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आज कल, बहुत सारे लोग अपनी कुछ यादों को, महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को और ऐसी ही बहुत सारी चीज़ों को जिनको ज़्यादा समय तक सहेजने की आवश्यकता है, इन सब को सहेजने के लिए कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं। इन सभी दस्तावेज़ों को ज़्यादा समय के लिए (और कम समय के लिए भी) सुरक्षित रखने के लिए, कंप्यूटर के बैकअप की ज़रूरत होती है।
चरण
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एक उपयुक्त स्टोरेज डिवाइस पाएँ: आप को एक ऐसी डिवाइस की ज़रूरत होगी, जिसमें बैक अप किए जाने योग्य सारे डेटा को सहेजने की क्षमता हो। इसे आप की उस हार्ड ड्राइव से दोगुने आकार का होना चाहिए, जिसे आप बैकअप करना चाह रहे हैं। एक्सटर्नल हार्ड ड्राइव एक बहुत अच्छा विकल्प है, और इन्हें पाना आसान भी है।
- यदि आप अपने मौजूदा कंप्यूटर का उपयोग एक बैकअप के रूप में करना चाहते हैं, तो विभाजन (partition) करना भी संभव है। हालाँकि यह एक असुरक्षित विकल्प है क्योंकि इसमें हमेशा ही वायरस आने की और हार्ड ड्राइव के विफल हो जाने की संभावना बनी रहती है।
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डिवाइस को अपने कंप्यूटर पर लगाएँ: आप जिस कंप्यूटर का बैकअप करना चाह रहे हैं, उस पर एक USB केबल या कनेक्शन की अन्य कोई भी विधि कर के, स्टोरेज डिवाइस को लगा सकते हैं। डिवाइस लगते ही, आप इस के साथ क्या करना चाहते हैं, ऐसा पूछने के लिए एक डाइयलोग बॉक्स सामने आएगा। इन में से कोई एक, इस डिवाइस को बैकअप के लिए उपयोग करने और फाइल की हिस्ट्री खोलने वाला विकल्प चुनें।
- यदि कभी ऐसा होता है, कि यह डाइयलोग बॉक्स खुद से ही नहीं खुलता है, तो आप सर्च पर जाकर और फाइल हिस्ट्री को पाकर इसे स्वयं से ही सेट कर सकते हैं। इसे कंट्रोल पैनल के माध्यम से पाया जा सकेगा।
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एडवांस सेट्टिंग्स को कन्फिगर करें: प्रोग्राम के शुरू होने के बाद, अब आप कुछ सेट्टिंग्स को, बाँये तरफ मौजूद, Advanced Settings विभाग पर जा कर बदलना चाहेंगे। यहाँ पर आप को अपने कंप्यूटर को कितने समय से बैकअप करना है, कितनी फाइल्स को रखना है और कितनी जगह (space) लेने की अनुमति है, को सेट करने की यह सारी सुविधाएँ मिलेंगी।
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बैकअप ड्राइव चुनें: सेट्टिंग्स कन्फिगर होने के साथ ही इस बात पर भी ध्यान दें कि आप ने बैक अप के लिए एक उपयुक्त ड्राइव का चयन किया है (एक्सटर्नल ड्राइव डिफॉल्ट रूप से चयनित होती है)।
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"Turn on” पर क्लिक करें: हर एक सेट्टिंग्स के सही रूप से चुने जाने के बाद "Turn on” पर क्लिक करें। ऐसा करने से प्रक्रिया की शुरुआत हो जाएगी। इस बात से परिचित रहें, कि पहला बैकअप थोड़ा सा ज़्यादा समय ले सकता है, तो इसे या तो रात में शुरू करें या फिर काम पर जाने से पहले, ताकि आप को इस दौरान कंप्यूटर पर कुछ भी करने की ज़रूरत ना पड़े। बस इतना काफ़ी है: अब आप इसे कर चुके हैं!
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एक उपयुक्त स्टोरेज डिवाइस पाएँ: आप को एक ऐसी डिवाइस की ज़रूरत होगी, जिसमें बैक अप किए जाने योग्य सारे डेटा को सहेजने की क्षमता हो। इसे आप की उस हार्ड ड्राइव से दोगुने आकार का होना चाहिए, जिसे आप बैकअप करना चाह रहे हैं। एक्सटर्नल हार्ड ड्राइव एक बहुत अच्छा विकल्प है, और इन्हें पाना आसान भी है।
- यदि आप अपने मौजूदा कंप्यूटर का उपयोग एक बैकअप के रूप में करना चाहते हैं, तो विभाजन (partition) करना भी संभव है। हालाँकि यह एक असुरक्षित विकल्प है क्योंकि इसमें हमेशा ही वायरस आने की और हार्ड ड्राइव के विफल हो जाने की संभावना बनी रहती है।
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डिवाइस को अपने कंप्यूटर पर लगाएँ: आप जिस कंप्यूटर का बैक अप करना चाह रहे हैं, उस पर एक USB केबल या कनेक्शन की अन्य कोई भी विधि कर के, स्टोरेज डिवाइस को उस पर लगा सकते हैं। डिवाइस लगते ही, if you’d like to use it for Time Machine’s backup ऐसा पूछते हुए एक डाइयलोग बॉक्स सामने आएगा। यदि आप इसे एन्क्रिप्टेड (encrypted) रूप में रखना चाहते हैं तो इसे चुनें और फिर “Use as Backup Disk” चुनें।
- यदि यह अपने आप नही होता है तो आप इस विधि को सिस्टम प्रिफरेन्सस से टाइम मशीन पर जाकर स्वयं से ही चालू कर सकते हैं।
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बैकअप प्रक्रिया को आगे बढ़ने की अनुमति दें: बैकअप प्रक्रिया खुद ही शुरू हो जाएगी। इस बात से परिचित रहें, कि पहला बैक अप थोड़ा सा ज़्यादा समय ले सकता है, तो इसे या तो रात में शुरू करें या फिर काम पर जाने से पहले, ताकि इस दौरान आप को ज़्यादा इंतेज़ार करने की ज़रूरत ना हो।
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सेट्टिंग्स कन्फिगर करें: कुछ सेट्टिंग्स को बदलने के लिए आप टाइम मशीन पेन को सिस्टम प्रिफरेन्सस पर ला सकते हैं। एक्सक्लूडेड आइटम्स, सेट अप नोटिफिकेशन्स और बैटरी पावर ऑप्शन को बदलने के लिए दाँये कोने में स्थित “Options” बटन पर क्लिक करें।
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आइट्यून्स (iTunes) के सबसे आधुनिक वर्ज़न से डिवाइस को कंप्यूटर पर जोड़ें: यह वही जगह होगी जहाँ पर आप का डेटा बैकअप होगा, तो सुनिश्चित कर लें कि कंप्यूटर इस उद्देश्य के लिए उपयुक्त है।
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File Menu पर जाएँ।
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Devices submenu को चुनें और “Backup” पर क्लिक करें।
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बैक अप लोकेशन का चयन करें: आप इसे क्लाउड (cloud) पर सेव करना चाहते हैं या फिर कंप्यूटर पर, बाँयी ओर से इसे चुन सकते हैं।
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“Back Up Now” पर क्लिक करें। और हो गया!
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सेट्टिंग्स टैब पर जाएँ।
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Select Accounts और Sync को चुनें
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इस बात की पुष्टि कर लें कि जिन भी आइटम्स को आप बैक अप करना चाह रहे थे, वे सभी आप के द्वारा चुने गये हैं: इस बात को ध्यान में रखें कि आप इस तरह से कुछ ही तरह के आइटम्स का बैक अप कर सकेंगे। कुछ अलग-अलग फाइल्स के बैक अप के लिए नीचे दी गई विधि का उपयोग करें।
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आप के गूगल अकाउंट नेम के पास में स्थित हरे रंग की सिंक (sync) बटन पर क्लिक करें: इस से आप के सारे आइटम्स सिंक हो जाएँगे। यह समाप्त होने के बाद आप "back" बटन को चुन कर अपनी डिवाइस का उपयोग कर सकते हैं।
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एक स्टोरेज डिवाइस का चयन करें: आप किसी विशेष फाइल को एक यूएसबी स्टिक पर, एक एक्सटर्नल ड्राइव पर, क्लाउड स्टोरेज पर, सीडी पर, फ्लॉपी ड्राइव पर (यदि आप का सिस्टम बहुत ही पुराना है और यदि आप किसी प्रकार के भ्रम में हैं) या फिर अन्य किसी भी प्रकार की स्टोरेज डिवाइस का उपयोग कर सकते हैं। आप जिसे भी चुनते हैं वो सब आप के अनुसार चाही गई स्टोरेज और सुरक्षा पर निर्भर करेगा।
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सारी फाइल को एक फोल्डर पर कॉपी कर लें: आप अपने कंप्यूटर की जिन भी फाइल्स को बैक अप करना चाहते हैं, उन्हें एक फोल्डर में कॉपी कर लें। और आप इन फाइल को अपनी इच्छा के अनुसार अलग-अलग फोल्डर में भी बाँट सकते हैं।
- सारी फाइल्स को एक ही फोल्डर में रखने से आप को इन्हें वापस पाने में आसानी होगी और यदि आप के पास इस में बहुत सारी फाइल हैं तो ग़लती से इन के गायब होने की संभावना भी कम रहेगी। और इस से आप की बैक अप फाइल स्टोरेज डिवाइस में मौजूद अन्य फाइल से अलग भी रहेगी।
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एक ज़िप (zip) फाइल बनाएँ: यदि आप चाहें तो इस बैक अप फोल्डर को कंप्रेस (compress) भी कर सकते हैं। यह तब के लिए और भी मददगार होगा जब आप के पास बहुत सारी फाइल मौजूद होंगी या फिर फाइल का आकर बहुत ज़्यादा हो।
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सुरक्षा जोड़ें: आप फोल्डर या ज़िप फाइल, जिसे भी आपने चुना है, को एनक्रिप्ट या पासवर्ड से सुरक्षित कर सकते हैं। यदि आप की फाइल बहुत ज़्यादा संवेदनशील प्रकृति की हैं तो ऐसा करने से आप को और भी अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान होगी। लेकिन अपने पासवर्ड को कभी ना भूलें।
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फोल्डर या ज़िप फाइल को डिवाइस पर कॉपी करें: फोल्डर या ज़िप फाइल के बन जाने के बाद, कॉपी पेस्ट का उपयोग कर के इन्हें डिवाइस पर कॉपी करें या फिर इन्हें क्लाउड (cloud) पर (यदि आप ने इस विकल्प का चयन किया हो तो) सेव कर दें।
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इस डिवाइस को नये कंप्यूटर पर लगाएँ: यदि आप ने अपनी फाइल्स को यूएसबी स्टिक पर बैकअप कर लिया है तो हो सकता है कि आप को इस डिवाइस की ज़रूरत कुछ और काम के लिए पड़े या फिर देखना चाहते हैं कि फाइल्स सुरक्षित हैं तो इस के लिए अब आप को इन्हें किसी और कंप्यूटर पर भी सेव करना होगा।
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एक अच्छे से ऑनलाइन स्टोरेज विकल्प की खोज करें: ऑनलाइन स्टोरेज एक बढ़ता हुआ क्षेत्र है, और यूज़र्स को उन के डेटा को एक रिमोट सर्वर पर बैकअप की सुविधा देता है। ऑनलाइन बैकअप को, अपने बैकअप नियम में शामिल करने से आप अपनी बैक अप की हुई फाइल्स को कहीं से भी बस इंटरनेट की मदद से पा सकेंगे। यहाँ पर ऐसी बहुत सी मुफ़्त और कुछ भुगतान वाली सेवाओं की एक विस्तृत श्रंखला मौजूद है:
- BackBlaze - बहुत कम भुगतान पर असीमित स्टोरेज की सुविधा प्रदान करती है।
- Carbonite - यह एक ऑनलाइन बैकअप सर्विस, Carbonite आप को हर महीने के भुगतान पर असीमित स्टोरेज की सुविधा प्रदान करती है। Carbonite को इस के ऑटोमेटेड बैकअप सोल्यूशन के लिए जाना जाता है।
- यह बैकअप की प्रक्रिया की एक बहुत ही पुरानी सर्विस है, SOS हर अकाउंट को असीमित स्टोरेज की सुविधा देती है।
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ऑनलाइन स्टोरेज और ऑनलाइन बैकअप सर्विस के बीच के अंतर को समझें: कुछ सर्विस जैसे कि Google Drive, SkyDrive (OneDrive), और DropBox ये सभी आप को ऑनलाइन स्टोरेज प्रदान करती हैं, लेकिन ये सभी सामयिक तौर पर अपडेट की माँग करती हैं। ये फाइल उन सारी डिवाइस जो इस अकाउंट को चलाने में काम आती हैं, के बीच में सिंक होतीं हैं, जिस का मतलब यह है कि यदि कोई फाइल बैकअप सर्वर पर डिलीट होती है, तो यह इस से जुड़ी हुई सारी डिवाइस पर भी डिलीट हो जाएगी ! ये सर्विस आप को रोबस्ट फाइल वर्जनिंग (robust file versioning) की सुविधा भी नहीं देती, जिस का मतलब यह है कि इन फाइलों के पुराने वर्ज़न को दोबारा से पा सकना बहुत ही मुश्किल और नामुमकिन भी हो सकता है।
- आप इन सुविधाओं का उपयोग फ्री स्टोरेज के रूप में भी कर सकते हैं, लेकिन फिर यह सही रूप में "बैकअप सर्विस" नहीं कहलाई जाएँगी। आप को अपने बैकअप को खुद से ही करना होगा।
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सुविधाओं की सुरक्षा को जाँचें: कोई भी ऑनलाइन सर्विस को अपनी कीमत के अनुसार ही, उन सारी फाइलों को जो इन के सर्वर पर जा रहीं हैं,एनक्रिप्ट करना चाहिए। ये फाइल के मेटाडेटा, जैसे कि फोल्डर नेम, फाइल साइज़ का उपयोग तो कर सकें, लेकिन इन के अंदर मौजूद जानकारी का उपयोग आप के अलावा कोई और ना कर सके।
- बहुत सी सुविधाएँ आप के डेटा पर प्राइवेट की (key) का उपयोग करती हैं: इस का मतलब यह है कि ये बहुत ही अच्छी तरह से सुरक्षित हैं, लेकिन यदि आप कभी भी इस पासवर्ड को भूल जाते हैं, तो आप इन फाइल्स का उपयोग कभी भी नहीं कर पाएँगे। इस प्रकार के मामलों में पासवर्ड को दोबारा नहीं पाया जा सकता और आप का डेटा पूरी तरह से खो जाएगा।
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एक समय का निर्धारण करें: वैसे तो सारे ऑनलाइन बैकअप, एक ऐसे सॉफ़्टवेयर या फिर एक ब्राउज़र इंटरफेस के साथ आते हैं, जो आप को यह सेट करने की सुविधा देते हैं, कि क्या बैकअप होना है और कितने समय पर। अपने अनुसार एक उचित समय का निर्धारण करें। यदि आप लगातार अपनी फाइलों में बदलाव करते रहते हैं, तो आप को इन्हें हर रात को बैकअप करना चाहिए। और यदि आप अपने कंप्यूटर का बहुत कम उपयोग करते हैं, तो हफ्ते या महीने में एक बार बैकअप करना सही होगा।
- अपने कंप्यूटर को बैकअप करने के लिए एक ऐसे समय का निर्धारण करें, जिस समय आप इस का उपयोग नहीं करने वाले हों। बैकअप में कंप्यूटर की बैंडविड्थ और अन्य साधनों का उपयोग कर सकते हैं।
सलाह
- कंप्यूटर उपयोग में लाने से पहले इस पर चल रही बैकअप प्रक्रिया के पूर्ण होने की पुष्टि कर लें।
- अपनी सारी महत्वपूर्ण फाइल्स के बैकअप के लिए एक समय निर्धारित करें। आप कब और कितनी बार अपनी फाइलों और कंप्यूटर में बदलाव कर रहे हैं, उस के अनुसार ही आप इस समय का निर्धारण करें। बैकअप के दौरान अपने कंप्यूटर को चालू रखें।
- अपने डेटा को पर्यावरणीय जोख़िम (environmental hazards) से दूर किसी सुरक्षित जगह पर रखें। जैसे कि आग से बचाव के लिए कुछ सुरक्षित बॉक्स आप की बैकअप मीडिया के लिए अच्छे स्थान हैं। यदि ये इतने भी महत्वपूर्ण नहीं हैं, तो फाइलिंग कैबिनेट या फिर डेस्क भी सही स्थान होगा।
- कंप्यूटर का बैकअप बहुत ज़्यादा समय ले सकता है, विशेष रूप से तब जब आप के पास रखने के लिए बहुत अधिक डेटा हो। बैकअप के लिए एक ऐसे समय का निर्धारण करें जब आप का कंप्यूटर ऑन हो (या आपने इसे इसी उद्देश्य से चालू किया है), लेकिन इस समय पर आप किसी भी फाइल का उपयोग ना कर रहे हों।
- हर महीने के बैकअप को जाँचने के लिए अपने कैलेंडर में एक रिमाइंडर सेट कर दें। आप की सारी फाइल का बैकअप हो चुका है यह सोचना आप को महँगा पड सकता है, हो सकता है कि आप की डिवाइस खराब हो गई हो (जैसे कि हार्ड ड्राइव क्रैश) या खो गई हो और फिर आप को पता चलता है कि आप ने बैकअप तो किया ही नहीं।
चेतावनी
- बैकअप प्रक्रिया के दौरान अपने कंप्यूटर का उपयोग ना करें। यदि आप इस प्रक्रिया के दौरान ही किसी फाइल में परिवर्तन करते हैं, तो आप को कभी भी पता नहीं चलेगा कि आपने फाइल के किस वर्ज़न को सहेजा है या फिर बैकअप बीच में ही रुक सकता है। यह आप के कंप्यूटर की स्पीड भी कम कर देगा।
- अपनी बैकअप मीडिया को किसी भी ऐसी जगह पर ना रखें जहाँ पर इस के गीले होने की संभावना हो। ये सारे कंप्यूटर उपकरण बहुत ही संवेदनशील होते हैं, और इस से आप के बैकअप को खोने की संभावना भी बढ़ जाती है।
रेफरेन्स
- पीसी के लिए: http://www.pcadvisor.co.uk/how-to/windows/3441090/how-use-windows-8-file-history/
- मैक (Mac) के लिए: http://support.apple.com/kb/HT1427
- आइपैड (iPad) के लिए: http://support.apple.com/kb/ht1766
- गैलेक्सी टैब (galaxy Tab) के लिए: http://www.dummies.com/how-to/content/how-to-back-up-stuff-on-a-samsung-galaxy-tab.html
