ดาวน์โหลดบทความ ดาวน์โหลดบทความ

ถ้าสร้าง drop-down box หรือช่องที่ขยายลงมาได้ ใน spreadsheet ของ Excel 2007 แล้ว รับรองผู้ใช้จะกรอกข้อมูลได้สะดวกรวดเร็วขึ้น เพราะมีรายการไอเท็มให้เลือกได้เลย ไม่ต้องมานั่งพิมพ์ข้อมูลเองทุกครั้ง เวลาใส่ drop-down box ในเซลล์ของ spreadsheet จะมีลูกศรขึ้นในเซลล์นั้น เวลากรอกข้อมูลให้คลิกลูกศร แล้วเลือก entry ที่ต้องการ แค่ไม่กี่นาทีก็ได้ drop-down box สมใจ เท่านี้ก็กรอกข้อมูลไวขึ้นอีกเยอะ

  1. พิมพ์ข้อมูลตามลำดับที่อยากแสดงในรายการ โดยพิมพ์แต่ละ entry แยกคอลัมน์หรือแถวไปเลย และห้ามมีเซลล์ว่าง
    • ถ้าอยากสร้างรายการไอเท็มที่ต้องการแยกไปอีก worksheet ให้คลิก tab ของ worksheet ที่ใช้กรอกข้อมูล จากนั้นพิมพ์แล้วเลือกข้อมูลที่จะโผล่มาในรายการ ตามด้วยคลิกขวาช่วงเซลล์ที่เลือกไว้ แล้วคลิก "Name a Range" ในรายการที่โผล่มา พิมพ์ชื่อช่วงข้อมูลในช่อง "Name" แล้วคลิก "OK" จากนั้นก็ป้องกันหรือซ่อน worksheet ไม่ให้ผู้ใช้อื่นมาแก้ไขเปลี่ยนแปลงรายการได้
  2. แล้วหน้าต่าง dialog box "Data Validation" จะโผล่มา
  3. คลิก tab "Settings" แล้วคลิก "List" ในช่องรายการ "Allow" ที่ขยายลงมา.
  4. เลือกรายการไอเท็มที่อยากให้ขึ้นในช่องที่ขยายลงมา
    • ถ้าตั้งชื่อช่วงข้อมูลไปแล้ว ในช่อง "Source" ให้พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ แล้วพิมพ์ชื่อช่วงข้อมูล
  5. ติ๊กหรือไม่ติ๊กช่อง "Ignore blank" แล้วแต่ว่าคุณอยากปล่อยเซลล์ที่มีช่องขยายลงมานั้นว่างไว้หรือเปล่า. แต่ต้องติ๊กช่อง "In-cell dropdown" ไว้
  6. คลิก tab "Input Message" เพื่อแสดงกล่องข้อความตอนคลิกเซลล์ของช่องที่ขยายลงมาแล้ว. ต้องติ๊กช่อง "Show input message when cell is selected" ไว้ แล้วพิมพ์ "Title:" กับ "Input message:" ที่จะโผล่มาในกล่องข้อความ
  7. คลิก tab "Error Alert" เพื่อแสดงข้อความ error เวลากรอกข้อมูลในเซลล์ของช่องที่ขยายลงมาผิด. ต้องติ๊กช่อง "Show error alert after invalid data is entered" ถ้าจะแสดงข้อมูลหรือคำเตือน โดยปล่อยให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลผิดได้ ให้เลือก "Warning" หรือ "Information" ในช่องรายการ "Style" ที่ขยายลงมา ถ้าจะแสดงข้อความและป้องกันไม่ให้กรอกข้อมูลผิดด้วย ให้เลือก "Stop" ในช่องรายการ "Style" ที่ขยายลงมา แล้วพิมพ์ "Title:" กับ "Error message:" ที่อยากให้โผล่มา
  8. คลิก "OK" เพื่อเซฟว่าประเภทข้อมูลที่ถูกต้องเป็นแบบไหน แล้วสร้างช่องที่ขยายลงมาได้เลย.
    โฆษณา

เคล็ดลับ

  • ถ้า entry ข้อมูลของรายการที่ขยายลงมานั้นยาวเกินเซลล์ที่มีช่องรายการที่ขยายลงมา ให้ปรับความกว้างของเซลล์ จนเห็นข้อความครบถ้วน
  • ถ้าจะลบช่องที่ขยายลงมา ให้คลิกเซลล์ที่มีช่อง ถ้าจะลบรายการที่ขยายลงมา ให้เลือกเซลล์ที่มีรายการ คลิก tab "Data" ใน Microsoft Excel 2007 ribbon คลิกปุ่ม "Data Validation" ในกลุ่ม "Data Tools" คลิก tab "Settings" คลิกปุ่ม "Clear All" แล้วคลิก "OK"
โฆษณา

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

มีการเข้าถึงหน้านี้ 4,399 ครั้ง

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

โฆษณา