Загрузить PDF
Загрузить PDF
Из этой статьи вы узнаете, как в Microsoft Excel автоматизировать создание отчетов о данных. Здесь описывается, как в таблице Excel запросить данные из внешнего источника (MySQL, Postgres, Oracle и так далее) и создать отчет с помощью специального плагина, который свяжет таблицу Excel с внешними источниками данных.
Чтобы создать отчет о данных в таблице Excel, воспользуемся макросом, который к тому же позволяет сохранять отчеты в различных файловых форматах одним нажатием клавиши. Имейте в виду, что в Excel встроена функция, которая позволяет создавать макросы без необходимости писать программный код.
Шаги
-
Если данные, о которых необходимо составить отчет, уже находятся в таблице Excel, автоматизируйте процесс создания отчета с помощью макросов. Макросы поддерживаются встроенной в Excel функцией, которая позволяет автоматизировать сложные и повторяющиеся задачи.
-
Запустите Excel. Дважды щелкните (или просто щелкните на компьютере Mac) по значку в виде белой буквы «Х» на зеленом фоне, а затем нажмите «Пустая книга» на странице шаблонов.
- На компьютере Mac вам, возможно, придется нажать «Файл» > «Пустая книга».
- Если у вас уже есть отчет Excel, который нужно автоматизировать, дважды щелкните по файлу отчета, чтобы открыть его в Excel.
-
Введите данные своей электронной таблицы, если необходимо. Если вы еще не добавили заголовки столбцов и числа, о которых нужно составить отчет, сделайте это сейчас.
-
Активируйте меню Разработчик . По умолчанию это меню не отображается в верхней части окна Excel. Чтобы включить меню «Разработчик»:
- Windows — нажмите «Файл» > «Параметры» > «Настроить ленту» (на левой панели), установите флажок у «Разработчик» в нижнем правом углу (если вы не видите эту опцию, прокрутите страницу вниз), а затем нажмите «ОК». [1] X Источник информации
- Mac — нажмите «Excel» > «Параметры» > «Лента и панель инструментов», установите флажок у «Разработчик» в списке «Основные», а затем нажмите «Сохранить». [2] X Источник информации
-
Нажмите Разработчик . Вы найдете эту вкладку вверху окна Excel. Откроется панель инструментов «Разработчик».
-
Щелкните по Запись макроса . Это опция на панели инструментов. Появится всплывающее окно.
-
Введите имя макроса. Сделайте это в текстовом поле «Имя макроса». Так впоследствии вам будет проще определить, что это за макрос.
- Например, если макрос будет строить график на основе доступных данных, назовите его «График1» или как-то аналогично.
-
Создайте сочетание клавиш для запуска макроса. Нажмите клавишу ⇧ Shift , а затем нажмите другую клавишу (например, T ), чтобы создать сочетание клавиш.
- На компьютере Mac сочетанием клавиш будет ⌥ Option + ⌘ Command и еще одна клавиша (например, ⌥ Option + ⌘ Command + T ).
-
Сохраните макрос в открытой таблице Excel. Для этого нажмите «Сохранить в» и в меню выберите «Эта книга», чтобы макрос был доступен для всех, кто откроет данную таблицу.
- Файл Excel нужно сохранить в специальном формате с поддержкой макросов.
-
Щелкните по OK . Это кнопка внизу окна. Настройки макроса будут сохранены и включится режим записи. С этого момента все ваши действия будут записываться (до момента, когда вы остановите запись).
-
Выполните действия, которые хотите автоматизировать. Excel будет отслеживать каждый щелчок, каждое нажатие клавиши и введенные параметры форматирования; все это будет вносится в список макроса.
- Например, чтобы выбрать данные и создать диаграмму, выделите нужные данные, нажмите «Вставка» в верхней части окна Excel, выберите тип диаграммы и отредактируйте диаграмму так, как нужно.
- Другой пример: чтобы создать макрос для построения графика из данных, которые находятся в ячейках с A1 по A12, щелкните по пустой ячейке, введите =СУММ(A1:A12) и нажмите ↵ Enter .
-
Щелкните по Остановить запись . Эта опция находится на панели инструментов «Разработчик». Запись будет остановлена, а все ваши действия, которые вы совершили во время записи, будут сохранены в виде отдельного макроса.
-
Сохраните таблицу Excel как файл с поддержкой макросов. Нажмите «Файл» > «Сохранить как» и измените формат файла на «xlsm» (вместо «xls»). Затем введите имя файла, выберите папку для его сохранения и нажмите «Сохранить».
- Если не сделать этого, макрос не будет сохранен как часть электронной таблицы, то есть им не смогут пользоваться другие люди на других компьютерах.
-
Запустите макрос. Для этого нажмите сочетание клавиш, выбранное при создании макроса. Будут выполнены процессы, записанные в макросе.
- Также, чтобы запустить макрос, можно нажать «Макросы» на вкладке «Разработчик», выбрать имя макроса и нажать «Выполнить».
Реклама
-
Скачайте плагин Kloudio . С его помощью вашу таблицу Excel можно соединить с внешней базой данных или источником данных. Этот плагин также работает с Google Таблицами.
-
Cоедините свою таблицу с внешним источником данных. Для этого нажмите кнопку «+» на портале Kloudio. Введите информацию о своей базе данных (тип базы данных, учетные данные) и выберите параметры безопасности/шифрования, если работаете с конфиденциальными данными или данными компании.
-
Когда ваша таблица будет соединена с базой данных, запрашивать внешние данные и создавать отчеты можно будет непосредственно в Excel. Создайте отчет на портале Kloudio, а затем выберите его в меню Excel. Затем примените дополнительные фильтры и задайте периодичность обновления отчета (чтобы таблица автоматически обновлялась каждую неделю, день или даже час).
-
Более того, вводить данные можно в подключенную таблицу и обновлять данные во внешнем источнике данных. Создайте шаблон загрузки на портале Kloudio и получите возможность вручную или автоматически загружать изменения, сделанные в вашей электронной таблице, во внешний источник данных.Реклама
Советы
- Загружайте плагины Excel только с сайта Microsoft AppSource, если не доверяете сторонним разработчикам.
- Макросы можно использовать для автоматизации как простых задач (например, для добавления значений или создания диаграмм), так и сложных (например, для вычисления значений в ячейках, создания диаграммы на основе результатов вычислений, маркировки диаграммы и печати полученного результата).
- Если открыть электронную таблицу с макросом, вам, возможно, придется нажать «Включить содержимое» на желтой полосе в верхней части окна, чтобы получить возможность пользоваться макросом.
Реклама
Предупреждения
- В макрос добавятся абсолютно все действия, которые вы выполните в режиме записи. Поэтому не вводите ошибочные значения, не запускайте ненужные программы и не удаляйте файлы.
- Макросы могут быть вредоносными (например, созданные, чтобы удалять файлы на компьютере). Не запускайте макросы, которые получены из ненадежных источников.
Реклама
Источники
Реклама
