Cómo llevar un inventario

Coescrito por Keila Hill-Trawick, CPA

Mantener un inventario es una tarea importante en muchas empresas, ya que comprende la cantidad total de los bienes disponibles y el proceso de contabilizarlos. Muchas empresas llevan a cabo controles de inventario para asegurarse de no quedarse sin los artículos más populares, mientras que otras hacen coincidir la cantidad total de bienes solicitados llevando a cabo un conteo físico. Si este proceso da lugar a un exceso o escasez de artículos, sabrás que hay un problema, como el control incorrecto del inventario o un posible robo.

Método 1

Método 1 de 2:

Enfoque general para llevar un inventario

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1
Encuentra un buen lugar con el espacio suficiente para mantener un inventario. Puede ser un armario vacío, una oficina pequeña o una bodega.
- Asegúrate de que el espacio que elijas esté limpio, seco y bien iluminado.
- Asegúrate de que haya espacio y estantería suficiente para colocar el inventario.
- Protege el inventario al cerrar la puerta con llave al final del día.
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2
Desarrolla un sistema de inventarios que funcione para ti. Los sistemas de inventarios pueden variar desde uno muy simple hasta uno elaborado.
- Organiza las existencias importantes al frente para que puedas acceder fácilmente a ellas.
- Si los artículos del inventario son los mismos, almacénalos juntos. Por ejemplo, si almacenas una variedad de cartuchos de impresora, guárdalos en un solo estante y organízalos por marca y por número de modelo.
- Etiqueta cada estante, contenedor y caja haciendo que los artículos del inventario sean fáciles de encontrar.
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3
Determina el método de control de inventario que funcione mejor para ti. Existe una serie de alternativas que puedes elegir.
- Si tienes una cantidad pequeña de inventario, podría ser más fácil llevar un control manualmente.
- Elige un programa con el que te sea fácil trabajar, como Excel, o descarga una versión gratuita de un software para el control de inventario.
- Crea una hoja de cálculo con suficientes filas y columnas para identificar cada artículo del inventario. Incluye el artículo junto con su descripción, código, estilo o número de modelo. Anota la fecha en la que lo recibiste, su precio, la cantidad y la fecha en la que lo utilizaste o lo vendiste.
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Al organizar los artículos puedes hacer que sea más fácil contarlos y registrar las cosas que tienes a tu disposición.
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Si el conteo inicial del inventario no es exacto, será imposible que lo hagas coincidir con el conteo del inventario final.
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los artículos que entran y los que salen.
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Puedes programarlo de forma mensual, trimestral o anual.

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Método 2

Método 2 de 2:

Designaciones y etiquetado del inventario

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Crea una categoría.
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Consejos

Si necesitas mantener un inventario más complejo, considera la posibilidad de optar por un sistema profesional para el control del inventario.
Al aceptar mercancía nueva, asegúrate de recibir la cantidad exacta de cajas que se detalla en el recibo de entrega.
Si hay más de una persona que administra el inventario, ten una copia de los procedimientos a la mano para todo el personal.

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Advertencias

No permitas que tu inventario disminuya demasiado, ya que podrías quedarte sin existencias muy fácilmente antes de que llegue el próximo envío.
No almacenes cantidades excesivas de inventario. El suministro debe cumplir con la demanda del cliente.

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