تنزيل المقال
تنزيل المقال
وضع جدول تنظيمي ليومك سوف يساعدك على إدارة وقتك بكفاءة وفاعلية أكثر. يمكنك أن تنجح في إنجاز المزيد من الأولويات وتقليل احتمالية نسيانك للمهام أو الالتهاء بأشياء جانبية. وعلى الرغم من أنه قد يبدو أنه أكثر بساطة أن تقوم بقضاء الأمور بسجية ودون الاكتراث بمسألة التنظيم، إلا أنك قد تجد نفسك مرتبكًا، ومفتقدًا للتنظيم، وتنسى الكثير من الأشياء. وضع والالتزام بجدول عمل قد يستغرق بعض الوقت حتى تعتاد عليه، إلا أنك سوف تشعر بالامتنان لقيامك بذلك خلال فترة قصيرة من الوقت. سوف يساعدك على تقليل الشعور بالضغط ويجعلك أكثر تحكمًا بمختلف جوانب حياتك. تنظيم يومك يسمح لك بالتنظيم الذاتي لأفعالك ومراقبة مختلف سلوكياتك على مدار اليوم، والاحتفاظ بتسجيل ورؤية واضحة لما تحتاج أن تنجزه مقارنة بما تنجزه فعلًا. [١] X مصدر بحثي
الخطوات
-
امتلك تقويمًا أو دفتر تخطيط زمني. تأكد من أن دفتر التقويم الخاص بك يوجد به مساحة متناسبة مع قائمة المهام التي تحتاج لإدراجها فيه. بعض التقويمات توفر صفحات تخطيط زمني أسبوعية أو يومية أو بالساعة. يمكنك أن تستخدم دفتر عادي كذلك. اختر الوسيلة التي تناسب احتياجاتك ورغباتك بالشكل الأفضل. [٢] X مصدر بحثي أيًا كان ما ستختاره، فالتزم به. لا تحاول أن تستخدم دفتر تقويم زمني للعمل، وآخر للمدرسة.. إلى آخره. يجب أن يكون كل شيء في مكان واحد. [٣] X مصدر بحثي
- يوجد كذلك العديد من الخيارات الرقمية الخاصة بأجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية التي يمكنها أن تتزامن مع مختلف الأجهزة الإلكترونية التي تستخدمها، بحيث يكون بمقدرتك الولوج إلى تطبيق التقويم في أي وقت ومن أي مكان. الكثير من التطبيقات توفر خدمات تنظيم مهمات عملك وتحتوى على أدوات تذكير وتوقيت زمني والعديد من المزايا الأخرى. [٤] X مصدر بحثي
- سوف يكون من الأفضل أن تختار أداة التقويم الرقمية أو الورقية التي تحتوى على مساحة إضافية بحيث يكون بمقدرتك إضافة مختلف الملاحظات إلى جدولك. قد يساعدك ذلك على تعقب، ليس فقط ما تنجزه من عمل، ولكن كذلك كيفية قيامك به/ أو الكيفية التي يجعلك تشعر بها عن إنجازك له. على سبيل المثال، من الممكن أسفل قسم "الذهاب لصالة الألعاب الرياضية" في التقويم الخاص بك، ألا تكتفي فقط بالتحقق من قيامك بهذا البند، ولكن كذلك أن تكتب أي ملاحظات إضافية (قمت بجري مسافة إضافية اليوم وشعرت بإحساس رائع بعدها!). إضافة مثل هذه الملاحظات يساعدك على متابعة سلوكياتك بشكل أفضل. [٥] X مصدر بحثي
- إذا كنت تحاول الانتقال من استخدام الوسائل الورقية إلى الوسائل الرقمية، قد تجد أن الأمور دقيقة وأصعب بعض الشيء لمدة يوم أو اثنين، إلى أن تتعود على النظام الجديد. احتفظ بالوسيلتين معك خلال الأيام الأولى، وقم بإعادة التدقيق والفحص للتأكد من أنك لم تهمل أي من المهام أو تقم بإضافتها في أكثر من مكان.
-
قم بترتيب مهامك. تسمح لك وسائل التنظيم الإلكترونية أن تقوم بالتنسيق اللوني لمختلف المهام. على سبيل المثال، يمكنك أن تضع اللون الأحمر للمهام المرتبطة بالعمل، والمهام المرتبطة بالدراسة باللون الأزرق، والمهام المنزلية باللون الأخضر، والعطلات باللون البرتقالي، والتمارين الرياضية باللون الوردي. يمكنك القيام بنفس الأمر ببساطة إذا كنت تستخدم تقويم أو دفتر ورقي؛ استخدم الألوان الملونة (الجاف/ أو الرصاصية/ أو أقلام التظليل). ما أن تنجز التمييز بين الأنواع المختلفة للمهام التي تحتاج إلى تنظيمها، يمكنك أن تعمل على وضع الأولويات الخاصة بك.- التنظيم باستخدام الترميز اللوني لمهامك سوف يساعدك كذلك على تخيل وفهم المهام التي تتطلب الكثير من الوقت للعمل عليها. قد ترى، على سبيل المثال، أنه هناك العشرات من المهام الحمراء (الخاصة بالعمل) والخضراء (الخاصة بالمنزل) في قائمة مهامك، ولكن هناك القليل من المهام الوردية (الخاصة بالتمارين الرياضية). ملاحظة نقص المهام الخاصة بالتمارين الرياضية قد يحفزك على الشعور بدافع أكبر لتخصيص المزيد من الوقت لها.
-
ترتيب المهام بحسب الأولوية. من الضروري أن تحدد أي من هذه المهام هي الأكثر أهمية أو التي يجب إنجازها أولًا، وأي منها يمكن تأجيله. دعنا نستخدم مثالًا على ذلك من أجل فهم مسألة تحديد الأولويات. لنقل أنه مطلوب منك في المدرسة المذاكرة لاختبارين، وإعداد تقريرين للمعمل، وكتابة مقال، وتجهيز عرض تقديمي. وكل منهم مطلوب في نفس الأسبوع. ياللهول!
- اسأل نفسك بعض الأسئلة بغرض اكتشاف أي من هذه المهام يجب أن يتم إنجازه أولًا ولأي مدة: أي مهمة مستحقة أولًا؟ أي مهمة سوف تأخذ مدة أكثر من الوقت؟ أي مهمة هي الأهم، مقارنة بقيمتها؟ بمعنى: ما هي قيمة كل من الاختبارات وتقارير المعمل والمقال والعرض التقديمي -كل على حد سواء- بالنسبة لدرجات الدراسة النهائية؟ أي من هذه المهام تمثل لك التحدي الأكبر لإنجازها؟
- في النهاية، سوف تحتاج أن تحدد ما إذا كان الموعد النهائي للتسليم، أم المدة المطلوبة، أم القيمة المتعلقة بكل مهمة هي أولويتك الأساسية. أنت أكثر من يعرف نفسك ويعرف قدراتك. اختر نظام الأولويات الذي يناسبك. [٦] X مصدر بحثي
-
قم بالتعليم على المهام ذات الأولوية. ما أن تقرر أسلوب ترتيب أولويات المهام الخاص بك، قم بالتعليم على المهام الأهم في جدولك. يمكنك أن تمر على جدولك اليومي، وتكتب "أ" بجوار المهام التي يجب إنجازها أولًا، و "ب" بجوار المهام التي يمكن تأجيلها للغد، و "ج" بجوار المهام التي تملك وقتًا حتى الجمعة القادمة للعمل عليها.. وهكذا.
-
قم بتخصيص وقت محدد لكل مهمة. قم بكتابة المدة التي تتوقع أن تقضيها في العمل على كل مهمة. قد تقوم بتخصيص وقت في يوم معينة للمذاكرة (ساعتين)، وللتمارين الرياضية (ساعة)، كتابة وإرسالة بريدين إلكترونيين (30 دقيقة)، تمشية الكلب (30 دقيقة). من الضروري أن تتيح لنفسك الكمية اللازمة من الوقت للانتهاء من كل مهمة، وإلا ستجد أنك تعرض نفسك للكثير من الضغط إذا كان جدولك حادًا أكثر من اللازم وغير واقعي فيما يخص كمية الوقت المخصصة لكل مهمة.
- لا تنسَ أن تضع في اعتبارك أوقات التنقل ووسائل المواصلات خلال جدولك اليومي. على سبيل المثال، ما هي المدة التي ستستغرقها للانتقال من المكتبة، حيث تذاكر، إلى صالة الألعاب الرياضية؟
-
قم بإضافة بعض الوقت الإضافي إلى جدولك. غالبية الأفراد يقللون من قيمة الوقت اللازم للانتهاء من المهام. وضعك في الاعتبار للأوقات الذي سوف تستغرقها للإعداد للقيام بمهمة معينة، والتعافي والحصول على بعض الراحة بعد الانتهاء منها، سوف يساعدك على تنظيم وقتك بشكل واقعي ودقيق أكثر.
- حاول دائمًا أن تزيد من تقديرك للمدة اللازمة لأي شيء ببعض الدقائق. حاول أن تضيف 25% من الوقت المحدد للمهمة في جدول عملك. على سبيل المثال، قم بتحديد مدة 5 دقائق للشيء الذي يتطلب 4 دقائق، ومدة 10 دقائق للمهام التي تتطلب 8 دقائق، وهكذا. هذا الدقائق الإضافية سوف تعمل لصالحك وتعتبر بمثابة الدقائق الإضافية التي تتيح لك بعض حرية الحركة وتجنب التأخر في إحدى المهام والتخلف عن مواصلة جدولك بشكل صحيح.
- اسأل نفسك إذا ما كان هناك أي مهام أخرى صغيرة محيطة بالمهام الأكبر، والتي تتطلب منك أن تضعها في اعتبارك عند وضع جدولك؟ على سبيل المثال: هل تحتاج إلى الاستحمام بعد الانتهاء من التمارين الرياضية؟ هل تنتهي من المحادثة مع صديقك الذي يتمشى معك عائدًا للمنزل خلال 15 دقيقة فقط؟ بعض الأفراد يكتشفون أن وضع ساعة واحدة للتمارين الرياضية يعني أنهم سوف يستغرقون ساعتين أو أكثر للانتهاء من كل التفاصيل والأمور المحيطة والمتعلقة بهذه المهمة.
-
اترك مساحة في جدول أعمالك. اترك بعض المساحة في أسفل جدولك، للأمور قليلة الأهمية أو الأشياء التي تظهر على السطح خلال اليوم أو الأسبوع. إذا كان لديك بعض الوقت خلال اليوم أو أي وقت لاحق عبر الأسبوع، فيمكنك أن تهتم بهذه الأمور. هذه المهام الإضافية قد تتضمن ترتيب غرفتك، أو الاهتمام بملفات ضرائبك المالية، أو غير ذلك. هذه المهام ذات أولوية منخفضة، وصحيح أنه عليك إنجازها دون شك في وقت ما، لكنها لا تحمل أي ضغط عليك للانتهاء منها قبل موعد نهائي محدد.
-
تفقد التقويم/ أو ملف التخطيط الزمني. اجعلها عادة ثابتة لك أن تطلع على دفتر المهام وجدول العمل مع بداية كل يوم، وفي نهايته أيضًا للترتيب للمهام المقبلة. في كل يوم عليك تخصيص بعض الدقائق، ربما بعد تناولك لكوب القهوة الصباحي، أو أثناء تنقلك بالمواصلات اليومي، لمراجعة الأشياء التي تحتاج لإنجازها اليوم، ولإضافة بعض المهام الجديدة أو الشطب على المهام القديمة التي انتهيت منها.
- فحص وتعديل جدولك لبعض الدقائق كل يوم قبل البدء في تنفيذه قد يكون وسيلة رائعة لبداية يومك بشكل متحمس للغاية! [٧] X مصدر بحثي
- استخدم منبهًا على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر لتذكيرك ببعض المهام المعينة أو المواعيد. العديد من مواعيد الكشف عند الأطباء يتم حجزها قبلها بفترة كبير. سوف يكون من الجيد أن تضبط أحد تطبيقات التنبيه بحيث يذكرك قبل الموعد بعدة أيام أو ساعات. بهذه الطريقة سوف تقدر على التخطيط لمهامك وفق تلك الالتزامات، وتجنب خلط الأمور وتداخلها مع بعضها البعض.
-
قم بالانتهاء من مهامك وفق ترتيب الأولويات. قمت بالفعل بتمييز قائمة المهام في جدولك اليومي، بحسب أولوية كل منها. الآن حان وقت العمل عليها بوتيرة ثابتة.
-
قم بضبط جدولك وفق الحاجة. على الرغم من أهمية محاولة الالتزام بجدولك بقدر الإمكان، في بعض الأحيان تحدث بعض الأشياء بشكل خارج عن التوقع، وتحتاج إلى إعادة ضبط جدول العمل. نقل بعض المهام المرنة أو ذات الأولوية الأقل ليوم آخر يجب أن يتم فقط في أوقات الطوارئ والظروف المفاجئة، قدر الإمكان.
- كن منتبهًا لعدم ترك المهام تتراكم على عاتقك لليوم التالي بسبب تكاسلك عن إنجازها اليوم. إذا وجدت أن ذلك يحدث في الكثير من الأحيان، فحاول أن تضيف المزيد من الوقت لكل مهمة في يومك، بدلًا من الإضطرار إلى إعادة ترتيب العمل عليهم في الأيام التالية.
-
قم بالشطب على المهام التي تنتهي منها. القيام بهذا الأمر هو أحد الوسائل المجزية والمكافئة للغاية للكثير من الأفراد. تذكر أن تنقل المهام التي لم تنتهي منها لجدول اليوم التالي كذلك.
-
كافئ نفسك! من الضروري أن تتيح لنفسك بعض المكافئات الإيجابية بعد الانتهاء من مهامك على النحو المخطط له والالتزام بجدول عملك. بعد الانتهاء من واجبتك لأحد الأيام، كافئ نفسك بحمام دافئ، أو مشاهدة برنامجك التلفزيوني المفضل، أو تناول وجبة لذيذة. سوف تشعر بالمزيد من الإنجاز والاستحقاق لهذه المكافئات عندما تحصل عليها بعد الكثير من العمل الشاق. [٨] X مصدر بحثي
-
قم بعمل التقييم والتعديل عند الحاجة. من الضروري أن تتفقد من وقت لآخر وتكتشف إذا ما كان أسلوب تنظيمك ليومك يعمل بالشكل الصحيح والمناسب لك. من طرق القيام بذلك أن تطلع على المخطط الزمني ليومك جنبًا إلى جنب مع تقييم مشاعرك وحالتك المزاجية. هل ترى الغالبية هي للمهام المنجزة وتشعر بحالة نفسية جيدة وبأنك تحقق مستوى جيد من الانتاجية والعمل؟ إذا كانت الإجابة "نعم"، إذن هذا الجدول والأسلوب التنظيمي ليومك يعمل بشكل جيد بالنسبة لك!
- على خلاف ذلك، إذا كنت تجد الكثير من المهام يتم نقلها مرارًا وتكرارًا للأيام التالية، وكنت تشعر بالإحباط، فعليك أن تقوم ببعض التعديلات على كيفية تنظيمك ليومك.
- قم بتحديد مناطق الخلل في جدولك اليومي وراقب ما هي الأشياء التي تفقد السيطرة عليها. قد يكون عليك أن تعيد تقييم وترتيب أولوياتك إذا كانت المهام التي تفوتك ذات أهمية كبيرة بالنسبة لك (كأن تفرط في الالتزام بالقيام بالتمارين الرياضية منشغلًا بمهام العمل أو الدراسة). قد يكون عليك أيضًا أن تضع في اعتبارك الوقت المخصص لكل مهمة. على سبيل المثال، بدلًا من ترك ساعتين في الصباح للاستعداد والاستفاقة، فضع في اعتبارك تقليص هذا الوقت إلى ساعة واحدة، وقم بترتيب 30 دقيقة مشي/ ثلاثة مرات أسبوعيًا.
- كن منتبهًا إلى أن إعادة تنظيم جدول عملك هو أمر شائع وطبيعي للغاية. يحتاج الجميع إلى الكثير من الوقت من أجل الوصول إلى النظام الذي يعمل بالشكل الأمثل بالنسبة لهم.
أفكار مفيدة
- وقتك بالغ الأهمية. الالتزام بجدول عمل سوف يساعدك على تحقيق الاستفادة القصوى من الوقت المتاح لك.
- الالتزام بجدول يومي قد يساعدك على الانتباه إلى أنماط السلوك السلبية في حياتك التي لا تلاحظها في العادة. قد تكون تستيقظ في بداية الأسبوع وأنت مرهق للغاية، بسبب أنك تسهر لوقت متأخر في الأجازات الأسبوعية ولا تحصل على فترات النوم الكافية. يمكن من الآن أن تعيد ضبط أسلوب حياتك وفق إدراك لتلك العادة. قد تلجئ إلى الاستمتاع بالعطلات الأسبوعية خلال الفترات المبكرة من اليوم، بدلًا من البقاء مستيقظًا لوقت متأخر ليلًا، بحيث تحافظ على قضاء نفس الفترة من الوقت المرح، دون أن يفرض عليك ذلك الشعور بالتعب في الأيام التالية. [٩] X مصدر بحثي
- وضع جدول العمل والالتزام به قد يساعدك على أن تكون أكثر كفاءة وإنتاجية، بسبب أنك تقوم بربط كل مهمة بوقت محدد. يعني ذلك أنك تتجنب الارتكان إلى عذر "لا يوجد وقت كافي!". عليك من الآن أن تنظم كل ما ترغب في القيام به، وأن تحدد الوقت اللازم لكل الأولويات الخاصة بك في حياتك. [١٠] X مصدر بحثي
تحذيرات
- تجنب المماطلة والتسويف. لا يعود ذلك عليك بأي نفع، بل بالمزيد من الضغط وعدم التنظيم وتعكر المزاج.
المصادر
- ↑ http://www.biomedsearch.com/article/College-students-academic-stress-its/65640245.html
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/234145
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/234145
- ↑ http://www.collegefashion.net/college-life/how-to-keep-a-schedule/
- ↑ http://www.bemidjistate.edu/students/services/advising/resources/academic_toolbox/time_management2/
- ↑ http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_05.htm
- ↑ http://www.bemidjistate.edu/students/services/advising/resources/academic_toolbox/time_management2/
- ↑ http://www.cehd.umn.edu/ceed/publications/tipsheets/preschoolbehavior/posrein.pdf
- ↑ http://www.biomedsearch.com/article/College-students-academic-stress-its/65640245.html
