تنزيل المقال
تنزيل المقال
تتعلم من هذا المقال كيفية أتمتة التقارير في برنامج مايكروسوفت إكسل؛ أي ملء خانات البيانات تلقائيًا/ أوتوماتيكيًا. كما ستتعرف على كيفية الاستعلام عن البيانات الخارجية وإنشاء التقارير من مصادر بيانات خارجية، مثل: قواعد بيانات ماي إس كيو إل وبوستاج وأوراكل وغيرها، من داخل ورقة العمل، باستخدام ملحقات إكسل تربط ورقة عملك بمصادر تلك البيانات الخارجية.
بالنسبة للبيانات المخزنة في ورقة عمل إكسل بالفعل، سنقوم باستخدام وحدات ماكرو لإنشاء تقارير وتصديرها بأنواع ملفات مختلفة بنقرة زر واحدة. لحسن الحظ، يأتي برنامج إكسل بمسجّل خطوات مدمج يمكّنك من تجنّب برمجة وحدات ماكرو بنفسك.
الخطوات
-
يمكنك أتمتة عمل إنتاج التقارير باستخدام وحدات ماكرو إن كانت البيانات التي ترغب بإنتاج تقارير منها تخزن وتحدّث ويتم التعامل معها في إكسل. وحدات ماكرو عبارة عن دوال مدمجة تسمح لك بأتمتة المهام المعقدة والمتكررة.
-
افتح برنامج إكسل. انقر نقرًا مزدوجًا على أيقونة برنامج إكسل (أو انقر نقرة واحدة إن كنت تستخدم نظام ماكنتوش) التي تكون على شكل حرف "إكس" أبيض فوق خلفية خضراء، ثم اختر مصنف فارغ من صفحة القوالب.
- قد تحتاج لفتح القائمة ملف ثم اختيار مصنف فارغ جديد من القائمة المنسدلة الناتجة إن كنت تستخدم نظام ماكنتوش.
- انقر نقرًا مزدوجًا على ملف التقرير لفتحه في برنامج إكسل إن كنتت تمتلك تقرير إكسل ترغب بأتمته على جهازك.
-
أدخل بيانات جدول البيانات إن احتجت لذلك. أضِف عناوين وأرقام الأعمدة التي ترغب بأتمتة نتائجها قبل المتابعة إن لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل.
-
فعّل لسان تبويب المطوّر Developer . لا يظهر لسان تبويب المطوّر أعلى نافذة إكسل بشكل افتراضي، ويمكنك تفعيل لسان التبويب هذا عن طريق اتباع الخطوات الخاصة بنظام تشغيلك:
- "ويندوز": افتح القائمة ملف ← الخيارات ← تخصيص الشريط من الجهة اليسرى للنافذة ← فعّل صندوق "المطوّر" أسفل الجهة اليمنى من النافذة (قد تحتاج إلى التوجه نحو الأسفل أولًا) ← موافق . [١] X مصدر بحثي
- "ماكنتوش": انقر على قائمة إكسل ← التفضيلات ← الشريط وشريط الأدوات ← فعّل صندوق "المطوّر" من قائمة "ألسنة التبويب الرئيسية" ← حفظ . [٢] X مصدر بحثي
-
انقر على لسان تبويب المطوّر Developer . يظهر لسان التبويب هذا أعلى نافذة إكسل ويؤدي النقر عليه إلى فتح شريط أدوات أعلى النافذة.
-
انقر على زر تسجيل ماكرو Record Macro .. يظهر هذا الزر في شريط الأدوات ويؤدي النقر عليه إلى فتح نافذة منبثقة.
-
أدخل اسم وحدة ماكرو. أدخل اسم وحدة ماكرو في خانة "اسم الماكرو" ليساعدك ذلك في التعرف على الماكرو لاحقًا.
- يمكنك مثلًا تسمية وحدة ماكرو "رسم بياني 1" إن كنت تنشئ وحدة ماكرو تنتج رسمًا بيانيًا من بيانات متاحة.
-
أنشئ اختصار لوحة مفاتيح لوحدة ماكرو. اضغط على زر ⇧ Shift مع زر آخر (الزر T مثلًا) لإنشاء اختصار لوحة المفاتيح. هذا هو الاختصار الذي ستستخدمه لتشغيل الماكرو لاحقًا.
- سيكون اختصار المفاتيح مكوّنًا من المفتاحين ⌥ Option + ⌘ Command وزر من اختيارك ( ⌥ Option + ⌘ Command + T مثلًا) على نظام ماكنتوش.
-
خزّن وحدة ماكرو في مستند إكسل الحالي. انقر على قائمة "تخزين وحدة ماكرو في" المنسدلة ثم اختر هذا المصنف لضمان إتاحة وحدة ماكرو لأي شخص يفتح المصنف.
- ستحتاج إلى حفظ ملف إكسل بصيغة معينة حتى يتم حفظ وحدة ماكرو معه.
-
انقر على زر الموافقة OK . يظهر هذا الزر أسفل النافذة ويؤدي النقر عليه إلى حفظ إعدادات ماكرو ونقلك إلى وضع التسجيل. سيتم تسجيل كل الخطوات التي تجريها الآن حتى توقف تسجيل وحدة ماكرو.
-
أجرِ الخطوات التي ترغب بأتمتتها. سيتتبع برنامج إكسل كل نقرة وضغة زر وخيار تنسيق تدخله ليضيف كل ذلك إلى قائمة وحدة ماكرو.
- يمكنك إن كنت ترغب بتحديد البيانات وإنشاء رسم بياني منها مثلًا تظليل البيانات ثم النقر على خيار إدراج من أعلى نافذة إكسل والنقر على نوع الرسم البياني ثم اختيار صيغة رسم بياني ترغب باستخدامها ومن ثم تحرير الرسم البياني حسب حاجتك.
- يمكنك إن كنت ترغب باستخدام وحدة ماكرو لجمع قيم الخلايا من A1 حتى A12 النقر على خلية فارغة ثم كتابة =SUM(A1:A12) والضغط على زر الإدخال ↵ Enter .
-
انقر على خيار "إيقاف التسجيل" Stop Recording . يظهر هذا الخيار في شريط أدوات المطوّر ويؤدي النقر عليه إلى إيقاف التسجيل وحفظ الخطوات التي اتبعتها أثناء التسجيل كوحدة ماكرو واحدة.
-
احفظ جدول بيانات إكسل كملف يحمل وحدات ماكرو. افتح القائمة ملف ← حفظ باسم ← غيّر صيغة الملف إلى xlsm عوضًا عن xls . يمكنك بعد ذلك إدخال اسم للملف واختيار مكان حفظه ثم النقر على خيار حفظ .
- يؤدي عدم فعل ذلك إلى عدم حفظ وحدة ماكرو كجزء من جدول البيانات، مما يعني أن الأشخاص الآخرين الذين يستخدمون أجهزة كمبيوتر أخرى لن يتمكنوا من استخدام وحدة ماكرو عند إرسال المصنف إليهم.
-
شغّل وحدة ماكرو. اضغط على اختصار لوحة المفاتيح الذي أنشأته كجزء من وحدة ماكرو لتشغيله، ويفترض أن يؤدي ذلك إلى أتمتة جدول البيانات بحسب خطوات وحدة ماكرو المسجلة.
- يمكنك أيضًا تشغيل وحدة ماكرو عن طريق النقر على خيار وحدات ماكرو في لسان تبويب المطوّر ثم اختيار اسم وحدة ماكرو الخاصة بك والنقر على تشغيل .
-
نزّل لاحقة إكسل المسماة كلوديو من متجر تطبيقات مايكروسوفت. تسمح لك هذه اللاحقة بإنشاء اتصال مستمر بين قاعدة بيانات خارجية أو مصدر بيانات خارجي وبين مصنّف العمل الخاص بك، كما تعمل هذه اللاحقة مع جداول بيانات جوجل أيضًا.
-
أنشئ اتصالًا بين ورقة عملك وبين مصدر البيانات الخارجي عن طريق النقر على زر + في لوحة كلوديو. اكتب بعد ذلك تفاصيل قاعدة البيانات، مثل نوع قاعدة البيانات وبيانات تسجيل الدخول، واختر أي خيارات أمان/تشفير إن كنت تعمل مع بيانات سرية أو بيانات شركة.
-
ستتمكن من الاستعلام عن البيانات وإنشاء تقارير من البيانات الخارجية دون مغادرة برنامج إكسل بعد إنشاء اتصال بين ورقة العمل وقاعدة البيانات الخارجية. أنشئ تقاريرك الخاصة من لوحة كلوديو ثم حددها من القائمة المنسدلة في برنامج إكسل لتتمكن بعد ذلك من تطبيق مرشحات خارجية واختيار فترة تحديث التقرير (حتى تتمكن مثلًا من تحديث جدول بيانات المبيعات كل أسبوع أو كل يوم أو حتى كل ساعة).
-
يمكنك بالإضافة إلى ذلك إدخال بيانات في ورقة العمل المربوطة وتحديث مصدر البيانات الخارجي اعتمادًا على ذلك. أنشئ وحمّل قالبًا من لوحة كلوديو لتتمكن من تحميل التغييرات من جدول بياناتك إلى مصدر البيانات الخارجي يدويًا أو تلقائيًا.
أفكار مفيدة
- التزم بتنزيل لاحقات إكسل من متجر تطبيقات مايكروسوفت فقط، إلا إن كنت تثق بالمصدر الخارجي للاحقة.
- يمكن استخدام وحدات ماكرو لأي مهمة، ابتداءً من المهمات البسيطة كإضافة القيم وإنشاء الرسوم البيانية وحتى المهمات المعقدة كحساب قيم الخلايا وإنشاء رسم بياني من النتائج وتسمية الرسم البياني وطباعة النتائج.
- قد تحتاج إلى النقر على خيار تفعيل المحتوى الظاهر في شريط أصفر أعلى النافذة قبل التمكن من استخدام وحدة ماكرو عند فتح جدول بيانات يحتوي على وحدة ماكرو.
تحذيرات
- تقوم وحدات ماكرو بتطبيق كل الخطوات التي تجريها أثناء التسجيل بشكل حرفي، لذا احرص على عدم إدخال قيمة خاطئة عن طريق الخطأ وعدم فتح برامج لا ترغب باستخدامها أو حذف ملف.
- يمكن استخدام وحدات ماكرو بشكل ضار (حذف الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر مثلًا)، لذا لا تشغل وحدات ماكرو من مصادر غير موثوقة.
