วิธีการ สร้างรายงานอัตโนมัติ (Automate Reports) ใน Excel

บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างรายงานข้อมูลอัตโนมัติใน Microsoft Excel ถ้าเป็นข้อมูลภายนอก บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการ query และสร้างรายงานจากแหล่งข้อมูลภายนอก (เช่น MySQL, Postgres, Oracle และอื่นๆ) จากใน worksheet โดยใช้ plugins ของ Excel ที่เชื่อมต่อ worksheet กับแหล่งข้อมูลภายนอก

ถ้าข้อมูลอยู่ใน worksheet ของ Excel ก็ต้องใช้ macros สร้างรายงานแล้ว export เป็นไฟล์ประเภทต่างๆ โดยกดปุ่ม โชคดีที่ Excel มาพร้อม step recorder (ตัวอัดขั้นตอนที่ต้องทำ) ในตัว ไม่ต้องมานั่งป้อนโค้ด macros เอง

วิธีการ 1

วิธีการ 1 ของ 2:

ใช้ข้อมูลภายนอก (เช่น MySQL, Postgres, Oracle และอื่นๆ)

ดาวน์โหลดบทความ

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4c\/Automate-Reports-in-Excel-Step-1-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-1-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/4c\/Automate-Reports-in-Excel-Step-1-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-1-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

ดาวน์โหลด plugin Excel ของ Kloudio จาก Microsoft AppSource. ใช้สร้างการเชื่อมต่อระหว่างฐานข้อมูลภายนอก หรือแหล่งข้อมูล กับ workbook ของคุณ plugin นี้ใช้กับ Google Sheets ได้ด้วย
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/87\/Automate-Reports-in-Excel-Step-2-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-2-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/87\/Automate-Reports-in-Excel-Step-2-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-2-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

สร้างการเชื่อมต่อระหว่าง worksheet กับแหล่งข้อมูลภายนอก โดยคลิกปุ่ม + ใน Kloudio portal. พิมพ์รายละเอียดของฐานข้อมูล (ประเภทฐานข้อมูล รหัสผ่าน) แล้วเลือกลักษณะการเข้ารหัสหรือรักษาความปลอดภัย ถ้าเป็นข้อมูลบริษัทหรือข้อมูลที่เป็นความลับ
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b6\/Automate-Reports-in-Excel-Step-3-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-3-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b6\/Automate-Reports-in-Excel-Step-3-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-3-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

พอเชื่อมต่อ worksheet กับฐานข้อมูลแล้ว ก็ query แล้วสร้างรายงานจากข้อมูลภายนอกได้จากใน Excel เลย. สร้าง custom reports จาก Kloudio portal แล้วเลือกรายงานจากในเมนูที่ขยายลงมาของ Excel แล้วใช้ฟิลเตอร์เพิ่มเติม และเลือกความถี่ในการรีเฟรชรายงาน (sales spreadsheet จะได้อัพเดทอัตโนมัติทุกอาทิตย์ ทุกวัน กระทั่งทุกชั่วโมง)
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/74\/Automate-Reports-in-Excel-Step-4-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-4-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/74\/Automate-Reports-in-Excel-Step-4-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-4-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

นอกจากนี้คุณยังป้อนข้อมูลใน worksheet ที่เชื่อมต่อไว้ ให้ข้อมูลในแหล่งข้อมูลภายนอกอัพเดทได้ด้วย. สร้างเทมเพลตสำหรับอัพโหลด จากใน Kloudio portal แล้วอัพโหลดข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง จาก spreadsheet ไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกด้วยตัวเองหรือโดยอัตโนมัติ

โฆษณา

วิธีการ 2

วิธีการ 2 ของ 2:

ใช้ข้อมูลใน Excel

ดาวน์โหลดบทความ

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9b\/Automate-Reports-in-Excel-Step-5-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-5-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9b\/Automate-Reports-in-Excel-Step-5-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-5-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":259,"bigWidth":728,"bigHeight":410,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

ถ้ามีข้อมูลที่จะรายงานอยู่ใน Excel และอัพเดทกับดูแลจัดการในนั้น ก็กำหนดให้รายงาน workflow อัตโนมัติด้วย Macros ได้เลย. Macros เป็นฟังก์ชั่นที่มีอยู่ใน Excel ใช้กำหนด tasks ต่างๆ ที่ซับซ้อนและซ้ำซ้อนให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e7\/Automate-Reports-in-Excel-Step-6-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-6-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e7\/Automate-Reports-in-Excel-Step-6-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-6-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":259,"bigWidth":728,"bigHeight":410,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

2
เปิด Excel. ดับเบิลคลิก (หรือคลิกถ้าใช้ Mac) ไอคอนของแอพ Excel ที่เป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียว แล้วคลิก Blank Workbook ในหน้าเทมเพลต
- ถ้าใช้ Mac ให้คลิก File แล้วคลิก New Blank Workbook ในเมนูที่ขยายลงมา
- ถ้ามีรายงาน Excel ที่อยากทำให้อัตโนมัติอยู่แล้ว ก็ดับเบิลคลิกไฟล์ของรายงาน เพื่อเปิดขึ้นมาใน Excel ได้เลย
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6e\/Automate-Reports-in-Excel-Step-7-Version-2.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-7-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/6e\/Automate-Reports-in-Excel-Step-7-Version-2.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-7-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

ถ้ายังไม่ได้กำหนดชื่อและหมายเลขคอลัมน์ที่จะรายงานผลอัตโนมัติ ก็ต้องทำก่อน
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e6\/Automate-Reports-in-Excel-Step-8-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-8-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e6\/Automate-Reports-in-Excel-Step-8-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-8-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

4
เปิดใช้ tab Developer . ตามค่า default tab Developer จะไม่โผล่มาที่ด้านบนของหน้าต่าง Excel ให้ไปเปิดตามขั้นตอนต่อไปนี้ แล้วแต่ระบบปฏิบัติการที่ใช้
- Windows — คลิก File คลิก Options คลิก Customize Ribbon ทางซ้ายของหน้าต่าง ติ๊กช่อง "Developer" ทางขวาล่างของหน้าต่าง (อาจจะต้องเลื่อนลงไปก่อน) แล้วคลิก OK ^{[1]
  X
  แหล่งข้อมูลอ้างอิง}
- Mac — คลิก Excel คลิก Preferences... คลิก Ribbon & Toolbar ติ๊กช่อง "Developer" ในรายชื่อ "Main Tabs" แล้วคลิก Save ^{[2]
  X
  แหล่งข้อมูลอ้างอิง}
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/cc\/Automate-Reports-in-Excel-Step-9-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-9-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/cc\/Automate-Reports-in-Excel-Step-9-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-9-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

ที่โผล่มาด้านบนของหน้าต่าง Excel เพื่อเปิด toolbar ด้านบนของหน้าต่าง Excel เช่นกัน
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/cf\/Automate-Reports-in-Excel-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/cf\/Automate-Reports-in-Excel-Step-10-Version-2.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-10-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

ใน toolbar แล้วหน้าต่าง pop-up จะโผล่มา
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d4\/Automate-Reports-in-Excel-Step-11-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-11-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d4\/Automate-Reports-in-Excel-Step-11-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-11-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

7
พิมพ์ชื่อ macro. ในช่อง "Macro name" ให้พิมพ์ชื่อ macro จะได้หาเจอทีหลัง
- เช่น ถ้าสร้าง macro สำหรับสร้างชาร์ทจากข้อมูลที่มี ก็ให้ตั้งชื่อว่า "Chart1" หรืออะไรที่ใกล้เคียง
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5f\/Automate-Reports-in-Excel-Step-12-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-12-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5f\/Automate-Reports-in-Excel-Step-12-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-12-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

8
สร้างคีย์ลัดสำหรับใช้ macro. กด ⇧ Shift กับปุ่มอื่น (เช่น T ) เพื่อสร้างคีย์ลัดสำหรับเปิดใช้ macro ภายหลัง
- ถ้าใช้ Mac คีย์ลัดจะเป็น ⌥ Option + ⌘ Command กับปุ่มที่กำหนด (เช่น ⌥ Option + ⌘ Command + T )
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6f\/Automate-Reports-in-Excel-Step-13-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-13-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/6f\/Automate-Reports-in-Excel-Step-13-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-13-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

9
เซฟ macro ในเอกสาร Excel นั้น. คลิกช่อง "Store macro in" ให้ขยายลงมา แล้วคลิก This Workbook ให้แน่ใจว่าทุกคนที่เปิด workbook จะใช้ macro นี้ได้
- ต้องเซฟไฟล์ Excel นี้ในฟอร์แมตพิเศษ ถึงจะเซฟ macro ได้
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/14\/Automate-Reports-in-Excel-Step-14-Version-3.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-14-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/14\/Automate-Reports-in-Excel-Step-14-Version-3.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-14-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

ท้ายหน้าต่าง เพื่อเซฟ macro settings แล้วเข้าโหมดอัดขั้นตอน (record mode) ต่อไปทำอะไรในโปรแกรมจะถูกอัดไว้ จนกว่าคุณจะหยุดอัด
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/57\/Automate-Reports-in-Excel-Step-15-Version-2.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-15-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/57\/Automate-Reports-in-Excel-Step-15-Version-2.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-15-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

11
ทำขั้นตอนที่จะอัดไว้ทำงานอัตโนมัติ. Excel จะติดตามทุกคลิก ทุกการกดปุ่ม และตัวเลือกฟอร์แมต แล้วทำเป็นรายการใน macro
- เช่น ถ้าจะเลือกข้อมูลแล้วสร้างชาร์ท ให้คลิกเลือกข้อมูล คลิก Insert ด้านบนของหน้าต่าง Excel คลิกประเภทชาร์ท คลิกฟอร์แมตของชาร์ท แล้วแก้ไขชาร์ทตามต้องการ
- ถ้าอยากให้ macro เอาค่าจากเซลล์ A1 ถึง A12 ไปใช้ ให้คลิกเซลล์ว่าง พิมพ์ =SUM(A1:A12) แล้วกด ↵ Enter
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/07\/Automate-Reports-in-Excel-Step-16-Version-2.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-16-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/07\/Automate-Reports-in-Excel-Step-16-Version-2.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-16-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":259,"bigWidth":728,"bigHeight":410,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

ใน toolbar ของ tab Developer เพื่อหยุดการอัด แล้วเซฟขั้นตอนที่ทำไป แยกเป็นแต่ละ macro
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/7d\/Automate-Reports-in-Excel-Step-17-Version-2.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-17-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/7d\/Automate-Reports-in-Excel-Step-17-Version-2.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-17-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":258,"bigWidth":728,"bigHeight":409,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

13
เซฟ sheet ใน Excel เป็นไฟล์ที่เปิดใช้ macro ไว้. คลิก File คลิก Save As แล้วเปลี่ยนฟอร์แมตไฟล์เป็น xlsm แทน xls จากนั้นตั้งชื่อไฟล์ เลือกตำแหน่งเซฟไฟล์ แล้วคลิก Save
- ถ้าไม่ทำตามนี้ จะเซฟ macro เป็นส่วนหนึ่งของ spreadsheet ไม่ได้ คนที่ใช้งาน workbook (ที่คุณส่งไปให้) ในคอมเครื่องอื่น เลยใช้ macro นี้ไม่ได้
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/96\/Automate-Reports-in-Excel-Step-18-Version-2.jpg\/v4-460px-Automate-Reports-in-Excel-Step-18-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/96\/Automate-Reports-in-Excel-Step-18-Version-2.jpg\/v4-728px-Automate-Reports-in-Excel-Step-18-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":259,"bigWidth":728,"bigHeight":410,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}

14
เปิด macro. กดคีย์ลัดที่กำหนดไว้ก่อนหน้า จะเห็นว่าขั้นตอนต่างๆ ใน spreadsheet เป็นไปโดยอัตโนมัติ ตามขั้นตอนใน macro
- หรือเปิด macro โดยคลิก Macros ใน tab Developer เลือกชื่อ macro แล้วคลิก Run ก็ได้
โฆษณา

เคล็ดลับ

ให้ดาวน์โหลด plugins ของ Excel จาก Microsoft AppSource เท่านั้น เว้นแต่แหล่งอื่นจะเชื่อถือได้
คุณใช้ macro ทำได้ตั้งแต่ task ง่ายๆ (เช่น ใส่ค่าหรือสร้างชาร์ท) ไปจนถึง task ยากๆ (เช่น คำนวณค่าจากเซลล์ต่างๆ สร้างชาร์ทจากผลที่ได้ ตั้งชื่อชาร์ท และพริ้นท์ผลที่ได้)
ตอนเปิด spreadsheet ที่มี macro อาจจะต้องคลิก Enable Content ในแถบเหลืองด้านบนของหน้าต่างก่อน ถึงจะใช้ macro ได้

โฆษณา

คำเตือน

ย้ำว่า macros จะทำทุกขั้นตอนที่คุณบันทึกไว้ เพราะงั้นระวังอย่าเผลอป้อนค่าผิด หรือเปิดโปรแกรมที่ไม่ได้จะใช้ ที่สำคัญคือระวังอย่าลบไฟล์
ใช้ macros ผิดชีวิตก็เปลี่ยน (เช่น ลบไฟล์ไหนในคอม) เพราะงั้นระวังอย่าใช้ macros จากแหล่งที่ไม่รู้จัก

โฆษณา

[1]

[2]

เข้าสู่ระบบ

วิธีการ สร้างรายงานอัตโนมัติ (Automate Reports) ใน Excel

ขั้นตอน

ใช้ข้อมูลภายนอก (เช่น MySQL, Postgres, Oracle และอื่นๆ)

ใช้ข้อมูลใน Excel

เคล็ดลับ

คำเตือน

บทความวิกิฮาวอื่น ๆ ที่่เกี่ยวข้อง

ข้อมูลอ้างอิง

เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้

บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม

บทความที่เกี่ยวข้อง

ติดตามเรา

แบ่งปัน

Explore Categories