Cómo escribir las políticas y procedimientos de tu empresa

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Coescrito por Jeffrey Fermin

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Las políticas y procedimientos integran las normas, reglas, enfoques y principios de una organización. Por lo general, las políticas y procedimientos se incluyen en un manual al cual puedan acceder los empleados. La forma en que escribas las políticas y procedimientos de tu empresa dependerá de los objetivos de la compañía.

Parte 1
Parte 1 de 5:

Definir los objetivos de tu empresa

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    Como director o empresario, conoces mejor que nadie los objetivos de la empresa. Ten en cuenta los objetivos, las metas de los empleados y de la gerencia y cómo te gustaría que tu empresa esté posicionada en un par de años.
    • Intenta que los objetivos sean no solo lo más específicos posibles, sino también alcanzables y dignos para trabajar en ellos. Por ejemplo, establece metas financieras que estén dentro de las posibilidades de tu empresa y establece objetivos para el rendimiento de tus empleados que sean realizables a través de las políticas y procedimientos que determines. [1]
    • Una vez que hayas establecido los objetivos, asegúrate de comprometerte con ellos como empresario o director. La formulación de metas es un primer paso muy importante a la hora de escribir las políticas y procedimientos. Por supuesto, realizar un seguimiento de los objetivos es igualmente importante.
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    Considera los acontecimientos y las tareas diarias de tu empresa. Escribe cada tarea que tenga que realizarse diariamente para que todo funcione de forma adecuada.
    • Considera lo siguiente: ¿Qué tareas requieren de una esquematización o indicación formal? ¿Qué procedimientos tienen que realizarse consistentemente de la misma forma? En vez de enfocarte en tareas menores que no requieren muchas indicaciones, haz hincapié en los puntos más generales. [2]
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    Las políticas de una empresa sirven para que las cosas funcionen de manera adecuada y para que los empleados y gerentes tengan ciertos estándares de rendimiento. Piensa en los problemas que pudieran surgir si no existieran políticas en orden. Esto te ayudará a elaborar las políticas mismas. [3]
    • Cuando pienses en los posibles problemas, elabora ideas breves para resolverlos o corregirlos. Reflexiona acerca de los conflictos relacionados con las actividades diarias de la empresa como, por ejemplo, financieros, interacciones entre empleados y clientes, y comportamiento y conducta de los empleados.
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Parte 2
Parte 2 de 5:

Escribir las políticas de tu empresa

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    Cuando hayas considerado los posibles conflictos a los cuales apunten tus políticas, prepara las categorías para las mismas. Por ejemplo, puedes utilizar categorías tales como seguridad, organización, conducta, pagos, beneficios, vacaciones o permisos y discriminación. [4]
    • A la hora de recopilar la información en un manual, tener las políticas divididas por categorías te ayudará a organizarlo y mantener estas secciones juntas. También te ayudará a decidir qué es lo más importante y abordar esos aspectos en mayor profundidad.
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    Un esquema te permitirá examinar aspectos más profundos de cada política o categoría y agregar condiciones y especificaciones a medida que los escribes. Utiliza números para ordenar cada sección o categoría. [5]
    • Comienza con una descripción que sea breve y clave. Luego, una vez que hayas analizado y escrito las ideas iniciales, puedes volver a la descripción y extender las secciones en consecuencia.
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    Las políticas permiten que una empresa funcione adecuadamente a la vez que sujetan a los empleados y directivos a ciertos estándares. También constituyen un documento escrito que describe cómo manejar los asuntos cuando las políticas se rompen o no se respetan. Esto es de suma importancia cuando hay que tomar una medida en relación al no cumplimiento de las mismas. [6]
    • Cuando las políticas se escriben en un documento formal, pueden encuadrar cualquier derecho y obligación legal de tus empleados y de la empresa. En los Estados Unidos, esto incluye información relacionada con la Ley de Estadounidenses con discapacidades, impuestos y leyes que prohíben la discriminación y el acoso en el ambiente laboral. Cuando escribas las políticas, asegúrate de incluir la información de las leyes estatales y federales correspondientes.
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    Si alguna vez tienes que despedir a un empleado por quebrantar alguna política, las políticas escritas por sí mismas servirán como evidencia si el empleado argumenta que fue despedido injustamente. Asegúrate de incluir una sección dentro de las políticas relacionada a los aspectos que constituyen la finalización de las relaciones laborales. [7]
    • También debes incluir políticas en relación a las contrataciones. Por ejemplo, puedes solicitar revisiones de antecedentes antes de la contratación o bien un período de prueba después de la contratación, antes de que el empleado pase a la planta permanente. Asegúrate de incluir y establecer estos términos de manera muy clara.
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    Asegúrate de escribir las políticas de manera clara de modo que no quepa lugar a un malentendido o mala interpretación. Considera la posibilidad de reescribirlas si las políticas pueden interpretarse de distintas formas.
    • Por ejemplo, en lugar de decir “Algunas circunstancias pueden admitir más días por enfermedad”, puedes decir “Los días adicionales por enfermedad solo pueden ser aprobados bajo el consentimiento explícito del gerente a cargo”.
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Parte 3
Parte 3 de 5:

Escribir los procedimientos

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    No todas las tareas normales o incidentes requerirán de instrucciones detalladas en cuanto al procedimiento. Prioriza las tareas o procedimientos que tienen que ser realizados con constancia como, por ejemplo, la nómina o la organización. [8]
    • Cuando decidas qué procedimientos quieres detallar, considera lo siguiente: ¿Es el procedimiento extenso o complejo? ¿Las consecuencias de hacerlo de manera incorrecta serían graves? ¿Se han realizado recientemente cambios importantes? ¿El procedimiento requiere documentación extensa o importante? ¿Los empleados se confunden frecuentemente en relación a este procedimiento?
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    Antes de detallar el procedimiento, tienes que saber cada paso y aspecto de él. Ten en cuenta las consultas que los empleados han realizado en el pasado y los conflictos que han surgido. [9]
    • Incluso cuando tengas toda la información, debes ajustarte a los principios básicos a la hora de escribir el procedimiento en sí. Ten en cuenta la información que el lector o empleado debe poder entender y sigue el procedimiento.
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    Utiliza la voz activa cuando escribas los procedimientos en sí. Evita ser demasiado verboso. Asegúrate de no utilizar un vocabulario que sea difícil de entender, incluyendo cualquier jerga que el empleado pueda no entender aún. [10]
    • Por ejemplo, en lugar de decir “Los comprobantes deben completarse ante el área de contabilidad”, puedes decir “Presentar los comprobantes en el área de contabilidad”.
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Parte 4
Parte 4 de 5:

Comprender las legalidades

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    Todos los empresarios de Estados Unidos deben adherir a ciertas políticas antidiscriminatorias enunciadas por el gobierno. Asegúrate de incluir la información de estas políticas y cómo esperas que los empleados adhieran a ellas también. [11]
    • Dentro de las políticas, debes incluir la información relacionada a la igualdad de oportunidades laborales, como así también la Ley de Estadounidenses con discapacidades y las políticas en contra del acoso. Puedes encontrar información al respecto en la Administración de Pequeñas Empresas de Estados Unidos. [12]
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    A través de la Administración de Pequeñas Empresas de Estados Unidos y de la Oficina de Asuntos Económicos y Empresariales, asegúrate de que todas las políticas que hayas establecido sean legales y justas. El Departamento de Estado de los Estados Unidos ofrece valiosos recursos en línea para todos los empresarios para encontrar la información que precisan. [13]
    • Considera contratar un abogado comercial para que revise tus políticas antes de entregárselas a tus empleados. Como empresario, es una buena herramienta tener un abogado para realizarle consultas regularmente.
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    Los empleados nuevos deben aceptar y firmar el documento con las políticas y procedimientos, como así también deben recibir una copia para tener de referencia. Además, cualquier cambio que se realice debe ser firmado nuevamente por los todos los empleados. De esta forma, se asegura que se ajusten a las políticas en caso de que se tome cualquier acción legal por cualquiera de las partes en el futuro. [14]
    • Las personas menores de edad no pueden firmar contratos. Si contratas un empleado menor de edad, asegúrate de que tenga un permiso escrito de un tutor para ingresar en el contrato, ya que sus familiares o tutores pueden cancelar legalmente el contrato.
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Parte 5
Parte 5 de 5:

Compilar la información en un manual

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    Comienza con los asuntos más generales y luego sigue con los temas más específicos. Por ejemplo, en lugar de comenzar con la categoría de compensación, puedes comenzar el manual con la categoría del proceso de contratación o la elegibilidad. [15]
    • Considera la posibilidad de comenzar el manual con una descripción de los objetivos de la empresa, como lo hiciste originalmente. Escribe uno o dos párrafos claros y cohesivos que resuman brevemente el manual, qué es lo que los empleados pueden esperar de la empresa y qué es lo que la empresa espera de ellos.
    • Utiliza el estilo esquemático para crear subcategorías dentro del manual. Elabora una tabla de contenidos cuando hayas terminado para incluir una referencia rápida.
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    Algunas personas son más visuales que otras, por lo que utilizar diagramas, gráficos o imágenes en el manual puede ayudar a los distintos tipos de empleados a comprender los conceptos del mismo. Este tipo de imágenes pueden simplificar los distintos procedimientos y políticas por igual. [16]
    • Por ejemplo, puedes elaborar un gráfico o tabla que enumere los distintos cargos y sus deberes que sirva como un punto rápido de referencia. También puedes incluir una tabla con preguntas y respuestas para que los empleados la utilicen como referencia.
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    Idealmente, los nuevos empleados recibirán una copia del manual en el momento de la contratación, mientras que los empleados existentes recibirán nuevas copias cuando se realicen modificaciones. Puedes considerar la opción de hacer que los empleados firmen un contrato que establezca que entienden y aceptan los conceptos descriptos en el manual. [17]
    • Ten copias impresas del manual a mano en tu empresa, como así también copias digitales para acceder y corregir, en caso de ser necesario. Tu objetivo es asegurarte de que estas políticas y procedimientos sean entendidos y llevados a cabo correctamente. En caso de que surjan inconvenientes, el manual te ayudará como guía para tomar las medidas correspondientes.
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Consejos

  • Coloca siempre un sello de fecha en cada borrador. De esta forma, ahorrarás tiempo durante las revisiones o actualizaciones y será más fácil para los empleados ver los cambios en la nueva revisión.
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Advertencias

  • Consulta antes de incluir un número telefónico directo para un departamento o persona.
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Referencias

  1. ↑ http://www.notredameonline.com/resources/business-administration/six-tips-for-setting-business-goals/#.V12dbBMrLnA
  2. ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
  3. ↑ http://www.asha.org/slp/healthcare/policy_procedures/
  4. ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
  5. ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf
  6. ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
  7. ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
  8. ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
  9. ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
  1. ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
  2. ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
  3. ↑ http://webapps.dol.gov/elaws/elg/
  4. ↑ http://www.state.gov/e/eb/cba/tools/index.htm
  5. ↑ http://smallbusiness.findlaw.com/business-contracts-forms/will-your-contract-be-enforced-under-the-law.html
  6. ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf
  7. ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
  8. ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf

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