/letter-writing-givingasking-for-advice-letters-of-complaint
- ↑ http://www.nicholasreese.com/how-to-ask-for-advice/
- ↑ http://www.nicholasreese.com/how-to-ask-for-advice/
- ↑ http://www.nicholasreese.com/how-to-ask-for-advice/
- ↑ http://www.slideshare.net/Nanci2010/letter-writing-givingasking-for-advice-letters-of-complaint
- ↑ http://www.cbsnews.com/news/master-the-art-of-asking-for-advice/
Iklan
