ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้าง spreadsheet ใน Microsoft Excel ให้คุณเอง spreadsheet ก็คือเอกสารที่แบ่งข้อมูลออกเป็นคอลัมน์และแถวเซลล์ ใช้จัดระเบียบ คัดแยก และคำนวณข้อมูลได้ แต่ละเซลล์แทนแต่ละข้อมูล เช่น จำนวน ตัวอักษร และ/หรือสูตรที่อ้างอิงถึงเซลล์อื่นๆ คุณจัดเรียง เปลี่ยนฟอร์แมต สร้างแผนผัง และอ้างอิงข้อมูลในเอกสารอื่นๆ ได้ด้วย พอใช้งาน spreadsheet จนคล่องแล้ว ก็ลองทดสอบทักษะของตัวเองดู โดยทำสต็อกของใช้ในบ้าน และ/หรืองบรายเดือนขึ้นมา ลองอ่าน บทความวิกิฮาวอื่นๆ เกี่ยวกับการใช้งาน Excel ดู ถ้าอยากรู้ฟังก์ชั่นขั้นสูงเพิ่มเติม
ขั้นตอน
-
เปิด Microsoft Excel. ปกติจะอยู่ในเมนู Start (Windows) หรือโฟลเดอร์ Applications (macOS) แอพจะเปิดหน้าสำหรับสร้างหรือเลือกเอกสารขึ้นมา
- ถ้าไม่มี Microsoft Office แบบเสียเงิน ก็เข้าเว็บ https://www.office.com แล้วใช้เวอร์ชั่นฟรีสร้าง spreadsheet ธรรมดาได้เลย แต่ต้องล็อกอินบัญชี Microsoft ก่อน แล้วคลิก Excel ในแถวไอคอนต่างๆ
-
คลิก Blank workbook เพื่อสร้าง workbook ใหม่. workbook คือชื่อเรียกเอกสารที่มี spreadsheet คลิกแล้วจะได้ spreadsheet ว่าง ชื่อ Sheet1 ซึ่งจะไปขึ้นที่ tab ด้านล่างของ sheet ด้วย
- พอจะสร้าง spreadsheet ซับซ้อนกว่านี้ ก็เพิ่ม sheet ใหม่ได้ โดยคลิก + ข้าง sheet แรก แล้วเลือก tab ต่างๆ ด้านล่าง เพื่อสลับไปมาระหว่าง spreadsheet
-
ทำความคุ้นเคยกับ layout ของ spreadsheet. อย่างแรกจะเห็นว่า spreadsheet มีเซลล์สี่เหลี่ยมหลายร้อยช่อง เรียงลงมาตามคอลัมน์แนวตั้ง และแถวแนวนอน ต่อไปนี้คือจุดสำคัญที่ควรรู้จักใน layout
- แถวทั้งหมดจะมีเลขประจำแถว ยาวไปตามด้านข้างของ spreadsheet ส่วนคอลัมน์จะมีอักษรประจำคอลัมน์ เรียงไปตามด้านบน
- แต่ละเซลล์จะมี address ประกอบด้วยอักษรประจำคอลัมน์ ตามด้วยเลขประจำแถว เช่น address ของเซลล์ในคอลัมน์แรก (A) แถวแรก (1) จะเป็น A1 ส่วน address ของเซลล์ในคอลัมน์ B แถว 3 จะเป็น B3
-
พิมพ์ข้อมูล. คลิกเซลล์ไหนก็ได้ 1 ครั้ง แล้วเริ่มพิมพ์ทันที พอเสร็จเซลล์นั้นแล้ว ให้กด Tab ↹ เพื่อขยับไปเซลล์ถัดไปในแถว หรือกด ↵ Enter เพื่อไปยังเซลล์ถัดไปในคอลัมน์
- จะสังเกตว่าเวลาพิมพ์อะไรในเซลล์ ข้อมูลนั้นจะไปโผล่ในแถบด้านบนของ spreadsheet ด้วย แถบนี้คือ Formula Bar เหมาะสำหรับเวลาพิมพ์ string ข้อมูลยาวๆ และ/หรือใส่สูตร [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้าจะแก้ไขเซลล์ที่มีข้อมูลอยู่แล้ว ให้ดับเบิลคลิกเซลล์ แล้วเคอร์เซอร์จะโผล่มา หรือคลิกที่เซลล์ 1 ครั้ง แล้วแก้ไขข้อมูลใน formula bar
- ถ้าจะลบข้อมูลจากเซลล์ไหน ให้คลิกที่เซลล์ 1 ครั้ง แล้วกด Del เซลล์นั้นจะกลับเป็นเซลล์ว่าง ขั้นตอนนี้ไม่มีผลต่อข้อมูลในแถวหรือคอลัมน์อื่น ถ้าจะลบข้อมูลทีเดียวหลายเซลล์ ให้กด Ctrl (PC) หรือ ⌘ Cmd (Mac) ค้างไว้ แล้วคลิกเลือกแต่ละเซลล์ที่จะลบ สุดท้ายกด Del
- ถ้าจะเพิ่มคอลัมน์ใหม่ว่างๆ คั่นคอลัมน์อื่นๆ ที่มี ให้คลิกขวาตัวอักษรประจำคอลัมน์ ที่ ตามหลัง จุดที่อยากใส่คอลัมน์ใหม่ แล้วคลิก Insert ในเมนูคลิกขวา
- ถ้าจะเพิ่มแถวว่างคั่นแถวอื่นๆ ที่มี ให้คลิกขวาเลขประจำแถว ที่ ตามหลัง จุดที่อยากใส่แถวใหม่ แล้วคลิก Insert ในเมนู
-
รู้จักฟังก์ชั่นขั้นสูง. หนึ่งในฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่สุดของ Excel คือค้นหาข้อมูลแล้วคำนวณโดยใช้สูตรทางคณิตศาสตร์ แต่ละสูตรที่คุณกำหนด จะแทน function ของ Excel หรือก็คือ "คำสั่ง" ที่จะใช้นั่นเอง ปกติสูตรจะขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อ function (เช่น =SUM , =LOOKUP , =SIN ) หลังจากนั้นก็ให้ใส่ค่าพารามิเตอร์ในวงเล็บ () ลองทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ เพื่อทำความรู้จักกับฟังก์ชั่นแบบต่างๆ ใน Excel
- คลิก tab Formulas ทางด้านบนของหน้าจอ จะเห็นหลายไอคอนใน toolbar ทางด้านบนของโปรแกรม ในกรอบ "Function Library" พอรู้แล้วว่าแต่ละฟังก์ชั่นทำงานยังไง ก็ใช้งาน library ผ่านไอคอนต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
- คลิกไอคอน Insert Function ที่มี fx ด้วย ปกติเป็นไอคอนแรกในแถบ ใช้เปิดแถบ Insert Function สำหรับค้นหาอะไรที่จะทำ หรือเลือกหมวดหมู่
- เลือกหมวดหมู่จากเมนู "Or select a category" หมวดหมู่ตามค่า default คือ "Most Recently Used" เช่น ถ้าอยากดูฟังก์ชั่นเกี่ยวกับคณิตศาสตร์ ให้เลือก Math & Trig
- คลิกเลือกฟังก์ชั่นในกรอบ "Select a function" เพื่อดู syntax ของฟังก์ชั่นนั้น รวมถึงคำอธิบายการทำงานของฟังก์ชั่น ถ้าอยากดูข้อมูลเพิ่มเติมของฟังก์ชั่น ให้คลิก Help on this function
- เสร็จแล้วให้คลิก Cancel
- ลองหาอ่านเพิ่มเติมในเน็ตดู ถ้าอยากรู้รายละเอียดเรื่องการใส่สูตรใน Microsoft Excel
- รวมถึงเคล็ดลับการใช้งานฟังก์ชั่นทั่วไปของ Microsoft Excel เช่น การค้นหา และการสรุปผลรวม
-
แก้ไขเสร็จให้เซฟไฟล์. คุณเซฟไฟล์ได้โดยคลิกเมนู File มุมซ้ายบน แล้วเลือก Save As ปกติจะมีให้เลือกเซฟไฟล์ลงคอม แต่บางทีก็มีให้เลือกเซฟไว้ใน OneDrive แล้วแต่ Excel เวอร์ชั่นที่ใช้
- พอเริ่มใช้งาน Microsoft Excel เบื้องต้นได้แล้ว ให้อ่านวิธีการ "ทำสต็อกของใช้ในบ้านโดยไม่ใช้เทมเพลต" แล้วทดลองทำดู
โฆษณา
-
เปิด Microsoft Excel. ปกติอยู่ในเมนู Start (Windows) หรือในโฟลเดอร์ Applications (macOS) เปิดมาจะเห็นหน้าจอสำหรับสร้างหรือเปิด workbook
-
ตั้งชื่อคอลัมน์. เช่น ทำรายการของใช้ในบ้านที่มีอยู่พร้อมจำนวน นอกจากรายชื่อสิ่งของแล้ว อาจจะใส่ด้วยว่าอยู่ในห้องไหน และยี่ห้อ/รุ่นอะไร ให้เผื่อแถว 1 ไว้เป็นหัวข้อคอลัมน์ จะได้แยกประเภทข้อมูลชัดเจน [2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- คลิกเซลล์ A1 แล้วพิมพ์ สิ่งของ คอลัมน์นี้จะใส่ชื่อของแต่ละอย่าง
- คลิกเซลล์ B1 แล้วพิมพ์ ตำแหน่ง คอลัมน์นี้จะระบุห้องที่มีของนั้นอยู่
- คลิกเซลล์ C1 แล้วพิมพ์ ยี่ห้อ/รุ่น คอลัมน์นี้ให้ใส่ยี่ห้อกับรุ่นสิ่งของ
-
ใส่ชื่อสิ่งของในแต่ละแถว. พอมีชื่อคอลัมน์แล้ว ให้พิมพ์ข้อมูลในแต่ละแถวได้เลย สิ่งของแต่ละอย่างจะอยู่ในแถวของตัวเอง และแต่ละข้อมูลจะมีเซลล์ของตัวเอง
- เช่น ถ้าจะใส่หน้าจอ HD ของ Apple ในห้องทำงาน ให้พิมพ์ หน้าจอ HD ใน A2 (คอลัมน์ "สิ่งของ") ห้องทำงาน ใน B2 (ในคอลัมน์ "ตำแหน่ง") และ Apple Cinema 30 นิ้ว M9179LL ใน B3 (คอลัมน์ "ยี่ห้อ/รุ่น")
- ใส่รายชื่อสิ่งของเพิ่มเติมในแถวล่างๆ. ถ้าจะลบเซลล์ ให้คลิก 1 ครั้ง แล้วกด Del
- ถ้าจะลบทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์ ให้คลิกขวาที่ตัวอักษรหรือหมายเลข แล้วเลือก Delete
- จะเห็นว่าถ้าพิมพ์ยาวไปในเซลล์เดียว จะซ้อนทับกับคอลัมน์ถัดไป แก้ได้โดยปรับขนาดคอลัมน์ให้พอดีกับข้อความ โดยจ่อเคอร์เซอร์ที่เส้นคั่นตัวอักษรประจำคอลัมน์ (ด้านบนของแถว 1) เคอร์เซอร์จะกลายเป็นลูกศร ก็ดับเบิลคลิกเส้นนั้นได้เลย
-
เปลี่ยนชื่อคอลัมน์เป็นเมนูที่ขยายลงมา. เช่น ใส่รายชื่อสิ่งของต่างๆ ในบ้านไปเป็นร้อย แต่อยากดูแค่ของที่อยู่ในห้องทำงาน ให้คลิก 1 ที่ต้นแถว 1 เพื่อเลือกทั้งแถว แล้วทำขั้นตอนต่อไปนี้
- คลิก tab Data ทางด้านบนของ Excel
- คลิก Filter (ไอคอนกรวยกรอก) ใน toolbar ลูกศรเล็กๆ จะโผล่มาที่แต่ละหัวข้อคอลัมน์
- คลิกเมนู Location ให้ขยายลงมา (ใน B1) เพื่อเปิดเมนู filter
- ถ้าจะดูเฉพาะของที่อยู่ในห้องทำงาน ให้ติ๊กช่อง "ห้องทำงาน" แล้วเอาติ๊กออกจากช่องอื่นๆ
- คลิก OK เท่านี้ก็จะเห็นเฉพาะของจากห้องที่เลือก จะทำแบบนี้กับคอลัมน์และประเภทข้อมูลไหนก็ได้
- ถ้าจะกลับมาดูทุกสิ่งของ ให้คลิกเมนูอีกรอบ แล้วติ๊ก "Select All" จากนั้นติ๊ก OK เพื่อให้รายชื่อของทั้งหมดกลับมา
-
คลิก tab Page Layout เพื่อปรับแต่ง spreadsheet. พอกรอกข้อมูลแล้ว ถ้าอยากปรับแต่งสี ฟอนต์ และบรรทัด ก็ทำได้ดังต่อไปนี้
- เลือกเซลล์ที่จะปรับฟอร์แมต จะเลือกทั้งแถวโดยคลิกหมายเลข หรือเลือกทั้งคอลัมน์โดยคลิกตัวอักษรก็ได้ ให้กด Ctrl (PC) หรือ Cmd (Mac) ค้างไว้ ถ้าจะเลือกทีเดียวมากกว่า 1 คอลัมน์หรือแถว
- คลิก Colors ในส่วน "Themes" ของ toolbar เพื่อดูแล้วเลือกธีมสี
- คลิกเมนู Fonts เพื่อดูและเลือกฟอนต์
-
เซฟเอกสาร. ถ้าปรับแต่งจนพอใจแล้ว ก็เซฟ spreadsheet ได้เลย โดยคลิกเมนู File ที่มุมซ้ายบน แล้วเลือก Save As
- พอสร้าง spreadsheet แรกได้แล้ว ก็ลองอ่านบทความวิธีการ ใช้โปรแกรม Excel ด้วยก็ได้ ถ้าอยากรู้วิธีใช้งาน Excel เพิ่มเติม
โฆษณา
-
เปิด Microsoft Excel. ปกติอยู่ในเมนู Start (Windows) หรือโฟลเดอร์ Applications (macOS) เปิดแอพมาจะเจอหน้าจอสำหรับสร้างหรือเปิด workbook
- วิธีการนี้จะอธิบายเรื่องใช้เทมเพลตที่มีใน Excel สร้างบัญชีรายจ่าย ปกติจะมีเทมเพลตเป็นร้อยๆ ให้เลือก spreadsheet แบบต่างๆ ถ้าอยากเห็นรายชื่อเทมเพลต official ที่มี ให้เข้าเว็บ https://templates.office.com/en-us/templates-for-excel
-
ค้นหาเทมเพลต "Simple Monthly Budget". เป็นเทมเพลตฟรีของ Microsoft เอง ช่วยให้คำนวณงบประมาณรายเดือนได้ง่ายๆ ส่วนใหญ่ทุกเวอร์ชั่นค้นหาได้โดยพิมพ์ Simple Monthly Budget ในแถบค้นหาทางด้านบน แล้วกด ↵ Enter
-
เลือกเทมเพลต Simple Monthly Budget แล้วคลิก Create . เพื่อสร้าง spreadsheet ใหม่จากเทมเพลตที่ตั้งฟอร์แมตไว้แล้ว
- บางทีก็ต้องคลิก Download แทน
-
คลิก tab Monthly Income เพื่อใส่รายรับ. จะมี 3 tab ด้วยกัน ( Summary , Monthly Income และ Monthly Expenses ) ทางด้านล่างของ workbook ให้คลิก tab ที่ 2 เช่น ถ้ารายรับมาจาก 2 บริษัท คือ wikiHow กับ Acme ก็ให้
- ดับเบิลคลิกเซลล์ Income 1 แล้วจะมีเคอร์เซอร์โผล่มา จากนั้นลบข้อมูลในเซลล์ แล้วพิมพ์ wikiHow
- ดับเบิลตลิกเซลล์ Income 2 ลบข้อมูล แล้วพิมพ์ Acme
- พิมพ์เงินเดือนที่ได้จาก wikiHow ในเซลล์แรก ใต้หัวข้อ "Amount" (ที่เขียนว่า "2500" ตามค่า default) แล้วทำแบบเดียวกันกับเงินเดือนจาก "Acme" ในเซลล์ด้านล่าง
- ถ้าไม่มีรายได้/รายรับส่วนอื่นแล้ว ก็คลิกเซลล์อื่น ("Other" กับ "$250") แล้วกด Del เพื่อลบทิ้ง
- จะเพิ่มแหล่งรายได้อื่น รวมถึงจำนวนเงิน ในแถวต่างๆ ด้านล่างแถวที่มีก็ได้
-
คลิก tab Monthly Expenses เพื่อกรอกค่าใช้จ่าย. เป็น tab ที่ 3 ทางด้านล่างของ workbook จะมีรายจ่ายและจำนวนเงินขึ้นอยู่แล้ว ให้ดับเบิลคลิกเซลล์ไหนก็ได้ เพื่อเปลี่ยนค่า
- เช่น ถ้าค่าผ่อนบ้านอยู่ที่ 10,000 บาท/เดือน ก็ให้ดับเบิลคลิกช่องที่มี "$800" ลบข้อมูลเดิมทิ้ง แล้วพิมพ์ 10,000 ลงไป
- ถ้าไม่ต้องจ่ายหนี้กยศ. ก็แค่คลิกจำนวนเงินข้าง "Student Loans" ในคอลัมน์ "Amount" ($50) แล้วกด Del ที่คีย์บอร์ดเพื่อลบข้อมูลเก่าได้เลย ทำแบบนี้กับทุกช่องรายจ่ายตามสะดวก
- ถ้าจะลบทั้งแถว ให้คลิกขวาที่เลขประจำแถว แล้วเลือก Delete
- ถ้าจะใส่แถวใหม่ ให้คลิกขวาเลขประจำแถว ด้านล่างจุดที่อยากให้แถวใหม่โผล่มา แล้วเลือก Insert
- เช็คดีๆ ไม่ให้มีจำนวนเงินที่ไม่เกี่ยวข้องโผล่มาในคอลัมน์ "Amounts" เพราะไม่งั้นจะถูกคำนวณรวมไปในงบประจำเดือนด้วย
-
คลิก tab Summary เพื่อแสดงงบรายเดือนออกมาให้เห็นภาพชัดเจน. พอกรอกข้อมูลแล้ว แผนผังของ tab นี้จะอัพเดทข้อมูลอัตโนมัติ แสดงรายรับและรายจ่ายของคุณ
- ถ้าคำนวณข้อมูลออกมาผิดพลาด ให้กด F9 ที่คีย์บอร์ด
- ถ้าเปลี่ยนแปลงข้อมูลไหนใน tab Monthly Income และ Monthly Expenses ตัว Summary หรือผลลัพธ์ก็จะแตกต่างออกไป
-
เซฟไฟล์. พอจัดการข้อมูลเรียบร้อยตามต้องการแล้ว ก็เซฟ spreadsheet ได้เลย โดยคลิกเมนู File มุมซ้ายบน จากนั้นเลือก Save As
- พอสร้าง spreadsheet แรกได้แล้ว ก็ลองอ่านบทความวิธีการ ใช้โปรแกรม Excel ด้วยก็ได้ ถ้าอยากรู้วิธีใช้งาน Excel เพิ่มเติม
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
โฆษณา
