تنزيل المقال
تنزيل المقال
تمر بظروف غير سارة من وقت لآخر تتسبب في تأخرك عن موعدك في العمل، مثل: مرض ابنك الصغير أو زحام المواصلات. أيًا كانت أسبابك، من المهم أن يعرف مديرك في العمل أنك ستتأخر وأن تتواصل معه بصراحة حول ما حدث وتسبب في حضورك المتأخر عن موعد العمل. يجب ألا تتصرف بهدوء حيال تأخرك عن العمل وكأنك لا تبالي، خاصة إن تأخرت عن العمل دون إذن مسبق أو كنت دائم التأخر، بل عليك أن تسعى للحديث مع مديرك وأن تُرسل رسالة بريد إلكتروني تشرح فيها بصراحة سبب تأخرك.
الخطوات
-
قدر عدد ساعات التأخر. قيم الظرف الذي تمر به وخمن المدة الزمنية التي ستتأخرها عن موعد بدء العمل. التأخر لدقائق معدودة بسبب ظرف عابر قد لا يكون نهاية الدنيا، ويكفي مكالمة سريعة أو رسالة عبر الهاتف للاعتذار، بينما في المقابل إن كنت تعلم أنك ستتأخر لفترة طويلة، فمن الضروري مراعاة التواصل مع مكان العالم والاستئذان مسبقًا بشأن هذا التأخر. [١] X مصدر بحثي
- حدد المدة الزمنية اللازمة لتنجح في الانتهاء من الظرف المتسبب في تأخرك عن العمل، للتواصل مع جهة العمل وتخبرهم بالمدة الزمنية الدقيقة التي ستتأخرها. في حالة الزحام المروري مثلًا، استخدم واحدة من تطبيقات المواصلات التي تعرض لك حالة الازدحام المروري وتخبرك بالمدة الزمنية المتوقعة للوصول إلى وجهتك.
- يحتاج مديرك في العمل لمعرفة المدة المتوقعة لتأخرك وأن يثق في أنك ستحضر في موعدك المتفق عليه، ليقدر بدوره على تسيير العمل وتوكيل المهام للموظفين الآخرين، دون أن يتسبب تأخرك في جلبة وفوضى بداخل الفريق.
-
اتصل بجهة العمل إن كنت ستتأخر أكثر من 5 دقائق عن موعد حضورك. ما أن تلاحظ وجود حدث عارض له أن يتسبب في تأخرك عن موعد العمل، يجدر بك رفع سماعة الهاتف وإخبار زميل أو مدير العمل أنك ستتأخر لفترة من الوقت. أطلعهم على ما يحدث والمدة المتوقع أن تتأخرها. التواصل المسبق فائق الأهمية ويظهر التزامك وحرصك على مصلحة العمل، كما يسهل على زملائك اتخاذ خطط بديلة إلى أن تحضر بدلًا من تركهم دون أي معلومات.
- حتى إذا كنت لا تعلم المدة التي سينتهي فيها هذا الحدث العارض، التزم بالتواصل مع جهة العمل وإطلاعهم على الموقف.
-
ضع المهام الوظيفية المتوقعة في يومك في الاعتبار واتصل مبكرًا لأخذ إذن بالغياب أو التأخر. استوعب أن تأخرك عن العمل يعطل سيره ويخل بعجلة الإنتاج وقد يتأثر مجهود زملائك وخطط الإدارة بسبب تأخرك لبضع ساعات دون اتفاق مسبق. في يوم عقد صفقات كبرى أو اجتماعات هامة، سيكون من الضروري أن يعرف مسبقًا مديرك أو العميل الذي ستقابله أنك ستتأخر عن الموعد المحدد، وأن تحددوا سويًا خططًا بديلة. [٢] X مصدر بحثي
- اتصل فورًا وأطلع زملائك على الأمر بمجرد حدوثه، ومن ثم يقدر موظف آخر على شغل مكانك أو إيجاد أي حلول مناسبة للموقف.
-
اطلب الحديث مباشرة مع مديرك في العمل. بمجرد الاتصال بجهة العمل، اطلب فورًا الحديث مع مدير الشركة أو مدير نوبة العمل أو مديرك المباشر في القسم؛ يضمن ذلك وصول رسالتك للشخص الصحيح في الوقت اللازم وبوضوح تام.
- أخبر موظف الاستقبال في الشركة أو مساعد المدير بالمعلومات المتعلقة؛ يحرص الموظفون في تلك المناصب على تدوين الملاحظات مؤرخة ومن ثم سيوجد مستند مسجل بتاريخ مكالمتك وموضوعها.
- لا تكتفِ بإخبار زميلك في العمل أنك ستتأخر، فمن المحتمل أن ينشغل أو يتشتت ذهنه لسبب أو آخر، ومن ثم سينسى نقل المعلومات.
-
تحدث عن الأمر فورًا بمجرد وصولك لمقر العمل. اجعل تقديم الاعتذار هو أولويتك الأولى بمجرد الدخول من بوابة مقر العمل. لا تتصرف بلا مبالاة تجاه الأمر، بل أظهر احترامك الشديد لفريق العمل والمدير من خلال تقديم اعتذار مباشر وفوري. الاحتمال الأكبر أن اعتذارك سيُقبل، طالما كان له سبب مقنع، كما تضمن الحديث عن الأمر وتصفية الأجواء قبل بدء ساعات العمل. [٣] X مصدر بحثي
- من الضروري الاعتذار وجهًا لوجه حتى في حالة أخذ إذن بالتأخير من خلال مكالمة مسبقة عبر الهاتف.
- لا تتجاهل الاعتذار وجهًا لوجه تحت عذر انشغالك بالعمل أو رهبتك من الحديث مع المدير. لن تجني من ذلك سوى اعتبارك شخص غير مسؤول أو غير مبالٍ، ما ينعكس سلبًا على احترافيتك وتقييمك كموظف ملتزم بداخل مقر العمل.
-
اشرح باختصار أسباب التأخير. بمجرد الجلوس للحديث مع مديرك، أطلعه على الأحداث التي تسببت في تأخرك عن العمل. يجب أن تعتذر بصراحة وصدق، وأن تقر بأن التأخير عن العمل أمر غير جيد، حتى إن حدث لظروف خارجة عن إرادتك. لا تسهب في ذكر تفاصيل القصة، ولا تقدم لنفسك المبررات، بل اعتذر بشكل مباشر عن التأخير. [٤] X مصدر بحثي
- لا حاجة للاسترسال في تفاصيل غير مهمة لتبرير تأخرك عن العمل. قل ببساطة جملة مشابهة لما يلي: "أنا آسف عن التأخير لمدة نصف ساعة اليوم. ابني الصغير تعرض لإغماءة بسيطة ونحن على وشك الخروج من باب المنزل."
- تجنب مشاركة تفاصيل حياتك الخاصة لتبرير تأخرك عن العمل. هل استيقظتِ متأخرًا بسبب خلاف مع زوجك في الليلة الماضية أو اضطررت لإجراء مكالمة شخصية طويلة عبر الهاتف شتتك عن الخروج من المنزل في موعدك أو كنت تعاني من مغص شديد وقضيت وقتًا طويلًا في المرحاض؟ لا حاجة لإطلاع مديرك في العمل على تلك التفاصيل.
-
تحلَّ بالصدق والوضوح. التأخر عن العمل يحدث حتى لأفضل الموظفين في العالم، والمهم في هذه اللحظة هو أن يظهر فعلًا أن الأمر خارج عن إرادتك، ولكنك بدورك لست راضيًا عن عدم حضورك للعمل وتحمل مسؤولياتك في موعدها. سيدرك المدير ما إن كنت تعني الاعتذار حقًا أم تتجمل لتمرير الموقف. رهانك الوحيد هو التحلي بالصدق وإظهار حرصك على مصلحة فريق العمل وتحمل تكلفة حضورك المتأخر كما يلزم ويحافظ على سير العمل. [٥] X مصدر بحثي
- لا تقلل من أمر التأخر عن موعدك ولا تخفي اعتذارك وراء سخرية أو نكات. قد يُعتبر هذا التخفيف من وطأة الأمر بمثابة علامة على عدم احترامك للوظيفة.
-
اختم المحادثة بتوجيه الشكر لمديرك. قد يتقبل المدير الاعتذار بصدر رحب أو قد يعنفك ويتحدث معك بصرامة؛ في كلتا الحالتين، أظهر تقديرك لموقفه واستوعب أنها وظيفته أن يحافظ على سير العمل والتزام كل الموظفين. تقبلك الهادئ للموقف وإقرارك بأن تأخرك عن العمل هو مسؤوليتك بالأساس سوف يساعد لاحقًا على تخفيف وقع الأمر وتخطي الموقف وأنت والمدير على وفاق. [٦] X مصدر بحثي
- أظهر امتنانك الشديد لتلقي المدير اعتذارك بصدر رحب قائلًا: "شكرًا لتفهمك يا أفندم. سوف ألتزم بعدم تكرار هذا الأمر!"
- من الشاق على البعض التحرر من وازع الفخر بالنفس أمام أصحاب السلطة، ولكن الحل الدبلوماسي الذكي هو الإقرار بخطئك والاعتذار، خاصة أن التأخير وعدم حضورك في موعدك هو مشكلتك أنت بالأساس.
-
اكتب خطاب اعتذار في حالة التأخر لفترة طويلة من الوقت. في حالة تأخرك عن موعد العمل لأكثر من ساعة، فمن الأفضل أن تتبع الاعتذار وجهًا لوجه برسالة اعتذار مكتوبة. استغرق ما يلزم من وقت لصياغة هذه الرسالة جيدًا بما يظهر احترامك لجهة العمل وزملائك واعتذارك الحقيقي عن التأخير، وذلك لتستعيد ثقة المدير. [٧] X مصدر بحثي
- من المهم كتابة خطاب الاعتذار في حال انتهاكك لقواعد مواعيد العمل من قبل مرة أو مرتين أو أكثر، وبالطبع في حالة ترتب على تأخرك عن العمل في هذا اليوم وقوع مشكلات للشركة، كخسارة عميل أو انتهاك قواعد السلامة والأمان وما شابه.
-
اكتب الخطاب بصيغة رسمية. أدرج اسمك وعنوانك وعنوان بريدك الإلكتروني في أعلى الخطاب. في السطر التالي، اذكر تاريخ كتابة الخطاب. أسفل هذه الترويسة، اكتب اسم مديرك في العمل وبريده الإلكتروني وعنوان الشركة. [٨] X مصدر بحثي
- هل تعمل في شركة كبرى؟ اكتب العنوان المحلي لمقر عملك وليس عنوان المقر الرئيسي للشركة.
-
ابدأ الخطاب بالتحية التقليدية. اكتب جملة "السيد الأستاذ" متبوعة باسم مديرك في العمل ومنصبه. التزم باستخدام اللقب المناسب لمن تخاطبه في رسالتك، سواء كان (الدكتور/ الأستاذ/ الأستاذة… وما شابه). لا تتوجه بالحديث لمديرك في العمل باسمه الأول نهائيًا. [٩] X مصدر بحثي
- تبدأ رسائل الاعتذار عادة بصيغة مشابهة لما يلي: "السيد الأستاذ سعيد إبراهيم، المدير التنفيذي لشركة…" أو "الدكتورة العزيزة منار يحيى، تحية طيبة وبعد…"
- يوجد أكثر من شكل متعارف عليه لبدء الخطابات، ويختلف نوعًا ما باختلاف اللغة المستخدمة. اختر الأسلوب الذي يناسبك. التزم بمعايير كتابة الخطاب الإنجليزية إن كان الأمر السائد في شركتك هو أن تكون المراسلات الرسمية بالإنجليزية.
- لا تتحدث بعفوية أو لغة دارجة ولا تراعي آداب ومعايير الحديث مع مديرك في العمل، وإلا سيبدو اعتذارك وكأنه يفتقر إلى التأدب الكافي، ما يضعف موقفك.
-
اكتب اعتذارك في متن فقرات الخطاب. اشرح بداية أن غرضك من الخطاب أن تقدم الاعتذار بشكل رسمي أكثر من مجرد الاعتذار الشفهي. اشرح بعد ذلك أسباب تأخرك عن العمل بوضوح، حتى إن كنت قد تحدثت عنها مع مديرك بشكل شخصي. لا تنسَ بالطبع تدوين تاريخ ووقت حادثة التأخر لتوضيح سياق الموقف. [١٠] X مصدر بحثي
- يمكنك كتابة الفقرة على النحو التالي: "أرغب في تقديم خالص اعتذاري عن التأخر لمدة ساعتين عن العمل يوم الاثنين الماضي، 13 أغسطس 2018. كنت أمر بظروف منزلية طارئة غير قابلة للتجاهل. أتفهم تمامًا تأثير هذا التأخر غير المقصود على سير العمل في الشركة، ومن ثم أؤكد تحملي الكامل للمسؤولية وحرصي على تقديم الاعتذار من جديد."
- اكتب صيغة الاعتذار مختصرة ولطيفة. يفترض ألا تزيد الفقرة عن سطرين (تمهيد وشرح مفصل للواقعة واعتراف نهائي بالأمر واعتذار مباشر عنه.)
-
اشرح مدى تفهمك لأية عواقب ناتجة عن تأخرك دون إذن. قد يصعب نوعًا ما فهم نبرة الحديث في المخاطبات الرسمية، ومن ثم من المهم كتابة جمل واضحة تتضمن اعتذارًا مباشرًا عن تأخرك. اعترف بإدراكك للآثار السلبية التي تعرضت لها جهة العمل وزملائك نتيجة لتأخرك عن العمل، وتحمل مسؤولية العواقب، سواء المهنية أو المادية. [١١] X مصدر بحثي
- اكتب على سبيل المثال: "أتفهم أن تأخري عن الاجتماع في العاشرة صباحًا، لم يترتب عليه مجرد خسارة عميل محتمل للشركة، بل أثر سلبًا على سمعة الشركة ودورها الاستشاري المبني على ثقة العملاء ورضاهم والالتزام التام معهم مهنيًا وزمنيًا."
-
اختم الخطاب باقتراحاتك لتحمل المسؤولية. اشرح من جهة كيف ستتجنب نهائيًا الوقوع في نفس الخطأ من جديد شارحًا الخطوات التفصيلية التي تتعهد بتطبيقها، مثل: الالتزام بالتواجد مبكرًا في مقر العمل أو ترتيب مواعيدك الهامة بحكمة أكبر لتجنب الوقوع في نفس المشكلة مرة أخرى. يُظهر هذا ما اكتسبته من خبرة وحرصك على إيجاد حلول عملية وتطوير نفسك في المرحلة المقبلة، وليس مجرد تقدير عذر فارغ المضمون. [١٢] X مصدر بحثي
- مثال على جملة ختامية: "أنا ملتزم بتعيين ربة منزل قادرة على التواجد مع أطفالي في الظروف العاجلة، وذلك لتجنب أن يؤثر مثل هذا الموقف مجددًا على التزامي تجاه مواعيد العمل". سوف ينظر بقدر كبير من التقدير لاتخاذك مثل هذه الإجراءات وستتفهم إدارة الشركة هذا الحرص على المصلحة العامة.
-
عبر عن امتنانك لتفهم إدارة الشركة للموقف ثم وقع على الخطاب. وجه الشكر لمديرك لتحليه بالصبر والتفهم لمناقشة الموقف، وكذلك لمنحك من وقته ما يلزم لقراءة الخطاب وجلسة الاعتذار وجهًا لوجه فيما سبق. احرص على ختام الخطاب بنبرة لطيفة لتهدئة الأجواء وتخطي الموقف والوقوف سويًا على أرضية مشتركة إيجابية أكثر والانفتاح على التعاون والتفاهم المستقبلي بينك وبين إدارة الشركة. [١٣] X مصدر بحثي
- لا تكتب صياغة زخرفية بلا داعي في اعتذارك. فيما يلي مثال سيئ يجب تجنبه: "أقدر للغاية مدى كرمكم خلال تلك المحنة الشاقة. وأنا أتطلع من أعماق قلبي لفرصة أخرى أثبت بها ولائي للشركة."
- اكتفِ فقط لا غير بجمل شكر بسيطة، مثل: "شكرًا لتفهمكم للموقف ومنحي الثقة اللازمة لتصحيح الأخطاء."
-
وقع على الخطاب باسمك يدويًا. اترك مساحة صغيرة أسفل جملة الختام لتستخدمها في التوقيع بيدك بعد طباعة الخطاب. في حالة إرسال الخطاب عبر البريد الإلكتروني، يمكنك التوقيع في نهايته باسمك الثنائي. احرص على استخدام اسمك المتداول بداخل الشركة والذي تستخدمه في مختلف المراسلات الرسمية الأخرى. [١٤] X مصدر بحثي
- يمكنك أن تختم الخطاب بتحية مناسبة، مثل: "تحياتي" أو "خالص التقدير"، ثم التوقيع باسمك. [١٥] X مصدر بحثي
- من المفيد ذكر منصبك بعد كتابة اسمك ليقدر متلقي الرسالة أن يتعرف عليك بسهولة، خاصة إن كنت تعرف في شركة كبيرة متعددة الأقسام.
-
تجنب الكذب وتقديم المبررات الفارغة. نقع جميعًا في فخ المبالغة والتهويل في سرد مبررات وقوعنا في الأخطاء أو المواقف التي تعرضنا للمساءلة، ولكن في حقيقة الأمر، لن تهتم جهة العمل أو المدير بمبررات التأخر بقدر اهتمامهم بتلافي الآثار السلبية الناتجة عن تأخرك في هذا اليوم وتأكيدك على الالتزام بعدم تكرار التأخير عن العمل في الفترة المقبلة. الكذب بدون أقدام، وفي اللحظة التي سيكتشف فيها تأليفك للقصة واختلاق أحداث ليست حقيقية، ستجعل موقفك أكثر حرجًا. [١٦] X مصدر بحثي
- لا داعي للكذب، فحتى الكذبات البيضاء تُفضح إن عاجلًا أو آجلًا. قد يُكشف أمرك من خلال منشور عبر فيسبوك أو حديث عابر بين زوجتك والمدير في مناسبة اجتماعية بعد فترة طويلة من يوم الموقف أو بأي شكل آخر.
- لا تتملص من تحمل المسؤولية بل أظهر مدى استيعابك للآثار السلبية التي تحملها الآخرون بسبب تأخرك عن العمل. تحمل تلك المسؤولية وأظهر تقديرك وامتنانك للآخرين بدلًا من الانغماس في دور الضحية. قل: "شكرًا لكم للغاية لتغيير جدول المهام على الرغم من رسالتي المتأخرة للغاية" بدلًا من قول: "لا يُعقل. كانت هناك حادثة هائلة على الطريق السريع! الحمدلله لم أتأخر سوى 3 ساعات فقط". [١٧] X مصدر بحثي
-
انتظر ما بعد الاجتماعات الهامة لتقديم الاعتذار كما يلزم. الحالة الوحيدة التي يُفضل فيها تأخير الاعتذار هي وجود حدث ضخم بداخل الشركة أو اجتماع هام أو وفد من شركة أو جهة خارجية وما شابه. يفترض بك في تلك المواقف أن تتدخل إلى الاجتماع وأن تتحمل مسؤولياتك لتسيير اليوم، بينما يأتي الاعتذار في وقت لاحق.
- لا تحدث جلبة كبيرة وأنت تدخل إلى القاعة في وقت متأخرة لتجنب لفت الانتباه.
- الأفضل ألا تعتذر في أثناء الاجتماع، لأنك من جهة ستعطل سير المحادثات الهامة لمجرد التقدم بالاعتذار، كما أنك ستضع نفسك في موقف محرج أمام زملاء العمل وأصحاب المناصب الأعلى وضيوف الشركة.
-
ابذل كل ما بوسعك لتجنب التأخر عن العمل نهائيًا في المستقبل. ستتعرض لهذا الموقف من وقت لآخر لمختلف الأسباب، لكن تكرار الأمر وكأنها عادة شخصية سوف يؤثر سلبًا على سمعتك الشخصية وتقييمك المهني. بعد مرحلة من الوقت، لن تكون هناك فائدة من تقديم الاعتذارات وتبرير موقفك، فتكرار التأخر عن العمل يعني بوضوح أنك لا تكترث لمسؤولياتك المهنية ولا لمصلحة جهة العمل. [١٨] X مصدر بحثي
- استيقظ مبكرًا نصف ساعة عن موعد استيقاظك العادي لضمان الإيفاء بنظامك الصباحي واتخاذ مسار الذهاب للعمل فيما يلزم من وقت، دون أن يؤثر ذلك على حضورك للعمل في الوقت المنتظر.
- من المحتمل تعرضك للتوبيخ أو العقوبة، بل وقد يصل الأمر للفصل من العمل، إن كنت دائم التأخر.
أفكار مفيدة
- مع وجود اختلاف نسبي في أنظمة كل جهة عمل مقارنة بالأخرى، يظل الالتزام بالمواعيد من أهم الصفات اللازمة في عالم العمل والوظائف. بدورك، احرص على الوضوح والتواصل المفتوح مع الإدارة حيال مرات تأخرك عن موعدك وشرح الأسباب والاتفاق معهم على أسلوب لتسيير العمل وتعويض الساعات التي تتأخرها.
- احرص على إخبارك مديرك عن تأخرك بنفسك، ما سيكون وقعه أفضل من أن تصله المعلومة من شخص آخر.
- اعرض القيام بمهام تعوض ما فاتك من ساعات العمل في الصباح؛ تطوع مثلًا للقيام بمهمة إضافية أو تحمل جزء من مشروع آخر أو العمل لوقت متأخر دون الحصول على أجر إضافي.
- عندما تتأخر عن موعد العمل في المرة المقبلة، توقف عن محل للقهوة واشترِّ على حسابك مشروبات لفريق العمل كله. دخولك عليهم بالقهوة والمشروبات سيُضفي حالة من البهجة بين الجميع وقد يُقبل معه تأخرك البسيط عن موعد العمل.
تحذيرات
- بناءً على طبيعة الوظيفة وجهة العمل، قد لا تحدث مشكلة كبيرة إن تأخرت عن موعدك بدقائق قليلة من حين لآخر، لكن في المقابل، تفرض بعض الشركات نظامًا صارمًا على المواعيد. قد تتلقى تحذير مرة واثنتين، لكن في النهاية، إن لم تلتزم بمواعيدك بدقة شديدة، قد يتم في النهاية طردك من الوظيفة.
المصادر
- ↑ https://www.inc.com/john-boitnott/are-you-late-for-work-right-now-do-one-of-these-4-things.html
- ↑ https://www.businessinsider.com/what-you-should-do-when-youre-late-to-work-2017-1
- ↑ https://www.thebalancecareers.com/when-and-how-to-apologize-at-work-2062679
- ↑ http://fortune.com/2014/08/14/how-to-apologize-at-work/
- ↑ http://fortune.com/2014/08/14/how-to-apologize-at-work/
- ↑ http://fortune.com/2014/08/14/how-to-apologize-at-work/
- ↑ https://www.docformats.com/apology-letter-for-coming-late-in-office-sample-letter/
- ↑ https://www.livecareer.com/letters/apology/apology-letter-for-being-late
- ↑ https://www.greatsampleresume.com/letters/apology/apology-letter-for-being-late/
- ↑ http://www.perfectapology.com/apology-letter-to-boss.html
- ↑ https://www.greatsampleresume.com/letters/personal-letters/apology-for-being-late
- ↑ http://www.livecareer.com/letter-samples/apology-letters/apology-letter-for-being-late
- ↑ http://www.livecareer.com/letter-samples/apology-letters/apology-letter-for-being-late
- ↑ http://www.perfectapology.com/apology-letter-to-boss.html
- ↑ https://www.nmu.edu/writingcenter/parts-business-letter
- ↑ http://fortune.com/2014/08/14/how-to-apologize-at-work/
- ↑ https://www.businessinsider.com/how-to-apologize-the-next-time-youre-late-2016-1
- ↑ https://www.businessinsider.com/what-you-should-do-when-youre-late-to-work-2017-1
