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Passez-vous souvent plusieurs minutes à regarder par la fenêtre alors que vous avez des tas de choses à faire ? Recherchez-vous des informations inutiles ou des jeux en ligne sur Internet quand vous savez que vous avez des tâches plus importantes et urgentes à faire ? Il serait temps d'admettre que vous avez tendance à tout remettre à plus tard. La clé pour gérer votre temps plus efficacement est de réduire les sources de distractions, de vous concentrer sur les tâches les plus importantes à terminer et de trouver un moyen plus fiable d'évaluer votre productivité.
Étapes
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Gardez-vous d'Internet. Avec Internet à portée de main, il n'est pas étonnant que nous devions constamment combattre le besoin de consulter nos sites favoris. Quand vous savez que vous devez arrêter de perdre du temps pour vous consacrer à une tâche plus importante, le fait d'éviter Internet est un moyen facile de ne pas tout remettre à plus tard [1] X Source de recherche .
- Vous pouvez installer un outil qui bloque des navigateurs variés, si votre volonté ne suffit pas à vous éloigner d'Internet ou pire, si votre travail vous demande de toute façon de vous en servir. Il vous suffit de mettre cette application en place quand vous avez besoin de vous concentrer et de laisser le programme gérer votre volonté à votre place [2] X Source de recherche .
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N'ouvrez pas votre messagerie. Un sondage fait auprès des employés de Microsoft a montré qu'ils passaient en moyenne dix minutes à répondre à leurs emails et qu'il leur fallait ensuite encore un quart d'heure pour se concentrer à nouveau sur la tâche en cours [3] X Source de recherche . Mettez en place un système de réponse automatique à vos emails et empêchez-vous de les vérifier avant d'avoir terminé votre travail, si vous avez vraiment besoin de vous concentrer sur une tâche précise.
- Ces mêmes principes de base s'appliquent aussi aux textos, aux messages instantanés, aux notifications d'alarme, aux alertes de téléphonie mobile et autres [4] X Source de recherche . Ces sources de distraction nous autorisent à remettre une tâche à plus tard, car elles semblent souvent plus productives que d'autres choses qui font perdre du temps, mais c'est rarement le cas. Éteignez complètement votre téléphone chaque fois que vous le pouvez si l'angoisse de séparation d'avec ce type de connexion ne fait que vous distraire davantage.
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Faites tout votre travail sur un seul appareil. Le fait de passer d'un ordinateur portable à un tableur, à votre téléphone pour vérifier un email et à une tablette pour monter une conférence est le meilleur moyen d'aller à la catastrophe. Chaque fois que vous allez d'un dispositif à un autre, vous êtes susceptible de succomber à une distraction et devez vous recentrer. Tâchez de rassembler aussi souvent que possible tout ce dont vous avez besoin sur un seul équipement pendant vos préparatifs et avant de commencer, de telle sorte que vous puissiez travailler sur un seul appareil à la fois [5] X Source de recherche .
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Montez un plan de travail. La plupart des gens détestent l'idée de garder un agenda toujours bien fourni, mais vous n'avez pas forcément besoin de tout faire à la fois. Quand vous vous préparez à accomplir une tâche, prenez cinq minutes pour faire une liste, souligner les tâches prioritaires ou vous accorder un délai pour chaque activité [6] X Source de recherche . Vous serez aussi plus susceptible de vous tenir à la tâche en cours, en vous donnant une période de temps gérable pour en venir à bout [7] X Source de recherche .
- Vous pouvez aussi vous fixer des segments de temps exacts pour des tâches précises, ce qui vous permet de les réduire en tronçons plus faciles à gérer, ce qui va aussi rendre plus attirant le début de votre journée de travail [8] X Source de recherche . Cette pratique peut fonctionner pour n'importe quelle activité imposée, que ce soit des tâches ménagères, un travail de bureau ou des travaux de réparation chez vous.
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Ralentissez le rythme. Cela peut paraitre terriblement contreproductif pour gérer son temps, mais le fait de vouloir aller trop vite ou de faire plusieurs petites tâches à la fois peut finir par vous faire perdre du temps. Des études ont montré que seulement 2 % des participants sont vraiment doués pour faire très efficacement plusieurs choses à la fois tout en gagnant du temps [9] X Source de recherche .
- Aller plus lentement vous donne aussi l'occasion de vous assurer que chaque tâche a été accomplie pleinement et clairement, ce qui réduit la probabilité de devoir y retourner ou de corriger les erreurs, ce qui peut finir par prendre plus de temps [10] X Source de recherche .
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Tenez-vous à la tâche en cours. Ce n'est pas un hasard si bien des étudiants de fac ont des intérieurs rutilants une semaine avant les examens de fin d'année. Nous remettons souvent les choses à plus tard en nous occupant plutôt de choses plus importantes (et donc plus prenantes) au lieu de nous consacrer à ce que nous devons absolument terminer. Le fait de perdre du temps à des activités moins importantes reste une façon de reculer devant l'essentiel et c'est une perte de temps quand vous avez des dates limites à respecter [11] X Source de recherche . Reconnaissez le fait, quand la tâche en cours n'est pas celle qui devrait être votre priorité.
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Offrez-vous une pause. Le fait de travailler sans s'offrir un temps de pause est un moyen assuré de vous surmener et de vous frustrer. Ayez en tête un temps limite où vous devrez vous arrêter pour ne pas vous surmener et diminuer la qualité de votre travail. Cet arrêt peut avoir lieu en fin de journée, quand vous avez prévu un diner à l'extérieur ou faire quelque chose de tout à fait différent [12] X Source de recherche .
- Vous devriez prévoir des pauses, même si vous avez une urgence à traiter pour le lendemain, afin de vous donner suffisamment de temps pour vous ressaisir avant d'y replonger.
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Créez un formulaire pour gérer votre temps de la journée. Maintenant que vous avez une série de mesures glanées en première partie de l'article pour vous aider à rester concentré, le test de la répétition est un excellent moyen de voir si vous vous en servez efficacement. Commencez par créer une feuille de calcul ou contentez-vous de monter un formulaire sur un morceau de papier ou un tableau blanc. Faites une colonne pour les heures de la journée puis faites-en une qui soit plus grande en laissant de la place à droite pour chaque heure [13] X Source de recherche .
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Cessez ce que vous faites au début de chaque heure. Ce test vous demande de prendre une minute ou deux au début de chaque heure pour évaluer votre façon d'employer l'heure précédente [14] X Source de recherche . Mettez en place une minuterie pour vous assurer de vous arrêter suffisamment à temps pour remplir votre formulaire.
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Voyez comment vous avez passé votre heure. Pendant votre période d'évaluation, vous devriez tenir compte de ce que vous avez terminé pendant l'heure précédente. Cela peut être n'importe quoi, entre une activité physique, une révision pour un contrôle ou une heure devant la télévision. Soyez honnête avec vous-même, quelle que soit votre façon d'avoir passé ce temps-là.
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Demandez-vous si vous allez répéter cette heure. C'est l'étape qui a donné son nom au test. Demandez-vous si vous allez reprendre la même activité, une fois que vous êtes allé au bout de cette heure [15] X Source de recherche . Cette question vous oblige essentiellement à vous demander si vous avez passé cette heure de façon productive. Vous serez moins susceptible de répéter la tâche de cette heure si la réponse est non.
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Résumez le contenu de l'heure. Notez aussi votre évaluation dans la colonne de droite. Le fait de garder une trace écrite de la journée pour voir combien d'heures ont été répétées et combien ne l'ont pas été est aussi un outil de motivation efficace. Résumez en quelques mots ce que vous avez fait dans la colonne de droite ainsi que la fréquence à laquelle vous avez répété cette tâche [16] X Source de recherche .
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Reconnaissez les moments de votre journée que vous avez pu maitriser. L'un des inconvénients de ce test de répétition est que vous pouvez facilement prendre l'habitude de juger de l'utilité de chacune de vos heures. Un cours où l'enseignant n'apporte aucun élément nouveau, une réunion de travail stérile ou d'autres éléments de votre journée peuvent finir par sembler être en eux-mêmes une perte de temps assez frustrante [17] X Source de recherche . Essayez de vous souvenir que vous ne pouvez pas maitriser complètement chaque heure de votre journée et que certaines obligations, comme d'être présent à cette réunion stérile, peuvent tout de même compter comme des éléments nécessaires de votre journée.Publicité
Conseils
- Prenez honnêtement la mesure de votre productivité pendant de longues heures de travail. La meilleure chose à faire est parfois de vous arrêter pour vous promener, prendre un repas ou parler à un proche pendant quelques minutes quand vous avez besoin de vous recharger après avoir travaillé dur.
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Références
- ↑ http://business.time.com/2013/09/15/how-to-stop-wasting-time/
- ↑ http://business.time.com/2013/09/15/how-to-stop-wasting-time/
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- ↑ http://www.huffingtonpost.com/nate-green/how-to-do-work_b_5133151.html
- ↑ http://www.lifehack.org/articles/productivity/4-critical-ways-you-can-stop-wasting-time-today.html
- ↑ http://www.lifehack.org/articles/productivity/4-critical-ways-you-can-stop-wasting-time-today.html
- ↑ http://www.lifehack.org/articles/productivity/4-critical-ways-you-can-stop-wasting-time-today.html
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/brain-trust/201202/is-your-brain-multitasking
- ↑ http://www.forbes.com/sites/brucekasanoff/2014/03/20/three-powerful-ways-to-stop-wasting-time/
- ↑ http://www.lifehack.org/articles/productivity/4-critical-ways-you-can-stop-wasting-time-today.html
- ↑ http://www.huffingtonpost.com/nate-green/how-to-do-work_b_5133151.html
- ↑ http://www.forbes.com/sites/brucekasanoff/2014/03/20/three-powerful-ways-to-stop-wasting-time/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/brucekasanoff/2014/03/20/three-powerful-ways-to-stop-wasting-time/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/brucekasanoff/2014/03/20/three-powerful-ways-to-stop-wasting-time/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/brucekasanoff/2014/03/20/three-powerful-ways-to-stop-wasting-time/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/brucekasanoff/2014/03/20/three-powerful-ways-to-stop-wasting-time/
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