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Eine freundliche Erinnerungs-Mail zu schreiben kann knifflig sein. Du möchtest nicht aufdringlich oder ungeduldig wirken, aber es ist wichtig, dass du deine Botschaft rüberbringst. Halte deine E-Mail in einem freundlichen Ton, grüße den Empfänger und drücke dich weich aus. Decke die Notwendigkeit für deine Erinnerung ab, so dass der Empfänger genau weiß, was du möchtest. Achte auf eine fehlerfreie E-Mail, so dass du nicht nur freundlich, sondern auch professionell rüberkommst.
Vorgehensweise
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Begrüße den Empfänger. In geschäftlichen Situationen musst du vielleicht eine Standard-Begrüßung verwenden, z. B. "Sehr geehrter Herr so und so". Persönlichere E-Mails werden allerdings immer mehr zum Standard. Manche Begrüßungen können von Anfang an zu einem freundlichen Ton beitragen, wie etwa diese: [1] X Forschungsquelle
- Hi Jonas
- Hallo
- Lange nichts gehört
- Hey! [2] X Forschungsquelle
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Verweise auf deine Verbindung zum Empfänger. Wenn du dich einfach nur an die Erinnerung hältst, könnte deine Nachricht als kalt empfunden werden. Verweise mit Sätzen, die eure Freundschaft und gemeinsame Erlebnisse widerspiegeln, auf deine persönliche Verbindung zum Empfänger. Dies könnten z. B. solche sein: [3] X Forschungsquelle
- Wie läuft es in der Schule?
- Mein Freund, wie ist es dir ergangen?
- Ich hatte letztes Wochenende so eine tolle Zeit mit dir.
- Wann haben wir uns zuletzt gesprochen, vor einem Monat?
- Unser gemeinsamer Ausflug war großartig! Das müssen wir bald wiederholen.
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Drücke dich weich aus. Dies ist besonders für den Teil mit der Erinnerung wichtig. Wenn es eine Weile her ist, seit du mit dem Empfänger in Kontakt warst, mag eine leichte Entschuldigung angebracht sein, dass du dich nur wegen der Erinnerung meldest. Dies sind Beispiele für weiche Ausdrücke:
- Ich weiß, es ist eine Weile her, seit wir miteinander gesprochen haben, aber ich wollte dich daran erinnern, dass...
- Seit dem neuen Baby ist alles so hektisch geworden, mir ist nur gerade eingefallen, dass ich dich daran erinnern wollte, ....
- Ich weiß, du hattest auch viel zu tun, daher wollte ich dich nicht belästigen, aber ich wollte dir eine Erinnerung schicken...
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Sei höflich. Wenn die Erinnerung wichtig ist, kann es leicht passieren, dass du zu stark rüberkommst. Denke daran, dass im Leben des Empfängers Dinge geschehen. Sage "bitte" und "danke". Du könntest höfliche Sätze verwenden wie: [4] X Forschungsquelle
- Es tut mir leid, dass ich dich belästigen muss, aber ich wollte sicherstellen, dass...
- Wenn du bitte auf diese E-Mail antworten könntest, sobald du Zeit hast...
- Danke, dass du dir die Zeit nimmst, diese Erinnerung zu lesen und darauf zu antworten. Ich weiß es zu schätzen.
- Ich freue mich auf deine Antwort.
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Gib einen Betreff an. Er muss nicht klug sein. Am hilfreichsten ist es, wenn er klar und prägnant ist. So weiß der Empfänger auf einen Blick, worum es in der Mail geht. Dies sind häufige Optionen für eine freundliche Erinnerung per E-Mail:
- Nachfrage
- Kurze Erinnerung an...
- Anstehende Reise/Veranstaltung/etc.
- Anzahl der Personen für Reise/Veranstaltung/etc. [5] X Forschungsquelle
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Vergiss deine Erinnerung nicht. Wenn du so sehr versuchst, freundlich und höflich zu sein, kann es leicht passieren, dass du etwas Wichtiges auslässt, z. B. die tatsächliche Erinnerung. Setze deine Erinnerung an den Anfang der E-Mail, kurz nach der Begrüßung und einer kurzen persönlichen Verbindung. Beispiele: [6] X Forschungsquelle
- "Hallo Ben,
es ist eine Weile her, seitdem wir miteinander gesprochen haben. Wie geht es deiner Frau und den Kindern? Meine halten mich ziemlich auf Trab, aber ich wollte bei dir nachfragen wegen..." - "Hey!
Oma, ich wollte dir schreiben. Es tut mir leid, ich hatte so viel zu tun. Ich wollte dich nur an unsere Verabredung zum Mittagessen erinnern..."
- "Hallo Ben,
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Sprich präzise. Im Allgemeinen stimmt es, dass bei einer höflichen Ausdrucksweise längere Sätze verwendet werden. "Arbeite härter" wäre z. B. in der folgenden Form deutlich höflicher: "Es wäre vielleicht eine gute Idee, wenn du härter arbeiten würdest". Während sie zwar höflich sind, können diese langen Ausdrücke es erschweren, den Zweck deiner E-Mail zu erkennen.
- Verwende eine vereinfachte Struktur für deine E-Mail, etwa so: Begrüßung (Eröffnung) → Persönliche Verbindung → Erinnerung → Abschiedsworte (Abschluss) [7] X Forschungsquelle
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Entferne unnötige Informationen. Frage dich für jeden Satz und jeden Satzteil "Ist dies nötig?". In manchen Fällen kann "nötig" etwas so breit gefasstes meinen wie "es ist nötig, damit meine E-Mail nicht kalt klingt". Entferne unnötige Teile der E-Mail. [8] X Forschungsquelle
- Im Allgemeinen können Adverbien (wie "sehr", "wirklich", "echt", "extrem" und "definitiv") entfernt werden, damit deine Nachricht knapper wird. [9] X Forschungsquelle
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Beende die E-Mail mit ein paar Worten zum Abschied. [10] X Forschungsquelle Dies kann z. B. "Freundliche Grüße" oder "Beste Grüße" sein. Anschließend sollte deine Signatur kommen. Diese Schlussworte können allerdings unpersönlich wirken. Du könntest es auch hiermit versuchen:
- Dein Freund
- Bis dann
- Alles Liebe
- Hab einen tollen Tag
- Herzliche Grüße
- Ich freue mich darauf, von dir zu hören [11] X Forschungsquelle
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Lies deine E-Mail Korrektur. Deine E-Mail ein oder zwei Mal kurz durchzulesen wird viele einfache Fehler zeigen, die sich beim Schreiben vielleicht eingeschlichen haben. Wenn du mit dem Verfassen fertig bist, lies deine E-Mail auf Rechtschreibung und Grammatik Korrektur.
- Viele E-Mail-Anbieter haben eine kostenlose Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Ihre Qualität hängt vom jeweiligen Anbieter ab. In manchen Fällen sind sie nicht sonderlich genau.
- Überprüfe deinen Betreff, die Begrüßung und die Schlussworte. Es passiert leicht, dass du diese übersiehst und dir nur den eigentlichen Text durchliest. [12] X Forschungsquelle
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Lies deine E-Mail laut. Wenn du eine wichtige E-Mail schreibst oder du wirklich besonders freundlich oder höflich zu jemandem sein möchtest, lies deine E-Mail von Anfang bis Ende laut vor. Hört es sich plauderhaft an? Wenn ja, dann kannst du deine E-Mail abschicken. [13] X Forschungsquelle
- Schreibe Sätze oder Passagen um, die schwerfällig klingen. Gehe hierfür nach Gutdünken vor. Dies variiert von Person zu Person, je nach deinem Sprachstil.
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Lasse eine andere Person einen Blick auf die E-Mail werfen. Bei wichtigen Gesprächen, z. B. wenn es geschäftliche sind, möchtest du die Erinnerung vielleicht von jemandem durchlesen lassen, bevor du sie abschickst. Wenn du eine knappe E-Mail geschrieben hast, dauert dies normalerweise nicht lang und kann helfen, selbst die kleinsten Fehler zu finden.
- Sende online eine Nachricht an einen Freund und frage ihn, ob du ihm eine E-Mail schicken kannst, damit er sie sich kurz durchliest.
- Bedanke dich bei jedem, der sich die Zeit nimmt, sich deine E-Mail durchzulesen. Schließlich tut er dir einen Gefallen.
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Referenzen
- ↑ https://www.myenglishteacher.eu/blog/formal-and-informal-email-phrases/
- ↑ http://www.businessinsider.com/the-perfect-way-to-start-an-email-and-greetings-you-should-avoid-2016-5/#-1
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/e-text/email/
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-excellent-email-subject-line-2014-3
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://webaim.org/techniques/writing/
- ↑ http://www.quickanddirtytips.com/education/grammar/how-to-eliminate-adverbs
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