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Les politiques et les procédures d'une entreprise combinent généralement les règles, les directives, les priorités et les principes organisationnels appliqués au sein de cette entreprise. Cet ensemble est souvent incorporé dans un manuel mis à la disposition des employés. Si vous vous demandez comment rédiger un manuel de politiques et de procédures, sachez que cela dépend de vos objectifs.
Étapes
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Dressez une liste d'objectifs. En tant que gestionnaire ou propriétaire, vous devez savoir quels sont les objectifs de votre entreprise. Pensez aux objectifs pour les ventes, pour les employés et pour la gestion de votre société. En outre, imaginez comment vous voyez l'entreprise dans quelques années.
- Fixez-vous des objectifs spécifiques, mais aussi atteignables et dignes d'effort. Par exemple, dans le cadre des politiques et procédures définies dans le manuel, établissez des objectifs financiers réalistes et des objectifs atteignables concernant la performance des employés [1] X Source de recherche .
- Établissez des objectifs et engagez-vous à les atteindre en tant que propriétaire ou gestionnaire. Définir des objectifs pour votre entreprise est la première étape dans l'élaboration des politiques et des procédures et le suivi est tout aussi important.
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Dressez une liste de tâches et de procédures. Pensez aux activités et aux tâches quotidiennes de votre entreprise. Décrivez chaque tâche qui devrait être accomplie chaque jour afin d'assurer le bon déroulement des opérations.
- Posez-vous la question suivante : quelles tâches nécessitent des instructions formelles ? Quelles procédures doivent être effectuées exactement de la même manière ? Au lieu de vous concentrer sur des tâches ordinaires qui n'ont pas tellement besoin d'instructions, élargissez vos horizons [2] X Source de recherche !
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Dressez une liste de problèmes et de solutions possibles. Les politiques commerciales aident à maintenir les activités de l'entreprise et permettent aux employés d'atteindre certaines normes de performance. Pensez aux problèmes qui pourraient survenir s'il n'y avait aucune politique de gestion en place. Cela vous aidera beaucoup au moment de rédiger votre manuel [3] X Source de recherche .
- Lorsque vous réfléchissez aux problèmes possibles, formulez quelques solutions. Pensez aux questions concernant les activités quotidiennes de la société, notamment les problèmes financiers, les interactions entre les employés et les clients et la conduite du personnel.
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Dressez une liste de catégories. Après avoir réfléchi sur les problèmes possibles qui doivent être mentionnés, regroupez-les en catégories. Voici quelques catégories envisageables : sécurité, planification, conduite, salaire, avantages, vacances et discrimination [4] X Source fiable U.S. Small Business Administration Aller sur la page de la source .
- Au moment de compiler un manuel, la catégorisation des divers politiques vous aidera beaucoup dans l'organisation du document. En outre, cela vous permet de déterminer la politique la plus importante et de la décrire plus en détail.
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Utilisez une présentation générale pour détailler les politiques. Les grandes lignes permettent d'explorer davantage chaque catégorie ou politique et d'ajouter des dispositions et des éléments détaillés si nécessaire. Utilisez des chiffres pour organiser chaque section ou catégorie [5] X Source de recherche .
- Commencez avec une brève description. Après avoir écrit et étudié toutes vos idées initiales, vous pouvez revenir aux sections initiales et les étendre au besoin.
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Réfléchissez aux conséquences en cas de non-respect des politiques. L'idée est de faire fonctionner la société correctement et de suivre un certain modèle, mais les politiques servent aussi de document écrit pour faire face à toute violation des règles. Cela s'avère particulièrement important quand une action doit être entreprise à la suite d'un problème [6] X Source fiable U.S. Small Business Administration Aller sur la page de la source .
- Les politiques, lorsqu'elles figurent dans un document formel, peuvent décrire les droits juridiques et les obligations des employés et de l'entreprise. Au moment de rédiger le manuel, pensez aux lois applicables dans votre pays et incluez des politiques interdisant la discrimination et le harcèlement sur le lieu de travail, par exemple.
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Définissez des politiques claires en matière de licenciement. Si vous devez licencier un employé pour violation de règles, les politiques écrites devraient servir de preuve si la personne en question a affirmé avoir été congédiée sans motif valable. Réservez une section dans le manuel concernant les différentes procédures et étapes d'un licenciement [7] X Source fiable U.S. Small Business Administration Aller sur la page de la source .
- Vous devriez également prévoir une section concernant la politique de recrutement. Par exemple, vous pourriez exiger la vérification des antécédents avant l'embauche ou définir une période d'essai avant l'officialisation du contrat. Définissez ces termes clairement dans les politiques de l'entreprise.
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Employez toujours un langage clair et actif. Il est important d'écrire clairement toutes les politiques pour éviter tout malentendu ou toute mauvaise interprétation. Si vous réalisez qu'une disposition peut être interprétée autrement, envisagez de la réécrire.
- Par exemple, au lieu d'écrire dans certaines circonstances, l'employé peut bénéficier de congés supplémentaires en cas d'absence pour maladie , vous pouvez reformuler cette police comme suit : l'octroi de congés supplémentaires en cas d'absence pour maladie ne peut être approuvé qu'avec le consentement explicite du gestionnaire.
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Définissez les tâches nécessitant des procédures détaillées. Ce ne sont pas toutes les tâches ou tous les incidents ordinaires qui nécessitent des instructions détaillées. Établissez l'ordre de priorité des tâches ou des procédures qui doivent être exécutées de manière cohérente, comme la paie ou l'ordonnancement [8] X Source de recherche .
- Lorsque vous décidez des procédures à définir en détail dans le document, considérez les questions suivantes : la procédure est-elle longue ou complexe ? Les conséquences des erreurs seraient-elles graves ? Un changement majeur a-t-il été mis en œuvre récemment ? Les procédures nécessitent-elles des formalités administratives importantes ? Les procédures tendent-elles à semer la confusion chez les employés ?
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Rassemblez les informations nécessaires pour chaque procédure. Avant de pouvoir détailler les diverses procédures, vous devez en connaitre toutes les étapes et tous les aspects. Prenez en considération les questions soulevées par les employés dans le passé et les problèmes que vous avez rencontrés [9] X Source de recherche .
- Même avec toutes les informations dont vous avez besoin, il peut être utile de vous en tenir aux informations élémentaires lors de la rédaction du document. Pensez à ce dont le lecteur ou l'employé aura besoin pour comprendre les procédures et les mettre en œuvre.
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Soyez clair et précis. Employez toujours la voix active lors de la rédaction des procédures et évitez l'usage de trop de mots. Il est nécessaire d'utiliser un langage facile à comprendre, en évitant tout jargon que les nouveaux employés pourraient ne pas comprendre [10] X Source de recherche .
- Par exemple, au lieu d'écrire les fiches de paie doivent ensuite être déposés à la comptabilité, écrivez simplement ceci : déposez les fiches de paie à la comptabilité .
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Écrivez une section consacrée aux politiques antidiscriminatoires. Toutes les entreprises doivent adopter des politiques antidiscriminatoires. Alors, assurez-vous d'inclure ces informations dans le manuel, en insistant sur le fait que vous vous attendez à ce que les employés respectent ces mesures sur le lieu de travail [11] X Source fiable U.S. Small Business Administration Aller sur la page de la source .
- Incluez des informations sur l'équité en matière d'emploi, l'exercice des droits des personnes handicapées et le harcèlement. Mentionnez si possible les lois qui interdisent la discrimination et le harcèlement [12] X Source de recherche .
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Assurez-vous que toutes les règles définies sont légales. Faites des recherches sur Internet pour vous assurer que toutes les politiques que vous avez établies sont légales et équitables. Vous pouvez également vous rapprocher des autorités compétentes de votre pays pour de plus amples renseignements [13] X Source fiable US Department of State Aller sur la page de la source .
- Si possible, consultez un avocat du travail et demandez-lui d'examiner les politiques établies avant de les mettre en application. En tant que propriétaire, avoir un avocat que vous pouvez consulter régulièrement est une excellente idée.
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Faites signer tout nouveau projet aux employés. Les nouveaux employés doivent également approuver et signer le document et recevoir une copie du manuel pour une consultation rapide en cas de besoin. De plus, tout changement apporté dans le document devrait être signé à nouveau par tous les employés. Cela leur permettra de s'assurer qu'ils sont tenus de se conformer à ces politiques si l'une ou l'autre des parties engage des poursuites judiciaires à l'avenir [14] X Source de recherche .
- Les mineurs ne peuvent pas légalement signer de contrat. Si vous voulez embaucher une personne de moins de 18 ans, assurez-vous qu'elle obtient l'autorisation écrite d'un tuteur pour conclure le contrat par mesure de précautions.
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Organisez les informations dans un ordre logique. Commencez par les questions plus générales et passez aux questions plus spécifiques. Par exemple, plutôt que de commencer par discuter des indemnités, il est préférable de décrire en premier lieu le processus de recrutement ou d'admissibilité [15] X Source de recherche .
- Commencez par une description des objectifs de l'entreprise tels qu'ils ont été définis à l'origine. Écrivez un ou deux paragraphes cohérents et clairs qui exposent brièvement le contenu du manuel, les attentes de vos salariés ainsi que les vôtres.
- Veillez à organiser le manuel avec des catégories et des sous-sections bien définies. Ensuite, créez une table des matières afin de pouvoir s'y référer rapidement.
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Utilisez des images, des graphiques et des tableaux. Étant donné que certaines personnes sont plus visuelles que d'autres, la présence d'images, de graphiques et de tableaux dans le manuel peut faciliter la compréhension des concepts abordés dans le document. Les éléments visuels aident à simplifier les différentes procédures et politiques [16] X Source de recherche .
- Par exemple, il pourrait être judicieux de dresser un tableau énumérant les différents titres de postes et leurs fonctions. Cela pourrait servir de guide de référence rapide. Une autre option serait d'inclure un tableau comprenant des questions et des réponses que les employés peuvent consulter au besoin.
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Mettez le manuel à la disposition de tous les employés. Idéalement, les nouveaux employés devraient recevoir une copie du manuel au moment de l'embauche et les employés actuels doivent recevoir de nouvelles copies lorsque des modifications sont apportées au document. Si possible, demandez aux employés de signer un contrat stipulant qu'ils ont compris et approuvé le contenu du manuel [17] X Source de recherche .
- Conservez des exemplaires du manuel sur votre lieu de travail et disposez de quelques copies numériques afin de réviser le document au besoin. L'objectif est de vous assurer que ces politiques et procédures sont bien comprises et mises en œuvre. En cas de problème, utilisez le manuel pour décider des mesures à prendre.
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Conseils
- Veillez à toujours dater chaque projet. Cela vous fera gagner du temps au moment de réviser ou d'actualiser le document et permettra aux employés de connaitre plus facilement les modifications qui ont été apportées.
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Avertissements
- Si vous voulez ajouter les contacts directs d'un département ou d'une personne, demandez la permission.
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Références
- ↑ http://www.notredameonline.com/resources/business-administration/six-tips-for-setting-business-goals/#.V12dbBMrLnA
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ http://www.asha.org/slp/healthcare/policy_procedures/
- ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
- ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf
- ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
- ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ https://www.sba.gov/starting-business/hire-retain-employees/employee-handbooks
- ↑ http://webapps.dol.gov/elaws/elg/
- ↑ http://www.state.gov/e/eb/cba/tools/index.htm
- ↑ http://smallbusiness.findlaw.com/business-contracts-forms/will-your-contract-be-enforced-under-the-law.html
- ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_78.htm
- ↑ https://www.nfib.com/documents/pdf/faststart/model-employee-handbook.pdf
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