Загрузить PDF
Загрузить PDF
Возможно, вы – студент с полной академической нагрузкой, который старается стать лучше в управлении своим временем, или вы – работодатель, который пытается найти выход, чтобы его работники перестали тратить время впустую. Какой бы ни была ваша роль, вы, вероятно, сосредоточены на том, как создать такой распорядок дня, который позволит вам прекратить терять время и использовать свой день по максимуму. Полезными могут быть организационные стратегии, например, списки и графики, а также меры для сокращения отвлекающих факторов, которые съедают драгоценное время.
Шаги
-
Составьте список зданий на день. Возьмите листок бумаги и ручку. Подумайте о заданиях, которые вы планируете выполнить в этот день, или об обязанностях на этот день и запишите их все на бумаге. Список может быть подобен одному из следующих: “Покупки, стирка, уборка, домашнее задание” или “Отчеты для клиентов, проверка почты и отправление писем, совещание, работа с документами”. [1] X Источник информации
- Добавьте в список столько заданий, сколько придет вам на ум, от мелких до крупных. Нужно вспомнить все обязательства и задания на день, чтобы обязательно внести их в список приоритетов.
-
Расставьте задания по приоритету. Один из способов эффективной работы – в первую очередь сконцентрироваться на задачах с самым высоким приоритетом, а затем двигаться вниз по списку к задачам с низким приоритетом. Это называется правилом 80/20, где задания, которые приносят больше всего пользы, должны занимать 80% вашего времени, а занятия, которые приносят меньше пользы – 20%. [2] X Источник информации
- Пройдитесь по списку и присвойте каждому заданию номер, который будет соответствовать его важности. Затем расположите их так, чтобы список начинался с самых приоритетных и полезных задач, а заканчивался наименее приоритетными и выгодными.
-
Сгруппируйте связанные друг с другом задачи вместе. Когда вы составите и расположите по приоритету список задач, нужно объединить небольшие задачи в группы, чтобы они сформировали один процесс. Например, можно объединить в одну группу такие задачи, как ответы на электронные письма и звонки клиентам, отвести на них один час и назвать “общение с клиентами”. Затем вы сможете легко и спокойно работать над каждым заданием в выделенный период времени. [3] X Источник информации
- Попытайтесь сгруппировать подобным образом все задания, чтобы вам не пришлось переключаться на разные процессы и тратить время на то, чтобы определить, над какой задачей работать дальше. Группирование связанных задач поможет эффективнее распределить время и снизить уровень стресса при работе над заданиями из списка.
-
Дайте себе меньше времени на каждое задание. Согласно Закону Паркинсона, если вам отведено меньше времени на выполнение задачи, это сокращает количество времени, необходимое вам для завершения задания. Вместо того чтобы отводить время с запасом, ограничьте количество времени, которое вы выделяете на каждое задание, чтобы вы были вынуждены сделать его быстрее. Можно сделать это медленно, постепенно сокращая количество времени, которое вы отводите на каждое задание, пока не достигнете той золотой середины, где вы не будете чувствовать сильное давление и суету, но у вас и не будет времени медлить или тратить время впустую. [4] X Источник информации
- На определенном этапе у вас разовьется хорошее чувство тайм-менеджмента, особенно если вы вынуждены тратить на каждую задачу только ограниченное количество времени. Это будет очень полезно, если у вас, как правило, одинаковый распорядок или похожий список задач каждый день.
-
Вознаграждайте себя после выполнения всех задач из списка. После того как вычеркнете все задания из списка, как правило, в конце дня, вам стоит немного похвалить и побаловать себя. Это может быть вкусный ужин, бокал вина или время на досуг, когда вы сможете заняться чем-то веселым и приятным. Небольшое вознаграждение послужит стимулом для завершения всех заданий на день.
- Можно определить, какой будет ваша награда, еще до того как вы начнете свой день, чтобы вы могли использовать вознаграждение как мотивацию для выполнения заданий. Например, допустим, вам нужно подготовиться к экзамену, и у вас есть планы поужинать с друзьями. Используйте свои планы на вечер как повод продолжать учиться и выполнить задания в течение дня, чтобы вам потом не пришлось пропустить ужин.
Реклама
-
Составьте график для каждого часа своего дня. Возьмите лист бумаги или используйте календарь на компьютере, чтобы создать ячейки для каждого часа вашего рабочего дня или для каждого часа бодрствования. Это может быть время с девяти до пяти или с десяти до семи. Хотя вам не обязательно заполнять каждый период времени вплоть до минуты, было бы полезно убедиться, что каждый час вашего дня учтен в расписании. [5] X Источник информации
- Начните заполнять каждый час необходимыми для выполнения заданиями. Можно начать с самых важных заданий и двигаться вниз к менее важным. Кроме того, если вы считаете себя жаворонком, то постарайтесь на более сложные задания отвести первую половину дня. Но если вы знаете, что второе дыхание у вас открывается после обеденного перерыва, можете отвести важные задания на это время дня. Постарайтесь составить свой график так, чтобы он соответствовал вашим потребностям и привычкам в работе. Это настроит вас на успех и сделает использование расписания более эффективным.
- Можно создать шаблон своего графика на доске или в календаре, чтобы можно было каждый день обновлять его в соответствии с вашими заданиями на конкретный день.
-
Делайте десятиминутный перерыв каждый час или два. Сосредотачиваться на задании или на группе заданий в течение более двух часов может быть сложно. Обязательно планируйте десятиминутный перерыв каждый час или два часа, чтобы не испытывать стресса или перегруженности работой. Во время этого мини-перерыва можно встать с рабочего места и походить по офису или поболтать с сотрудником в офисной кухне. Можно сделать себе чашечку кофе или выйти на короткую прогулку на свежем воздухе. Старайтесь придерживаться 10 минут, чтобы не отставать от графика. [6] X Источник информации
- Можно также делать 10 долгих, медленных, глубоких вдохов каждый час, чтобы освежить разум и сделать небольшую паузу. Это может помочь получить свежий взгляд на задание, которое вы выполняете или собираетесь выполнить, и гарантирует, что вы не забудете о себе, несмотря на напряженный рабочий день. [7] X Источник информации
-
Старайтесь правильно выполнять задание с первого раза. Вместо того чтобы торопиться и стараться побыстрее справиться со всеми заданиями, отводите необходимое время, чтобы выполнить каждое задание правильно с первого раза. Если вы будете торопиться с почтой, это может затянуть ваш обмен электронными письмами, особенно если вы отправляете клиенту непонятные или неясные сообщения. Притормозите и уделите достаточно времени тому, чтобы составить понятные электронные письма или тщательно перечитать свои учебные конспекты. Правильное выполнение задания с первого раза поможет вам сэкономить много потраченного времени в долгосрочной перспективе.
-
Попросите друга или сотрудника время от времени проверять ваш прогресс, чтобы вы не сбивались с пути. [8] X Источник информации Иногда нам нужна поддержка других, чтобы оставаться сосредоточенными на текущем задании. Попросите близкого друга, родителя, сотрудника, брата или сестру проверять вас каждые пару часов, чтобы убедиться, что вы придерживаетесь расписания.
- Ваш компаньон может принести вам чашечку кофе или подбодрить приятными словами, чтобы вы могли немного отвлечься, посмеяться или улыбнуться, и снова вернуться к своим повседневным задачам. Хотя вы можете быть заняты, пара минут с другом поднимет вам настроение и поспособствует более эффективному управлению временем.
Реклама
-
Не нужно постоянно проверять почту. Это может создать в вашем рабочем дне модель работы “старт-стоп-старт” и привести к потере времени. Старайтесь не открывать свою почту в течение дня, особенно если вам нужно сосредоточиться на другом задании. Отведите в своем графике три временных интервала для проверки почты: раннее утро, сразу после обеда и ближе к концу рабочего дня. Это позволит вам не отвлекаться на непрерывный поток электронных писем в течение дня и гарантирует вам специально отведенное время для работы с электронной почтой. [9] X Источник информации
- Эти же принципы можно применять и к другим средствам связи – к голосовой почте, текстовым сообщениям и телефонным звонкам. Старайтесь не висеть все время у телефона, конечно же, если вы не ожидаете важного текстового сообщения или телефонного звонка. Это позволит ограничить перерывы в рабочем процессе и поможет придерживаться графика.
-
Отключите звук на телефоне и выключите интернет. Если возможно, выберите хотя бы час в своем рабочем дне, когда вы сможете отключить звук на телефоне и выключить интернет-соединение. Это позволит вам сосредоточиться на работе, которая требует полной концентрации и отсутствия отвлекающих факторов, таких как телефон или интернет.
- Устранение этих факторов, которые могут легко вас отвлечь, будет особенно полезным, когда вы работаете над школьным проектом или большим отчетом. [10] X Источник информации Отключите телефон, тогда у вас не будет повода проверять его каждые пять минут или увлекаться просмотром новостей в социальных сетях.
-
Предупредите других, чтобы не отвлекали вас. Старайтесь не побуждать других отвлекать вас и самому не отвлекать других. Просто дайте им знать, что вы работаете. Можно закрыть дверь или повесить табличку “занят”. Можно также разослать по офису электронное письмо с напоминанием о том, что определенный период времени в офисе – это тихое рабочее время.
-
Старайтесь не отклоняться от распорядка. После того как вы составите рабочий список или график и обезопасите себя от отвлекающих факторов, используйте свою силу воли и способность концентрироваться, чтобы придерживаться своего распорядка. Большинство людей понимают разницу между хорошо использованным временем и потраченным впустую, поэтому старайтесь не попасться в ловушку бесполезной траты времени. Опирайтесь на свое расписание и в конце дня вы сможете насладиться чувством достижения и правильно проведенного времени.Реклама
Источники
- ↑ https://www.activia.co.uk/blog/how-to-stop-wasting-time
- ↑ http://www.discoverbusiness.us/time-management/
- ↑ http://www.discoverbusiness.us/time-management/
- ↑ http://www.discoverbusiness.us/time-management/
- ↑ https://www.linkedin.com/pulse/three-powerful-ways-stop-wasting-time-bruce-kasanoff
- ↑ https://www.activia.co.uk/blog/how-to-stop-wasting-time
- ↑ https://www.linkedin.com/pulse/three-powerful-ways-stop-wasting-time-bruce-kasanoff
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/the-happiness-project/201502/one-surprising-secret-changing-yourself-the-better
- ↑ http://www.lifehack.org/articles/productivity/4-critical-ways-you-can-stop-wasting-time-today.html
Об этой статье
Эту страницу просматривали 7957 раз.
Реклама
