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Wenn du eine Liste oder Tabelle mit Daten von Word in Excel bringen musst, musst du nicht alle einzelnen Informationsstückchen kopieren und in eine eigene Zelle im Tabellenblatt einfügen. Wenn du dein Word-Dokument zuerst richtig formatierst, kannst du das gesamte Dokument leicht mit ein paar Klicks in Excel importieren.
Vorgehensweise
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Verstehe, wie das Dokument umgewandelt wird. Wenn du ein Dokument in Excel importierst, werden bestimmte Zeichen genutzt, um zu bestimmen, welche Daten in welche Zelle im Tabellenblatt gehen. Indem du vor dem Importieren ein paar Formatierungsschritte machst, kannst du steuern, wie das fertige Tabellenblatt aussieht, und die Menge der manuellen Formatierung, die du erledigen musst, verringern. Dies ist besonders hilfreich, wenn du eine große Liste aus einem Word-Dokument in Excel importierst.
- Diese Methode funktioniert am besten, wenn du eine Liste mit mehreren Einträgen hast, die alle gleich formatiert sind (Liste mit Adressen, Telefonnummern, E-Mailadressen, etc.).
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Scanne das Dokument nach Formatierungsfehlern. Bevor du mit der Umwandlung beginnst, möchtest du sicherstellen, dass alle Einträge gleich formatiert sind. Dies bedeutet das Beheben von Fehlern in der Zeichensetzung oder die Neustrukturierung von Einträgen, die nicht zum Rest passen. Dies stellt sicher, dass die Daten richtig übertragen werden.
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Zeige die Formatierungszeichen in deinem Word-Dokument an. Die Anzeige der normalerweise verborgenen Formatierungszeichen hilft dir, die beste Möglichkeit zum Auftrennen der Einträge zu bestimmen. Du kannst sie anzeigen, indem du im Reiter Start auf den Button "Absatzmarkierungen anzeigen/ verbergen" klickst oder auf die Tasten Ctrl + ⇧ Shift + * drückst.
- Die meisten Listen haben entweder eine Absatzmarkierung am Ende jeder Zeile oder eine am Ende der Zeile und eine in den leeren Zeilen zwischen den Einträgen. Du wirst diese Markierungen nutzen, um die von Excel für die Unterscheidung von Zellen genutzten Zeichen einzufügen.
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Ersetze die Absatzmarkierungen zwischen jedem Eintrag, um zusätzlichen Platz loszuwerden. Excel nutzt Platz zwischen den Einträgen, um die Zeilen zu bestimmen, aber du musst sie jetzt beseitigen, um den Vorgang der Formatierung zu unterstützen. Mache dir keine Gedanken, du wirst sie bald wieder zurückbringen. Dies funktioniert am besten, wenn du eine Absatzmarkierung am Ende eines Eintrags hast und eine in dem Platz zwischen den Einträgen (zwei in einer Zeile).
- Drücke auf Ctrl + H , um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
- Tippe ^p^p in das Suchen-Feld ein. Dies ist der Code für zwei Absatzmarkierungen in einer Zeile. Wenn jeder Eintrag eine einzelne Zeile ist und es keine Leerzeilen dazwischen gibt, nimm stattdessen ein einfaches ^p .
- Gib ein abgrenzendes Zeichen in das Feld Ersetzen ein. Stelle sicher, dass es kein Zeichen ist, das irgendwo im Dokument erscheint, z.B. ~ .
- Klicke auf Alle ersetzen . Du wirst feststellen, dass sich die Einträge selbst kombinieren können, aber das ist jetzt nicht von Bedeutung, so lange das abgrenzende Zeichen an der richtigen Stelle ist (zwischen jedem Eintrag).
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Trenne jeden Eintrag in zwei getrennte Felder. Jetzt, wo deine Einträge getrennt sind und in nachfolgenden Zeilen erscheinen, möchtest du definieren, welche Daten in welchem Feld erscheinen. Wenn jeder Eintrag z.B. ein Name in der ersten Zeile ist, eine Anschrift in der zweiten und ein Bundesstaat und eine PLZ in der dritten, kannst du
- Ctrl + H drücken, um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
- Entferne eine der ^p Markierungen im Suchen-Feld.
- Ändere das Zeichen im Feld Ersetzen auf ein Komma , .
- Klicke auf Alle ersetzen . Dies ersetzt die verbleibenden Absatzmarkierungen mit dem Komma-Separator, welcher jede Zeile in ein Feld trennt.
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Ersetze das abgrenzende Zeichen, um den Formatierungsvorgang abzuschließen. Sobald du die beiden Suchen und Ersetzen-Schritte oben abgeschlossen hast, wird deine Liste nicht mehr aussehen wie eine Liste. Alles ist in der gleichen Zeile mit Kommas zwischen jedem Datenteil. Dieser abschließende Suchen und Ersetzen-Schritt bringt deine Daten wieder zurück in eine Liste, während die Kommas behalten werden, die die Felder definieren.
- Drücke Ctrl + H , um das Suchen und Ersetzen-Fenster zu öffnen.
- Gib ~ (oder das von dir gewählte Zeichen) in das Suchen-Feld ein.
- Gib ^p in das Ersetzen-Feld ein.
- Klicke auf Alle ersetzen . Dies unterbricht deine Einträge wieder in individuelle, mit Kommas getrennte Gruppierungen.
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Speichere die Datei als reine Textdatei. Jetzt, wo deine Formatierung vollständig ist, kannst du das Dokument als Textdatei speichern. Dies ermöglicht Excel das Lesen und Parsen deiner Daten, damit sie in die richtigen Felder gehen.
- Klicke auf Datei und wähle "Speichern als".
- Klicke auf das Dropdown-Menü "Speichern als Typ" und wähle "Reiner Text".
- Benenne die Datei nach deinen Wünschen und klicke auf Speichern .
- Wenn das Fenster für die Umwandlung der Datei erscheint, klicke einfach auf OK .
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Öffne die Datei in Excel. Jetzt, wo du die Datei als reinen Text gespeichert hast, kannst du sie in Excel öffnen. [1] X Forschungsquelle smallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html
- Klicke auf Datei und wähle Öffnen.
- Klicke auf das Dropdown-Menü "Alle Excel-Dateien" und wähle "Textdateien".
- Klicke auf Weiter > im Fenster des Importassistenten.
- Wähle in der Liste mit den Trennzeichen "Komma". Du kannst sehen, wie die Einträge in der Vorschau unten getrennt werden. Klicke auf Weiter > .
- Wähle das Datenformat für jede der Spalten und klicke auf Fertigstellen .
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Erstelle in Word eine Tabelle mit deinen Daten. Wenn du eine Liste mit Daten in Word hast, kannst du sie in Word in ein Tabellenformat umwandeln und diese Tabelle dann schnell in Excel kopieren. Wenn deine Daten bereits im Tabellenformat sind, springe nach unten zum nächsten Schritt.
- Wähle den gesamten Text, den du in eine Tabelle umwandeln willst.
- Klicke auf den Reiter Einfügen und dann auf den Button Tabelle.
- Wähle "Text in Tabelle umwandeln".
- Gib die Anzahl der Zeilen je Datensatz in das Feld "Anzahl der Spalten" ein. Wenn du eine Leerzeile zwischen jedem Datensatz hast, füge der Gesamtzahl eine hinzu.
- Klicke auf OK .
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Überprüfe die Formatierung deiner Tabelle. Word erstellt eine Tabelle entsprechend deiner Einstellungen. Überprüfe diese, um sicherzugehen, dass alles dort ist, wo es sein sollte.
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Klicke auf den kleinen "+" Button oben links in der Tabelle. Dieser taucht auf, wenn du mit der Maustaste über die Tabelle fährst. Wenn du ihn anklickst, werden alle Daten in der Tabelle ausgewählt.
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Drücke auf . Ctrl + C , um die Daten zu kopieren. Du kannst auch im Reiter Start auf den Button Kopieren klicken.
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Öffne Excel. Sobald die Daten kopiert wurden, kannst du Excel öffnen. Wenn du die Daten in ein bestehendes Arbeitsblatt einfügen willst, öffne es. Setze deinen Cursor auf die Zelle, die die oberste linke Zelle der einzufügenden Tabelle sein soll.
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Drücke auf . Ctrl + V , um die Daten einzufügen. Die einzelnen Zellen aus der Word-Tabelle werden in separate Zellen im Excel-Tabellenblatt eingefügt.
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Splitte verbleibende Spalten. Je nach zu importierendem Datentyp kann es sein, dass du eine zusätzliche Formatierung durchführen musst. Wenn du z.B. Adressen importierst, kann es sein, dass die Stadt, die Abkürzung des Bundesstaats und die PLZ alle in der gleichen Zelle sind. Du kannst Excel diese automatisch splitten lassen. [2] X Forschungsquelle
- Klicke auf die Spaltenüberschrift der Spalte, die du splitten willst, um die gesamte Spalte auszuwählen.
- Wähle den Reiter "Daten" und klicke auf den Button" Text in Spalten".
- Klicke auf Weiter > und wähle dann im Feld Trenner "Komma". Wenn du das Beispiel oben verwendest, trennt dies die Stadt von der Abkürzung des Bundesstaats und der PLZ.
- Klicke auf Fertigstellen , um die Änderungen zu speichern.
- Wähle die Spalte, die noch gesplittet werden muss, und wiederhole den Vorgang. Wähle diesmal statt "Komma" "Leerzeichen" als Trenner. Dies trennt die Abkürzung des Bundesstaats von der PLZ.
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Referenzen
- ↑ smallbusiness.chron.com/export-data-word-excel-54287.html
- ↑ http://www.timeatlas.com/convert-word-docs-to-excel-part-2/
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