Unduh PDF
Unduh PDF
Kebijakan dan prosedur tertulis menjabarkan panduan, peraturan, fokus, dan prinsip organisasi. Umumnya, kebijakan dan prosedur dimasukkan dalam manual yang dibuat untuk karyawan. Cara menulis kebijakan dan prosedur bisnis bergantung pada tujuan perusahaan itu sendiri.
Langkah
-
Buatlah daftar tujuan. Sebagai manajer atau pemilik bisnis, Anda pasti tahu tujuan perusahaan. Pertimbangkan beberapa hal seperti tujuan penjualan, tujuan karyawan dan manajemen, dan posisi bisnis yang Anda harapkan beberapa tahun ke depan.
- Usahakan membuat tujuan yang tidak hanya spesifik, tetapi juga dapat dicapai dan layak diperjuangkan. Misalnya, buat tujuan keuangan yang berada dalam kemungkinan, dan tetapkan tujuan untuk kinerja karyawan yang dapat dicapai dengan mengikuti kebijakan dan prosedur yang akan Anda tetapkan. [1] X Teliti sumber
- Setelah menetapkan tujuan, pastikan Anda siap berkomitmen sebagai pemilik bisnis atau manajer. Menetapkan tujuan adalah langkah penting pertama dalam menyusun kebijakan dan prosedur. Kemudian, yang tak kalah penting adalah mematuhinya.
-
Tuliskan daftar pekerjaan dan prosedur. Pikirkan peristiwa dan tugas sehari-hari dalam bisnis Anda. Tulis tiap pekerjaan yang harus diselesaikan setiap harinya agar bisnis berjalan lancar.
- Pertimbangkan beberapa hal berikut: Tugas apa yang membutuhkan uraian atau arahan formal? Prosedur apa yang harus dilakukan secara konsisten dengan cara yang sama? Daripada berfokus pada pekerjaan kasar yang tidak membutuhkan banyak instruksi, brefokuslah pada tugas yang lebih besar. [2] X Teliti sumber
-
Buatlah daftar kemungkinan masalah dan solusinya. Kebijakan dibuat untuk memastikan segala sesuatu berjalan lancar dan supaya karyawan dan manajer memiliki standar kinerja. Pikirkan masalah yang mungkin timbul jika tidak ada kebijakan. Dengan demikian, Anda bisa memikirkan kebijakan yang dibutuhkan. [3] X Teliti sumber
- Ketika memikirkan potensi masalah, cari gambaran singkat tentang cara menyelesaikan atau memperbaiki masalah tersebut. Pikirkan masalah di sekitar aktivitas bisnis sehari-hari, seperti keuangan, interaksi antara karyawan dan pelanggan, serta perilaku dan sikap karyawan.
Iklan
-
Buatlah daftar kategori kebijakan. Setelah mempertimbangkan berbagai kemungkinan masalah yang perlu diselesaikan dengan kebijakan, pikirkan kategori masing-masing. Misalnya, gunakan kategori seperti keselamatan kerja, penjadwalan, tingkah laku, gaji, tunjangan, libur atau cuti, dan diskriminasi. [4] X Sumber Tepercaya U.S. Small Business Administration Kunjungi sumber
- Nanti ketika menyusun manual, kebijakan yang sudah dipisahkan dalam kategori akan membantu Anda mengatur manual dan bagian-bagian tersebut. Kategori juga membantu Anda memutuskan apa yang paling penting, dan dapat menguraikannya dengan lebih mendetail.
-
Gunakan format kerangka untuk memerinci berbagai kebijakan di bawah tiap kategori. Kerangka memungkinkan Anda menggali aspek tiap kebijakan atau kategori lebih dalam, serta menambahkan ketentuan dan spesifikasi sambil jalan. Gunakan nomor untuk mengurutkan tiap bagian atau kategori. [5] X Teliti sumber
- Mulailah dengan kerangka singkat. Kemudian, setelah menulis semua ide awal, Anda bisa kembali ke kerangka dan menambah atau memperpanjang sesuai perubahan.
-
Pikirkan konsekuensi yang pantas untuk pelanggaran kebijakan. Kebijakan memungkinkan bisnis berfungsi dengan baik, dan juga sebagai standar yang harus dipatuhi karyawan dan manajemen. Kebijakan juga berfungsi sebagai dokumen tertulis yang menguraikan cara menangani masalah atau pelanggaran kebijakan. Ini sangat penting ketika dan jika diperlukan tindakan untuk menyelesaikan masalah. [6] X Sumber Tepercaya U.S. Small Business Administration Kunjungi sumber
- Apabila ditulis dalam dokumen resmi, kebijakan dapat mencakup hak dan kewajiban hukum karyawan dan perusahaan. Kebijakan meliputi informasi tentang hak bekerja bagi penyandang cacat, pajak, dan larangan diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja. Pastikan Anda memasukkan informasi sesuai hukum yang berlaku.
-
Buat kebijakan jelas tentang pemecatan. Apabila Anda harus memecat karyawan karena melanggar kebijakan, kebijakan tertulis ini yang akan berfungsi sebagai bukti jika karyawan tersebut berpendapat bahwa ia dipecat dengan tidak adil. Pastikan Anda mengkhususkan satu bagian untuk membahas peraturan tentang pemecatan. [7] X Sumber Tepercaya U.S. Small Business Administration Kunjungi sumber
- Anda juga harus membuat kebijakan tentang perekrutan. Misalnya, pengecekan latar belakang sebelum kandidat diterima bekerja, atau masa percobaan setelah karyawan direkrut dan sebelum ia menjadi karyawan tetap. Pastikan Anda membuat dan menguraikan ketentuan yang jelas.
-
Gunakan bahasa aktif yang jelas. Tulis semua kebijakan dengan jelas sedemikian rupa sehingga tidak disalahartikan atau disalahpahami. Jika ada penafsiran lain, pertimbangkan untuk menulis ulang dengan bahasa lain.
- Misalnya, jangan menulis, “Penambahan cuti sakit dapat diberikan dalam keadaan tertentu.” Sebaliknya, tulis “Penambahan cuti sakit hanya disetujui dengan izin eksplisit dari manajer yang sedang bertugas.”
Iklan
-
Tentukan pekerjaan apa yang membutuhkan prosedur mendetail. Tidak semua pekerjaan atau insiden membutuhkan instruksi mendetail. Prioritaskan tugas atau prosedur yang harus dikerjakan dengan konsisten, seperti pembayaran gaji atau penjadwalan. [8] X Teliti sumber
- Ketika memutuskan prosedur apa yang membutuhkan detail, pertimbangkan pertanyaan berikut: Apakah prosedurnya panjang atau rumit? Beratkah konsekuensinya jika terjadi kesalahan dalam pelaksanaan? Adakah perubahan penting terbaru yang diterapkan? Apakah prosedur ini membutuhkan dokumen yang penting atau ekstensif? Apakah karyawan sering kebingungan dengan prosedur tersebut?
-
Kumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk tiap prosedur. Sebelum menguraikan prosedur, Anda perlu mengetahui semua langkah dan aspeknya. Pertimbangkan pertanyaan karyawan yang pernah muncul, dan masalah yang mungkin sudah Anda hadapi. [9] X Teliti sumber
- Walaupun telah memiliki semua informasi, Anda tetap perlu berpegang pada dasar-dasar prosedur itu sendiri. Pikirkan apa yang dibutuhkan pembaca atau karyawan untuk memahami dan melaksanakan prosedur tersebut.
-
Gunakan semua informasi untuk menulis prosedur yang jelas. Gunakan bahasa aktif. Usahakan menghindari kata-kata panjang dan berlebihan. Pastikan Anda tidak menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, termasuk jargon yang mungkin belum diketahui karyawan. [10] X Teliti sumber
- Misalnya, daripada menuliskan, “Robekan kuitansi gaji harus disimpan di berkas keuangan,” lebih baik gunakan bahasa berikut, “Menyimpan robekan kuitansi gaji di berkas keuangan.”
Iklan
-
Masukkan satu bagian tentang kebijakan antidiskriminasi. Semua pemilik bisnis harus mematuhi kebijakan antidiskriminasi yang telah diatur oleh pemerintah. Pastikan Anda memasukkan informasi tentang kebijakan tersebut bersama dengan harapan agar semua karyawan mematuhinya. [11] X Sumber Tepercaya U.S. Small Business Administration Kunjungi sumber
- Informasi tentang kesempatan kerja yang sama juga harus dimasukkan dalam kebijakan, serta hukum tentang hak bekerja bagi penyandang cacat dan kebijakan tentang pelecehan. [12] X Teliti sumber
-
Pastikan kebijakan Anda sah menurut hukum. Anda harus memastikan semua kebijakan yang disusun adil dan sesuai dengan hukum. Ada banyak sumber daya yang dapat digunakan untuk mengetahui apakah kebijakan Anda sudah sejalan dengan hukum yang berlaku. [13] X Sumber Tepercaya US Department of State Kunjungi sumber
- Anda juga dapat meminta penasihat hukum untuk mempelajari kebijakan yang Anda susun sebelum diterapkan kepada karyawan. Sebagai pemilik bisnis, memiliki penasihat hukum yang dapat diajak berkonsultasi secara rutin sangat bermanfaat.
-
Minta karyawan menandatangani draf kebijakan dan prosedur. Karyawan baru harus diminta menyepakati dan menandatangani dokumen kebijakan dan prosedur, serta diberi salinannya sebagai referensi. Selain itu, setiap perubahan harus ditandatangani ulang oleh semua karyawan. Ini untuk memastikan mereka semua terikat pada kebijakan tersebut apabila ada tindakan hukum yang harus diambil oleh kedua pihak di masa depan. [14] X Teliti sumber
- Orang di bawah umur tidak dapat menyetujui kontrak secara hukum. Jika Anda mempekerjakan karyawan di bawah usia 18 tahun, pastikan mereka memiliki izin tertulis dari wali untuk menyepakati kontrak karena orang tua atau wali dapat membatalkan kontrak secara sah.
Iklan
-
Susun informasi berdasarkan urutan logis. Mulailah dengan poin yang lebih besar, kemudian ikuti dengan yang lebih kecil. Misalnya, daripada memulai dengan kategori kompensasi, awali manual dengan kategori proses perekrutan atau kelayakan. [15] X Teliti sumber
- Pertimbangkan untuk membuka manual dengan deskripsi tujuan perusahaan seperti yang Anda uraikan di awal. Tulis satu atau dua paragraf jelas dan terpadu yang meringkas manual, apa yang bisa diharapkan karyawan dari perusahaan, dan apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan.
- Gunakan kerangka untuk membuat subkategori dalam manual. Buat daftar isi setelah selesai agar tiap informasi mudah dicari.
-
Gunakan gambar, bagan, atau diagram. Ada orang yang lebih visual sehingga diagram, bagan, atau gambar dalam manual dapat membantu berbagai tipe karyawan memahami konsep. Gambar dapat menyederhanakan prosedur dan kebijakan. [16] X Teliti sumber
- Misalnya, Anda dapat membuat bagan atau tabel yang mencantumkan berbagai jabatan dan tugasnya. Anda juga dapat menggunakan tabel berisi pertanyaan dan jawaban yang dapat digunakan karyawan sebagai referensi jika dibutuhkan.
-
Sediakan manual agar mudah diakses semua karyawan. Idealnya, karyawan baru menerima salinan manual saat diterima bekerja, dan karyawan lama mendapat salinan baru ketika ada revisi. Pertimbangkan untuk meminta semua karyawan menandatangani kontrak yang menyatakan bahwa mereka memahami semua poin yang diuraikan dalam manual, dan menyetujuinya. [17] X Teliti sumber
- Simpan salinan manual di ruangan Anda, serta salinan digital yang dapat diakses dan direvisi jika perlu. Tujuannya adalah memastikan kebijakan dan prosedur dipahami dan dilaksanakan dengan baik, dan jika ada masalah yang timbul, manual akan menjadi acuan untuk mengambil tindakan.
Iklan
Tips
- Bubuhkan tanggal pada setiap draf. Tanggal akan menghemat waktu selama revisi atau pembaruan, dan memudahkan karyawan melihat apa yang berubah dalam versi baru.
Iklan
Peringatan
- Minta izin lebih dahulu jika Anda ingin memasukkan nomor kontak seseorang atau departemen.
Iklan
Referensi
- ↑ http://www.notredameonline.com/resources/business-administration/six-tips-for-setting-business-goals/#.V12dbBMrLnA
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ http://www.asha.org/slp/healthcare/policy_procedures/
- ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
- ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf
- ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
- ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
- ↑ http://webapps.dol.gov/elaws/elg/
- ↑ http://www.state.gov/e/eb/cba/tools/index.htm
- ↑ http://smallbusiness.findlaw.com/business-contracts-forms/will-your-contract-be-enforced-under-the-law.html
- ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf
Iklan