「To Whom It May Concern」:この正式な表現の使い方と使用タイミング

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「To Whom It May Concern」の書簡を最初から最後まで作成する方法
共著者 : Erin Conlon, PCC, JD

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「To Whom It May Concern」は、相手の名前が分からない場合に、ビジネスレターやメールで相手に対して使う丁寧で正式な冒頭文です。この挨拶文の書き方や手紙のフォーマットが分からない場合、この記事では「To Whom It May Concern」をレターやメールで使う方法について説明します。また、現代のビジネスコミュニケーションでこの表現を使うべき場合と使わないべき場合についても解説します。

「関係者各位」で始まる手紙の書き方

手紙やメールの冒頭に「To Whom It May Concern」と書く場合は、各単語の最初の文字を大文字にし、挨拶文はコロンで終わらせます(「To Whom It May Concern:」)。手紙やメールの本文を始める前に、2行分のスペースを空けます。最後に、丁寧な締めくくり文とコンマ、そして自分の名前を書きます(「Sincerely, Jane Doe」)。

項目 1 の 7:

「関係者各位」の正しい使い方

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  1. 「To Whom It May Concern」は、宛先への挨拶であり、メッセージのトーンを設定する役割があります。そのため、必ずページの上部に、左揃えの別行で最初に記入してください。その下に空白行を1行空け、その次の行から手紙やメールの本文(本文部分)を開始してください。
  2. この挨拶文の文法的に正しい書き方は「To Whom It May Concern:」です。各単語の最初の文字が大文字になっていること、そして挨拶文はコロン(":")で終わっていることに注意してください。コロンは、手紙やメールに続きがあることを読み手に知らせる役割を果たします。 [1]
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項目 2 の 7:

正式な「関係者各位」の手紙の書き方

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  1. 手紙の左上隅に、自分の住所、都市、郵便番号を記入します。ページの上部から51mm下、住所の下に、手紙を書いている月、日、年を1行で記入します。最後に、日付の後に1行の空白行を空け、宛先の組織名とその住所を次の行に記入します。 [2]
    • メールを書く場合、ヘッダーを書く必要はありません。受信者は、メールが受信箱に届いた際に日付とメールアドレスを確認できます。代わりに、メールの内容を伝えるための60文字以内の短い丁寧なフレーズを件名に記入してください。 [3]
      • たとえば、「ジョン・ドウの推薦状」や「[製品名]に関する苦情」などと記入することができます。
  2. 「To Whom It May Concern」は、宛先の名前や、最終的にメッセージに返信する相手がわからない場合に使用する正式な挨拶文です。正しく記入するには、各単語の最初の文字を大文字にし、コロン (":") で締めくくります(例:「To Whom It May Concern:」)。 [4]
    • 宛先がわかっている場合は、必ず名前で呼びかけましょう。親しい間柄の場合は「Dear [名前]」と書き、それほど親しくない場合は「Dear [敬称と苗字]」と書きましょう(例:「Dear Mr. Brown」または「Dear Ms. Green」)。相手の性別が分からない場合は、フルネームで書きましょう(博士号などの称号がある場合は、その称号と姓を使用しても構いません)。
  3. 本文は、「この手紙/メールがご健勝の折に届きますことを願っております」などの親しみやすい言葉から始め、手紙を書いた理由を明確かつ簡潔に述べます。 [5] 例えば、苦情を申し立てる場合は、問題点を説明し、相手方にどのように解決してほしいかを伝えます。推薦状を書く場合は、対象者の氏名と応募先を明記した上で、その人の業績や長所を列挙します。
    • 各段落の間には1行の空白行を空け、本文のすべての段落が左揃えになっていることを確認してください。
  4. 本文の段落の次の2行目に署名を入力し、その後にコンマを付けます。署名の下に4行空け、空白部分に署名を入力してください。メールを作成する場合は、名前を入力するだけで結構です。
    • 手紙のビジネス的なトーンに合った締めくくり文を選びましょう。良い例としては、「Best regards(敬具)」、「Sincerely(敬具)」、「Thank you for reading(ご一読ありがとうございました)」などがあります。
    • 署名部分の最初の単語のみ大文字にします。
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項目 3 の 7:

「To Whom It May Concern」を使用する場合

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  1. 組織や企業の部署宛てに正式な手紙やメールを書く場合、その手紙やメールを読む個人の名前がわからない、または見つからない場合は、「To Whom It May Concern」という挨拶文を使用するのが適切です。性別を問わないだけでなく、手紙やメールの他の部分とビジネスライクなトーンが一致します。以下は、相手の名前が分からない場合に書くことができる手紙やメールの例です。
    • 推薦状 : 「拝啓、ご担当者様。お元気でお過ごしでしょうか。この度は、[大学名]の[学位プログラム名]への入学を希望しているジョン・ドウ氏について、推薦状を差し上げました。ジョンは、優れた才能と誠実さを兼ね備えた、非常に優秀な人物です。また、野心的で勤勉な性格も持っています。貴学のプログラムに、彼が入学すれば、素晴らしい成果を上げることを確信しております。」
    • 苦情の手紙 : 「関係各位 貴社から受けたサービスに関して苦情を申し立てます。高額な料金を支払ったにもかかわらず、約束されたサービスや期待していたサービスが一切提供されていません。サービスの改善、または料金の返金と今後のサービス訪問のキャンセルを求めます。満足のいく対応が得られない場合、上層部に問題をエスカレートいたします。」
    • 営業提案書 : 「ご担当者様 こんにちは。このメールがご健勝のほどお喜び申し上げます。弊社は、貴社との新たな事業提携に興味を持っております。この件についてご相談いただける担当者様をお知らせいただければ、詳細についてお話しさせていただきます。」
    • カバーレター(宛先の名前が見つからない場合のみ) : 「ご担当者様 拝啓、[会社名]の[求人職種名]の求人情報についてご連絡申し上げます。私のこれまでの職務経験と個人的な資質は、この職種の要件にぴったりであると考えております。採用担当者様とお話しできる機会をいただければ幸いです。履歴書を同封いたしましたので、ご高覧ください。」
項目 4 の 7:

「To Whom It May Concern」を使用しない場合

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  1. インターネットが普及した現代では、手紙の宛先の名前を見つけることはかつてないほど簡単になりました。「To Whom It May Concern」のような一般的な挨拶よりも、「Dear [名前]」と名前を使って挨拶するほうが礼儀正しいとみなされます。名前を調べないまま手紙を送ると、受信者はあなたが怠慢だと感じるかもしれません。 [6]
    • 採用担当者や人事担当者に送るカバーレターを書く場合、Googleで相手の名前を調べてみてください。その企業や組織のウェブサイトやLinkedInページを確認し、正式な役職名でスタッフ名簿やソーシャルメディアページに掲載されていないか確認してください。
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項目 5 の 7:

「関係者各位」の例文

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  1. 1
    「To Whom It May Concern」の手紙の例:
    To Whom It May Concern:
    ジェシー・ペイジの推薦状に関するご依頼に対し、この手紙を執筆しております。
    ジェシーは当組織で5年間勤務し、正直で勤勉な人物であることを証明してきました。お客様からは、彼女の細やかな気配りと優れたサービスについて、頻繁に高い評価をいただいています。貴社の空いているポジションに彼女を推薦する自信があります。
    敬具
    [ご氏名]
  2. 2
    「To Whom It May Concern」のメール例:
    To Whom It May Concern:
    このメールがご健勝の折に届きますことを願っております。
    貴社とのパートナーシップの可能性についてお話ししたいと考えております。私はインフルエンサーであり、フォロワーに推薦できる製品を探しております。ご連絡先をお知らせいただき、お話しする日時を調整させてください。
    ご一読いただき、誠にありがとうございます。
    [お名前]
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項目 6 の 7:

「関係者各位」の代替表現

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  1. 「To Whom It May Concern(ご担当者様)」は、正式な手紙や E メールでは定番の挨拶文ですが、現在では時代遅れとみなされています。多くのビジネスパーソンは、「Dear Sir or Madam(拝啓、ご担当者様)」や「Dear Hiring Manager(採用担当者様)」といった、堅苦しくなく、より親しみやすい挨拶文を好みます。「To Whom It May Concern」の代わりに、プロフェッショナルなトーンを保ちながら、読者の興味を引く挨拶文をいくつかご紹介します。
    • 「拝啓」 (組織全体宛ての場合は「拝啓 各位」と表記します)
    • 採用担当者様
    • 「営業マネージャー様」
    • 「[会社名] の [部署名] 様」
    • おはようございます/こんにちは
    • ご挨拶
項目 7 の 7:

よくある質問（FAQ）

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  1. 1
    「関係者各位」とはどういう意味ですか? 「関係者各位」は、メッセージの回答者に対して使う一般的な挨拶の言葉です。送信者が連絡先の名前を知らない場合に使用します。
  2. 2
    「関係者各位」は今でも適切ですか? 「関係者各位」は、インターネットなどで宛先の名前を見つけることができない正式な場面では、今でも適切な表現です。ただし、多くの専門家は、この挨拶は時代遅れであると考え、「Dear Sir or Madam(拝啓、ご担当者様)」または「Dear [役職名](拝啓、[役職名]様)」で呼びかけることを好みます。
  3. 3
    「To Whom It May Concern」の代わりに何と言えばいいですか? 「To Whom It May Concern」の最適な代替表現は、「Dear [個人の名前]」とその肩書き(例:Mr.、Ms.、Dr.)です。それが不可能な場合は、「Dear [役職名]」(例:「Dear Hiring Manager」)または「Good morning/afternoon」や「Greetings」のようなシンプルな挨拶文を使用できます。
  4. 4
    「To Whom It May Concern」と「Dear Sir or Madam」の違いは何ですか? 「To Whom It May Concern」は、「Dear Sir or Madam」よりもよりフォーマルでビジネス向けの挨拶です。また、性別を特定しないため、相手を男性か女性か推測する必要がありません。ただし、特に相手から協力を依頼したり、一緒に仕事をするよう依頼する場合、一部の相手は「Dear Sir or Madam」を好むかもしれません。この表現は、より堅苦しくなく、親しみやすく、人間味のある印象を与えます。
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出典

  1. ↑ https://www.nasp.com/blog/to-whom-it-may-concern/
  2. ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
  3. ↑ https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-write-a-professional-email
  4. ↑ https://www.nasp.com/blog/to-whom-it-may-concern/
  5. ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
  6. ↑ https://www.nasp.com/blog/to-whom-it-may-concern/

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