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Al presidir una reunión, declarar la sesión abierta es lo esperado. Algunas personas consideran que esta es una tarea intimidante, en especial cuando no tienen experiencia. Hablar frente a un grupo puede parecer difícil, pero se vuelve más fácil una vez que comienzas. Si bien es normal que sientas nervios al principio, declarar una sesión abierta es una tarea simple una vez que dominas cómo mostrar profesionalismo en una reunión, transmitir confianza con el lenguaje corporal y mantener una buena postura.
Pasos
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Dales la bienvenida a las personas cuando lleguen. Esta es una gran oportunidad para marcar la pauta, animar a las personas a hablar y dirigirlas a la sala de estar. [1] X Fuente de investigación
- Mantén un lenguaje corporal casual al sonreír y moverte en la entrada.
- Usa saludos casuales. Puedes probar con un simple "Buenos días. ¿Cómo has estado?".
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Ten conversaciones triviales. Ten conversaciones breves y casuales con los asistentes. Recuerda mantener temas profesionales. [2] X Fuente de investigación
- Usa estas conversaciones para establecer tu rol como presidente de forma relajada. Esta es tu oportunidad para hablarles a los asistentes en tu rol oficial como anfitrión del encuentro. Puedes decir "¿Has visto el artículo en el periódico acerca de los juegos infantiles seguros para los parques?".
- Escoge temas relacionados con la agenda de la reunión para llevar suavemente a los asistentes a la finalidad del encuentro. Por ejemplo, si la reunión está relacionada con servicios en parques, escoge temas como mejoras recientes en parques o historias que transcurran en parques.
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Comienza a tiempo. Establece un horario exacto de inicio y un horario de finalización proyectado. Limítate al cronograma, dado que demorar el inicio de la reunión le costará a la organización el tiempo de cada persona que se siente a esperar. [3] X Fuente de investigación
- Si alguien crucial para el encuentro no ha llegado o falta el quórum necesario, habla con los asistentes para hacerles saber de la demora en la llegada de dicha persona. Comienza la reunión y usa el tiempo de demora como foro de apertura. Dirige el debate para que las personas no se sienten simplemente a esperar.
- Ten en cuenta que, si comienzas tarde, es probable que las personas tengan que marcharse en el horario programado originalmente dado que tendrán otros encuentros o actividades más tarde.
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Ponte de pie. Cuando llegue el momento de comenzar la reunión, levántate del asiento para llamar la atención de los asistentes e indicar que está por comenzar. Al ponerte de pie, comunicarás que estás a cargo de la sala. [4] X Fuente de investigación
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Saluda a los asistentes. Comienza a hablar con un comentario de apertura generalizado. Esto indicará la apertura de la reunión y llamará la atención de cualquiera que aún esté ocupado con una conversación paralela o una actividad no relacionada, como revisar el correo electrónico en el celular.
- Por ejemplo, puedes decir "Buen día. Gracias por acompañarnos hoy".
- Evita los saludos informales como "Oigan, todos". Esto establecerá el tono incorrecto.
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Preséntate. Proporciona brevemente tu nombre y establece tu puesto. Por más que los asistentes te conozcan, es importante establecer que eres el presidente del encuentro. Este también es el momento de presentar a cualquier orador. [5] X Fuente de investigación
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Anuncia la apertura de la sesión. Como presidente, eres responsable por establecer el horario inicial para el registro. Los minutos comienzan después de declarar la sesión abierta de forma oficial. Como parte de esto, también tendrás que establecer la fecha y hora para el registro. [6] X Fuente de investigación
- En un encuentro formal, puedes decir "Declaro esta sesión abierta a las 11:30 a. m. el día jueves 4 de mayo de 2017".
- Si se trata de un encuentro informal, puedes variar el discurso, pero igual es importante que establezcas que el encuentro ha comenzado. En vez de decir que declaras la sesión abierta, puedes decir "Comenzamos esta reunión a las 11:30 a. m. el jueves 4 de mayo de 2017".
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Establece el propósito de la reunión. Recuérdales a los asistentes el objetivo de la reunión. Como presidente, es tu responsabilidad asegurarte de que todos comprendan qué se espera del encuentro y que todos estén con su tarea durante toda la reunión. [7] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes decir "Hoy estamos aquí para seleccionar un color de pintura para los bancos nuevos del Parque del Valle".
- Establece tu propósito en una o dos oraciones.
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Conduce la reunión . Toma asiento y sigue la agenda para continuar con la reunión. Como presidente de la sesión, debes asegurarte de que la reunión esté enfocada y que se escuche la opinión de todos.
- El nivel de control que tengas sobre la reunión como presidente dependerá de tu estilo personal y la cultura de tu organización.
- Una vez que la reunión comience, habrás completado la declaración de la sesión abierta.
CONSEJO DE ESPECIALISTAFundador de startups y director de ingenieríaGene Linetsky es un fundador de startups e ingeniero de software en el área de la Bahía de San Francisco. Ha trabajado durante más de 30 años en la industria de la tecnología y actualmente es el director de Ingeniería en Poynt, una compañía de tecnología que construye terminales inteligentes de punto de venta para empresas.Respeta el límite de tiempo . Gene Linetsky, fundador de startups, afirma: "Las reuniones no deben superar los 30 minutos. Si te ves tentado a programar un encuentro por una hora, vuelve a pensarlo, divídelo o reduce el alcance, dado que, en una reunión típica, el tiempo productivo es quizás de 10 minutos".
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Haz contacto visual. El contacto visual incrementa la atención, te hace más notorio y convence a las personas de que lo que dices es importante.
- En el contexto de una reunión, mueve la mirada por la sala mientras hablas, haciendo contacto visual con cada persona a medida que miras distintas partes de la sala.
- Si te sientes incómodo, mira el centro de la nariz de las personas.
- Familiarízate con el contacto visual con anticipación al practicar con tus amigos, familiares y compañeros de trabajo. Comienza por mirar sus frentes y luego sigue con el centro de la nariz. Por último, haz contacto visual por algunos segundos a la vez, progresando lentamente hasta lograr un contacto visual constante mientras hablas.
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No te muevas con nerviosismo. Pararte o sentarte transmite que eres seguro, así que encuentra el equilibrio. [8] X Fuente de investigación
- Moverte mucho y con inquietud sugiere que estás nervioso o ansioso, socavando tu autoridad. [9] X Fuente de investigación
- Mantén las manos enfocadas en una tarea, como dar la mano o anotar en la agenda.
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Habla a un ritmo normal. Las personas nerviosas suelen hablar rápido, así que sé consciente de tu discurso. Transmite confianza al hablar de forma calma y alta. [10] X Fuente de investigación
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Ten una postura abierta. Mantén los brazos al costado del cuerpo. Las personas ansiosas suelen cruzarse de brazos o cubrir sus rostros. [11] X Fuente de investigación
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Inclínate hacia adelante. Al hablar con alguien, inclínate hacia él para demostrar que estás interesado en lo que dice y que eres activo en la conversación. Esto muestra que reconoces los aportes de los demás y que no tienes miedo de escuchar puntos de vista alternativos. [12] X Fuente de investigación
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Establece el tono. Como presidente de la reunión, tu actitud dictará la actitud de todo el encuentro. Para tener una reunión exitosa, aborda tu rol de presidente con profesionalismo y una visión optimista. A través del lenguaje corporal, transmite a los asistentes que esperas profesionalismo. [13] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Sonríe mientras hablas acerca de los objetivos, planes o responsabilidades de la organización.
- Haz gestos mientras hablas.
- Di "Tenemos una gran oportunidad para reflexionar sobre la misión de nuestra organización a través del programa nuevo que hemos venido a debatir".
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Endereza la espalda. Imaginar una cuerda que te tira hacia arriba es el primer paso para mantener una buena postura . Una buena postura transmite confianza y te proporciona una presencia dominante.
- Practica ponerte de pie erguido para que se vuelva un hábito.
- Mete el estómago y permite que los brazos cuelguen a los costados del cuerpo. [14] X Fuente de investigación
- Empuja los hombros hacia atrás. El objetivo es que sientas cómo los omóplatos se tensan como si se empujaran uno contra el otro. [15] X Fuente de investigación
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Mira hacia adelante. Mantén la cabeza recta. Para tener una buena postura, los lóbulos de las orejas deben estar alineados con los hombros. [16] X Fuente de investigación
- No lleves la cabeza hacia adelante. El objetivo es mostrar que eres seguro, no demasiado ansioso.
- No mires hacia abajo, dado que podrías encorvarte.
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Evita balancearte. Mantén los pies firmemente plantados. Si bien puedes cambiar el peso de un pie al otro al estar de pie por mucho tiempo, debe ser un cambio sutil, no un balanceo. [17] X Fuente de investigaciónAnuncio
Consejos
- Un buen presidente mantiene el orden al enfocarse en los objetivos del comité en vez de incrementar su posición personal. [18] X Fuente confiable Harvard Business Review Ir a la fuente
- Comienza y finaliza a horario.
- Mantén un comportamiento profesional antes, durante y después de la reunión.
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Referencias
- ↑ http://www.resourcecentre.org.uk/information/chairing-a-meeting/
- ↑ https://www.fastcompany.com/36861/you-have-start-meeting
- ↑ https://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
- ↑ https://www.kofc.org/un/en/resources/service/council/conduct_meeting.pdf
- ↑ http://www.resourcecentre.org.uk/information/chairing-a-meeting/
- ↑ https://www.manchestercc.edu/students/depot/activities/Roberts%20Rules%20Of%20Order.pdf
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- ↑ http://changingminds.org/techniques/body/confident_body.htm
- ↑ http://www.artofcommunicating.com.au/public_speaking%20tips/body%20language_posture.html
- ↑ http://changingminds.org/techniques/body/confident_body.htm
- ↑ http://changingminds.org/techniques/body/confident_body.htm
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- ↑ https://hbr.org/1976/03/how-to-run-a-meeting
- ↑ https://acatoday.org/content/posture-power-how-to-correct-your-body-alignment
- ↑ https://acatoday.org/content/posture-power-how-to-correct-your-body-alignment
- ↑ https://acatoday.org/content/posture-power-how-to-correct-your-body-alignment
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- ↑ https://hbr.org/1976/03/how-to-run-a-meeting
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