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Kommunikationspannen können lustig, frustrierend oder ärgerlich sein. Wenn du Missverständnisse vermeiden möchtest, sprich deutlich und vermeide Vorannahmen über das Wissen deines Gegenübers, die nicht zutreffend sein müssen. Frage den Gesprächsteilnehmer, ob er dich versteht. Ein guter Zuhörer zu sein, kann auch Missverständnissen vorbeugen. Wenn du auf elektronischem Wege kommunizierst, sei deutlich, präzise und informativ. Wenn du dich in deiner Kommunikation ein wenig bemühst, kannst du das Risiko von Gesprächspannen verringern.
Vorgehensweise
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Denke nach, bevor du sprichst. Denke über deine Worte nach, nimm dir Zeit, um deine Gedanken zu ordnen, und bereite dich darauf vor, etwas Sinnvolles zu sagen. Achte besonders darauf, dass deine Gedanken klar strukturiert sind, sodass du sagen kannst, was du möchtest, wenn du eine wichtige Unterhaltung führen musst.
- Denke daran, dass deine Attitüde und dein Ton auch viel kommunizieren können. Halte deinen Fokus beschränkt und versuche, nicht von deinem Thema abzuweichen.
- Wenn du Probleme hast, das auszudrücken, was du sagen möchtest, schreibe dir einige Stichpunkte auf, um sicherzustellen, dass du alles ansprichst, was du erwähnen wolltest.
- Mache eine intendierte Pause, bevor du sprichst. Oft sagt uns der Instinkt, dass wir Hals über Kopf in eine Diskussion einzusteigen sollten. Aber bewusst Pausen einzulegen und dir einen Moment Zeit zu nehmen, um deine Gedanken zu sammeln, bevor du sprichst, wird deine Kommunikation wahrscheinlich deutlicher machen.
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Ziehe die Aufmerksamkeit auf dich. Die Aufmerksamkeit einer Person zu haben bedeutet, darauf zu achten, dass sie zuhört und versteht, was du sagst. Stelle Blickkontakt her und prüfe, ob dir dein Gesprächspartner zuhört. Wenn die andere Person abgelenkt ist oder gerade etwas anderes tut, versuche ihre Aufmerksamkeit zu erlangen oder probiere es später erneut. Wenn die Person abgelenkt wirkt, kannst du ihre Aufmerksamkeit erlangen, indem du sagst: „Ich muss sichergehen, dass du das verstehst“ oder „Ich fände es sehr gut, wenn du dich für einen Moment auf unser Gespräch konzentrieren könntest.“ [1] X Forschungsquelle
- Wenn die Person abgelenkt wirkt, sage, dass du mit ihr später sprechen wirst, wenn sie mehr Zeit hat.
- Wenn du zum Beispiel mit einer Person sprechen musst, diese aber gerade etwas anderes tut, sage der Person Bescheid, dass du dich mit ihr unterhalten möchtest und du deshalb ihre Aufmerksamkeit brauchst.
- Vermeide es, Leuten zuzurufen, um ihre Aufmerksamkeit zu bekommen. Stattdessen geh zu der Person hin und sprich, wann immer möglich, mit ihr direkt.
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Überprüfe deine Vorannahmen, die du über das Wissen des Gesprächspartners hast. Du kannst annehmen, dass deine Zuhörer verstehen, was du sagst. Allerdings solltest du alles deutlicher fassen, worüber Unsicherheit bestehen könnte. Wenn du beispielsweise Anweisungen gibst, verdeutliche alles, was dein Zuhörer tun sollte. Du kannst das Wissen und die Fähigkeiten, die jemand hat, unter- oder überschätzen, deshalb ist es am besten, du fragst noch einmal nach. [2] X Forschungsquelle
- Das gilt besonders für den Umstand, wenn du mit einer Person sprichst, die einen anderen kulturellen Hintergrund als du hat. Du kannst annehmen, dass sie Umgangssprache oder Dialekt versteht, aber es ist nicht falsch, nachzufragen. Wenn jemand verwirrt erscheint, bemühe dich, dich besser zu erklären.
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Sei höflich. Wenn du in deiner Kommunikation höflich bist, bedeutet das, dass du offen, ehrlich und nett bist. Sage nichts, was auf deinen Zuhörer passiv-aggressiv, sarkastisch oder fies wirkt. Konzentriere dich darauf, freundlich zu sein, und sage das, was du sagen willst, auf eine Weise, dass man dich leicht versteht. Wenn du andere Menschen unterbrichst, unhöflich bist und keinen Respekt zeigst, wirst du nicht effektiv kommunizieren. [3] X Forschungsquelle
- Sarkasmus kann leicht missverstanden werden. Obwohl dieses rhetorische Mittel humorvoll wirken soll, kann es doch zu Kommunikationspannen führen, da du das Gegenteil von dem sagst, was du eigentlich meinst. Zuhörer können verwirrt reagieren und sich fragen, was gemeint ist. Sarkasmus kann auch ungewollt gemein wirken.
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Überprüfe, ob dich dein Gesprächspartner versteht. Frage die Person, um sicherzugehen, dass sie dich verstanden hat. Das kann so einfach sein, wie zu sagen: „Macht das Sinn?“ Oder auch: „Hast du eine Frage?“ Auf diese Weise kann dein Zuhörer seine Bedenken äußern oder über Probleme sprechen, die er vielleicht sieht. [4] X Forschungsquelle
- Das kann deinen Zuhörern helfen, sich wohlzufühlen, um Fragen zu stellen oder um Klärung zu bitten.
- Wenn du Anweisungen erteilst, bitte den Zuhörer, sie zu wiederholen, um sicherzustellen, dass du verstanden wurdest.
- Unter einigen Umständen ist es angebracht, einen Sachverhalt kurz zusammenzufassen.
- Zum Beispiel: „Ich möchte das noch mal deutlich machen: Wir werden zunächst über das Garcia-Konto reden und dann werden wir uns in einem kurzen Meeting darüber unterhalten, wie wir das Kommunikationsproblem beheben. Alles klar?“
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Verfolge Gespräche weiter. Nachdem du mit einer Person gesprochen hast, verfolge die Unterhaltung weiter, um sicherzustellen, dass du dich klar ausgedrückt hast. Wenn du zum Beispiel eine E-Mail versendet hast, schicke noch eine und frage: „Wie geht es? Hast du irgendwelche Fragen?“ Wenn du mit einer Person gesprochen hast, frage ein oder zwei Tage später: „Ich wollte nur mal nachhören, ob alles in Ordnung ist?“ [5] X Forschungsquelle
- Wenn du glaubst, dass du dich missverständlich ausgedrückt hast, nutze die Gelegenheit, um dich deutlicher auszudrücken und Dinge, die verwirrend gefasst waren, klarer zu machen.
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Verstehe Körpersprache. Viel Kommunikation verläuft nonverbal. Sei also aufmerksam, denn das kann sehr wichtig sei. Halte Blickkontakt und achte auf Veränderungen bei deinem bzw. beim Blickkontakt des Sprechers. Achte auf die Körperhaltung und Gesichtsausdrücke und achte darauf, ob es Widersprüche darin gibt. Wenn dir etwas auffällt, stelle eine Frage oder bitte um genauere Erklärung. [6] X Vertrauenswürdige Quelle HelpGuide Weiter zur Quelle
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Höre genau zu. Wenn eine Person spricht, widme ihr deine gesamte Aufmerksamkeit. Viele Leute denken darüber nach, was sie als Nächstes sagen wollen, du solltest dich aber auf den Sprecher konzentrieren. Menschen schätzen es, wenn man ihnen zuhört und sie verstanden werden und eine der besten Methoden, das zu erreichen, ist aktives Zuhören. Drehe deinen Körper zum Sprecher und beuge dich vor. Lasse dich nicht ablenken (wie durch Handys), sondern sei stattdessen mental anwesend. [7] X Vertrauenswürdige Quelle HelpGuide Weiter zur Quelle
- Höre nicht nur die Worte, die die Person sagt, sondern achte auf die Informationen und wie sie kommuniziert werden. Zum Beispiel kann sich die Stimme eines Sprechers verändern, wenn er über etwas Emotionales spricht oder er sich unwohl fühlt.
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Vermeide Unterbrechungen. Wenn eine andere Person spricht, tue dein bestes, um den Redner nicht zu unterbrechen. Lasse ihn seinen Gedanken beenden, bevor du etwas hinzufügst oder etwas anderes sagst. So zeigst du, dass du zuhörst und es dich interessiert, was deine Mitmenschen sagen. Wenn du dazu tendierst, Menschen oft zu unterbrechen, können deine Gesprächspartner frustriert sein und nicht alles kommunizieren, was sie ursprünglich sagen wollten. [8] X Forschungsquelle
- Jemanden seinen Gedanken beenden zu lassen, bedeutet, dass du aktiv zuhörst und dich nicht damit beschäftigst, was du sagen wirst. Auf diese Weise wird sich dein Gegenüber wohlerfühlen und wird auch nicht vergessen, etwas zu erwähnen, weil die Konversation umgelenkt wurde.
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Stelle fragen. Wenn etwas unklar ist oder du etwas nicht ganz verstanden hast, dann stelle sicher, dass du diesbezüglich nachfragst. Sage zum Beispiel: „Würde es dir etwas ausmachen, wenn du noch mal deutlicher fassen könntest, was du mit X meinst?“ Oder frage: „Ich bin mir nicht sicher, ob ich das verstehe. Kannst du das ausführen?“
- Wenn die Person immer noch redet und du sie nicht unterbrechen möchtest, notiere dir deine Frage, sodass du sie nicht vergisst und sie später stellen kannst.
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Strukturiere deine Information. Wenn du versuchst, jemanden Informationen zu vermitteln, dann musst du das auf effektiv Weise tun. Wenn du beispielsweise eine Veranstaltung planst, musst du wichtige Details aufführen: Ort, Zeit und was Leute mitbringen sollen. Beschreibe ausführlich, welche Anweisungen befolgt werden müssen und vergewissere dich, dass deine Informationen einfach zu verstehen sind.
- Bevor du die Informationen oder die Einladungen abschickst, überprüfe, dass du alles Notwendige erwähnt hast.
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Benutze weniger Worte. Wenn du anhand von E-Mails und Textnachrichten kommuniziert, komme zum schnell zum Punkt. Eine langatmige E-Mail kann zu verschachtelt sein, was es nicht einfacher macht, sie zu verstehen. Wenn du zum Beispiel eine Bitte hast, komme direkt zum Punkt und stelle deine Bitte. Du kannst auch den Grund für deine Bitte nennen, aber verliere dich nicht in den kleinsten Details. Sage einfach, was du brauchst und beende die Mails kurz darauf. [9] X Forschungsquelle
- Wenn du dazu tendierst, längere E-Mails und Textnachrichten zu schreiben, werden Menschen diese wahrscheinlich eher überfliegen, als sie gründlich zu lesen. Wenn du dich trotzdem nicht zurücknehmen kannst, ziehe in Betracht, die wichtigsten Dinge zu Beginn zu erwähnen.
- Denke daran, dass man in E-Mails keine Hinweise auf Gesichtsausdruck oder den Stimmton erhält. Deshalb benutze eine deutliche Sprache und vermeide Sarkasmus.
- Emojis sind in freundschaftlichen E-Mails nützlich, in Geschäftsmails sind sie aber unangebracht.
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Konzentriere dich auf ein Thema. Halte deine Nachricht so einfach wie möglich. Plappere nicht oder führe viele Details auf. Vermeide es auch, mehrere Themen in einer E-Mail anzusprechen. Am besten konzentrierst du dich in deiner Mail auf einen Punkt oder ein Thema statt auf zu viele Dinge. Auf diese Weise kann die Person jede Mail löschen, wenn sie sich mit dem angesprochenen Punkt auseinandergesetzt hat. So vergisst der Empfänger nicht, etwas bestimmtes zu tun oder einen Punkt anzusprechen. [10] X Forschungsquelle
- Wenn du darauf bestehst, mehrere Themen auf einmal anzusprechen, unterscheide sie deutlich voneinander. Verwende Aufzählungszeichen oder strukturiere den Text so, dass sein Inhalt deutlich wird.
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Komme gleich zum springenden Punkt. Obwohl es in Ordnung ist, deine E-Mail mit „Wie geht es Dir?“ oder anderen Nettigkeiten zu beginnen, verbringe nicht zu viel Zeit damit, über etwas zu reden, was nichts mit deinem Anliegen zu tun hat. Konzentriere dich auf deine Bitte oder deine Information, die du an die Person weitergeben möchtest. Rede nicht um den heißen Brei oder benutze langatmige Erklärungen, sondern komme stattdessen schnell zum springenden Punkt. [11] X ForschungsquelleWerbeanzeige
Tipps
- Achte darauf, dass du im Chat, beim Messaging oder in E-Mails ohne Emojis keinen Sarkasmus verwendest. Sarkasmus lässt sich in einem Text schwer vermitteln, deshalb solltest du dieses rhetorische Mittel nur im persönlichen Gespräch benutzen.
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Referenzen
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/think-well/201107/simple-keys-effective-communication
- ↑ https://thesocietypages.org/sociologysource/2013/07/29/5-ways-to-avoid-miscommunication/
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newCS_85.htm
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/think-well/201107/simple-keys-effective-communication
- ↑ https://www.inc.com/peter-cohan/five-ways-to-improve-your-communication-success.html
- ↑ https://www.helpguide.org/articles/relationships/nonverbal-communication.htm# tips
- ↑ https://www.helpguide.org/articles/relationships/effective-communication.htm
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/think-well/201107/simple-keys-effective-communication
- ↑ https://gigaom.com/2007/10/05/7-rules-for-communicating-clearly-and-concisely-in-email/
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