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La vida es impredecible y a veces uno simplemente tiene que cancelar alguna reunión. A fin de minimizar los inconvenientes y ser educado, es importante cancelar la reunión tan pronto como tengas en claro que no vas a poder asistir. Avisa con 24 horas de anticipación si es posible. Sé educado y respetuoso, y ofrécete a ajustarte al calendario de los demás para hacer una reprogramación. Si son varias las personas que van a asistir a una reunión, averigua si puedes llamar o enviar a alguien en tu lugar para que no tengas que buscar otra hora que se ajuste a todos.
Pasos
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Envía tus disculpas por correo electrónico para cancelar una reunión con anticipación. Si cancelas con 24 horas o más de anticipación, un correo electrónico será una buena idea. Avisa con la mayor anticipación posible. De esta manera, la otra persona podrá modificar su agenda. Si se trata de una persona muy ocupada, avisar con anticipación puede suponer una gran diferencia. [1] X Fuente de investigación
- Un correo electrónico a menudo es más eficaz que una llamada telefónica, ya que el destinatario podrá revisarlo rápidamente en 1 minuto o menos; sin embargo, si lo envías a último momento, no podrás estar seguro de que alguien lo vea.
- Si la otra persona ha viajado desde fuera de la ciudad para asistir a la reunión, haz todo lo posible por reprogramarla antes de que vuelva. Si todavía no ha llegado a la ciudad, trata de avisar con al menos dos días de anticipación para que pueda cancelar sus planes de viaje si es necesario.
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Si es posible, llama para cancelar una reunión a último momento. Si vas a cancelar una reunión que debía celebrarse durante el día, llama a la otra persona. De lo contrario, es posible que no vea el correo electrónico antes de la reunión y que pierda tiempo esperándote. [2] X Fuente de investigación
- Di algo como “Sé que habíamos programado para hoy nuestra reunión, pero he tenido que recoger a mi hijo que se ha enfermado en la escuela. Estaré fuera en la tarde, ¿tienes tiempo para reunirte en la mañana?”.
- Si no puedes usar el teléfono, envía un correo electrónico lo más pronto que puedas.
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Explica brevemente el motivo de la cancelación. Cancelar una reunión con frecuencia provoca dificultades a las personas que te esperaban. Lo más educado es indicar el motivo por el que no puedes asistir sin dar muchos detalles. De lo contrario, podrían suponer que simplemente no quieres ir. [3] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, decir que estás enfermo es un motivo suficiente para faltar a una reunión sin dar los detalles de tu enfermedad.
- Si surge otra reunión o cita a la que no puedes faltar, simplemente di que surgió un conflicto de agenda imprevisto. No asistir a una reunión por tener que ir a otra puede parecer una falta de respeto, por lo tanto, está bien que los detalles sean imprecisos.
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No inventes excusas. Si tienes una motivo válido para faltar a una reunión, está bien que hables un poco al respecto. Sin embargo, si no tienes un motivo, no lo inventes. Las personas se darán cuenta de que estás inventando algo y parecerá una falta de respeto. [4] X Fuente de investigación
- Si simplemente no quieres ir a una reunión, habla en general. Por ejemplo, puedes decir “Ha surgido algo personal y tengo que reprogramar la reunión de hoy”.
- No uses excusas genéricas con mucha frecuencia. Si surge “algo personal” una vez al mes o más, tus compañeros empezarán a verte como una persona que no es de fiar.
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Ofrece unas disculpas sinceras. Cancelar una reunión será mucho mejor si ofreces unas disculpas sinceras. Da las disculpas junto con el motivo de la cancelación y ofrécete a compensar los inconvenientes. [5] X Fuente de investigación
- Intenta decir algo como “Sé lo valioso que es tu tiempo y quiero disculparme por el conflicto de horarios. Te entrego mis notas para que las revises y así podremos agilizar nuestra reunión de seguimiento”.
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Respeta el tiempo de los demás asistentes. Si son varias las personas que van a asistir, ten en cuenta que cancelar la reunión por completo puede provocar un inconveniente para muchas personas. Si es posible, evita cancelar y ofrece otra solución. [6] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes llamar por teléfono, enviar a otro miembro de tu departamento para que te reemplace o enviar por correo electrónico la información relevante que tenías previsto compartir.
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Haz planes para reprogramar la reunión lo antes posible. Lo más probable es que la reunión se haya programado en primer lugar para repasar información urgente. Piensa en una hora conveniente para reprogramarla en uno o dos días a fin de minimizar cualquier inconveniente. [7] X Fuente de investigación
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Intenta ajustarte al horario de la otra persona en la medida de lo posible. Dado que estarás causando un posible inconveniente, resulta educado intentar ajustarte al horario de la otra persona. Sin embargo, solo ofrécete a reunirte una vez que estés realmente disponible. No debes volver a reprogramar la reunión. [8] X Fuente de investigación
- Puedes preguntar “¿Para qué hora te resulta conveniente reprogramar la reunión? No estoy disponible el jueves por la tarde, pero puedo hacer un espacio para ti en la mañana u otro día”.
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Marca en tu calendario el momento en que no estás disponible. A fin de evitar dolores de cabeza a la hora de reprogramar la reunión, marca todas las horas en las que no estarás disponible. De este modo, podrás compartir bien los posibles momentos para reprogramar sin tener más conflictos. [9] X Fuente de investigación
- Si consideras que necesitas un poco de tiempo libre durante el día entre las reuniones, márcalo en tu calendario para que la gente no te vea como disponible durante ese espacio de tiempo.
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Ofrece a cambiar la reunión por una llamada telefónica. Si el motivo por el que no puedes acudir a la reunión es el tráfico, el clima o algún factor que te impida llegar físicamente, ofrécete a cambiar la reunión por una llamada telefónica. Discúlpate por no haber podido acudir a la reunión. Haz un espacio para hacer un seguimiento en persona si es necesario. [10] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, di algo como “Lamento mucho no poder llegar a la oficina. Ha habido un accidente en la autopista y no avanzo. Sé lo importante que es para nosotros hablar de tus preocupaciones sobre la producción. ¿Podemos hablar sobre el asunto por teléfono?”.
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Consejos
- Si sabes con anticipación que no vas a poder asistir a una reunión, díselo de inmediato al organizador. Si utilizas un calendario como Outlook, rechaza la reunión y da una explicación.
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Referencias
- ↑ https://bothsidesofthetable.com/here-s-how-to-cancel-a-meeting-the-right-way-aeeaaa89f0af
- ↑ https://bothsidesofthetable.com/here-s-how-to-cancel-a-meeting-the-right-way-aeeaaa89f0af
- ↑ https://www.cnbc.com/2019/09/12/stop-saying-lets-cancel-stanford-researchers-share-how-successful-people-reschedule-meetings.html
- ↑ https://www.cnbc.com/2019/09/12/stop-saying-lets-cancel-stanford-researchers-share-how-successful-people-reschedule-meetings.html
- ↑ https://bothsidesofthetable.com/here-s-how-to-cancel-a-meeting-the-right-way-aeeaaa89f0af
- ↑ https://www.fastcompany.com/40530444/how-to-cancel-a-client-meeting-without-sounding-rude
- ↑ https://www.fastcompany.com/40530444/how-to-cancel-a-client-meeting-without-sounding-rude
- ↑ https://www.fastcompany.com/40530444/how-to-cancel-a-client-meeting-without-sounding-rude
- ↑ https://www.cnbc.com/2019/09/12/stop-saying-lets-cancel-stanford-researchers-share-how-successful-people-reschedule-meetings.html
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