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이 글은 Microsoft 워드에서 "편지 병합" 기능의 사용 방법에 대해 설명한다. 편지 병합을 사용하면 연락처 정보가 들어있는 스프레드 시트를 문서마다 다른 주소, 이름 또는 해당 정보에 자동으로 할당할 수 있다. 문서 상단에 사람들 이름이나 주소를 일일이 작성할 필요가 없기 때문에 따로 뉴스레터나 명세서를 보낼 때 유용하다.
단계
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Microsoft 엑셀을 연다. Microsoft 엑셀은 짙은 녹색 배경에 하얀색 "X" 가 있는 것처럼 생겼다. 엑셀의 "새" 페이지가 열린다.
- 이미 엑셀에 연락처 시트가 있는 경우, 엑셀 연락처 가져오기 로 넘어간다.
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빈 워크북 을 클릭한다. "새" 문서 왼쪽 상단에 있다. 그러면 빈 엑셀 문서가 새로 열린다.
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연락처 헤더를 추가한다. 셀 A1 에서 시작하여 오른쪽으로 이동하며 다음 헤더를 입력한다. [1] X 출처 검색하기
- 이름 - 연락처의 이름을 해당 열에 입력한다. (셀 A1 ).
- 성 - 연락처의 성을 해당 열에 입력한다. (셀 B1 ).
- 전화번호 - 연락처의 전화번호를 해당 열에 입력한다. (셀 C1 ).
- 도로명 주소 - 연락처의 도로명, 건물 번호 등을 해당 열에 입력한다. (셀 D1 ).
- 시 - 연락처가 거주하는 시를 해당 열에입력한다.(셀 E1 ).
- 도 - 연락처가 거주하는 도를 해당 열에 입력한다. (셀 F1 ).
- 우편번호 - 연락처의 우편번호를 해당 열에 입력한다. (셀 G1 ).
- 이메일 - 연락처의 이메일 주소를 해당 열에 입력한다. (셀 H1 ).
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연락처 정보를 입력한다. A 열 , 셀2에서 시작해서 편지 병합을 생성할 해당 사람들에 맞는 연락처 정보를 입력한다.
- 정보가 맞는지 확인하고 다음 단계로 넘어가야 한다.
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문서를 저장한다. 다음과 같이 하면 된다.:
- Windows - 파일 을 클릭하고, ' 다음으로 저장 을 클릭 후, 내 컴퓨터 를 더블클릭하고, 창 왼쪽에서 저장 위치를 선택하고 "파일 이름" 칸에 문서 이름을 입력한 후 저장 을 누른다.
- Mac - 파일 을 클릭 후, 다음으로 저장... 을 클릭 하고, "다음으로 저장" 칸에 문서 이름을 입력하고 "위치"를 클릭하고 폴더를 클릭해서 저장 위치를 선택한 후 저장 을 누른다.
- 선택한 저장 위치를 기억해야 한다. 나중에 엑셀 스프레드시트를 찾아야 한다.
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엑셀을 닫는다. 엑셀 오른쪽 상단 코너에 있는 X (Windows) 또는 왼쪽 상단 코너에 있는 빨간 원 (Mac)을 누른다. 이제 Microsoft 워드에서 편지 병합을 하는 단계로 넘어갈 수 있다. .광고
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Microsoft 워드를 연다. 워드는 짙은 파란색 배경에 하얀색 "W" 아이콘이 있는 모양이다. 엑셀처럼 "새" 페이지가 열린다.
- 엑셀 연락처를 가져올 워드 문서가 이미 있는 경우, 해당 문서를 더블클릭하여 열고 다음 단계로 넘어간다.
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빈 문서 를 클릭한다. 페이지 왼쪽 상단에 있는 하얀색 박스다. 빈 워드 문서가 열린다.
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편지 탭을 누른다. 워드 상단에 있는 탭이다. 여기 있는 탭 줄 밑에 툴바가 뜰 것이다.
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받는 사람 선택 을 누른다. "편지" 툴바에서 "편지 병합 시작"에 있다. 누르면 드롭다운 메뉴가 뜬다.
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기존 목록 사용… 을 클릭한다. 드롭다운 메뉴에 있다. 새 창이 열릴 것이다.
- Outlook 연락처를 사용하고 싶다면, 드롭다운 메뉴에서 연락처에서 선택 을 누르면 된다.
- 새 목록 입력 을 눌러서 임시 연락처 정보 목록을 입력할 수도 있다. 몇 개 안되는 연락처 정보를 입력할 때 유용하다.
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자신의 Microsoft 엑셀 연락처 시트를 누른다. 창 왼쪽에 엑셀 시트를 저장했던 폴더를 클릭하고 엑셀 시트를 눌러서 선택한다.
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열기 를 클릭한다. 창 오른쪽 하단 코너에 있다.
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확인한다. 팝업창의 엑셀 시트 이름을 클릭하고 창 하단에 확인 을 클릭한다. 연락처가 로딩되는 위치로 엑셀 시트가 선택된다.
- 창 하단에 있는 "데이터 첫 행은 헤더열을 포함함"이 체크되어 있어야 한다.
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연락처 정보를 넣고싶은 곳으로 이동한다. 연락처 정보를 삽입하고 싶은 곳을 찾아서(예: 문서 상단) 클릭하여 커서를 둔다 .
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병합 필드 삽입 을 클릭한다. 편지 탭에 있는 필드 작성 및 삽입" 옵션에 있다. 드롭다운 메뉴가 뜬다.
- 먼저 편지 탭을 클릭해야 할 수도 있다.
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정보 유형을 선택한다. 드롭다운 메뉴에서 엑셀 문서 헤더 중 하나를 선택하여 삽입한다.
- 예로, 연락처 이름 태그를 삽입하고 싶다면, 드롭다운 메뉴에서 이름 을 클릭한다.
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필요한 곳에 다른 정보를 추가한다. 연락처 주소, 성, 전화번호, 등이 포함된다.
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완료 & 병합 을 클릭한다. 편지 탭 툴바 오른쪽에 있다. 드롭다운 메뉴가 뜬다.
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병합 옵션을 누른다. 다음 중 하나를 누른다:
- 문서 편집 - 각각의 받는 사람 문서를 열어서 문서에 맞게 편집한다.
- 문서 인쇄... - 연락처 시트에 들어있는 각 문서의 복사본을 인쇄할 수 있다.
- 이메일 메시지 전송... - 문서를 이메일로 전송할 수 있다. 연락처의 이메일 주소가 이메일 주소로 선택된다.
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화면 순서를 따라 진행한다. 선택한 옵션에 따라, 확인해야 되는 것들이 있을 것이다(예로, 이메일 을 선택한 경우, 제목을 입력하고 확인 을 눌러야 한다). 이렇게 하면 편지 병합이 완료된다.광고
팁
- 편지 병합은 특히 인보이스, 명세서, 보고서 또는 이름과 주소가 개별로 들어가야 하는 많은 양의 문서를 만들 때 유용하다.
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경고
- 워드로 가져오기 전에 연락처 정보는 항상 두 번 확인해야 한다. 제대로 확인하지 않으면 잘못된 이름이 들어간 문서를 보내거자 잘못된 이메일 주소로 전송될 수도 있다.
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출처
이 위키하우에 대하여
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