Загрузить PDF
Загрузить PDF
В большинстве случаев встреча выпускников организовывается каждые 5 или 10 лет после окончания школы. Как правило, она проходит в том же городе, где расположена школа, что позволяет старым друзьям и знакомым возобновить общение, даже если они разъехались на далекие расстояния. Школьная встреча выпускников — прекрасное событие, которое позволит весело провести время и окунуться в воспоминания. Однако для этого придется потратить много времени на размышления и планирование, чтобы все прошло идеально.
Шаги
-
Начните подготовку за год до мероприятия. Встреча выпускников подразумевает приложение огромного количества усилий для согласования работы. Необходимо забронировать место сбора, при необходимости организовать кейтеринг и разослать пригласительные. Чтобы дать себе достаточно времени для организации встречи выпускников, начните собирать комитет по планированию хотя бы за 12 месяцев до дня события. Иначе вы будете метаться в спешке и делать все на скорую руку в последнюю минуту. [1] X Источник информации
- Учтите, что выпускники могут находиться территориально довольно далеко друг от друга. Возможно, члены комитета по планированию живут в совершенно разных областях или даже странах. Скорее всего, некоторые одноклассницы сменили фамилию. И чем раньше вы начнете собирать комитет, тем больше у вас будет времени, чтобы связаться со всеми, с кем нужно.
-
Свяжитесь со школой. Бывает, что встречи выпускников организуют непосредственно в школе (а в прошлом только так и делали). В таком случае вам помогут с подготовкой встречи. Если же школа не принимает в этом участия, существует вероятность, что вам помогут каким-либо иным образом: например, предоставят контактные данные учителей, которых вы планируете пригласить, или посоветуют местные заведения, которые лучше всего подходят для проведения мероприятия. Перед тем как принять окончательное решение, следует разузнать у представителя администрации школы о том, как проводились такие встречи ранее. [2] X Источник информации
-
Обратитесь к членам комитета, которые готовили прошлую встречу выпускников. Если это уже не первая встреча вашего выпуска, стоит обратиться к тем людям, которые организовывали предыдущую. Возможно, они и в этот раз захотят войти в состав организационного комитета или, по крайней мере, смогут помочь вам советом и поделится контактами. Позвоните им или свяжитесь через социальные сети.
- Если вы потеряли связь с другими членами комитета, поищите их в социальных сетях или через одноклассников, чьи контакты у вас есть.
-
Наберите новый комитет встречи выпускников. Если вы организуете встречу своего выпуска впервые или члены предыдущего комитета не могут или не хотят участвовать в этот раз (все-таки прошло немало времени!), вам придется сформировать новый организационный комитет. Разошлите всему списку вашего выпуска электронные письма или воспользуйтесь группой «ВКонтакте», чтобы привлечь добровольцев для помощи в столь важном задании. Отбирайте претендентов на должность по следующим признакам:
- Участники комитета должны иметь возможность ежемесячно посвящать выполнению поручений 5–10 часов в месяц за несколько месяцев до мероприятия.
- Участники должны уделять подготовке значительно больше времени в течение 4–6 недель перед мероприятием.
- Комитет должен быть многообразным и представлять учащихся с различными интересами. [3] X Источник информации В противном случае в нем воцарит замкнутая и привилегированная атмосфера, а встреча выпускников станет мероприятием для избранных.
- Комитет должен быть достаточно большим, чтобы можно было поручать задания нескольким членам, но сравнительно маленьким, чтобы быть легко управляемым. В зависимости от количества учащихся в вашем выпуске, достаточно 3–6 человек. [4] X Источник информации
- Члены комитета должны быть высокоорганизованными людьми, способными выполнять несколько дел одновременно.
-
Распределите поручения. Встреча выпускников вовлекает в процесс подготовки массу подвижных элементов. Один человек не в силах справиться со всеми задачами наряду со своими обычными обязанностями. Распределите задания между всеми, чтобы каждый член комитета выполнял возложенные на него функции. [5] X Источник информации Постарайтесь равномерно разделить полномочия. Необходимо придерживаться поставленных задач в максимально возможной степени, но при этом проявлять гибкость в тех случаях, если нагрузка станет непосильной и будет отнимать слишком много времени. В зависимости от масштаба мероприятия, места проведения и числа приглашенных, комитет может назначить участников для выполнения следующих должностных функций (не все они обязательны; если ваш выпуск невелик, один человек может совмещать несколько функций): [6] X Источник информации
- председатель комитета, который сможет организовать его работу в целом;
- секретарь, который ведет все записи и календарь;
- команда связи, которая собирает контактную информацию об одноклассниках, ведет группу «ВКонтакте», WhatsApp или другой сети, и занимается рассылками по электронной почте;
- команда по организации самого мероприятия, которая ищет подходящее место и поставщиков необходимых услуг (ресторан либо банкетный зал и кейтеринговую службу, бармена, диджея, фотографа, возможности размещения для тех, кто приедет из других городов и так далее)
- команда по финансированию, которая занимается сбором средств и управляет бюджетом;
- команда по декорированию, которая помогает готовить и украшать зал, а затем убирать его;
- приветственный комитет, который занимается приемом приглашенных и руководит добровольцами, которые вызвались обслуживать мероприятие, либо взаимодействует с персоналом ресторана/зала;
- ведущий встречи, который составляет и проводит официальную часть и развлекательную программу.
-
Составьте предварительный график подготовки. Один из членов комитета должен нести ответственность за составление графика встреч, чтобы все участники были в курсе и действовали согласованно. Примите решение по поводу сборов в предварительно установленный интервал времени и сразу же внесите это в календарь. Старайтесь встречаться дважды в месяц, находясь на ранних этапах планирования, и раз в неделю в последние два месяца перед мероприятием.
- Если члены комитета живут в разных городах и областях, пользуйтесь групповыми чатами или видеочатами. [7] X Источник информации
-
Заранее составьте расписание сроков выполнения задач. Некоторые задания более важны, нежели остальные. Одни поручения необходимо выполнить прежде, чем приступить к другим. Поэтому комитету нужно составить предварительное расписание сроков, чтобы подготовка к встрече выпускников осуществлялась бесперебойно. [8] X Источник информации Каждая встреча выпускников имеет свои особенности, но нижеприведенное расписание является надежной отправной точкой:
- За 12 месяцев: организуйте комитет по планированию, рассчитайте предварительный бюджет, соберите фамилии, имена и контактные данные одноклассников, а также учителей, которых вы хотите пригласить, начните уточнять день мероприятия, свяжитесь с руководством школы, предложите несколько вариантов места встречи. [9] X Источник информации
- За 6–12 месяцев: определите дату события, подытожьте бюджет, забронируйте заведение и услуги ключевых подрядчиков (поставщиков питания, фотографов и так далее), оповестите о событии всех одноклассников и учителей, постарайтесь найти контактные данные пропавших одноклассников [10] X Источник информации
- За 2–6 месяцев: начните собирать ответы на приглашения, параллельно продолжая оповещать о событии, закажите украшения для зала и памятные сувениры, соберите необходимые принадлежности для мероприятия и привлеките добровольцев для помощи с проведением мероприятия. [11] X Источник информации
- Последние 2 месяца: составьте окончательный список гостей, предоставьте суммарную калькуляцию услуг поставщиков, приобретите украшения и прочие тематические вещицы, которые не требовали предварительного заказа (такие как таблички с именами), оповестите поставщиков, разошлите гостям напоминания по электронной почте, завершите процесс регистрации, украсьте помещение, предоставьте гостям и добровольцам либо персоналу расписание программы вечера. [12] X Источник информации
Реклама
-
Составьте основной список выпускников. Вам потребуется собрать большой объем информации от множества людей. Поэтому необходимо рассортировать полученные данные, чтобы отправить приглашения надлежащим лицам. Создайте электронную таблицу, чтобы иметь возможность постоянно обновлять и уточнять данные в процессе получения новых фамилий, а также адресов мест жительства и электронной почты. В вашу таблицу должны входить следующие категории:
- нынешняя фамилия одноклассника;
- прежняя фамилия (если она менялась);
- наличие супруга (если вы планируете приглашать одноклассников с женой/мужем);
- домашний адрес;
- адрес электронной почты;
- телефонный номер;
- аккаунт в социальной сети.
-
Обратитесь в сообщество выпускников вашей школы. В большинстве школ хранятся подробные перечни выпускников, в том числе информация о смене фамилий и обновленные контактные данные. Чтобы составить основной список приглашенных, первым делом необходимо собрать перечень всех выпускников своего класса. Это обеспечит вас большей частью имен, адресов мест жительства и электронной почты.
-
Проверьте свой выпускной альбом. Возможно, школьный клуб выпускников пропустит несколько имен одноклассников. Сравните список, предоставленный сообществом, с данными выпускного альбома. Обратите внимание на любые расхождения между двумя перечнями и перенесите имена из альбома в свой список контактов.
-
Создайте группу «ВКонтакте», посвященную встрече выпускников. Соцсети являются отличной возможностью наблюдать за бывшими одноклассниками, их переездами и сменой фамилии. [13] X Источник информации Создайте на раннем этапе группу «ВКонтакте» и пригласите в нее как можно больше найденных одноклассников. Стимулируйте участников группы разыскать остальных друзей и знакомых из вашего класса. Наверняка молва о предстоящей встрече выпускников разлетится и дойдет до большинства людей.
- Группа «ВКонтакте» поможет не только составить список приглашенных, но и вовремя оповещать одноклассников о том, как проходит подготовка к мероприятию. Обязательно публикуйте в группе актуальные обновления, чтобы усилить интерес.
-
Убедитесь, что располагаете верными контактными данными о каждом человека из списка. На этой стадии необходимо иметь на руках приблизительный перечень контактов. Предположим, у вас уже есть адреса некоторых людей, либо же вы не имеете ничего, кроме адресов аккаунтов «ВКонтакте» других выпускников. Заполните имеющиеся пробелы, чтобы подтвердить контактную информацию для всех одноклассников. Используйте данные, которые имеются в наличии, чтобы связаться с людьми напрямую: обзвоните одноклассников, чьи номера у вас есть, а остальным разошлите электронные сообщения. Кроме того, отправьте уведомления участникам группы в соцсети и напишите письма одноклассникам, если у вас есть их действительные адреса. Попросите подтвердить контактную информацию и поинтересуйтесь, как лучше с ними связываться. Внесите эти данные в таблицу.
-
После завершения заполнения перечня контактов необходимо создать сервер электронной рассылки. Как только заполните список контактов, попросите группу связи составить перечень электронной рассылки для всего класса. Можно использовать список электронных адресов, чтобы извещать одноклассников о важных новостях касаемо выпускного вечера и по мере необходимости собирать о них данные.
-
Найдите пропавших одноклассников. Как правило, в любом классе есть несколько человек, которых трудно отыскать после окончания школы. Они могли переехать в другую страну, сменить фамилии или потерять связь со своими школьными товарищами. Составьте список «пропавших одноклассников», с которыми невозможно связаться. Воспользуйтесь группой «ВКонтакте» и перечнем электронной рассылки, чтобы разузнать об этих людях. Возможно, кто-то из одноклассников знает, как их найти.
-
Используйте список контактов, чтобы прорекламировать мероприятие. Подстегните внимание к событию и привлеките аудиторию, размещая посты «ВКонтакте» и отправляя уведомления по серверу электронной рассылки. Сообщите людям, когда выберите заведение для проведения мероприятия, и уточните, почему они должны быть заинтересованы в посещении вечеринки.
-
При необходимости создайте список «В память об ушедших». К сожалению, бывает так, что некоторых людей, которые учились с вами в одном классе, уже нет в живых. Если вы узнали, что один из одноклассников скончался, создайте список «В память об ушедших». Это позволит вам и одноклассникам отдать человеку дань уважения на мероприятии. Возможно, близкие умершего одноклассника дадут вам фотографию или другой сувенир, чтобы вспомнить об ушедшем человеке на встрече выпускников.Реклама
-
Откройте банковский счет. Встречу выпускников можно профинансировать за счет пожертвований одноклассников, пожертвований от выпускного класса, взносов ассоциации выпускников и продажи билетов. Вне зависимости от того, как вы распоряжаетесь финансами для встречи, нужно вести подробный учет. Скорее всего, эта обязанность ляжет на плечи казначея класса или члена комитета, который занимается продажей билетов. К трате средств, собранных на празднование, нужно подойти со всей ответственностью, четко придерживаясь при этом бюджета. [14] X Источник информации
-
Определите бюджет мероприятия. Возможно, у вас уже есть средства, которые поступили от пожертвований выпускного класса или взносов ассоциации выпускников. Или же деньги на мероприятие обеспечены путем продажи билетов. Вне зависимости от источника, необходимо установить бюджет для предстоящего события. Не рассчитывайте только на доход от продажи билетов или их высокую стоимость. Мероприятие должно быть доступным для всех, а дорогие билеты только отпугнут аудиторию. Убедитесь, что вашего бюджета хватит на:
- Оплату услуг официантов и кейтеринга
- Аренду помещения
- Аренду принадлежностей для вечера (столы, стулья, посуда, аудио/видеооборудование и т.д.)
- Декорации
- Памятные сувениры (подарочные пакеты, тематические футболки)
- Услуги других наемных помощников (фотографы, служба уборки, диджеи)
-
Определитесь с датой. Идеальным вариантом станут выходные в конце поздней весны или в летний период, когда у людей есть возможность свободно путешествовать. Хорошо продуманный выпускной с обширной развлекательной программой может занять весь уик-энд. Либо пройти в форме простых сборов в пятничный или субботний вечер. Если хотите, устройте среди одноклассников опрос по этому поводу, предоставив на выбор несколько дат. При помощи опроса Doodle или Google привлеките как можно больше внимания к мероприятию среди гостей.
-
Забронируйте подходящее место. Существенной частью подготовки к школьной встрече выпускников является рассмотрение вариантов места проведения мероприятия. Оно должно подходить для предполагаемого размаха мероприятия, атмосферы, которую вы намерены создать, и вписываться в бюджет. Желательно найти заведение в нескольких минутах езды от школы, чтобы одноклассникам было легче туда добраться. Вот несколько подходящих мест:
- Школьный спортзал или актовый зал
- Бальный зал местного отеля
- Банкетный зал или ресторан
- Общественный центр
- Местечко для пикника в парке
-
Отправьте приглашения за 3 месяца до мероприятия. Разошлите приглашения всем одноклассникам из списка контактов. Не забудьте включить их супругов или спутников. Если встреча выпускников будет проходить в дневное время с учетом интересов семьи, то в таком случае следует сообщить одноклассникам, что они могут взять с собой и детей. (Однако вечернее мероприятие для детей не подходит). Приглашения могут быть как в электронном формате для рассылки по имейлу, так и в форме пригласительных открыток. В него нужно включить следующую информацию:
- Дату и время мероприятия.
- Кто приглашен, включая спутников, детей и друзей, которые являются желанными гостями.
- Место проведения мероприятия.
- При необходимости дресс-код (приглашенные должны придерживаться официального или повседневного стиля одежды).
- Расходы на каждого посетителя. Мероприятие будет бесплатным, или же гости должны внести небольшую плату? Укажите способ оплаты (чеком, через электронную платежную систему PayPal и прочее).
- Информацию о развлекательной программе для гостей, к которой им нужно будет подготовиться. Будут ли проводиться викторины, спортивные мероприятия, танцы? Или вы собираетесь организовать праздничный ужин? Проинформируйте людей о том, чего стоит ожидать от встречи выпускников.
- Важные организационные вопросы. К примеру, если вы заказали для гостей номера в соседней гостинице или перевозку автобусом, то в таком случае их необходимо об этом оповестить заранее.
- Предписание, как именно ответить на приглашение и в какой срок нужно подтвердить свой приезд. К примеру, человек должен написать сообщение на электронную почту, заполнить опросник Google или отправить карточку с ответом. Будьте предельно ясны в отношении того, как именно одноклассники должны ответить на приглашение.
-
Забронируйте услуги поставщиков продуктов и организаторов праздников. Выбор поставщиков зависит от типа мероприятия, которое вы собираетесь провести. Возможно, это будет обыкновенная встреча, на которой все соберутся, чтобы просто выпить, или же вы хотите устроить торжественный ужин. Вне зависимости от типа вечеринки, нужно воспользоваться услугами профессионалов, которые позаботятся о важных деталях. Школьная встреча выпускников — это слишком грандиозное мероприятие, чтобы провести его самостоятельно. Нужно привлечь таких поставщиков:
- Лицензированный и застрахованный бармен
- Лицензированный и застрахованный поставщик питания
- Диджей
- Фотограф
- Водитель автобуса (если встреча состоится в двух или более местах)
Реклама
-
Выберите тему или задайте тон. Встреча будет нести официальный и церемониальный характер или пройдет в повседневной и непринужденной обстановке? Возможно, вам хочется сделать ее тематической, к примеру, связанной со школьным талисманом или мотивом, напоминающим школьный бал? Это решение, которое ваш комитет должен принять на раннем этапе планирования. Ясное представление о мероприятии поможет разобраться во всех последующих вопросах.
-
Включите ностальгические элементы. Многим гостям вечера захочется заново испытать школьные ощущения. Возьмите на вооружение несколько мелочей, которые напомнят посетителям о былых днях, чтобы они почувствовали себя желанными гостями и чудесно провели время за приятным общением. Вот что поможет вызвать ностальгию:
- Попросите диджея включить музыку, которая была популярна в школьные времена
- Организуйте фотовыставку (в цифровом режиме сайд-шоу или на доске объявлений) важных школьных событий, таких как спортивные мероприятия, внеклассные мероприятия или школьные танцы [15] X Источник информации
- Сделайте копии выпускных альбомов и газет, а затем расклейте их по всему заведению, в котором проходит мероприятие
- Устройте викторину на тему важных событий и массовой культуры школьных времен
-
Подготовьте альбом по случаю встречи выпускников или другой подарок. Гости с радостью поддержат эту идею, особенно если она будет касаться важной встречи (приуроченной ко дню 25-й и 50-й годовщину). Альбом может содержать краткие биографии выпускников и подробности их жизни. [16] X Источник информации Не каждая школьная встреча требует чего-то особенного, однако это оставит приятные воспоминания о мероприятии в сердцах ваших гостей.
-
Организуйте развлечения для спутников и гостей. Не все из присутствующих являются выпускниками. Гости приведут с собой супругов, друзей, партнеров или даже детей, которые ничего не знают о вашей школе. Включите в программу вашего мероприятия несколько развлечений, которые объединят и развеселят абсолютно всех. Например:
- Танцы
- Хорошая еда и напитки
- Спортивные мероприятия (футбол, эстафетный бег со связанными ногами, баскетбольный матч)
- Групповые игры, такие как шарада, "Твистер" и "Корнхол"
Реклама
Советы
- Самое главное — это собраться вместе, чтобы предаться воспоминаниям, наверстать упущенное и хорошо провести время. Совсем необязательно бросаться в организацию сложной и феерической вечеринки — можно просто собраться в неформальной обстановке на шашлыки. Это станет прекрасной встречей выпускников.
- Если вы вызвались работать в комитете по планированию, имейте в виду, что вам предстоит потратить уйму времени на согласование усилий. Можно не рассчитать время, которое требуется для подготовки, поэтому начните трудиться заблаговременно, чтобы успеть сделать все необходимое и не взваливать на себя слишком много обязанностей.
Реклама
Предупреждения
- Имейте в виду, что посещаемость школьной встречи выпускников не всегда достаточно высока. Даже явка 1/3 класса считается хорошим признаком. [17] X Источник информации Не обижайтесь, если пришло очень мало одноклассников: помните, что люди могут жить далеко и быть очень заняты. Не стоит заказывать дорогостоящее заведение, которое не окупится ввиду низкой явки посетителей.
- Если вы планируете продавать алкоголь, проверьте наличие у бармена лицензии и страховки. Обязательно проверяйте документы, чтобы исключить подачу алкоголя несовершеннолетним гостям. Предоставьте посетителям безопасные способы попасть домой, чтобы никому не пришлось садиться за руль в нетрезвом состоянии. Это может быть праздничный автобус, такси или бронь гостиничных номеров, которые находятся в нескольких минутах ходьбы от заведения. Прекратите продажу алкоголя за час до окончания вечера, чтобы люди успели протрезветь, прежде чем отправятся домой. [18] X Источник информации
Реклама
Источники
- ↑ http://grouptravel.org/class-reunion/tips-on-putting-together-a-class-reunion-planning-committee/
- ↑ http://grouptravel.org/class-reunion/what-are-the-most-common-class-reunion-committees/
- ↑ https://alum.mit.edu/volunteering/VolunteerTools/ClassVolunteerToolkit/ReunionPlanningToolkit/Reunion_Committees
- ↑ http://grouptravel.org/class-reunion/tips-on-putting-together-a-class-reunion-planning-committee/
- ↑ http://grouptravel.org/class-reunion/tips-on-putting-together-a-class-reunion-planning-committee/
- ↑ https://alum.mit.edu/volunteering/VolunteerTools/ClassVolunteerToolkit/ClassOrganizations/Class_Officer_Job_Descriptions
- ↑ http://grouptravel.org/class-reunion/tips-on-putting-together-a-class-reunion-planning-committee/
- ↑ http://www.reunionclass.com/
- ↑ http://www.reunionclass.com/
- ↑ http://www.reunionclass.com/
- ↑ http://www.reunionclass.com/
- ↑ http://www.reunionclass.com/
- ↑ http://content.time.com/time/nation/article/0,8599,1904565,00.html
- ↑ http://grouptravel.org/class-reunion/tips-on-putting-together-a-class-reunion-planning-committee/
- ↑ http://www.reunionclass.com/
- ↑ https://alum.mit.edu/sites/default/files/IC_assets/networks/docs/50th%20reunion%20book%20guidelines%204.28.10.pdf
- ↑ http://content.time.com/time/nation/article/0,8599,1904565,00.html
- ↑ https://www.police.qld.gov.au/programs/cscp/personalSafety/youth/partySafe/checklist.htm
Реклама
