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Um ein Meeting zu organisieren, ist es wichtig, alle relevanten Informationen auf eine klare und knappe Art zu kommunizieren. Du solltest den Menschen mitteilen, wann und wo das Meeting stattfindet und worum es darin gehen wird. Es kann helfen, ein paar Anmerkungen hinzuzufügen, wenn für das Meeting Vorbereitungen oder Zubehör notwendig ist. Egal, ob du dein E-Mail-Konto oder eine Anwendung wie Outlook verwendest, achte darauf, dass alle wichtigen Einzelheiten in deiner Nachricht enthalten sind, damit die Eingeladenen informiert sind und wissen, was sie erwarten können.
Vorgehensweise
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Schreibe einen kurzen, aussagekräftigen Betreff mit Datum und dem Thema des Meetings. Diese Informationen zu erwähnen erlaubt den Eingeladenen, zu wissen wann das Meeting stattfindet und worum es gehen wird, ohne die E-Mail zu öffnen. Zum Beispiel könntest du schreiben: „Meeting 12.8.: Neue Richtlinien für die Berichterstattung“. [1] X Forschungsquelle
Warnung: Das Thema wegzulassen wird wahrscheinlich dazu führen, dass die Leute nachfragen, ob es für ihre Abteilung relevant ist und ob sie teilnehmen müssen. Erwähne das Thema daher unbedingt!
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Bitte im Betreff um eine Teilnahmebestätigung. Wenn du wissen musst, wer zum Meeting kommt, bitte bereits in der Betreffzeile um eine Teilnahmebestätigung. Auf diese Weise werden die Eingeladenen wissen, dass sie sobald wie möglich antworten sollen, bevor sie die E-Mail öffnen. Du könnest schreiben: „Freitag 10.6.; HR-Meeting, bitte um rasche Teilnahmebestätigung“. [2] X Forschungsquelle
- Du könntest auch schreiben, „Bitte um Teilnahmebestätigung: HR-Meeting 10.6.“.
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Teile ihnen im Betreff mit, dass es sich um ein Krisenmeeting handelt. Wenn es sich um eine dringende oder zeitkritische Angelegenheit handelt, könntest du etwas schreiben, wie „Krisenmeeting Montag 31.2: Cyber-Sicherheit“. [3] X Forschungsquelle
- Es ist wichtig, das Thema des Meetings zu erwähnen und eine Vorstellung davon zu geben, womit sie rechnen können.
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Mach deutlich, ob die Teilnahme zwingend ist oder empfohlen wird. Wenn du in einer großen Firma arbeitest, wird es nicht notwendig sein, dass alle Mitarbeiter an allen Meetings teilnehmen. Nenne die relevanten Abteilungen im Betreff oder teile den Eingeladenen mit, dass sie teilnehmen müssen. Du könntest zum Beispiel schreiben „Verpflichtendes Marketing-Meeting 10.6.“. [4] X Forschungsquelle
- Wenn die Teilnahme nicht verpflichtend ist, könntest du schreiben: „Meeting 10.6. zu effizienten Recherchestrategien; Teilnahme empfohlen“.
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Verwende ganze Wörter in deiner Betreffzeile, um Verwirrung zu vermeiden. Abkürzungen mögen effizient erscheinen, aber sie sind nicht so spezifisch wie ganze Wörter und können Verwirrung auslösen. Z.B. könnte S&P „Systeme & Prozesse ” oder „Samples & Analyseplan” bedeuten, wenn jemand deinen Fachjargon nicht versteht. [5] X Forschungsquelle
- Es ist jedoch okay, häufige Abkürzungen wie „HR“, „PR“ und Abkürzungen für Wochentage zu verwenden.
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Schreibe eine kurze, freundliche Einleitung und eine kurze Anmerkung. Dich selbst vorzustellen ist notwendig, wenn du in einer großen Firma arbeitest und noch nicht alle dort kennst. Es ist auch wichtig, in der kurzen Einleitung zu erwähnen, ob Dokumente vor dem Meeting fertiggestellt oder Unterlagen mitgebracht werden müssen. [6] X Forschungsquelle
- Lass die Einleitung sympathisch oder relevant für die Arbeit klingen. Zum Beispiel, „Liebes Team, ich freue mich auf die Veröffentlichung des neuen Programms nächste Woche!“.
Tipp: Erinnere die Teilnehmer, wenn sie irgendetwas vor dem Meeting fertigstellen oder zum Meeting mitbringen müssen. Zum Beispiel, „Zur Erinnerung, bitte bringt 4 ausgedruckte Kopien eurer Verkäuferkontaktlisten mit“.
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Liste das Datum und die Zeit des Meetings in einer separaten Zeile, damit diese hervorstechen. Diese Informationen sind für die Teilnehmer essentiell, daher sollten sie sich klar vom Rest des Textes abheben. Lass darüber und darunter zwei Zeilen frei und/oder schreibe sie fett. [7] X Forschungsquelle
- Beispiel: „6. Oktober, 10:30 – 11:45“.
- Wenn das Meeting online stattfindet, liste die Zeitzone, damit die Leute in unterschiedlichen Zeitzonen nicht wegen Missverständnissen das Meeting verpassen. Zum Beispiel könntest du schreiben: „6. Oktober, 10:30 – 11:45 (EST)“.
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Liste den Ort nach dem Datum und der Uhrzeit auf. Der Treffpunkt sollte ebenso hervorgehoben sein wie das Datum und die Uhrzeit – besonders, wenn das Meeting an einem neuen Ort oder einem schwierig zu findenden Ort stattfindet, oder du weißt, dass manche der Empfänger den Ort noch nicht kennen. Bei virtuellen Meetings (ob per Live-Forum oder Videochat), biete einen Link zum Forum oder Videoanruf, damit die Teilnehmer leicht darauf zugreifen können. [8] X Forschungsquelle
- Wenn du eine Wegbeschreibung bietest, sei so genau wie möglich. Zum Beispiel, „Bitte kommt zum Konferenzraum 592 im Timaren Gebäude (Nixonstr. 209). Raum 592 ist im zweiten Flügel des Gebäudes, Sie müssen also mit dem Lift vom Erdgeschoss in den 12. Stock fahren und dann mit den Liften im Südflügel des Gebäudes (zu Ihrer Linken) in den 59. Stock hochfahren“.
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Mach deutlich, was der Zweck des Meetings ist. Teile den Empfängern mit, was in dem Meeting erreicht werden soll. Eine kurze Tagesordnung für das Meeting wird helfen, zu erkennen, welche Aufgaben im Vorhinein erledigt werden müssen. Du könntest einfach das Thema erwähnen (wie „Cyber-Sicherheits-Update“) oder eine Tagesordnung zur Verfügung stellen: [9] X Forschungsquelle
- 10:30 – 10:45 Aktuelle Lage und Updates fürs Projekt.
- 10:45 – 11:10 Brauchbare Angebote vergleichen und auswählen
- 11:10 – 11:30 Brainstorming und Ziele für die Veröffentlichung
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Lies deine E-Mail durch, um Grammatik- und Sachfehler auszuschließen. Die wichtigsten Dinge, die du überprüfen musst, sind das Datum, die Uhrzeit und den Standort des Meetings, stelle daher sicher, dass diese unbedingt korrekt sind! Du kannst auch die Einleitung, die Tagesordnung oder andere Anmerkungen Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass du all die wichtigsten Dinge abgedeckt hast. [10] X Forschungsquelle
- Lies dir deine E-Mail laut vor, um sicherzustellen, dass deine Formulierung verständlich und knapp ist, bevor du sie verschickst.
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Klicke auf „Neues Meeting“ im Home-Tab in Outlook. Wenn deine Firma eine Kommunikationsdatenbank mit einem integrierten Kalender verwendet, nutze diese, um das Meeting zu organisieren. Das wird normalerweise von Menschen, mit denen du zusammenarbeitest, bevorzugt werden.
- Wenn in deiner Firma kein Outlook oder Ähnliches verwendet wird, kannst du dein berufliches E-Mail-Konto verwenden, um die Einladungen zu verschicken.
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Wähle im Fenser „Planungsassistent“ ein Datum und eine Uhrzeit. Nachdem du das Meeting erstellt hast, wird ein Kalenderfenster erscheinen. Klicke auf „Planungsassistent“ und markiere ein verfügbares Datum und eine Uhrzeit für dein Meeting.
- Achte darauf, dass es sich um einen Zeitpunkt handelt, zu dem du und die Gäste, die du einladen möchtest, Zeit haben. Je nach Anwendung in deiner Firma musst du die Ansicht vielleicht so ändern, dass du die Zeitpläne aller Mitarbeiter (zusätzlich zu deinem eigenen) ansehen kannst.
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Füge Teilnehmer hinzu, indem du ihre Namen eintippst oder dein Adressbuch verwendest. Klicke auf das Textfeld, um händisch Namen einzugeben oder scrolle durch das Adressbuch, um ihre Namen aus einer Liste auszuwählen. Verwende die Funktion „Planungsassistent“, um zu überprüfen, ob die anderen Teilnehmer Zeit haben.
- Wenn Menschen nicht Zeit haben, werden ihre Namen fett erscheinen. Der Assistent wird dir empfohlene Zeitfenster zeigen, die sowohl für dich als auch die Teilnehmer verfügbar sind.
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Lege fest, wann das Meeting beginnt und endet. Achte darauf, dass das Datum des Meetings jenes ist, das du zuvor ausgewählt hast und klicke auf das Kalenderfeld, um Änderungen vorzunehmen, falls nötig. Nimm dann die Drop-Down-Pfeile auf der rechten Seite der Zeitauflistung, um die korrekten Beginn- und Schlusszeiten auszuwählen.
- Eine Schlusszeit hinzuzufügen zeugt von Respekt für die Zeit der Menschen, damit sie wissen, was sie erwartet und ihre Arbeit oder ihre Wege planen können.
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Klicke auf „Termin“ unter dem „Meeting“-Tab oben am Bildschirm. Dieses Feld wird dich zum allgemeinen Terminbildschirm zurückführen und du solltest deinen Eintrag bereits im Zeitplan sehen. Danach kannst du einen Betreff, einen Treffpunkt und Anmerkungen hinzufügen.
- Wenn du deinen Eintrag nicht am Terminbildschirm sehen kannst, kehre zurück und wiederhole den Prozess, bis er auftaucht.
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Sei spezifisch, wenn du den Betreff, den Standort und die Anmerkungen angibst. Teile den Teilnehmern in ein paar Worten mit, worum es in dem Meeting gehen wird (z.B. „anstehende Produkttests“). Sei spezifisch, was den Standort angeht, und biete eine Wegbeschreibung, wenn es sich nicht um euren gewöhnlichen Ort für Meetings handelt oder wenn es kompliziert ist, dorthin zu gelangen. Füge zusätzliche Anmerkungen hinzu (wie nötige Vorbereitungen), die für das Meeting relevant sind.
- Biete die Adresse des Treffpunkts an, selbst wenn du denkst, dass die Leute diese bereits kennen.
- Klicke „Senden“, wenn du fertig bist.
Tipp: Vermeide zu allgemeine Betreffe wie „Brainstorming“, da das den Leute nicht viel darüber sagt, worum es in dem Meeting gehen wird. Stattdessen könntest du sagen, „Brainstorming zu Verkäufern für neue Produkte“.
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Tipps
- Wenn du deine E-Mail oder Einladung vor dem Verschicken korrigierst, achte darauf, dass sie knapp und deutlich formuliert ist.
- Verwende beim Schreiben einen freundlichen und professionellen Tonfall.
- Überprüfe die Empfängerliste doppelt, um sicherzustellen, dass alle, die zum Meeting kommen sollen, eingeladen sind.
- Schreibe die Empfänger in die „bcc“-Zeile, wenn du nicht möchtest, dass die Eingeladenen sehen können, wer sonst noch eingeladen ist.
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Warnungen
- Verschicke die Einladung zu deinem Meeting nicht ohne Datum, Uhrzeit und Ort. Das wird die Eingeladenen frustrieren und du wirst auch eine Menge Nachfragen nach diesen Informationen beantworten müssen.
- Schreibe nicht alles in Großbuchstaben. Das wird als Schreiben interpretiert und ist höchst unprofessionell.
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Referenzen
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
- ↑ https://blog.lucidmeetings.com/blog/anatomy-of-the-perfect-meeting-invitation-email#subject-line
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