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사업 경영이든, 지질학이든 어떤 직업을 갖든지 좋은 제안서를 작성할 줄 아는 것은 중요하다. 제안서를 작성하는 목적은 적절한 사람들에게 자신의 계획을 알리고 지지를 받는 것이다. 자신의 생각을 깔끔하고, 단순하며, 이해하기 쉽게 전달할 때 사람들의 인정을 받기 쉬워 진다. 설득적이며 사람들을 사로잡는 제안서를 작성하는 것은 많은 분야에서 성공을 위한 필수 조건이다. 제안서에는 연구 제안서, 책 제안서 등 여러 종류가 있다. 하지만 기본적인 작성 방법은 비슷하다.
단계
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누구를 위한 문서인지 결정한다. 제안서를 읽게 될 청중이 누구인지 결정하고, 그들이 무엇을 알고 있고, 또는 모르고 있는지 확실하게 한다. 이렇게 해야 어디에 집중해야 할 지 알 수 있으며, 효과적으로 자신의 생각을 전달할 수 있다. 그리고 독자들이 바쁠 것이라고 생각하는 것이 좋다. 급하게 읽거나, 또는 글을 처음부터 끝까지 그냥 훑어 보기만 할 것이며, 문서의 내용에 많은 시간을 투자하지 않을 것이라고 가정하자. 따라서 효율성과 설득력이 중요하다.
- 누가 제안서를 읽을 것인지, 그들은 얼마나 제안서의 주제에 대해 알고 있는지, 어떤 배경 지식을 제공해야 할지 생각해 보자.
- 제안서를 읽고 무엇을 얻었으면 좋겠는지, 자신이 원하는 결정을 내려 주기 위해서 그들에게 무엇을 줄 것인지 고민해 보자.
- 독자의 기대치와 바라는 바를 충족시키기 위한 어조를 사용하자. 독자가 듣고 싶어 하는 것은 무엇인지, 그들에게 접근하는 가장 좋은 방법은 무엇인지, 제안서에서 말하고자 하는 바를 이해시키려면 어떻게 해야하는지 생각해 보자.
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문제점을 정의하자. 제안서를 쓰는 자신에게야 문제점이 뚜렷하겠지만, 독자도 그것이 뚜렷하다고 느낄까? 또한 독자도 제안서를 쓴 사람이 자기가 무슨 말을 하고 있는지 안다고 느낄까? 제안서 전반에 증거와 설명으로 문제점에 대한 자신의 주장을 뒷받침하자. 문제점을 적절히 설정하고, 독자에게 이 제안에 대해 신경을 써야 한다고 설득을 하자. 이 부분을 계획할 때에는 다음과 같은 질문을 던져 보자. [1] X 출처 검색하기
- 이 문제점이 해당되는 상황은 무엇인가?
- 어떤 이유로 이 문제가 중요한가?
- 이 이유들은 타당한가? 그리고 글을 쓰는 나는 그렇게 생각하고 있나?
- 이 문제에 대해서 제안서를 작성해 본 사람이 있나?
- 있다면, 해결했나? 왜, 어떻게 했나?
- 아니라면, 왜 실패했나?
Tip: 요약정리하여 문제를 평가하고 이해하기 위해 심층 조사를 수행했음을 보여주자. 해당 주제에 대해 가장 관련성이 높은 정보만 포함하고 그 분야 관련자들에게는 너무 뻔한 정보는 추가하지 말자.
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해결책을 정의하자. 무척 간단한 단계이다. 문제점이 정해졌으면, 어떻게 해결하는지를 적으면 된다. 주제를 명확하고, 실천 가능하게 적자. [2] X 출처 검색하기
- 제안서에서는 문제 와 해결책을 제시해야 관심 없고 회의적인 사람들의 지지를 받을 수 있다. [3] X 출처 검색하기 독자는 쉽게 설득할 수 있는 대상이 아니다. 해결책이 논리적이고 실현 가능한지, 언제 정도면 실현 가능한지 고민해 보자.
- 해결책을 목표라고 생각해 보자. 첫 번째 목표는 프로젝트에서 반드시 끝내야 할 일이 된다. 두 번째 목표는 끝내면 좋은 일들이 된다.
- 해결책을 성과 와 상품 의 관점에서 생각을 하는 것 역시 도움이 된다. 성과란 목표에 대한 측정 가능한 결과를 의미한다. 예를 들어서 제안서가 사업에 대한 것이며, 목표가 "수익 증대"라면, 성과는 1억 원의 매출을 올린다가 될 것이다. 상품은 문제를 해결하기 위한 제품이나 서비스를 의미한다. 예를 들면, 연구 프로젝트 제안서는 새로운 백신이나 신약을 만들어 낼 것이다. 제안서의 독자들은 성과와 상품에 대해 알고 싶어 한다. 그래야 쉽게 그 제안을 수락할 가치가 있는지 알 수 있기 때문이다.
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글 쓰는 스타일에 대해서 고려해 보자. 제안서의 종류와 누가 읽느냐에 따라서, 제안서는 특정한 스타일을 따라가야 한다. 독자가 원하는 것은 무엇인지, 관심은 있는지 고민해 보자. [4] X 출처 검색하기
- 어떻게 설득할 것인지 결정하자. 설득적인 제안서는 감정적인 부분을 잘 활용하지만, 항상 논리를 펴기 위해서 사실적인 부분을 주목한다. 예를 들어, 팬더 보호 프로그램에 대한 제안서를 작성하려면, 미래의 아이들이 팬더를 보지 못하는 것이 얼마나 슬픈 일일지 이야기를 해야겠지만, 거기서 멈춰서는 안 된다. 제안서는 사실에 기반해야 하며, 해결책은 설득력이 있어야 한다.
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개요를 작성하자. 개요는 최종 문서에 들어가지는 않지만, 생각을 정리해야 한다. 시작하기 전에 필요한 상세한 부분들을 알고 있는지 확인하자. [5] X 출처 검색하기
- 개요에는 문제점, 해결책, 해결 과정, 왜 그 해결책이 최선인지, 결론이 들어가야 한다. 사장님께 쓰는 제안서라면, 예산 분석 및 회사에 대한 상세한 내용까지도 들어 가야 한다.
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확실한 정보에서 시작하자. 또한 독자를 글로 사로잡으면서 시작해야 한다. 가장 좋은 것은, 독자가 첫 문장을 읽자마자 글을 더 읽고 싶게 만드는 것이다. 제안서를 최대한 목적이 뚜렷하고 유용하게 만들자. 배경 지식들을 활용해서 계속 집중하게 하자. 그리고 제안서의 목적에 대해 제시하자. [6] X 출처 검색하기
- 문제점이 바로 해결되어야 하는지 알려주는 중요한 사실이 있다면, 그것을 맨 처음 배치하는 것이 좋다. 그것이 무엇이든, 시작할 때 의견으로 시작하는 것이 아니라 사실로 시작해야 한다.
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문제를 제시하자. 도입부 다음에는 본문으로 들어가게 될 것이다. 이 부분에서 문제를 제시해야 한다. 만약 독자들이 상황에 대해 잘 모른다면, 알려 주자. 제안서의 "상황 설명" 부분이라고 생각하자. 문제가 무엇이며, 왜 그런 문제가 생겼고, 그 문제로 인해서 생기는 영향에 대해 이야기하자. [7] X 출처 검색하기
- 문제가 반드시 해결되어야 하며, 지금 당장 해결 되어야 한다는 점을 강조하자. 그리고 문제를 방치해 두었을 경우, 독자에게 어떤 악영향을 끼칠지 적자. 연구 결과와 사실들을 이용해서 나올 수 있을만한 질문에 대한 답을 전부 해 주자.
Tip: 가능한 한 청중과 관련된 문제를 만들자. 가능한 한 직접적으로 관심이나 목표에 연결하세요. 감정이나 가치에 대한 일반적인 호소에만 의존하지 마십시오.
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해결책을 제시하자. 제안서에서 가장 중요한 부분이다. 문제를 어떻게 해결할지 제시하는 부분이다. 그리고 왜 그렇게 할지, 어떤 성과가 나올지에 관한 부분이다. 설득력 있는 제안서를 작성하려면 다음과 같은 부분을 생각해 보자. [8] X 출처 검색하기
- 제안으로 인해 생길 수 있는 큰 변화를 그려 보자. 제안으로 생길 수 있는 변화가 크지 않다면, 사람들을 그렇게 열정적으로 변하지 않을 것이다. 예: "참치의 행동에 대해 더 많이 알게 되면, 좀 더 종합적인 양식 전략을 세울 수 있으며, 미래 세대를 위해 참치를 보존할 수 있을 것입니다."
- 무엇을 어떻게 하는지 만큼, 왜 그것을 하는지도 중요하다. 독자들은 회의적이고 글을 쉽게 받아들이지 않을 것이라고 생각하자. 예를 들어서 참치 2000마리를 잡은 후 놓아 주는 실험을 한다고 하자. 왜 해야 하는지, 다른 방법보다 이 방법이 왜 더 좋은 것인지, 이 방법이 다른 방법보다 비용이 더 든다면, 왜 이 방법을 써야 하는지 등등 질문을 예상하고 답변해 가면, 많은 부분을 생각해 보았다는 점을 확실히 보여 줄 수 있을 것이다.
- 독자들이 글을 읽은 이후에는 여러분이 문제를 제대로 해결할 수 있을 것이라고 믿을 수 있어야 한다. 말 그대로 제안서는 어디를 읽든 문제에 대해 이야기하든지, 해결책에 대해 이야기하든지 하고 있어야 한다.
- 제안에 대해서 많이 연구하자. 독자에게 더 많은 예와 사실을 제공할수록 더 좋다. 더 설득력 있게 된다. 자신의 의견을 피하고, 남들의 연구를 추가하자.
- 제안서에서 어떻게 해결책이 실현될 것인지 증명할 수 없다면, 좋은 해결책이 아니다. 해결책이 실현 가능하지 않다면, 고쳐야 한다. 해결책의 결과물을 고민해 보자. 가능하다면 실험해 보고, 해결책을 교정해 보자.
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일정과 예산을 추가하자. 제안서에는 투자에 대해 적는 부분이 있다. 제안서의 독자가 제안에 투자할만하다고 느낀다면, 시간 계획과 예산에 대해서 최대한 상세하고 확실한 근거를 제공하자.
- 제안서를 받는 사람들은 스타트업 프로젝트인 경우 예산이 변경될 수 있다는 것을 이해할 수 있지만 적어도 일관성 있는 계획인지 확인하고 싶어합니다. 돈이 어디에 쓰이는지, 그리고 얼마나 오래 지속될 것인지에 대한 방향을 제시해야 합니다.
- 프로젝트는 언제 시작할 것인가? 어떤 속도로 진행될 것인가? 어떻게 프로젝트의 중간 결과물이 서로 이어져 갈 것인가? 동시에 할 수 있는 부분은 있는가? 독자들이 이 사람은 조사해야 할 것을 다 했으며, 여기에 투자하는 것은 돈 낭비가 아닐 것이라고 느낄 수 있도록 최대한 세심하게 적자.
- 제안서의 재정적인 부분은 현실적이어야 한다. 어떤 회사나 사람에게 제안을 한다면, 그들의 예산도 고려하자. 제안을 수락하는데 필요한 비용이 없다면, 적절한 제안이 아닌 것이다. 예산에 맞는다면, 왜 시간과 돈을 투자할 가치가 있는지 적자.
Tip: 모호하거나 관련 없는 목표를 멀리하세요! 부서 및 개별 직원에 대해서는 세부 사항, 역할, 시간 약속을 포함 하세요.
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결론을 적고 마무리하자. 도입부를 어느 정도 반복하면서, 하고 싶은 말로 끝내면 된다. 제안서로 인한 결과에 대해 못한 말이 있다면 간략하게 적자. 제안에 대해서 요약하고, 이득이 비용보다 클 것이라는 점을 강조하자. 독자들이 생각할 여지를 남겨 놓자. 그리고 고려해 주고 시간을 내 주어서 감사하다는 인사를 잊지 말자. [9] X 출처 검색하기
- 제안서에 추가하지 못한 내용이 있다면, 부록에 추가할 수 있다. 하지만, 제안서가 너무 두꺼우면, 사람들이 읽지 않는다. 고민이 된다면, 넣지 말자.
- 부록이 2개 이상이라면, A, B 처럼 번호를 붙여 주면 된다. 표, 기사, 협찬 등등에 대해서 적을 수 있다. [13] X 출처 검색하기
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글을 교정한다. 세심하게 글 쓰고, 교정하고, 디자인하자. 명료하고 간략하게 교정하고, 다른 사람에게 부탁해서 평가하고 교정을 부탁하자. 그리고 글의 양식도 예쁘고 읽고 싶고, 정리된 느낌을 주자. [11] X 출처 검색하기
- 다른 사람들에게 읽어 달라고 부탁하자. 이렇게 하면 자신이 보지 못했던 것을 체크해 줄 수 있다. 확실히 해결되지 않은 문제점이나, 답이 없어 보이는 문제를 알려 줄 수도 있다.
- 전문 용어와 진부한 표현을 제거하자. 글이 지루하고 어려워진다. 쉬운 단어가 있는데 굳이 어려운 단어 쓰지 말자.
- 수동태 대신 가능하다면 항상 능동태를 쓰자. 수동태를 쓰면, 의미가 불분명해진다. 다음 두 문장을 비교해 보자. "아이들에 의해 창문이 깨졌다."와 "아이들이 창문을 깼다."의 경우, 전자는 "누가" 깼는지 불분명하다. 아이들이 창문을 진짜 깬 건지, 아니면, 그냥 지나가는데 창문이 깨진 건지 확실하지 않다. 하지만 후자의 경우에는 의미가 확실하다.
- 강력하고 직접적인 언어를 사용하고 수식어와 추가 문구로 제안서를 혼동하지 않는다. 예를 들어, "나는 ...을 믿는다" 또는 "이 솔루션이 도움이 될 수 있습니다..."와 같은 문구를 사용하는 대신 "이 계획은 빈곤율을 크게 줄일 것입니다."라고 작성하자.
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글을 다시 읽어 보자. 간단 명료하게 글을 쓸 수 있도록 노력하자. 그래야 글에 실수가 줄어 든다. 오타, 맞춤법 틀린 것, 문장 부호 틀린 것은 없는지 살펴 보자. [12] X 신뢰도 있는 출처 University of North Carolina Writing Center 출처 보기
- 실수가 많을수록 교육을 덜 받았고, 신뢰하기 어렵다고 느끼게 된다. 그리고 인정을 받지 못하게 된다.
- 제안서 요구사항에 맞춰서 적도록 노력하자.
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팁
- 모두가 이해할 수 있는 언어를 사용하자. 짧은 문장을 사용하는 것이 명료하며, 주제를 잘 드러낼 수 있다.
- 재정적인 부분이나 제한된 자원을 어떻게 활용할 지 적을 때에는 신중해야 하며, 비용에 대해서는 현실적으로 추측해야 한다.
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출처
- ↑ https://writing.wisc.edu/handbook/assignments/grants-2/
- ↑ http://www.nsf.gov/pubs/2004/nsf04016/nsf04016.pdf
- ↑ https://libguides.usc.edu/writingguide/academicwriting
- ↑ https://www.northwestern.edu/climb/Research%20Proposal%20Writing/A%20Basic%20Research%20Proposal%20Outline.pdf
- ↑ https://www.ndsu.edu/fileadmin/cfwriters/Graduate_Student_Writing_Resources/GrantOutline.pdf
- ↑ https://library.sacredheart.edu/c.php?g=29803&p=185918
- ↑ https://blogs.wp.missouristate.edu/writinglab/rhetoric/problem-solution/
- ↑ https://www.ndsu.edu/fileadmin/cfwriters/Graduate_Student_Writing_Resources/GrantOutline.pdf
- ↑ https://advice.writing.utoronto.ca/revising/revising-and-editing/
- ↑ https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/editing-and-proofreading/
- ↑
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