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Dans notre monde effréné, nous avons souvent l'impression de devoir faire le meilleur usage de chaque heure de la journée. Pour rentabiliser notre temps, il est alors crucial de travailler plus rapidement et plus efficacement, tout en produisant un travail de qualité. Que vous travailliez dans une entreprise, soyez étudiant ou au foyer, quelques conseils vous aideront à travailler plus rapidement et à faire plus de choses au cours de la journée.
Étapes
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Faites un plan chaque jour. L'étape la plus importante pour parvenir à travailler plus vite et plus efficacement est d'établir un plan avant de commencer votre journée [1] X Source de recherche .
- Organisez votre journée la veille au soir et préparez votre bureau en y disposant tout ce dont vous aurez besoin ou préparez la liste des corvées à accomplir au cours de la journée du lendemain. Ainsi, vous pourrez démarrer rapidement votre journée le matin venu.
- Notez vos tâches de la journée dans un carnet, sur un agenda électronique ou sur un calendrier. En notant les choses que vous avez à faire, vous aurez moins de mal à vous les rappeler et à les faire que si vous essayez seulement de les garder en mémoire.
- Noter tout ce que vous avez à faire au cours de la journée vous évitera également de prévoir de réaliser plus de tâches que cela ne vous serait possible au cours de la journée. Il est certes bon d'être ambitieux, mais il est aussi très important de savoir être réaliste.
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Associez un thème à chaque journée. Si vous jonglez avec de très nombreux objectifs professionnels ou même avec différents emplois, pensez à donner un thème à vos journées, afin de vous concentrer sur un de ces objectifs à la fois [2] X Source de recherche .
- Si vous êtes étudiant, pensez à associer des jours spécifiques à des matières spécifiques. Vous pourriez par exemple consacrer vos lundis à la lecture de tous les textes à lire pour vos cours de sciences, alors que les mardis seront le jour des maths.
- Au bureau, associez les jours à des tâches spécifiques : les lundis pourraient être réservés aux tâches administratives, par exemple, alors que les mardis seront consacrés aux projets créatifs.
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Divisez vos journées en plusieurs périodes. Pour rester organisé, divisez votre journée de travail en plusieurs temps, au cours desquels vous réaliserez des tâches précises [3] X Source de recherche .
- Par exemple, vous pourriez consacrer la première heure de votre journée à répondre à vos emails et à passer vos appels téléphoniques.
- Afin de suivre le rythme, réglez un réveil dont les sonneries vous indiqueront qu'il est temps de changer de tâche.
CONSEIL D'EXPERT(E)Consultante en développement professionnelAmber Rosenberg est accompagnatrice professionnelle certifiée, établie dans la région de la baie de San Francisco. Elle offre des services d'encadrement aux dirigeants et possède plus de 20 ans d'expérience dans le domaine. Elle a exercé dans de nombreuses entreprises, notamment celles du secteur de la technologie et des organismes sans but lucratif. Amber a été formée au Coaches Training Institute, et fait partie de l'International Coaching Federation (ICF). Elle a également aidé des milliers de professionnels à s'épanouir tout au long de leur carrière.Que fait notre experte ? « Nous avons tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Pour être réaliste, je divise mon emploi du temps en périodes de 30 minutes pour les choses simples et en périodes de 2 heures pour les choses compliquées. »
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Apprenez à faire plusieurs choses à la fois de façon efficace. Faire plusieurs choses à la fois peut s'avérer risqué : si cette stratégie permet parfois de faire beaucoup de choses en peu de temps, vous risqueriez également de ne pas vous concentrer sur vos tâches et d'effectuer alors un travail de mauvaise qualité [4] X Source de recherche . Pour faire plusieurs choses en même temps avec efficacité, adoptez ces stratégies.
- Concentrez-vous sur des tâches ayant un lien entre elles. Réduisez l'énergie mentale que vous devez engager pour passer d'une tâche à une autre en regroupant des activités du même type. Par exemple, répondez à tous vos messages en même temps : emails, messages téléphoniques, courrier [5] X Source de recherche .
- Notez toutes les tâches à effectuer au même moment. De cette façon, vous ne serez pas distrait ou dérangé par toutes les autres tâches de la journée [6] X Source de recherche .
- Lorsque vous avez terminé vos tâches, prenez le temps de revenir individuellement sur chacune d'entre elles. En vous concentrant exclusivement sur une tâche, vous repèrerez plus facilement les erreurs potentielles et vous assurerez que vous avez fait tout ce que vous vouliez faire.
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Fixez-vous de petits objectifs. Vous fixer de petits objectifs quotidiens vous aidera à poursuivre vos efforts, à travailler efficacement et à vous sentir boosté alors que vous atteignez ces objectifs [7] X Source de recherche .
- Vous débarrasser de petites tâches, comme faire les courses ou poster votre courrier, vous aidera à vous concentrer sur des tâches plus importantes que vous devrez accomplir plus tard dans la journée.
- Si vous avez des objectifs à long terme ou de grands projets, divisez-les en plusieurs petits objectifs sur lesquels il vous sera plus facile d'avancer, étape par étape. Vous aurez ainsi l'impression d'accomplir plus de travail, ce qui vous encouragera à poursuivre vos efforts.
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Classez vos tâches par ordre de priorité. Classer les tâches par ordre de priorité n'est pas la même chose que faire une simple to-do list . Il s'agit de classer les tâches par catégories, puis de choisir de commencer par les tâches courtes et faciles, ou au contraire par les plus difficiles et les plus urgentes [8] X Source de recherche .
- Faites la liste chronologique des dates auxquelles vous devrez terminer chaque tâche. Commencez par réaliser les tâches du haut de la liste, celles qui doivent être terminées le plus vite.
- Une fois que vous vous êtes débarrassé de ces tâches, vous pourrez souffler un peu et vous concentrer sur les travaux à terminer pour plus tard.
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Organisez-vous sur le long terme. Une fois que vous aurez pris l'habitude d'organiser vos journées, vous pourrez commencer à organiser vos tâches et travaux sur le long terme.
- En sachant à l'avance ce que vous avez à faire (que ce soit un devoir majeur à rendre en fin de semestre ou un voyage d'affaires à l'étranger), il vous sera plus facile d'être bien préparé [9] X Source de recherche .
- Tenez un calendrier mensuel ou même semestriel, où vous noterez tout ce que vous avez à faire au cours de cette période.
- Notez toutes les dates butoirs importantes et ajoutez également des rappels, environ une semaine avant chacune d'elle. Cela vous aidera à travailler efficacement et à réaliser les tâches importantes dans les temps impartis.
- En tenant un tel planning, il vous sera également plus aisé d'organiser vos loisirs, vos weekends et vos vacances. En sachant à quelles dates vous devez rendre vos travaux, il vous sera plus facile de travailler à un rythme adapté et ainsi d'avoir le temps de vous détendre et de vous amuser.
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Arrêtez de tout remettre au lendemain . Nous sommes bien nombreux à remettre les choses au lendemain (en particulier les choses que nous n'aimons pas faire), ce qui a tendance à avoir un impact négatif sur notre productivité, ainsi que sur la qualité globale de notre travail.
- Ne pensez pas que la vision selon laquelle l'on travaille mieux sous pression soit adaptée à tout le monde. Des études psychologiques ont démontré que cela n'est pas toujours vrai [10] X Source de recherche . Les personnes qui attendent le dernier moment pour se mettre au travail sont souvent bien moins productives et leurs travaux comportent davantage d'erreurs.
- Mettez une carotte au bout du bâton : prévoyez de vous offrir un petit plaisir lorsque vous terminerez la tâche à temps, et même en avance. La simple idée de ce plaisir vous aidera à rester motivé et à faire votre travail.
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Utilisez un chronomètre pendant que vous travaillez. Dans le monde des affaires, il existe un concept appelé « loi de Parkinson », selon lequel le travail s'étend toujours au-delà du temps imparti [11] X Source de recherche . En d'autres termes, si vous ne fixez pas la fin du laps de temps alloué à une tâche, vous mettrez presque toujours plus de temps pour la réaliser que si vous aviez posé des limites de temps strictes.
- Utilisez un chronomètre ou autre outil de mesure du temps pour surveiller le temps que vous passez sur chaque tâche.
- Fixez-vous des objectifs et faites-en un jeu. Vous travaillerez d'autant plus rapidement si vous tentez de battre la montre.
- Essayez de réaliser les tâches sans importance en moins de 10 minutes. En suivant ce seul conseil, vous pourriez déjà gagner jusqu'à 90 minutes par jour. Vous seriez surpris de voir le temps que vous perdez habituellement sur des tâches sans importance, comme la lecture de vos mails [12] X Source de recherche !
- En adoptant ces méthodes, vous développerez un rythme de travail. Selon les psychologues comportementaux, des sentiments d'accomplissement, de productivité et de joie découleront de cette dynamique.
CONSEIL D'EXPERT(E)Consultante en développement professionnelAmber Rosenberg est accompagnatrice professionnelle certifiée, établie dans la région de la baie de San Francisco. Elle offre des services d'encadrement aux dirigeants et possède plus de 20 ans d'expérience dans le domaine. Elle a exercé dans de nombreuses entreprises, notamment celles du secteur de la technologie et des organismes sans but lucratif. Amber a été formée au Coaches Training Institute, et fait partie de l'International Coaching Federation (ICF). Elle a également aidé des milliers de professionnels à s'épanouir tout au long de leur carrière.Lorsque vous devez accomplir des tâches en un temps limité, minimisez les distractions. Éteignez votre téléphone, fermez les ongles d'internet et trouvez un endroit paisible.
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Réservez les matins ou les weekends à votre détente. Cela peut sembler contrintuitif, mais en prenant des moments de détente au cours de la journée et de la semaine, vous pourriez en fait augmenter votre productivité et votre capacité de travail [13] X Source de recherche .
- Consacrez les premières heures du matin à quelque chose qui vous tient à cœur (jouer avec vos enfants, promener votre chien, faire du yoga, etc.). Cela vous aidera à vous libérer l'esprit et à être de meilleure humeur pour le reste de la journée, ce qui vous aidera à rester concentré et à travailler plus vite.
- Des études ont démontré que l'esprit atteint son pic de performance 2 à 4 heures après le réveil. Consacrez alors les heures menant à ce pic à quelque chose d'autre qu'au travail, afin d'éviter le manque d'efficacité.
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Déconnectez-vous pendant les pauses. Bien souvent, notre esprit continue de réfléchir alors que nous ne sommes plus au travail, une situation qui peut mener au burnout et de façon générale, à une baisse de la productivité et de la qualité du travail [14] X Source de recherche .
- Créez deux boites mail distinctes : une personnelle, l'autre pour le travail ou les études. Limitez ensuite le nombre de fois que vous consulterez vos mails professionnels et étudiants au cours du weekend.
- Prenez l'habitude d'éteindre votre téléphone ou votre ordinateur lorsque vous vous détendez ou regardez la télé, afin de ne pas être tenté d'ouvrir votre boite mail professionnelle.
- Faites l'effort conscient de vous détacher complètement de vos soucis du bureau, en particulier le weekend. Ainsi, lorsque vous remonterez sur le ring le lundi venu, vous serez reposé et prêt à travailler plus rapidement et plus efficacement.
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Références
- ↑ http://www.forbes.com/sites/siimonreynolds/2013/11/06/4-ways-to-work-much-faster/
- ↑ http://www.washingtonpost.com/blogs/on-leadership/wp/2015/01/02/how-10-ceos-work-smarter-manage-better-and-get-things-done-faster/
- ↑ http://www.washingtonpost.com/blogs/on-leadership/wp/2015/01/02/how-10-ceos-work-smarter-manage-better-and-get-things-done-faster/
- ↑ http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_75.htm
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/225865
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/225865
- ↑ http://womeninbusiness.about.com/od/efficiency-tips/a/How-To-Work-Faster-And-More-Efficiently.htm
- ↑ http://womeninbusiness.about.com/od/efficiency-tips/a/How-To-Work-Faster-And-More-Efficiently.htm
- ↑ http://www.washingtonpost.com/blogs/on-leadership/wp/2015/01/02/how-10-ceos-work-smarter-manage-better-and-get-things-done-faster/
- ↑ https://www.psychologytoday.com/articles/200809/end-procrastination-now
- ↑ http://www.forbes.com/sites/siimonreynolds/2013/11/06/4-ways-to-work-much-faster/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/siimonreynolds/2013/11/06/4-ways-to-work-much-faster/
- ↑ http://womeninbusiness.about.com/od/efficiency-tips/a/How-To-Work-Faster-And-More-Efficiently.htm
- ↑ http://www.washingtonpost.com/blogs/on-leadership/wp/2015/01/02/how-10-ceos-work-smarter-manage-better-and-get-things-done-faster/
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