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本指南介绍如何在Microsoft Exce中自动创建数据报告。如果是外部数据，可以使用Excel插件将外部数据源（MySQL、Postgres和Oracle等）关联到工作表，这样就能在工作表中查询外部数据源的数据并创建报告。
如果是Excel工作表中存储的数据，可以使用宏来一键创建报告并导出为不同的文件类型。Excel自带步骤记录器，因此你不需要自己编写宏。
步骤
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如果你在Excel中存储、更新和维护数据并想创建报告，可使用宏来自动生成报告。 宏是Excel的内置功能，可以自动完成复杂且重复的任务。
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打开Excel。 双击（Mac上为单击）Excel应用程序图标，图标为绿色背景，中间有一个白色的“X”。打开后，单击模板页上的 空白工作簿 。
- 如果使用Mac，单击 文件 ，然后在下拉菜单中选择 新建空白工作簿 。
- 如果要自动生成现有Excel报告，双击报告文件以在Excel中打开。
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根据需要输入工作表数据。 如果尚未输入用于自动排序结果的列名或编号，先输入，然后继续下一步。
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单击 开发工具 。 它位于Excel窗口的顶部。随后会显示工具栏。
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单击 录制宏 。 它位于工具栏中。随后会弹出窗口。
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输入宏的名称。 在“宏名”文本框中输入宏的名称。取一个有辨识度的名称。
- 比如你要创建一个将现有数据做成图表的宏，可以取名为“图表1”或类似的名称。
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创建宏的快捷键组合。 按住 ⇧ Shift 加另一个键来创建键盘快捷键，比如 T 。稍后可以用它来运行宏。
- 如果使用Mac，快捷键的组合方式为 ⌥ Option + ⌘ Command 和你输入的按键，比如 ⌥ Option + ⌘ Command + T 。
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将宏保存在当前的Excel工作簿。 单击 保存在 下拉框，然后单击 当前工作簿 ，这样任何人只要打开此工作簿就可以使用宏。
- 还需要将Excel文件另存为特殊的格式才能保存宏。
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单击 确定 。 它位于窗口的底部。随后会保存宏设置并进入录制模式。在停止录制前，你执行的所有步骤都会被录制。
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执行要自动化的步骤。 Excel会跟踪每个单击和按键动作以及你调整的格式，并将它们添加到宏列表中。
- 如果要选择数据并创建图表，先选中数据，单击Excel顶部的 插入 ，单击图表类型，单击要使用的图表格式，然后根据需要编辑图表。
- 如果要使用宏在 A1 到 A12 中添加数据，单击空白单元格，输入=SUM(A1:A12)}}，然后按 ↵ Enter 。
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单击 停止录制 。 它位于 开发工具 选项卡工具栏中。这样就能停止录制，并将录制期间执行的步骤保存为单独的宏。
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将Excel工作簿保存为启用宏的文件。 单击 文件 ，单击 另存为 ，然后将文件格式从 xls 改为 xlsm 。随后输入文件名，选择保存位置，并单击 保存 。
- 如果不这样做，宏就无法保存在工作簿中。这样当你把工作簿发送给其他人时，他们无法在另一台电脑上使用宏。
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运行宏。 按之前创建的快捷键运行宏。随后工作簿会自动执行宏录制的步骤。
- 也可以在 开发工具 选项卡中单击 宏 ，选择宏的名称，然后单击 运行 来运行宏。
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小提示
- 一定要从Microsoft AppSource下载Excel插件，除非您信任此第三方提供者。
- 无论是简单的任务（输入值或创建图表）还是复杂的任务（单元格求值、创建结果图表、添加图表标签或打印结果），都可以使用宏来实现。
- 打开带有宏的工作簿时，先单击窗口顶部黄条中的 启用内容 ，然后才能使用宏。
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警告
- 宏会忠实还原你在录制期间执行的每个步骤，因此不要输入错误的值、打开不需要的程序或删除文件。
- 某些人会利用宏来蓄意破坏，比如删除电脑上的文件，因此不要运行来历不明的宏。
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参考
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