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Si es la primera vez que diriges una junta, ¡felicitaciones! Tienes una excelente oportunidad para colaborar con diversos miembros del equipo, organizar la información disponible y abordar los objetivos. Al mismo tiempo, puede ser intimidante liderar un grupo, pero no te preocupes. Este artículo recoge algunos consejos muy buenos que pueden servirte para conducir una junta efectiva y eficiente que hará que tus colegas te elogien.
Pasos
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Brinda de antemano copias de los informes que vayas a repasar. Un informe completo, o como mínimo un resumen, asegura que todos lleguen a la junta en sintonía de forma que no tengas que perder tiempo con los participantes reportando simplemente la información que podrías leer con facilidad de antemano. [1] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Si otros miembros del equipo están a cargo de distintos departamentos o áreas, pídeles que te envíen sus informes de antemano para que puedas enviarles los resúmenes a todos los que vayan a asistir a la junta.
- Si vas a hablar sobre varios temas, quizás también debas designar a alguien para que se encargue de la agenda. Esta persona puede tomar el tiempo durante los periodos de discusión de forma que la junta permanezca encaminada. [2] X Fuente de investigación
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Envía la información de inicio de sesión como mínimo un día antes de la junta. En el correo electrónico de invitación, infórmales a los participantes sobre el software que vayas a usar (por ejemplo, Zoom, Skype o Google Meet) y los nombres de usuario, contraseñas o números de llamada que vayan a necesitar. Si envías esta información de antemano, todos los participantes tienen la oportunidad de descargar el software que podrían necesitar y probar sus credenciales para asegurarse de que todo funcione antes de la junta. [3] X Fuente de investigación
- Si vas a usar un software nuevo, quizás también debas enviar otro correo electrónico en el que les digas a los participantes con quién pueden ponerse en contacto si tienen algún problema con la descarga o la instalación.
- Asegúrate también de probar de antemano tu propia tecnología. Asegúrate de poder tener acceso dentro del software para juntas a tu escritorio o a las diapositivas que hayas creado para la junta. [4] X Fuente de investigación
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Resume las pautas básicas de participación para todos los participantes. La junta será más efectiva si todos comprenden de antemano la forma de hacer preguntas o lidiar con los problemas con la tecnología. Estas son algunas pautas que podrías establecer: [5] X Fuente de investigación
- escribir las preguntas en recuadros de chat para que las abordes
- usar computadoras portátiles o de escritorio y no dispositivos móviles
- evitar las actividades que distraigan (por ejemplo, comer o enviar mensajes de texto)
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Lleva a cabo la junta desde una zona clara de oficina que tenga una buena conexión wifi. La zona detrás de ti que los demás participantes puedan ver establece el tono para la junta. Asegúrate de que haya buena iluminación y de que no haya nada en el fondo que podría desmerecer tu presentación. [6] X Fuente de investigación
- Si vas a conducir la junta desde casa, opta por una habitación tranquila que tenga puerta para así no tener que preocuparte por las interrupciones.
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Involucra a todos con algo para romper el hielo antes de comenzar con la agenda. A las juntas virtuales les suele faltar la interacción personal. En una junta en persona, es probable que los participantes conversen entre ellos antes de que empiece oficialmente. Para simularlo, puedes pedirles a las personas que se turnen para presentarse o decirse lo que hicieron el fin de semana. [7] X Fuente de investigación
- Haz que esto permanezca ligero. Evita cualquier cosa que podría hacer que alguien sienta que se le pone en un apuro.
- Saluda a todos los participantes por su nombre y agradéceles por asistir. Asimismo, podrías hacer preguntas de seguimiento según algo que hayan dicho durante la charla para romper el hielo. [8] X Fuente de investigación
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Silencia a los participantes para deshacerte de las distracciones. Los participantes no siempre pueden controlar del todo lo que ocurre en el fondo, sobre todo si están en casa. Silencia sus micrófonos para evitar la posibilidad de interrupciones auditivas. Si les indicas que hablen, pueden encender su micrófono. [9] X Fuente de investigación
- Si el software que usas tiene una opción para levantar la mano, úsala. Esto facilita más recibir una pregunta o comentario. Asimismo, con las opciones de chat, los participantes pueden decir algo sin interrumpir el flujo de la junta.
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Deja que cada participante tenga la palabra por 2 o 3 minutos. Es fácil pasar por alto a alguien en una junta virtual. Incluye tiempo al final de la junta de forma que cada participante tenga la oportunidad de preguntar algo, hacer sugerencias o comentar sobre cualquier otra cosa. [10] X Fuente de investigación
- Si los participantes más ruidosos y extrovertidos estuvieron dominando la junta, hazles preguntas directamente a algunos de los participantes más silenciosos para recibir sus aportes.
- Mira directamente a la cámara como un reemplazo para el contacto visual para demostrarles a todos los participantes que estás involucrado y escuchando de manera activa lo que dicen. [11] X Fuente de investigación
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Prepárate. Ten a la mano una copia de la agenda y resalta los puntos clave en los que quieras hacer énfasis. Si has preparado una presentación visual, asegúrate de haber dispuesto en el lugar de la junta toda la tecnología que vayas a necesitar y de que todo funcione adecuadamente.
- Si vas a dar una presentación, es recomendable que ensayes unas cuantas veces antes de la junta de forma que te asegures de que todo funcione bien y de haber dominado todas las entradas para las ayudas visuales.
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Pasa lista y repasa la agenda. Empieza la junta desplazándote alrededor de la sala y pidiéndoles a todos que se presenten y expliquen su papel. Esto es de ayuda si es que hay personas en la junta que no se conozcan, además de asegurar que sepas el nombre de cada una. Luego, explica con brevedad en qué se enfocará la junta. [12] X Fuente de investigación
- Para este punto, quizás debas aceptar preguntas solo para tener la certeza de que todos estén en sintonía en cuanto a lo que la junta vaya a cubrir. Por ejemplo, si alguien tenía la impresión de que la junta abarcaría las ventas de un producto nuevo pero eso no está en la agenda, podrías aclarárselo.
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Establece un plan de acción para lograr cada objetivo. El plan de acción establece la forma como se manejará un ítem particular en la agenda. Incluye detalles junto con los nombres de todos los involucrados y plazos que aseguren que el equipo pueda cumplir sus objetivos.
- Asegúrate de que cada objetivo tenga una persona designada que conecte a las personas que deban estar involucradas y se asegure de que los recursos necesarios estén disponibles. [13] X Fuente de investigación
- Asigna informes de progreso de forma que la persona designada pueda mantenerse al tanto del objetivo y asegurarse de que todo marche según el plan.
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Haz que la discusión se limite a cada ítem de la agenda. A medida que vayas terminando con un ítem en la agenda, resume brevemente el resultado o las medidas que deban tomarse y luego consulta si hay preguntas. Haz que las preguntas y respuestas permanezcan breves y relevantes.
- Si alguien hace una pregunta que no tenga relación con el tema, puedes hacer que regrese al tema de una forma amable y cortés. Por ejemplo, podrías decir: "Las ventas de barras de chocolate son importantes, pero ahora mismo estamos abordando las trufas. Si puedes guardar tu pregunta, llegaremos a ella cuando hablemos sobre las barras de chocolate".
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Programa la siguiente junta. Al programar la siguiente junta mientras todos estén allí, les das la oportunidad de responder de inmediato si tienen algún conflicto. Asimismo, esto hace que la junta se coloque en el calendario lo más pronto posible de forma que no estés apresurándote a hacerlo más adelante. Esto es de particular importancia si el espacio para las juntas es limitado.
- Infórmales a los participantes que, si quieren hablar sobre algo en la siguiente junta, deben enviarte un correo electrónico al respecto. Establece una fecha límite para añadir ítems a la agenda para la siguiente junta de forma que tengas tiempo para prepararte.
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Determina quién será el moderador. Por lo general, un gerente u otro líder será el moderador de la junta. Sin embargo, si esta aborda un proyecto especial u otro asunto, quizás sea apropiado dejar que otro miembro del equipo tome el mando. [14] X Fuente confiable Kansas University Center for Community Health and Development Ir a la fuente
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Designa a oradores para que presenten objetivos individuales. Si otra persona estuvo organizando personas y recursos para lograr un objetivo, ella será quien pueda describir el proceso y los resultados con mayor eficacia. Los participantes valorarán escuchar esta información directamente de esa persona en lugar de que tan solo la leas en su informe.
- Si involucras a otras personas y les pides que brinden novedades durante la junta, no tendrás que ser quien habla en la parte delantera de la sala en todo momento.
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Coordina los horarios para hacer acomodaciones para los participantes de la junta. Averigua quién debe asistir a la junta y hazte una idea de su disponibilidad. Propón 2 o 3 opciones de horas de juntas y luego elige aquella a la que puedan asistir más personas. Al momento de considerar posibles horarios, toma en cuenta el tema de la junta.
- Por ejemplo, si debes convocar una junta para hablar sobre un asunto desafiante y que podría ser acalorado, quizás el mejor momento no sea al final de la tarde un viernes, aunque todos estén disponibles.
- Si algunas personas no pueden asistir, asegúrate de que como mínimo vayan a estar disponibles los participantes clave de los proyectos que vayan a discutirse. Asigna a alguien para que tome notas y las distribuya de inmediato a cualquiera que no haya podido asistir. [15] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
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Pide sugerencias para la agenda de la junta. La agenda incluye una lista de temas, los nombres de las personas que vayan a dar presentaciones y la cantidad de tiempo que vayas a dedicar a cada tema. Las sugerencias de los participantes de la junta ayudan a asegurarte de que cubras todo lo importante.
- Envíales un correo electrónico a los posibles participantes para preguntarles si quisieran hablar sobre algo. Establece un plazo de un par de días antes de la junta de forma que tengas tiempo para prepararte.
- Coloca todas las solicitudes para la agenda en una hoja de cálculo con columnas para el tema, el orador y el tiempo que se necesite. Si hay demasiadas solicitudes para el tiempo permitido, prioriza los ítems. Si es posible abordar algo simplemente por correo electrónico, comunícate con la persona que haya hecho la solicitud e infórmaselo.
- En general, adjudica más tiempo a la junta del que esté programado en la agenda. Siempre puedes concluir una junta temprano pero, si dejas tiempo adicional, te aseguras de poder responder a las preguntas o permitir un poco de discusión.
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Establece reglas para la junta. No necesariamente deben ser reglas formales (piensa en "las reglas del orden de Robert"), pero es recomendable tener algún protocolo básico de forma que la junta marche sobre ruedas y todos tengan la oportunidad de compartir sus perspicacias. Infórmales a los participantes que las reglas simplemente tienen el propósito de asegurar que la junta se desarrolle de la forma más eficiente posible.
- Asimismo, puedes establecerlas al inicio de la junta. Por ejemplo, podrías decir: "Para ahorrar tiempo, esperen hasta después de que cada orador haya hecho su presentación para hacer preguntas y comentarios. Si no se abordan sus comentarios durante el tiempo adjudicado de discusión, envíenme un correo electrónico más adelante y podremos hablar al respecto".
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Separa tiempo para cada ítem en la agenda. Haz una lista de la cantidad total de tiempo para cada ítem y luego divide ese tiempo entre el tiempo para la presentación y el tiempo para la discusión después de la presentación. De este modo, los participantes comprenderán cuándo pueden contribuir.
- En general, planifica como mínimo 10 minutos de tiempo de discusión para cada ítem en la agenda. Si bien quizás no se necesite tanto tiempo para todos los ítems, es posible que se necesite más tiempo para algunos.
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Circula la agenda el día anterior a la junta. De este modo, te aseguras de que todos los participantes tengan una copia y sepan qué esperar. Asimismo, les da la oportunidad de abordarte si hay alguna información incorrecta.
- Si es una junta nueva o poco frecuente, también podrías enviar un recordatorio una o dos horas antes.
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Controla la comunicación en la junta. Responsabilízate por avanzar las discusiones y mantener a todos enfocados en la tarea. Si hay otros oradores, podrías delegarles la responsabilidad en cuanto al liderazgo en las discusiones, pero asegúrate de participar de todos modos. [16] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías hacer una pregunta que nadie haya hecho pero que consideres importante o que sea un punto que el orador haya pasado por alto en su presentación.
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Resalta el progreso y habla sobre la falta de progreso. En las juntas que aborden una serie de objetivos en desarrollo, empieza por mencionar en dónde se quedaron en la última junta y luego aborda en dónde se encuentran ahora. Si casi no ha habido progreso desde la última junta, determina qué ocurrió y de qué forma puede arreglarse el problema. [17] X Fuente de investigación
- Identifica a las personas responsables de cada objetivo y dales la palabra para ver si tienen algo que añadir antes de pasar a la parte de discusión.
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Reenfoca las discusiones que se hayan salido del tema. Hay momentos en los que el entusiasmo o la frustración pueden hacer que las discusiones se salgan del tema. Presta atención de forma que puedas hacer que las discusiones que se hayan salido del tema vuelvan a alinearse con los objetivos de la agenda. [18] X Fuente confiable Kansas University Center for Community Health and Development Ir a la fuente
- Por ejemplo, podrías plantear la junta como una "misión de recopilación de datos". Esto implica que se debe escuchar a todos de forma que puedas acumular la mayor cantidad posible de información y evitar que unos cuantos participantes monopolicen la conversación. [19] X Fuente de investigación
- Si alguien empieza a divagar y salirse del tema, podrías decir: "Ese es un buen punto y me alegra que lo hayas mencionado. Pasa por mi oficina más tarde para que podamos hablar sobre eso, ¿está bien?". [20] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
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Prueba con hacer una "lluvia de ideas cibernética". Una lluvia de ideas cibernética utiliza una estructura de chat o foro para hacer una lluvia de ideas durante las juntas más informales. Todos tienen la oportunidad de participar y todos pueden ver todos los aportes, por lo que las personas son menos competitivas en cuanto a que se las escuche. [21] X Fuente de investigación
- A las personas podrían ocurríseles ideas en distintos momentos, por lo que esto también permite que la lluvia de ideas sobre un tema continúe mientras la junta pasa a otras cosas.
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Mantén el cronograma de la agenda con asertividad. No debes ser grosero pero, si la discusión se sale de control y aún quedan ítems por abordar, infórmales a los participantes que la junta debe volver a encaminarse. Los puntos importantes pueden dejarse para otra junta o para un correo electrónico.
- Siempre debes preguntar si hay alguna pregunta antes de pasar a un nuevo ítem en la agenda. Asegúrate de que todos estén de acuerdo y listos para seguir adelante antes de dejar atrás el último ítem. [22] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
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Resalta los puntos importantes. Haz énfasis en los objetivos clave de la junta. Si también van a hablar sobre puntos menores, explica la forma como se vinculen con las cosas más importantes.
- Ayuda a los miembros de la junta a comprender el alcance del proyecto y la forma como cada parte individual es una pieza importante de un todo mucho más importante.
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Ayuda con la toma de notas de ser necesario. Por lo general, habrá una persona específica que tome notas. Sin embargo, es posible que, en algunas situaciones, debas intervenir y ayudar si la persona se abruma.
- Por ejemplo, si hay diapositivas y la persona que toma notas tiene dificultades para anotarlas todas a medida que avanzas, podrías decirle que puedes darle una copia de las diapositivas para añadirla a sus notas.
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Ofrece un resumen completo al final de las juntas. Concluye la junta con una o dos oraciones para cada ítem en la agenda. Describe las decisiones que se hayan tomado y las medidas de seguimiento que vayan a seguirse. [23] X Fuente confiable Kansas University Center for Community Health and Development Ir a la fuente
- Por ejemplo, podrías decir: "En cuanto a las ventas de las barras de chocolate, hemos determinado que se necesitan nuevas cajas de exhibición. Susana Sánchez está a cargo de diseñar esas cajas nuevas y le enviará sus diseños a Hernán el miércoles".
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Ten juntas individuales para hacer seguimiento. Si un participante intentaba monopolizar la junta, conversa más tarde con él sobre lo que haya ocurrido. No acuses a la persona sino, en cambio, enfócate en sus acciones y en lo que hayas observado. Dale la oportunidad de explicar lo que haya ocurrido. [24] X Fuente de investigación
- Estas conversaciones pueden serte de ayuda para encontrar mejores formas de evitar que las personas monopolicen las juntas en el futuro. Como mínimo, la persona sabrá que su comportamiento en la junta no fue aceptable y no se tolerará en el futuro.
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Referencias
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-run-a-great-virtual-meeting
- ↑ https://www.entrepreneur.com/article/349915
- ↑ https://www.inc.com/guides/2010/12/5-tips-for-conducting-a-virtual-meeting.html
- ↑ https://onlinemasters.ohio.edu/blog/virtual-meetings/
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- ↑ http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/leadership/group-facilitation/main
- ↑ https://hbr.org/2011/03/scheduling-a-meeting-the-right
- ↑ https://www.ohrd.wisc.edu/AcademicLeadershipSupport/LeadMeetings/BestPractices/AssigningKeyMeetingRoles/tabid/73/Default.aspx#one
- ↑ http://www.skillsyouneed.com/ips/conduct-meeting.html
- ↑ http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/leadership/group-facilitation/main
- ↑ http://www.adweek.com/fishbowlny/how-to-prevent-loudmouths-from-monopolizing-a-meeting/324672
- ↑ https://hbr.org/2013/12/the-seven-imperatives-to-keeping-meetings-on-track/
- ↑ http://fortune.com/2013/02/11/how-to-neutralize-a-meeting-tyrant/
- ↑ https://hbr.org/2013/12/the-seven-imperatives-to-keeping-meetings-on-track/
- ↑ http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/leadership/group-facilitation/main
- ↑ http://fortune.com/2013/02/11/how-to-neutralize-a-meeting-tyrant/
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