Cómo calcular el equivalente de tiempo completo (FTE)

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El equivalente de tiempo completo (FTE, por sus siglas en inglés) es una unidad de medida equivalente a la carga laboral de un empleado a tiempo completo. Representa la cantidad total de empleados a tiempo completo en una empresa, y se calcula al sumar el número total de horas trabajadas (a tiempo completo y parcial) y al dividir el resultado entre el número de horas trabajadas anualmente por un empleado a tiempo completo. De esta manera, sirve para determinar la cantidad de equivalentes a tiempo completo independientemente de la cantidad de empleados reales y de las variaciones en el número de horas trabajadas durante un periodo. Esta cifra se utiliza en toda una serie de situaciones gubernamentales y reguladoras. En la actualidad, los empleados estacionales y por temporadas determinadas son excluidos de los cálculos totales del FTE.

Método 1
Método 1 de 3:

Calcular el FTE

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    Utiliza registros de contabilidad para identificar las horas que hayan trabajado los empleados a tiempo parcial. Esto se aplica a las empresas que tienen empleados a tiempo completo y parcial. [1]
    • Multiplica la cantidad total de horas semanales por la cantidad de semanas que haya trabajado cada empleado a tiempo parcial. Ejemplo :
      • 1 empleado a tiempo parcial ha trabajado 15 horas por semana durante 30 semanas: 1 x 15 x 30 = 450 horas.
      • 2 empleados a tiempo parcial han trabajado 20 horas durante 40 semanas cada uno: 2 x 20 x 40 = 1600 horas.
    • Suma los resultados para obtener la cantidad total de horas.
      • Ejemplo : 450 + 1600 = 2050 horas a tiempo parcial
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    Un empleado a tiempo completo es alguien que trabaja un máximo de 40 horas (30 horas como mínimo) por semana durante más de 120 días al año. [2]
    • Multiplica la cantidad de empleados por 40 (8 horas al día x 5 días a la semana).
      • Ejemplo : 6 empleado de tiempo completo: 6 x 40 = 240 horas
    • Multiplica el resultado por 52 (semanas en un año).
      • Ejemplo : 240 x 52 = 12 480 horas a tiempo completo
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    Este es el número total de horas que han trabajado todos los empleados. [3]
    • Ejemplo : 12 480 (tiempo completo) + 1600 (tiempo parcial) = 14 080 horas totales
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    Esto determinará el FTE de la empresa durante un periodo particular. [4]
    • Los feriados y otros permisos (licencia por enfermedad, maternidad, paternidad, etc.) ya se cuentan como parte de las horas trabajadas. Por ende, no es necesario que realices algún cálculo especial para estas horas.
    • Divide el total de horas entre 2080. Este es un número fijo que obtienes por medio de la siguiente ecuación: 8 horas al día x 5 días a la semana x 52 semanas al año. Este paso final te ayudará a calcular el FTE anual. [5]
      • Ejemplo : 14 080 horas totales ÷2080 = 6,769 FTE
    • Divide el total de horas entre 173,33 para hallar el FTE mensual.
      • Ejemplo : 4000 horas para febrero ÷173,33 = 23,07 FTE
    • Divide el total de horas entre 8 para obtener el FTE diario.
      • Ejemplo : 80 horas diarias ÷ 8 = 10 FTE
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Método 2
Método 2 de 3:

Utilizar calculadoras en línea para hallar el FTE

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    Estas herramientas virtuales te permiten ingresar la cantidad de empleados a tiempo completo que tengas y las horas que los empleados a tiempo parcial trabajen cada semana. Luego esta herramienta se encargará de hacer el cálculo para darte un valor estimado del FTE. Puedes encontrar calculadoras confiables en la siguiente dirección: https://www.healthcare.gov/shop-calculators-fte/ y http://www.healthlawguideforbusiness.org/fte-calculator .
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    Necesitarás el número total de empleados a tiempo completo y las horas que los empleados a tiempo parcial hayan trabajado. Esta información debe estar disponible en tus registros contables. Recuerda que los empleados a tiempo completo son aquellos que trabajan más de 30 horas a la semana. [6]
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    Ingresa los datos de los empleados en los campos respectivos de la calculadora. Asegúrate de verificar si las horas trabajadas son semanales, mensuales o anuales, y edita los datos según corresponda. Verifica la información antes de presionar el botón “calcular”, con la finalidad de asegurarte de que sea correcta.
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    Ten en cuenta que el cálculo obtenido en una calculadora de FTE solamente es un valor estimado. Puedes utilizar este número para calcular aproximadamente los valores del FTE a modo de guía o con propósitos educativos. No obstante, nunca utilices estos cálculos como reemplazo de la asesoría legal o fiscal de un profesional en el campo. Asimismo, cuando necesites un cálculo 100 % exacto por motivos comerciales, deberás utilizar un método diferente. [7]
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Método 3
Método 3 de 3:

Obtener y utilizar cálculos profesionales del FTE

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    El cálculo del FTE es un procedimiento importante que debes asegurarte de hacer correctamente. Si cometes un error de cálculo, esto puede afectar negativamente a muchos aspectos de tu empresa, entre los que están la anticipación de las ganancias, los impuestos, etc. Por lo tanto, si no confías plenamente en tu capacidad para calcular a la perfección el FTE de tu empresa, contrata a un contador con experiencia en el campo para que lo haga en tu lugar.
    • Necesitarás darle toda la información importante sobre tu empresa, de modo que pueda recopilar toda la necesaria para calcular el FTE.
    • Necesitará tener acceso a los archivos de los empleados, los documentos fiscales anteriores, así como otros tipos similares de documentación.
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    Algunos tipos de abogados tendrán experiencia en esta área y podrán ayudarte con los cálculos con la finalidad de garantizar su exactitud. Busca la asesoría de abogados corporativos o fiscales para que te ayuden a calcular tu FTE.
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    El análisis del FTE puede ser una herramienta de utilidad para evaluar la cantidad de empleados necesarios en una parte determinada de una empresa o en total. Los propietarios de empresas también pueden llevar un registro del crecimiento general de los empleados en el transcurso de los años de una manera más clara al analizar los cambios en el FTE. Es posible comparar los FTE con otras métricas para evaluar la cantidad de empleados adicional que contribuyen con la rentabilidad o los ingresos de una empresa. [8]
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bf\/Calculate-FTE-Step-12.jpg\/v4-460px-Calculate-FTE-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bf\/Calculate-FTE-Step-12.jpg\/v4-728px-Calculate-FTE-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Un uso del FTE es el cálculo del tamaño de una empresa pequeña con la finalidad de determinar el seguro médico. Específicamente en los Estados Unidos, el Programa de Opciones de Salud para Pequeños Negocios (SHOP, por sus siglas en inglés) exige que las empresas tengan menos de 50 FTE para calificar. Este programa les ofrece a los propietarios de empresas pólizas de seguro para empleados que sean asequibles y de alta calidad. Las empresas también deben cumplir con otros estándares para poder calificar. [9]
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/8a\/Calculate-FTE-Step-13.jpg\/v4-460px-Calculate-FTE-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/8a\/Calculate-FTE-Step-13.jpg\/v4-728px-Calculate-FTE-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    El FTE también sirve para calcular la “matricula equivalente a tiempo completo”, y lo utilizan las universidades y otras instituciones educativas de manera similar para llevar un registro de las matrículas de los estudiantes a tiempo completo y parcial. En lugar de horas de trabajo, se usan horas de clase. Asimismo, los estudiantes a tiempo completo son aquellos que ocupan todos los créditos disponibles (generalmente 12 horas a la semana) mientras que los estudiantes a tiempo parcial son aquellos que utilizan menos de 12 créditos. No obstante, otras instituciones educativas pueden utilizar diferentes criterios de horas y créditos para calcular el FTE.
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Consejos

  • El FTE no indica la cantidad de empleados. El valor de un FTE es constante a lo largo del tiempo, excepto cuando la empresa modifica su planilla regular.
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Referencias

  1. ↑ http://usnh.edu/banner/cheat-sheets/active/calculate%20FTE%20for%20Hourly%20&%20Salary%20Manual%20Method.pdf
  2. ↑ http://www.zanebenefits.com/blog/faq-how-do-i-calculate-the-number-of-full-time-equivalent-fte-employees
  3. ↑ https://www.irs.gov/irb/2011-21_IRB/ar07.html
  4. ↑ https://www.irs.gov/uac/Small-Business-Health-Care-Tax-Credit-Questions-and-Answers:-Determining-FTEs-and-Average-Annual-Wages
  5. ↑ https://www.irs.gov/uac/small-business-health-care-tax-credit-questions-and-answers-determining-ftes-and-average-annual-wages
  6. ↑ https://www.healthcare.gov/shop-calculators-fte/
  7. ↑ http://business.usa.gov/full-time-employee-calculator
  8. ↑ http://www.orientpoint.com/FTE.htm
  9. ↑ https://www.healthcare.gov/small-businesses/provide-shop-coverage/shop-marketplace-overview/

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