Cómo redactar una carta formal

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Coescrito por Shannon O'Brien, MA, EdM

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Las cartas formales pueden formar las percepciones que los demás tienen de ti, informar al lector de un problema importante o ayudarte a conseguir un trabajo. Hay dos tipos principales de tipos de cartas profesionales: el estilo en bloque y el "Estilo de Gestión Administrativa" (EGA). El estilo bloque es el más común para dar formato a las cartas formales; tiene un saludo y una despedida, y es bueno para las cartas dirigidas a trabajos a los que te presentas o alguien al que has conocido previamente. El EGA es más breve y mejor para circulares internas y situaciones en las que tienes que ser muy directo.

Método 1
Método 1 de 3:

Escribir una carta con el estilo bloque en tradicional

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bd\/Write-a-Formal-Letter-Step-1-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-1-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bd\/Write-a-Formal-Letter-Step-1-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-1-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Si representas a una empresa, escribe la dirección de ésta. Si tú eres el remitente, escribe tu dirección. Escribe tu dirección (o dirección postal) en la segunda línea. Añade tu ciudad, provincia/estado, y código postal en la línea inferior a esta. Incluye tu teléfono bajo tu dirección. [1]
    • En los casos en los que representes a una empresa, puedes poner el logotipo y la dirección en medio de la página. Asegúrate de centrarlo para que quede uniforme.
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    Debe estar una línea por debajo de la dirección del remitente (apretar dos veces la tecla "Intro" en el teclado). La fecha es importante por dos razones: si quieres que la persona u organización lleve a cabo una tarea en un determinado tiempo (enviar un cheque, realizar un envío, etc.), le dará un marco de tiempo con el que trabajar, o si necesitas conservar una copia por motivos legales o de posteridad, la fecha es absolutamente necesaria.
    • Si escribes con un estilo en bloque modificado, todo debe estar alineado a la izquierda a excepción de la fecha y la despedida. Cuando escribas la fecha, mueve el tabulador hasta el centro de la página y escríbela en el centro. [2]
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    Incluye su título (D., Dña., Sr., Srta., Dr., etc). A continuación, escribe su puesto de trabajo, y debajo de éste, el nombre de la empresa. Una línea por debajo de ello, escribe la dirección del destinatario, y en la siguiente, su ciudad, provincia/estado, y código postal. [3]
    • Si no sabes cuál es el puesto del destinatario, realiza una búsqueda o llama a la empresa para averiguarlo. Utiliza siempre las preferencias de la mujer a la que escribes (Dña., Sra., Srta., o Dra), y si no las conoces, utiliza "Dña.".
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    "Querido(a) señor(a)" es correcto, pero si sabes el nombre de la persona, utilízalo; en cualquier caso, asegúrate de que te diriges a ella formalmente usando "Rev.", "Dr.", "Sr.", "Sra." o "Srta.", e incluye el nombre completo si lo conoces. Coloca dos puntos después del saludo y añade una línea en blanco (apretar dos veces la tecla "Intro" en el teclado) entre el saludo y el cuerpo del texto.
    • Si conoces al destinatario y normalmente te refieres a él por su nombre, está bien utilizarlo (por ejemplo, "Querido Antonio:")
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    El cuerpo del texto no necesita tener más de tres párrafos. Si no puedes decir lo que quieres en tres o menos párrafos, probablemente no estás siendo los suficientemente conciso. Usa el espaciado simple y justificado a la izquierda en cada párrafo del texto.
    • En el primer párrafo, escribe una introducción amistosa y luego explica la razón o el objetivo de la carta. Ve directo al grano.
    • En el segundo párrafo, si es posible, utiliza ejemplos para acentuar o subrayar tu punto. Siempre es mejor usar ejemplos concretos y reales a ejemplos hipotéticos.
    • En el último párrafo, resume brevemente tu propósito y sugiere cómo te gustaría proceder.
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    Si es posible, deja espacio entre la despedida y tu nombre impreso para la firma. "Atentamente,", "Un saludo,", y "Un cordial saludo," son lo más apropiado. Deja un espacio bajo tu nombre impreso para tu firma, y, si procede, concluye con tu puesto debajo de tu firma.
    • Si escribes con un estilo en bloque modificado, todo tiene que estar justificado a la izquierda (al igual que en el estilo en bloque), excepto la fecha y la despedida. Mueve el cursor al centro de la página y entonces escribe tu despedida.
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    Hazlo sólo si adjuntas más material además de la carta, como un resumen u horario. Si hay más de un objeto añadido, puede ser buena idea enumerar una lista con los objetos adjuntados.
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    Comprueba dos veces cómo están escritos los nombres, direcciones, etc. Asegúrate de que tu escrito es claro y conciso y arregla cualquier error gramatical.
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Método 2
Método 2 de 3:

Escribir una carta con EGA (Estilo de Gestión Administrativa)

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    Si estás usando un papel con membrete no necesitas poner la dirección del remitente. En su lugar, comienza la carta con la fecha en la esquina superior izquierda.
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    No dejes una línea en blanco entre la dirección del remitente y la fecha.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/10\/Write-a-Formal-Letter-Step-11-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-11-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/10\/Write-a-Formal-Letter-Step-11-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-11-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Una línea equivale a apretar dos veces la tecla "Intro" en el teclado.
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/2f\/Write-a-Formal-Letter-Step-12-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-12-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/2f\/Write-a-Formal-Letter-Step-12-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-12-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Esto permite al destinatario saber de qué trata la carta.
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    Aquí es donde expones tu tema. Sé conciso pero minucioso cuando expongas tu tema.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/1c\/Write-a-Formal-Letter-Step-14-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-14-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/1c\/Write-a-Formal-Letter-Step-14-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-14-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    No añadas saludos como "Sinceramente,". Debajo de tu nombre, deja espacio para tu firma, y debajo de ésta, pon tu puesto de trabajo.
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/50\/Write-a-Formal-Letter-Step-15-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-15-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/50\/Write-a-Formal-Letter-Step-15-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-15-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Los adjuntos son materiales adicionales que se envían junto a la carta. Escribe la palabra "Adjunto" y después enumera en una lista los materiales que hayas adjuntado.
  8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/94\/Write-a-Formal-Letter-Step-16-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-16-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/94\/Write-a-Formal-Letter-Step-16-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-16-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Asegúrate de que todos los nombres y direcciones están escritos correctamente.
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Método 3
Método 3 de 3:

Enviar tu carta

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  1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/71\/Write-a-Formal-Letter-Step-17-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-17-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/71\/Write-a-Formal-Letter-Step-17-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-17-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Debe ser plano y cuadrado o bien rectangular. No debe tener diseños impresos. Aunque en cualquier caso, sí puede estar personalizado; puedes tener sobres personalizados que sean más gruesos y duraderos que los sobres normales.
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/03\/Write-a-Formal-Letter-Step-18-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-18-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/03\/Write-a-Formal-Letter-Step-18-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-18-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Asegúrate de doblarla de una vez ya que una carta con múltiples dobleces no resulta profesional.
    • Si usas un sombre normal rectangular, dobla tu carta en tercios horizontales.
    • Si usas un sobre cuadrado, dobla tu carta por la mitad horizontalmente y luego por la mitad verticalmente para que forme un rectángulo que quepa en el sobre cuadrado.
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/59\/Write-a-Formal-Letter-Step-19-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-19-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/59\/Write-a-Formal-Letter-Step-19-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-19-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Cierra el sobre humedeciendo la línea de pegamento o despegando las tiras que cubren la parte adhesiva del sobre (dependiendo del tipo de sobre que hayas comprado).
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/43\/Write-a-Formal-Letter-Step-20-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-20-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/43\/Write-a-Formal-Letter-Step-20-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-20-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Escribe tu nombre en la esquina superior izquierda. Escribe tu dirección en la línea inferior a la de tu nombre, y en la siguiente tu ciudad, provincia/estado y código postal.
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/ce\/Write-a-Formal-Letter-Step-21-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-21-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/ce\/Write-a-Formal-Letter-Step-21-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-21-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    En el tercio inferior derecho del sobre, escribe el nombre de la persona a la que le mandas la carta. Escribe el nombre de la empresa en la línea inferior a aquella (si la empresa tiene nombre), y debajo de ésta la dirección. Finalmente, en otra línea bajo la de la dirección, escribe la ciudad, provincia/estado y código postal.
  6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/31\/Write-a-Formal-Letter-Step-22-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Formal-Letter-Step-22-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/31\/Write-a-Formal-Letter-Step-22-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Formal-Letter-Step-22-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    Pega un sello (o sellos) en la esquina superior derecha. Asegúrate de que tu sello tiene el valor de tu carta.
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Consejos

  • Sé preciso, claro y conciso cuando escribas. Además, ten en cuenta el tiempo que requerirá tu lector para entender tu carta.
  • Mecanografía tu carta. Aparenta ser mucho más profesional cuando está mecanografiada.
  • Sé cortés incluso si tu carta tiene que mostrar tu enfado o negación y disconformidad hacia algo.
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Referencias

  1. ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
  2. ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
  3. ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/

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