ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
การรู้วิธีเขียนจดหมายถือเป็นทักษะเบื้องต้นทีสำคัญสำหรับใช้ในการทำงาน ในโรงเรียน และปฏิสัมพันธ์ ติดต่อสื่อสารกับผู้คนเพื่อเจริญไมตรีหรือความเสน่หา ซึ่งบทความนี้จะเป็นแนวทางในการเขียนความนึกคิดของคุณลงแผ่นกระดาษในรูปแบบที่ถูกต้อง
ขั้นตอน
-
ทราบว่าเมื่อไหร่ควรเขียนจดหมายเป็นทางการ. การเขียนจดหมายทางการจะใช้เมื่อคนที่คุณเขียนถึงอยู่ในฐานะผู้เชี่ยวชาญซึ่งรวมไปถึงหน่วยงานรัฐบาลหรือองค์กรธุรกิจ แทนการเขียนจดหมายพูดคุยแบบเป็นกันเอง
- จดหมายทางการควรใช้คอมพิวเตอร์ในการเขียนและพิมพ์ออกมาซึ่งคุณสามารถพิมพ์เขียนตัวอักษรด้วยโปรแกรมต่างๆ อาทิ Microsoft Word, OpenOffice, หรือ Text Edit เป็นต้น แต่หากเป็นจดหมายเร่งด่วนหรือผู้รับพอใจกับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า คุณสามารถส่งเป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมลแทนได้
- คุณสามารถเขียนจดหมายกึ่งทางการได้เมื่อส่งถึงหัวหน้าของคุณหรือเพื่อนร่วมงาน โดยส่วนใหญ่จะส่งเป็นอีเมลและคุณไม่จำเป็นต้องระบุที่อยู่บริเวณด้านบนของแผ่นกระดาษ
-
เขียนที่อยู่ของคุณและวันที่เขียนจดหมายบริเวณด้านบนสุดของกระดาษ. เขียนชื่อและที่อยู่บริเวณด้านซ้ายบนสุดของหน้ากระดาษ หากเป็นจดหมายธุรกิจ ให้เขียนชื่อบริษัทและที่อยู่หรือเขียนเพียงชื่อบริษัทบริเวณด้านบนของหัวกระดาษแทนได้เช่นกัน ซึ่งแต่ละวิธีคุณจำเป็นต้องเว้นสองบรรทัดเพื่อระบุวันที่เขียนจดหมาย
- การระบุวันที่ ให้ระบุในรูปแบบเต็ม ได้แก่ 19 กันยายน 2014 (อังกฤษ) หรือ กันยายน 19, 2014 (อเมริกา) ซึ่งทั้งสองเหมาะสมกว่า ก.ย. 19, 2014 หรือ 19/9/14 โดยสำหรับประเทศไทยจะใช้รูปแบบดังนี้ 19 กันยายน 2557
- ข้ามการระบุวันที่ หากเป็นการส่งอีเมล
-
เขียนชื่อและที่อยู่ผู้รับ. เว้นสองบรรทัดสำหรับการเขียนข้อมูลติดต่อของผู้รับโดยแยกบรรทัดกันระหว่างชื่อและที่อยู่ ไม่ต้องเขียนชื่อและที่อยู่หากคุณเขียนด้วยอีเมล
- เขียนคำนำหน้าและชื่อ
- ชื่อบริษัทหรือองค์กร (ถ้ามี)
- ที่อยู่เต็มของผู้รับ (สามารถใช้สองบรรทัดหรือมากกว่านั้นตามที่ต้องการ)
-
เขียนคำขึ้นต้นจดหมาย. เว้นบรรทัดและทักทายผู้รับด้วยคำว่า “เรียน/กราบเรียน” ต่อด้วยชื่อของผู้รับซึ่งสามารถระบุได้ทั้งนามสกุลอย่างเดียวหรือชื่อเต็ม (ชื่อ-สกุล) ก็ได้เช่นกัน แต่ห้ามระบุเพียงชื่อต้นเพียงอย่างเดียว หากมีอักษรย่อของยศหรือตำแหน่งให้ระบุไปด้วย ในกรณีของประเทศไทยจะระบุชื่อ-สกุลเต็มเท่านั้น
- หากคุณรู้เพียงตำแหน่งหน้าที่การงานแต่ไม่รู้ชื่อของผู้รับ คุณสามารถเขียน “เรียน เจ้าหน้าที่สุขอนามัย” หรือวลีอื่นที่คล้ายคลึงกัน แต่ในความเป็นจริงมีความเป็นไปได้ที่จะสามารถค้นหาชื่อของผู้รับโดยการค้นหาจากอินเทอร์เน็ต ดังนั้นจึงควรลองค้นหาดูก่อนเป็นอันดับแรก
- หากคุณไม่ได้ส่งจดหมายที่เจาะจงเฉพาะคนใดคนหนึ่ง ให้ใช้การเขียนแสดงความนับถือว่า “เรียนท่านที่เคารพ” หรือ “เรียนผู้รับผิดชอบ” ซึ่งการเขียนด้วยวิธีนี้ค่อนข้างจะให้ความรู้สึกที่แข็ง ไม่เป็นธรรมชาติ และดูโบราณ ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงเท่าที่จะเป็นไปได้
-
เขียนเนื้อหาของจดหมาย. การเขียนจดหมายทางการควรเปิดด้วยจุดประสงค์หลักที่เขียน ห้ามใช้การควบคำ (กรณีภาษาอังกฤษ) และใช้ประโยคคำถามที่ดูสุภาพอย่าง “คุณสนใจใน….” แทน “คุณต้องการ…” หลังจากเขียนจดหมายเสร็จให้กลับมาตรวจทานคำผิดและหลักไวยากรณ์หรือให้เพื่อนของคุณช่วยตรวจสอบ
- หากคุณเขียนจดหมายทางธุรกิจ เขียนให้สั้น กระชับและตรงกับเนื้อหาที่ต้องการบอก หากคุณเขียนถึงผู้ที่ไม่สนิทหรือคนรู้จักด้วยเหตุผลทางสังคม คุณสามารถเขียนบทสนทนาสั้นๆ ได้ซึ่งจะดีที่สุดหากเนื้อหาจบได้ภายในหน้าเดียว
-
ปิดท้ายด้วยคำแสดงความเคารพ. คำปิดท้ายที่แสดงถึงความเคารพในจดหมายด้วยข้อความดีๆ และสร้างความสัมพันธ์กับผู้รับ โดยเขียนทั้งสองนี้หลังจากย่อหน้าสุดท้ายและตามด้วยคำปิดท้ายที่แสดงความนับถือ สำหรับจดหมายทางการมีหลักให้ใช้โดยทั่วกันอย่าง “ขอแสดงความนับถือ” “ด้วยความเคารพอย่างสูง” หรือ “ด้วยความปรารถนาดี” จากนั้นเซ็นลายเซ็นบริเวณใต้คำปิด ดังเช่น:
- สำหรับการพิมพ์จดหมายทางการ เว้นที่ว่างสี่ระยะลงมาระหว่างคำปิดแสดงความเคารพกับชื่อ-สกุลของคุณ จากนั้นพิมพ์จดหมายออกมาและเซ็นลายเซ็นของคุณด้วยปากกาหมึกดำหรือน้ำเงินบริเวณที่ว่าง
- การเขียนอีเมลที่เป็นทางการ คุณจะต้องพิมพ์ชื่อ-สกุลของคุณลงไปหลังคำปิดท้ายแสดงความเคารพ
- คุณอาจใช้คำนำหน้าชื่อสำหรับการเขียนชื่อคุณที่ส่วนท้ายของจดหมายทางการได้ เช่น ผู้หญิงที่แต่งงานแล้วจะระบุว่า “นางอแมนด้า สมิท”
-
พับจดหมาย (ไม่จำเป็น). พับจดหมายเป็นสามส่วน หากคุณส่งจดหมายผ่านทางไปรษณีย์ นำส่วนท้ายของกระดาษพับขึ้นมาสองในสามของกระดาษจากนั้นพับส่วนบนสุดของกระดาษลงมาโดยส่วนบนสุดจะไปทับกับส่วนล่างของกระดาษพอดี การพับกระดาษด้วยวิธีนี้เป็นวิธีที่ทำให้แน่ใจว่าจดหมายจะใส่เข้าไปในซองจดหมายได้อย่างพอดี
-
ระบุที่อยู่หน้าซองจดหมาย (ไม่จำเป็น). หาตำแหน่งกึ่งกลางของซองจดหมายทั้งทางแนวตั้งและแนวขวาง ซึ่งคุณจะเขียนที่อยู่เต็มของผู้รับบริเวณนี้ โดยเขียนเหมือนกับตัวอย่างนี้
- นายจอห์น สมิธ
- 123 ถนน ABC
- เมืองนิวยอร์ก นิวยอร์ก 99999
-
เขียนที่อยู่ของคุณบนซองจดหมายกรณีถูกตีกลับ (ไม่จำเป็น). หากไปรษณีย์ไม่สามารถส่งมอบจดหมายของคุณด้วยเหตุผลใดๆ ก็ตาม จดหมายจะถูกส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุไว้ในกรณีตีกลับโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยเขียนที่อยู่กรณีถูกตีกลับเหมือนกับที่เขียนที่อยู่ของผู้รับ (เขียนที่อยู่บริเวณด้านบน)โฆษณา
-
พิจารณาว่าจดหมายควรใช้ภาษาระดับใด. โดยรูปแบบการเขียนจดหมายจะขึ้นอยู่กับระดับความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับ ซึ่งสามารถดูแนวทางได้ดังนี้:
- หากคุณเขียนถึงคนที่ไม่สนิท ผู้ที่แก่กว่า หรือคนรู้จักในแวดวงสังคม ให้เขียนจดหมายในรูปกึ่งทางการ ถ้าบุคคลนั้นได้ส่งอีเมลล์มาให้ก่อน คุณสามารถส่งอีเมลกลับไปหาเขาได้เช่นกัน แต่หากไม่การเขียนจดหมายด้วยลายมือมีความเหมาะสมมากกว่า
- หากเขียนถึงเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว คุณสามารถเขียนด้วยลายมือหรือส่งอีเมลก็ได้ตามที่ต้องการ
-
เริ่มต้นด้วยคำขึ้นต้นจดหมาย. การใช้คำขึ้นต้นจะขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับจดหมายเช่นเดียวกับระดับภาษาในการเขียน และนี่เป็นตัวอย่างบางส่วน:
- หากคุณเขียนจดหมายกึ่งทางการ ควรใช้ “กราบเรียน/เรียน” หรือ “ถึง/สวัสดี” เป็นคำขึ้นต้นจดหมาย เขียนชื่อจริงหากมันเป็นวิธีที่คุณใช้เรียกคนอื่นหรือใช้คำสุภาพก่อนชื่อ (นาง/นาย)
- หากคุณเขียนจดหมายไม่เป็นทางการ สามารถใช้ “ถึง” หรือ “สวัสดี” ซึ่งเป็นการใช้คำที่ดีกว่าคำว่า “ไง” หรือ “ดี” จากนั้นตามด้วยชื่อต้นของผู้รับ
-
เริ่มต้นการเขียนเนื้อหาของจดหมาย. เว้นหนึ่งบรรทัดและเริ่มเขียน หากคุณเขียนจดหมายส่วนตัว ให้เริ่มด้วยการไถ่ถามสารทุกข์สุกดิบของผู้รับซึ่งสามารถเขียนให้เป็นทางการได้ด้วยประโยคว่า “ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี” หรือหากเป็นจดหมายไม่ทางการสามารถใช้ “เป็นอย่างไรบ้าง” ได้ เมื่อคุณเขียนจดหมายให้จินตนาการว่าผู้รับยืนอยู่ตรงหน้าและคุณต้องการจะพูดคุยกับเขาอย่างไร
-
เขียนสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารกับผู้รับ. จุดประสงค์หลักของจดหมายคือการสื่อสาร ดังนั้นเขียนและอธิบายให้ผู้รับได้รู้ว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างในชีวิตของคุณ ตัวอย่างเช่น เขียนจดหมายหาคุณย่าไม่เพียงแต่เขียน “ขอบคุณสำหรับของขวัญ” แต่เขียนอธิบายว่าของสิ่งนั้นมีความหมายกับคุณมากเพียงใด : “ผมและเพื่อนของผมเล่นเกมที่คุณย่าซื้อให้ทั้งคืนเลย ขอบคุณมากครับ” ไม่ว่าหัวข้อของจดหมายจะเป็นเรื่องอะไร การแบ่งปันข้อมูลถือเป็นจุดประสงค์หลักของจดหมาย
- ควรรู้ว่าอะไร “ไม่ควร” ที่จะเขียน จดหมายที่เขียนด้วยความโกรธหรือเรียกร้องความสงสารอาจเป็นจดหมายที่ไม่ควรถูกส่ง ถ้าคุณเขียนจดหมายเสร็จและไม่มั่นใจในการที่จะส่งมันไป ให้วางมันลงก่อนที่จะส่งสักสองสามวันเพราะคุณอาจจะเปลี่ยนความคิดที่จะส่งมัน
-
การเขียนคำจบจดหมาย. สำหรับจดหมายไม่เป็นทางการ คำจบจะสะท้อนความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ซึ่งหากคุณเขียนถึงคนรัก เพื่อนสนิท หรือสมาชิกในบ้าน สามารถใช้คำว่า “ด้วยความรัก” “ด้วยรัก” หรือ “รัก” สำหรับจดหมายกึ่งทางการ การใช้คำที่เหมาะสมว่า “ด้วยความนับถือ” “ขอแสดงความนับถือ” “ด้วยความเคารพ”
- คำปิดที่ดูโบราณเหมาะสมกับการเป็นประโยคสุดท้าย. การเขียนด้วยคำเหล่านี้เป็นรูปแบบปกติของการเขียนจดหมายทางการ แต่คุณสามารถทำให้คำดูมีความสนุกสนานได้เมื่อเขียนจดหมายเล่าเรื่องสนุกกับเพื่อน ตัวอย่างเช่นเขียนย่อหน้าสุดท้ายว่า “ฉันยังคงเป็นข้ารับใช้ที่ภักดีของคุณ” ตามด้วยชื่อของคุณ
- หากคุณต้องการเพิ่มเติมเนื้อหาของจดหมายหลังสิ้นสุดการเขียนแล้ว สามารถใช้ ปล.หรือปัจฉิมลิขิตเพิ่มเติมเนื้อหาจดหมายได้
-
การส่งจดหมาย. นำจดหมายใส่ซองจดหมายและประทับตราไปรษณีย์ (ติดแสตมป์) จากนั้นจ่าหน้าซองถึงผู้รับและส่งมันให้ไปรษณีย์เป็นผู้ดำเนินการต่อไปโฆษณา
เคล็ดลับ
- พยายามเขียนเนื้อหาจดหมายที่แสดงความใส่ใจผู้รับ
- “เรียน/กราบเรียน” หรือคำขึ้นต้นจดหมายอื่นๆ จะตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคเสมอแต่ในกรณีเป็นจดหมายทางการสามารถใช้เครื่องหมายมหัพภาคคู่แทนได้ ของประเทศไทยนั้นจะไม่มีเครื่องหมายตามหลังแต่จะเว้นวรรคแทน
- ต้องมีความเหมาะสมและสุภาพที่สุดเท่าที่จะทำได้ในกรณีเขียนจดหมายร้องเรียนซึ่งจะทำให้จดหมายของคุณได้การตอบรับที่ดี
- ควรใช้กระดาษที่มีความหนากว่ากระดาษถ่ายเอกสารเมื่อคุณพิมพ์จดหมายที่เป็นทางการมากๆ
- หากคุณส่งจดหมายทางการหรือกึ่งทางการ ต้องมั่นใจว่าชื่ออีเมลของคุณมีความเหมาะสมและน่าเชื่อถือ ตัวอย่างเช่นการใช้ชื่อจริงของตนอย่าง “jane.smith” เหมาะสมกว่าการ “sweetstar189”
- เขียนจดหมายโดยใช้ปากกาสีดำหรือน้ำเงิน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขียนที่อยู่ผู้รับถูกต้อง
- เริ่มบรรทัดแรกด้วยการย่อหน้า
- อย่าลืมตรวจสอบจดหมายหลังเขียนเสร็จ / อ่านทวนซ้ำอย่างน้อยสองรอบเพื่อป้องกันการผิดพลาด
โฆษณา
คำเตือน
- การวาดรูปบนจดหมายอาจทำให้การส่งจดหมายยุ่งยากขึ้นไปอีก หากคุณต้องการตกแต่งซองจดหมายหรือติดสติกเกอร์ลงไป ให้ทำที่หลังซองแทน
โฆษณา
โฆษณา
