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Une fête de départ à la retraite est une belle manière d'honorer et de saluer un collègue qui termine son activité professionnelle. Elle devrait être non seulement une occasion pour apprécier ses services rendus, mais aussi conclure sa carrière dans un cadre amusant et constructif. Si possible, vous réaliserez une fête à un prix abordable, en vue de créer un souvenir heureux et durable pour le futur retraité. Donc, il est important de se préparer pour organiser un pot de départ à la retraite en rapport avec les préférences de la personne concernée afin que la réception soit agréable pour tous.
Étapes
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Faites-vous aider par des amis, des membres de la famille et des collègues du retraité. Plus l'aide obtenue sera importante, moins vous aurez à vous inquiéter pour couvrir tous les aspects de la fête. Généralement, les membres de la famille et les amis du retraité le connaissent mieux que ses collègues. Donc, veillez à les faire participer à l'organisation de la fête. Assurez-vous d'inclure éventuellement le conjoint du retraité dans le comité d'organisation.
- D'abord et avant tout, vérifiez que l'intéressé souhaite fêter son départ à la retraite. Si votre relation avec lui est superficielle, posez la question à un membre de sa famille ou à son meilleur collègue. Certaines personnes n'aiment pas les grandes réceptions. Si tel est le cas, il est probablement approprié d'offrir à l'intéressé un chèque-cadeau pour diner tranquillement avec son conjoint dans un bon restaurant.
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Fixez le budget de la fête. Ainsi, vous contrôlerez vos dépenses et vous éviterez de vous ruiner pour organiser la réception. Vous devrez tenir compte de la location de la salle si nécessaire, et certainement prévoir l'achat d'un cadeau pour l'intéressé.
- Déterminez votre budget et respectez-le. Après la finalisation du budget, vous serez en mesure de le soumettre soit à un employé du service financier ou au comité des fêtes de l'entreprise et lui demander de prendre en charge tous les frais nécessaires à la réalisation de la réception.
- Vous serez probablement amené à collecter de l'argent auprès des collègues pour organiser l'évènement. Le montant de la contribution peut varier, mais il devrait être acceptable pour tout le monde. Vous pouvez aussi laisser à chacun la possibilité de verser une contribution plus élevée, s'il le souhaite.
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Établissez la liste de vos priorités pour organiser la fête. Par exemple, si vous travaillez dans une entreprise importante, vous serez probablement tenté d'inviter un grand nombre de personnes. Dans ce cas, vous aurez besoin de réserver une salle ayant un bon rapport qualité-prix. En revanche, si vous souhaitez organiser un diner dans un restaurant chic, vous aurez la possibilité de n'inviter qu'un nombre limité de collègues et d'amis.
- Il n'y a pas de règle absolue pour fixer les priorités lors de l'organisation d'un pot de départ à la retraite. Votre liste de priorités dépendra largement de la taille de l'entreprise et de sa culture, ainsi que de la personnalité et des relations du retraité.
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Dressez la liste des invités. Cette liste devrait inclure des personnes importantes pour le retraité. En plus de son conjoint ou de son partenaire, n'oubliez pas d'inviter ses enfants. Vous pouvez demander à un proche de vous aider à établir cette liste afin de ne pas oublier quelqu'un d'important.
- En plus de la famille et des amis, vérifiez aussi que vous avez invité les personnes importantes qui travaillent dans le même service que le futur retraité. Vous devrez éviter de créer une situation gênante sur le lieu de travail en invitant certaines personnes et en omettant d'autres. Si, pour des raisons budgétaires, vous êtes obligé de vous limiter, pensez à fournir des explications convaincantes aux personnes qui ne seront pas invitées à la réception. Une justification comme : « en raison de restrictions budgétaires, nous avons été obligés de n'inviter que les collègues qui ont travaillé avec Sam pendant plus de cinq ans » peut éviter de froisser la susceptibilité de certaines personnes.
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Choisissez un lieu pour célébrer l'évènement. Cet endroit peut être une salle de conférence au siège de l'entreprise, la maison d'un collègue, un lieu aussi grand qu'une église ou un autre aussi petit qu'une table dans un restaurant. En fait, votre choix dépendra en grande partie de votre budget ainsi que des priorités que vous avez dressées, c'est-à-dire le nombre des participants et le menu qui sera offert pendant la réception.
- Pensez à louer une salle privée pour permettre aux invités de prononcer des discours et de prendre part aux activités qui auront lieu pendant la réception. Par exemple, si vous décidez d'organiser un pot de départ à la retraite dans un restaurant, vérifiez s'il y a une salle privée que vous pouvez réserver pour l'après-midi ou la soirée.
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Envoyez les invitations. Vous devrez fournir un certain nombre d'informations sur les invitations, comme le nom du futur retraité, s'il s'agit d'une fête surprise, le lieu, le menu qui sera servi, la durée de la réception, une suggestion relative aux cadeaux, le thème de la réception et le mode d'habillement, le stationnement des voitures, le mode de transport ou les possibilités de covoiturage pour se rendre sur les lieux. Des modèles d'invitation pour un tel évènement sont proposés en ligne. Faites une recherche pour avoir quelques idées.
- Si l'un de vos collègues est particulièrement doué pour la calligraphie, vous pouvez réaliser et produire vos propres invitations. Ainsi, vous ferez des économies qui serviront à financer d'autres aspects de la fête.
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Achetez un cadeau pour le retraité. Choisissez un article convenable, qui correspond à la personnalité de l'intéressé. Qu'il s'agisse d'un bien matériel, d'un chèque-cadeau ou d'un ticket pour assister à un spectacle, le cadeau est un élément important de l'organisation d'une fête de retraite, car il permettra au futur retraité de se souvenir de sa carrière.
- Si vous organisez une fête à thème, tenez-en compte dans le choix de votre cadeau. Par exemple, si l'employé compte voyager pendant sa retraite, vous pouvez choisir un assortiment de bagages personnalisés.
- Pensez aussi à inclure un album photo ou un objet personnel en rapport avec la carrière de l'employé dans l'entreprise. Ajoutez des photographies de différentes époques du retraité et de ses collègues, accompagnées de leurs dédicaces. Vous pouvez les présenter sous la forme d'un livre de souvenirs .
- S'il s'agit d'un cadeau original, vous pouvez choisir de faire un don à l'organisation de bienfaisance préférée du retraité. Vous pouvez écrire quelques mots sur les invitations et suggérer aux invités de faire leurs dons à une organisation de bienfaisance déterminée.
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Choisissez un thème pour la réception. Ce thème devrait correspondre aux centres d'intérêt du futur retraité [1] X Source de recherche . Vous pouvez retenir un thème comme les voyages, le golf, les activités en plein air, les voitures, etc. Vous pouvez également choisir plusieurs thèmes qui illustrent les différentes phases de la carrière de l'intéressé. À défaut, vous pouvez vous rabattre sur des thèmes populaires pour ce genre de réception.
- Parmi ces thèmes, signalons l'année de recrutement de l'employé. Il s'agit de reproduire les vêtements, la musique, les émissions de télévision, les films, les jouets et des évènements populaires de l'année en question. Pensez aussi au thème l'entreprise est en deuil où les invités seront habillés en noir et présenteront leurs condoléances pour la perte d'un employé modèle. Un thème très populaire est celui des vacances permanentes , qui peut se dérouler sur une plage, ou celui de la fête hawaïenne , qui sera l'occasion de porter des chemises hawaïennes et de servir des boissons tropicales.
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Mettez au point un programme amusant qui honore l'employé. Bien sûr, vous n'allez pas chronométrer le déroulement de la réception. Cependant, vous devrez réserver du temps pour des activités comme les discours ou les jeux. Votre programme vous aidera à informer vos clients sur le déroulement de la fête. Faites imprimer le programme sur du papier cartonné et donnez-lui une touche personnelle en y ajoutant des photos du futur retraité.
- Examinez les déroulements possibles de la fête. Vous pouvez intercaler de courtes allocutions pendant le repas ou des chansons qui mettent en valeur l'employé. Vous pouvez aussi consacrer le début de la fête aux discours, de façon à permettre aux participants de profiter pleinement du reste de la réception.
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Désignez une présentatrice ou un maitre des cérémonies. Cette personne sera chargée de veiller au respect du programme de la fête. Parmi ses responsabilités, la présentatrice devra inviter les participants à passer à table, les encourager à prendre part aux différentes activités et présenter les orateurs. Pensez à louer ou emprunter un microphone pour permettre à la présentatrice de communiquer plus facilement avec l'assistance. En fait, cela dépend de la grandeur de la salle et d'autres détails de la réception.
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Prenez vos dispositions pour réaliser des photos ou des vidéos de la fête. Si vous avez un budget suffisant et si la qualité du futur retraité l'exige, vous pouvez charger un photographe professionnel de couvrir l'évènement. Sinon, demandez à l'un des invités, de préférence un collègue, d'être le photographe ou le vidéaste de la fête. La réalisation de ces supports procurera un doux souvenir qui accompagnera l'employé au cours de sa retraite. N'oubliez pas de remettre les photos à l'intéressé après la fête !Publicité
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Organisez un repas-partage. Si la fête va se dérouler dans un endroit qui ne propose pas de nourriture, pensez à organiser un repas-partage, où les invités peuvent apporter de la nourriture et manger à leur guise. Cette option peut être excellente si votre budget est très serré et s'il est nécessaire de proposer de la nourriture pendant la fête.
- Faites une liste pour permettre à chacun de voir ce que les autres vont apporter. Prévoyez plusieurs colonnes différentes, une pour les apéritifs, la suivante pour le plat de résistance, une autre pour les salades et une colonne pour les desserts. Ceci vous évitera de vous retrouver avec une douzaine de plats de crudités et autant de sauces sur les bras. Vous pouvez également suggérer des plats et inciter les invités à les choisir.
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Faites appel à un traiteur. Cette formule vous permettra de tenir votre réception pratiquement là où vous voudrez.
- Vérifiez si les traiteurs locaux imposent un nombre minimum d'invités ou une commande minimum. Assurez-vous de respecter votre budget en fixant le menu de la réception.
- Examinez vos différentes options et vérifiez que la nourriture plaira aux invités. Veillez à inclure des plats végétariens et des plats de remplacement pour ceux qui souffrent d'une intolérance au gluten. Demandez aux invités de vous avertir de leurs allergies particulièrement graves, afin de vous permettre d'en tenir compte lors du choix du menu.
- Cherchez un traiteur pratiquant des tarifs abordables. Avant de choisir votre traiteur, efforcez-vous d'obtenir plusieurs propositions de prix provenant d'entreprises différentes. Cela vous aidera à vous conformer à votre budget prévisionnel.
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Créez un menu préétabli dans un restaurant. Si vous organisez la fête dans un restaurant, il sera judicieux de créer un tel menu. Ainsi, vous aurez plus de chances de ne pas dépasser vos prévisions budgétaires.
- Demandez au restaurant si vous pouvez renommer les plats choisis en l'honneur du futur retraité. Un moyen original pour honorer celui-ci consiste à inclure son nom dans le menu, par exemple, le houmous à la Jean Martin ou le risotto détente aux haricots de Rosie . Si possible, nommez les plats en fonction du thème de la réception.
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Essayez de taquiner gentiment le futur retraité. C'est peut-être un excellent moyen pour faire rire tout le monde, y compris l'intéressé lui-même. La présentatrice suggère aux participants d'écrire une phrase ou deux à propos de l'invité d'honneur sur un thème donné. Ceux-ci seront invités à prendre la parole à tour de rôle. Mettez à leur disposition un microphone si la salle est grande.
- Composez des thèmes adaptés à la personnalité du retraité. Voici des exemples :
- j'ai vécu un moment embarrassant avec Kevin lorsque…
- je n'ai jamais osé dire à Kevin que…
- j'ai passé un moment très drôle avec Kevin quand…
- j'ai été très impressionnée par Kevin lorsque…
- Composez des thèmes adaptés à la personnalité du retraité. Voici des exemples :
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Racontez des anecdotes en rapport avec la carrière de l'intéressé. Mettez au point un jeu basé sur des anecdotes en rapport avec la carrière du jeune retraité. Vous pouvez inclure tous les évènements remarquables, comme le premier emploi qu'il a exercé, son premier patron, etc. Les participants essayeront de deviner les réponses correctes. Pensez aussi à prévoir des réponses à choix multiple. Le gagnant du prix sera celui qui obtient le plus grand nombre de points.
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Portez un toast au nouveau retraité. Demandez au chef hiérarchique du retraité de lui porter un toast pour le remercier du travail qu'il a accompli et lui exprimer ses regrets de le voir quitter l'entreprise. Un toast devrait être en même temps solennel et constructif. Il n'est plus question de taquiner l'employé. En effet, il s'agit de reconnaitre sincèrement les services qu'il a rendus à son entreprise.
- D'autres invités peuvent aussi lever leur verre et adresser au retraité des mots aimables. Vous pouvez organiser une scène libre , où les participants pourront s'exprimer brièvement. Vous pourrez également demander aux invités, lorsqu'ils confirment leur présence à la réception, de vous faire savoir s'ils désirent prononcer une petite allocution en l'honneur du retraité.
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Incluez d'autres divertissements originaux et personnalisés. Le divertissement doit être en rapport avec les préférences du jeune retraité. Vous pouvez demander à des collègues de chanter une chanson d'adieu ou présenter un sketch humoristique à propos du retraité. Sachez que pour bien réussir une fête de départ à la retraite, il est important de montrer à l'invité d'honneur qu'il est vraiment le centre de la fête, afin qu'il reconnaisse l'importance de la position qu'il a occupée au sein de l'entreprise.Publicité
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