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Entre el trabajo, la escuela y las obligaciones familiares, los documentos pueden desorganizarse con facilidad. Los papeles desorganizados hacen que la vida se vuelva aún más caótica cuando llega el momento de pagar facturas, consultar un contrato o refinanciar un préstamo. La buena noticia es que en realidad existen trucos que puedes utilizar para mantener tus documentos en orden. Una vez que determines lo que vas conservar, y cómo lo vas a organizar y proteger, comenzarás a sentir que gran parte del estrés desaparece.
Pasos
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Consigue bandejas para documentos apilables. Reserva la bandeja superior para los documentos que necesitas revisar de inmediato. Etiqueta la segunda bandeja para los documentos que pueden esperar unos días. Reserva la tercera bandeja para los documentos que puedes archivar, y así sucesivamente. Colócalos en tu escritorio al alcance de la mano. [1] X Fuente de investigación
- Organiza tus trabajos por categorías. Crea pilas separadas para documentos indispensables, documentos legales, extractos bancarios y formularios de impuestos. Separa los documentos urgentes y temporales de las demás pilas. Reserva estos documentos para las bandejas.
- Para recordar qué documentos contiene cada pila, puedes utilizar notas adhesivas. Coloca el extremo adhesivo de la nota sobre el borde de la pila y escribe su nombre (por ejemplo, impuestos o contratos) en el extremo que sobresale.
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Compra carpetas. Las carpetas de manila con lengüetas constituyen un sistema de archivo útil. Escribe el nombre de cada archivo en las lengüetas. Utiliza una carpeta con una lengüeta a la izquierda para el primer archivo, una carpeta con la lengüeta en el centro para el segundo, una carpeta con la lengüeta a la derecha para el tercero, etc. De esta manera, harás que las carpetas sean más fáciles de encontrar si no tienes más tiempo. Compra carpetas de archivos en cualquier tienda de suministros para oficina o una tienda departamental.
- Codifica tus archivos por color. Puedes utilizar archivos de colores, carpetas colgantes, lengüetas adhesivas o etiquetas de colores en el sistema operativo de tu computadora. Los códigos de colores pueden ayudarte a encontrar rápidamente el archivo que necesitas.
- Por ejemplo, puedes clasificar los archivos caseros de verde, tus archivos del trabajo de rojo y los archivos de tus compañeros de azul.
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Compra carpetas colgantes. Si cuentas con más de diez archivos, puedes comprar carpetas colgantes para organizarlos por categorías lógicas. Por ejemplo, puedes organizar tus tres archivos de impuestos más recientes en una carpeta colgante, o los archivos de un préstamo en otra. Puedes comprar estas carpetas en cualquier tienda de suministros para oficina o tienda departamental.
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Compra contenedores. Puedes utilizar estos elementos para guardar los proyectos de arte, las tareas y las libretas de calificaciones de tus hijos. Compra un contenedor por hijo para cada año escolar. Escoge contenedores que sean de plástico e impermeables.
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Consigue archivadores. Esta es una buena opción si eres un estudiante, un académico o un escritor. Utiliza archivadores para organizar tus documentos, artículos, capítulos, borradores y notas. Utiliza los separadores del archivador para organizar diferentes tareas.
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Utiliza un sistema cronológico para los impuestos, las facturas y los préstamos. Puedes ordenar los formularios de impuestos por año. Clasifica las facturas y los pagos de préstamos por mes. Coloca los archivos más antiguos en la parte posterior de la carpeta colgante. Los archivos que se organizan por año deben ubicarse en la parte posterior del archivador, ya que no tendrás que consultarlos con tanta frecuencia. Coloca los archivos que se organizan por mes en la parte delantera.
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Organiza los archivos por clientes o temas en orden alfabético. Si estás tratando con nombres propios, puedes ordenar alfabéticamente las carpetas por los apellidos de las personas o los nombres de las empresas. Si el nombre de una empresa comienza con “Un” o “El”, puedes ordenarla por la primera palabra importante. [2] X Fuente de investigación Dependiendo del tamaño de los temas que abarca tu empresa o los clientes que tiene, puedes etiquetar cada carpeta de archivos con una sola letra en un rango de letras. Por ejemplo, podrías hacer lo siguiente:
- Separa las empresas y las personas en carpetas colgantes separadas.
- Organiza los nombres de las personas en orden alfabético (por ejemplo, “Brown, John” antes de “Smith, Ann”). Organiza las empresas en el siguiente orden: “Posada una gota de rocío” antes de “Pizzería una tajada de cielo”.
- Para ordenar alfabéticamente por un rango de letras, debes colocar el archivo de nombre “Doe, Jane” en una carpeta que tenga la etiqueta D-F. Coloca un archivo de nombre “Acme, Inc.” en la carpeta A-C.
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Conserva los documentos indispensables en una caja de seguridad. Las cajas de seguridad fuera del lugar sirven para mantener partidas de nacimiento y otros documentos indispensables a salvo en caso de incendios, robos y desastres naturales que puedan atacar tu hogar. [3] X Fuente de investigación La mayoría de los bancos alquilan cajas de seguridad por tarifas razonables. Puedes escoger entre una variedad de tamaños dependiendo de la cantidad de documentos que necesites almacenar.
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Compra un archivador ignífugo. Utilízalo para almacenar documentos que con el tiempo vas a destruir o reciclar. No todos los archivadores pueden proteger los documentos de incendios. Los armarios ignífugos son más costosos, pero vale la pena la inversión. Puedes conseguir un armario ignífugo en cualquier lugar que ofrezcan suministros para oficina.
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Escanea los documentos importantes. Incluso si decides conservar las copias en papel de manera indefinida, siempre es una buena idea que conserves copias de seguridad electrónicas. Escanea tus documentos como archivos en formato PDF.
- Para hacer que tus documentos escaneados sean más fáciles de utilizar, puedes guardarlos como archivos disponibles para consulta .
- Otra alternativa es fotografiar los documentos. Sin embargo, solo debes hacerlo si tu cámara cuenta con una resolución lo suficientemente nítida para capturar una letra pequeña.
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Protege los archivos escaneados con contraseñas . Escoge una contraseña que puedas recordar pero que sea difícil de descifrar por un pirata informático. Debes evitar las fechas de nacimiento, los aniversarios o los nombres de tus hijos o mascotas. Escoge contraseñas que contengan letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Piensa en números o símbolos que puedan reemplazar las letras. Por ejemplo, “1” puede reemplazar una “I” (mayúscula), o “@” puede reemplazar una “a” (minúscula).
- Para lograr una mayor seguridad, debes cambiar la contraseña cada tres o seis meses.
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Guarda tus archivos escaneados en un disco duro extraíble. Puedes conseguir este elemento en cualquier tienda de computadoras (como Simply Mac o Staples). La mayoría de los discos duros externos son compatibles con Windows o Mac, pero no son intercambiables. Si almacenas tus archivos Mac en un disco externo, no podrás utilizarlo en una PC con Windows o viceversa.
- Puedes almacenar el disco duro en una caja fuerte ignífuga una vez que hayas terminado de crear una copia de seguridad de tus archivos.
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Conserva documentos indispensables. Estos incluyen cualquier cosa que demuestre tu existencia, ciudadanía o derecho a voto. Debes conservar la mayoría de estos documentos por un tiempo indefinido. La única excepción a esta regla son las tarjetas electorales vencidas . Si tu distrito electoral ha cambiado, o te has mudado, puedes conservar tu tarjeta anterior hasta que recibas una nueva. Otros documentos indispensables incluyen los siguientes:
- partidas de nacimiento
- formularios de inmigración
- tarjetas de identificación nacional o del seguro social
- tarjetas de seguro de salud nacional (si corresponde)
- documentos de baja de las fuerzas armadas
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Conserva documentos relativos a tus activos. Los documentos de activos sirven para constatar algo que te pertenece (o está en proceso de pertenecerte) legalmente. Debes conservar estos documentos hasta que vendas el artículo en cuestión. [4] X Fuente de investigación Algunos ejemplos de documentos de activos son los siguientes:
- escrituras de propiedad (de casas o locales comerciales)
- títulos de vehículos
- certificados de acciones
- bonos de ahorro intactos
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Conserva los documentos relativos a obligaciones. Las obligaciones son las deudas que estás pagando. Debes conservar cualquier solicitud o contrato hasta que termines de pagar un préstamo. [5] X Fuente confiable Consumer Reports Ir a la fuente Algunas obligaciones incluyen las siguientes:
- préstamos estudiantiles
- préstamos de vehículos o contratos de arrendamiento
- hipotecas o arrendamientos
- planes de pago por servicios médicos o legales
- planes de cuotas de muebles o electrodomésticos
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Conserva los documentos de préstamos marcados como pagados. Debes conservar documentos relacionados con hipotecas o préstamos pagados de vehículos durante el tiempo que seas propietario del artículo en cuestión. [6] X Fuente de investigación Pídele a tu proveedor de préstamos estudiantiles una confirmación completa del pago. Luego, conserva esta documentación durante al menos siete años. [7] X Fuente de investigación
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Conserva los documentos fiscales. En la mayoría de los casos, el servicio de impuestos internos de los Estados Unidos recomienda conservar los documentos fiscales por hasta tres años. Si no estás seguro de la exactitud de una devolución o te auditan dentro de los tres años posteriores a su presentación, puedes visitar la página web https://www.irs.gov/ para conseguir detalles acerca de cuánto tiempo debes conservar tu documentación. [8] X Fuente confiable Internal Revenue Service Ir a la fuente
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Conserva cualquier documento legal. Debes conservar procedimientos legales (como juicios) durante al menos siete años. Si tus documentos legales tratan acerca de planificaciones patrimoniales, cambios de estado civil o pruebas de propiedad con licencia, debes conservarlos de por vida. [9] X Fuente confiable Consumer Reports Ir a la fuente Algunos ejemplos de documentos legales incluyen los siguientes:
- testamentos, documentos de voluntades anticipadas y seguros de vida
- licencias matrimoniales
- decretos de divorcio
- documentos de adopción
- derechos de autor o patentes
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Conserva formularios comerciales. Sigue la regla de tres años para los impuestos nacionales. Debes conservar todos los demás documentos durante la vigencia que presentan. [10] X Fuente confiable Internal Revenue Service Ir a la fuente Algunos ejemplos de formularios comerciales incluyen los siguientes:
- contratos
- archivos de clientes
- documentos de nómina
- formularios de inversión
- anulación de malas inversiones
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Tritura documentos con información personal. Debes buscar trituradoras de corte cruzado, que trituran los documentos de forma horizontal y vertical. Este tipo de trituración hace que los documentos sean más difíciles de reconstruir por parte de los usurpadores de identidad. Si deseas triturar más que papel, debes conseguir una trituradora de discos compactos o tarjetas de crédito. Puedes conseguir esta herramienta en cualquier tienda de suministros para oficina o tienda departamental (como Staples o Super Target). La información personal incluye lo siguiente:
- nombres propios
- direcciones específicas
- números de seguro social
- números de tarjetas de crédito
- números de cuentas bancarias
- números telefónicos
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Desecha las facturas vencidas. A menos que necesites reclamar un pago por una deducción de impuestos, puedes descartar las facturas que ya hayas pagado. Esto es especialmente cierto para los estados de cuenta mensuales del teléfono, el cable, las tarjetas de crédito, los servicios públicos y otros servicios similares. Puedes utilizar cheques cancelados o recibos electrónicos (guardados en formato PDF) como comprobantes de pago.
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Desecha recibos. Debes hacerlo después de haber comparado los gastos con el estado de cuenta mensual de tu tarjeta de crédito o débito. [11] X Fuente de investigación Busca cualquier información personal en el recibo (por ejemplo, tu número de tarjeta de crédito o tu dirección). Si no incluyes información personal, puedes colocar el recibo en la papelera de reciclaje. Si detectas información personal, debes triturarlo.
- Existe una excepción a esta regla. Debes conservar los recibos de los artículos que hayas asegurado (por ejemplo, un vehículo o una pieza de joyería costosa). [12] X Fuente de investigación
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Cosas que necesitarás
- carpetas de archivos codificadas por color o lengüetas adhesivas
- carpetas colgantes
- bandejas para documentos
- contenedores
- archivadores
- armarios ignífugos
- un disco duro externo
- una caja fuerte ignífuga
- una caja de seguridad
- un escáner o una cámara digital de alta resolución.
- una trituradora de papel
Referencias
- ↑ http://www.inc.com/neil-patel/how-to-organize-your-office-for-maximum-productivity.html
- ↑ https://www.ivcc.edu/stylebooks/stylebook5.aspx?id=14654
- ↑ https://www.fdic.gov/consumers/consumer/news/cnfall09/five_things.html
- ↑ https://publications.usa.gov/epublications/keeprecords/keeprecords.htm
- ↑ http://www.consumerreports.org/taxes/how-long-to-keep-tax-documents/
- ↑ http://www.nytimes.com/2010/03/25/your-money/household-budgeting/25RECORDS.html
- ↑ http://www.nytimes.com/2010/03/25/your-money/household-budgeting/25RECORDS.html
- ↑ https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
- ↑ http://www.consumerreports.org/taxes/how-long-to-keep-tax-documents/
- ↑ https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
- ↑ https://www.bbt.com/financial-education/security/shredding-personal-documents.page
- ↑ http://money.usnews.com/money/personal-finance/articles/2015/01/08/cleaning-your-financial-house-4-items-to-keep-and-4-to-shred
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