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효과적인 실행 계획 수립은 항상 목적, 비전, 목표를 명확히 하는 것으로부터 시작된다. 실행 계획은 현재 상황이 어떠하든 명시된 목표를 달성할 수 있도록 짜여져 있어야 한다. 잘 짜여진 실행 계획이 있으면 달성하려는 목표를 실제로 이룰 수 있다.
단계
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하고 싶은 파악하기. 하고 싶은 일을 명확하게 파악하지 못할수록 계획의 실현 가능성은 떨어진다. 최대한 빠르게 이룰 수 있도록 프로젝트를 시작하기 전에 하고 싶은 일을 구체적으로 파악한다.
- 예시: 석사 논문을 완성하려고 한다. 아주 긴 글로 40,000자 가량 써야 한다. 논문에는 서론, 문헌조사(연구하고자 하는 문제에 대한 기존의 다른 연구를 비판적으로 논하고 방법론을 설명), 몇 장에 걸친 자신의 생각과 탄탄한 예시 개진, 결론이 포함된다. 논문 작성 기간은 1년이다.
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최종 목표로 부터 거꾸로 생각해보기. 목표를 설정한 다음 이를 달성하기 위해 해야할 모든 것을 리스트업 해본다. 목표에 따라 이에 다다르기 위한 여러 다른 방법들을 고려해야 할 수도 있다. 목표 달성을 위해 필요한 것들을 알아냈다면 더 현실적인 계획을 수립하기 위한 실천가능한 단계들로 나누어본다.
- 수립한 계획이 목표로 나아감에 따라 변경될 수도 있다는 점을 명심한다. 따라서 유연하게 계획을 수립할 필요가 있다.
- 계획이 효과를 보일 수 있도록 목표가 SMART 법칙을 따르고 있는지 확인한다. [1]
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- 구체적인가(Specific) - 이루고자 하는 바가 명확해야 한다.
- 측정가능한가(Measurable) - 목표를 측정가능한 포인트로 나눌 수 있어야 한다.
- 이룰 수 있는가(Attainable) - 목표에 다다르기 위해 필요한 단계들을 완료할 수 있어야 한다.
- 관련이 있는가(Relevent) - 목표가 본인의 삶과 방향성에 부합하는가.
- 시간이 있는가(Timely) - 목표 달성을 위해 나아갈 시간이 있고 일정에 따라 나아가야 한다.
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구체적이고 현실적으로 계획 짜기. 구체적인 목표를 정하는 것은 시작일 뿐이다. 프로젝트의 모든 면이 구체적이고 현실적이어야 한다. 예를 들어 구체적이고 달성 가능한 스케줄, 중간 목표, 최종 결과를 정한다.
- 장기 프로젝트에 있어 구체적이고 현실적인 계획이란 중간 목표를 달성하지 못하거나 긴 시간을 소모하는 등 제대로 계획되지 않은 프로젝트에 따른 스트레스를 적극적으로 줄이는 것을 말한다.
- 예시: 논문을 제때 마치려면 한달에 약 5,000자씩 써야 하며 마지막 두 달은 아이디어를 다듬어야 한다. 현실적이어야 한다는 말은 매달 5,000자 이상 쓸 수 있으리라는 기대를 하지 않는 것이다.
- 이 세 달 동안 조교로 일한다면 이 기간 동안 15,000자를 쓸 수 없다고 생각하고 다른 달에 나눠서 배정해야 한다.
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측정 가능한 중간 목표 세우기. 중간 목표는 최종 목표를 달성해가는 과정에서 거쳐야 하는 주요 단계를 표시한 것이다. 끝(목표 달성)에서부터 시작해서 현재까지 거꾸로 계획을 짜면 쉽게 중간 목표를 설정할 수 있다.
- 중간 목표를 설정하면 일을 작고 구체적으로 쪼개서 하므로 프로제트를 완전히 마치치 않아도 성취감을 느낄 수 있어 개인 또는 팀에게 계속 동기부여를 하는 데 도움이 된다.
- 중간 목표 사이사이에 시간을 너무 길게 잡거나 너무 짧게 잡지 않는다. 2주 정도 간격을 두는 것이 효과적이다. [2] X 출처 검색하기
- 예시: 논문을 쓸 때 1장을 마치는 것을 중간 목표로 삼지 않는다. 몇 달이 걸리는 작업이기 때문이다. 글자 수를 기준으로 2주 간격으로 더 작은 중간 목표를 세우고 달성하면 자신에게 보상을 한다.
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일을 작고 관리가능하게 쪼개기. 다른 것에 비해 달성하기가 더 어려워보이는 일이나 중간 목표가 있다.
- 어마어마한 일에 압도당하는 듯한 느낌이 드는 경우에는 일을 더 작게, 관리가능하게 쪼개면 불안감이 가라앉고 보다 할만하게 느껴지는다.
- 예시: 보통 논문의 기초가 되는 문헌조사를 쓰는 것이 가장 어렵다. 문헌조사를 마치려면 쓰기 전에 많은 양의 조사와 분석을 해야 한다.
- 일을 조사, 분석, 쓰기로 작게 나눈다. 읽어야 할 논문과 책을 선택하고 분석과 쓰기 마감일을 정하는 등 일을 더 작게 쪼갤 수도 있다.
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리스트 작성하기. 중간 목표를 달성하기 위해 해야 할 일 리스트를 만든다. 리스트를 작성하는 것만으로는 효과가 없다. 리스트를 구체적이고 현실적인 실천이 따르는 일정표에 리스트를 적어야 한다.
- 예시: 문헌조사를 작성하는 작업을 더 작게 쪼개면 해야 할 일과 이를 해내는 데 필요한 현실적인 시간을 정확하게 알게 된다. 주요 자료 하나를 읽고, 분석하고, 그에 대한 글을 쓰려면 1-2일이 걸린다.
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모든 일에 시간 정하기. 구체적인 일정과 마감 기한이 없으면 작업은 배정된 시간을 때우기 위해 늘어지고 어떤 일은 영영 끝마치지 못 한다.
- 실행 계획 중 어느 단계의 어떤 실천 과제든 모든 일에 시간을 정해놓아야 한다.
- 예시: 약 2,000자를 읽는 데 1시간이 걸린다면 10,000자인 자료를 다 읽으려면 최소 5시간이 필요하다.
- 최소 두 번의 식사 시간과 1-2시간마다 머리를 식히기 위해 취하는 짧은 휴식 시간도 감안해야 한다. 그리고 예상치 못하게 방해를 받을 경우에 대비해 1시간 정도 더 여유를 두어야 한다.
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시각 자료 만들기. 실천 과제와 구체적인 일정을 결정한 다음 실행 계획을 한 눈에 볼 수 있는 시각 자료를 만든다. 플로우 차트, 간트 차트, 스프레드시트, 기타 비즈니스 툴을 활용한다.
- 가능하면 사무실 벽이나 공부방 등 쉽게 볼 수 있는 곳에 시각 자료를 둔다.
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계획을 실천하면서 마무리한 일에 표시하기. 마무리한 일에 표시를 하면 성취감을 느낄 수 있을 뿐만 아니라 이미 완료한 일을 잊어버리지 않고 파악하는 데 도움이 된다.
- 다른 사람들과 함께 일할 때 특히 중요하다. 다른 사람들과 함께 일할 때는 온라인 공유 문서를 사용해 모든 사람이 장소에 관계없이 완료된 작업에 표시를 할 있게 한다.
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모든 것을 기록하기. 실행 계획을 짜면서 모든 것을 기록한다. 바인더를 사서 여러 개의 탭으로 계획 과정에 따라 섹션을 나누면 도움이 된다. 예를 들어 다음과 같이 섹션을 나눈다.
- 일일 스케줄
- 월별 스케줄
- 일정표
- 조사
- 후속 조치
- 관계자/연락처
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최종 목표를 달성할 때까지 멈추지 않기. 계획이 수립되어 팀(해당사항이 있는 경우)과 공유하고 중간 목표가 정해지면 다음에 할 일은 간단하다. 목표 달성을 위해 매일 실천해나아가는 것이다.
- 일관성을 가지고 싶겠지만 유연성 역시 중요하다. 예기치 않은 사건들이 일어나 일정이나 계획을 변경해야 할 수도 있기 때문이다.
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필요하면 일정을 변경하되 목표를 포기하지 않기. 가끔 상황이나 예상치 못한 일 때문에 마감 일정을 맞추지 못해 일을 마무리하지 못하고 목표 달성에 실패하는 일이 벌어진다.
- 이런 일이 생겨도 의기소침하지 않는다. 계획을 수정해서 계속 목표 달성을 위해 노력하고 앞으로 나아간다.
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좋은 플래너 마련하기. 앱이건 수첩이건 매일 한 시간 단위로 계획을 짤 플래너가 필요하다. 읽기 쉽고 사용하기 쉬워야 한다. 그렇지 않으면 사용하지 않을 가능성이 높다.
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할 일 목록 만들지 않기. 기다란 할 일 목록을 만들지만 실제로 할 것인가? 할 일 목록을 작성하는 것은 일정을 짜는 것에 비해 효과가 없다. 일정을 짤 때는 일을 할 시간을 배정한다. [5] X 출처 검색하기
- 일에 따라 시간을 구체적으로 정하면 미룰 가능성이 낮다(많은 일일 플래너에 시간별 일정표가 포함되어 있다). 배정된 시간 안에 일을 마친 다음에 다음 일에 착수해야 하기 때문이다.
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시간 배분하기. 시간을 배분하다 보면 실제로 하루에 시간이 얼마나 있는지 현실적으로 파악하는데 도움이 된다. 가장 중요도가 높은 일부터 시작해서 거꾸로 계획을 짜나간다.
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한 주 계획을 세울 시간 마련하기. 많은 전문가들이 한 주를 시작할 때 앉아서 주간 계획을 세울 시간을 정해놓으라고 말한다. 목표 달성을 위해 각 요일을 최대한 활용할 수 있는 방법을 생각해본다. [13] X 출처 검색하기
- 일이나 사회적 책임을 고려한다. 일정이 너무 빡빡하면 중요도가 떨어지는 계획을 뺀다.
- 사교 활동을 하지 말라는 뜻은 아니다. 좋은 친구들과 계속 연락하고 가까운 관계를 돌보는 것이 중요하다. 지지 네트워크가 필요하다.
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샘플 일정 살펴보기. 예를 들어 논문을 쓰는 경우에는 일상적인 일정은 다음과 같을 것이다.
- 7 a.m.: 기상
- 7:15 a.m.: 운동
- 8:30 a.m.: 샤워 및 옷 입기
- 9:15 a.m.: 아침 만들어 먹기
- 10 a.m.: 논문 작업 – 쓰기(15분 휴식)
- 12:15 p.m.: 점심
- 1:15 p.m.: 이메일
- 2 p.m.: 조사 및 조사에 대한 응답(휴식/간식 20-30분 포함)
- 5 p.m.: 정리, 이메일 확인, 내일 주요 목표 세우기
- 5:45 p.m.: 자리에서 일어나 식료품 사러 가기
- 7:00 p.m.: 저녁 만들어 먹기
- 9:00 p.m.: 휴식 – 음악 듣기
- 10:00 p.m.: 잠자리 준비, 잠자리에서 독서(30분), 취침
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매일 일정이 똑같지 않아도 된다는 것을 이해하기. 일을 쪼개 매주 1-2일만 한다. 일을 쪼개서 하는 것이 더 도움이 되기도 한다. 새로운 시각으로 바라볼 수 있기 때문이다.
- 월요일, 수요일, 금요일에 논문을 쓰고 조사를 한다. 목요일에는 논문을 쓰는 대신 악기를 배운다.
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문제 해결을 위한 시간 배정하기. 일정을 약간 여유있게 잡아서 작업 속도가 느리거나 예상치 못한 문제가 생기는 경우를 대비한다. 일반적으로 예상 소요 시간의 두 배를 잡는다. 일을 막 시작한 경우에는 더더욱 그렇게 한다.
- 일에 익숙해질수록 또는 일을 끝내는 데 얼마나 걸릴지 이미 알고 있다면 일정을 시간을 줄여도 괜찮다. 하지만 일정을 여유있게 잡는 것이 좋다.
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융통성을 갖고 자신에게 모질게 굴지 않기. 특히 시작할 때 일정이 변경될 것에 대비를 한다. 이는 배우는 과정의 일부이다. 시간을 배분할 때 연필을 사용하는 것이 도움이 된다.
- 또한 1-2주 동안 하는 일을 플래너에 매일 기록하면 도움이 된다. 이렇게 하면 시간을 어떻게 보내는지, 각 작업에 시간이 얼마나 소요되는지 파악할 수 있다.
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연락 끊기. 하루 중 이메일이나 SNS를 확인할 시간을 정한다. 여기저기서 몇 분마다 확인하며 시간을 낭비할 수 있으므로 정한 시간을 철저히 지킨다. [14] X 출처 검색하기
- 가능하다면 전화기를 꺼놓는다. 최소한 일에 집중하는 동안이라도 전화를 꺼둔다.
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중요하지 않은 일에 우선순위 두지 않기. 연락을 끊는 것과 비슷하다. 하루에 해야 할 일 중 가장 중요한 일을 파악한다. 목표 달성에 도움이 되는 일을 파악해서 그 일에 집중한다. 이메일 확인, 기계적인 서류 작업 등 중요도가 떨어지는 일에 우선순위를 두지 않는다.광고
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지지 네트워크 갖기. 친구와 가족들을 내 편으로 만든다. 비슷한 목표를 만드는 사람들과 인맥을 쌓는다. 이런 방법으로 서로를 확인할 수 있다. [21] X 출처 검색하기
- 데드라인을 알고 있으면서 당신이 계속 책임감을 가지고 임할 수 있게 도와줄 책임감 부여 파트너를 두는 것을 생각해본다. 예를 들어 이들은 일의 진척사항을 묻는 문자를 보내줄 수도 있고 또는 이들과 매주 커피타임을 통해 함께 이야기를 나눠볼 수도 있다.
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일찍 자고 일찍 일어나기. 생산성 높은 사람들은 대부분 하루를 일찍 시작한다. 이런 사람들은 아침 일과가 있는데 보통 일하러 가기 전에 하고 싶은 일을 한다.
- 아침을 시작하는 좋은 방법은 운동(가벼운 스트레칭, 요가, 1시간 동안 헬스 등)을 하고, 건강에 좋은 아침 식사를 하고 20-30분 동안 일기를 쓰는 것이다. [23] X 출처 검색하기
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휴식 취하기. 동기 부여에 있어 휴식은 필수이다. 항상 일을 하면 지쳐버린다. 휴식을 취하는 것은 지쳐서 낭비하고 싶지 않은 시간을 낭비하는 것을 적극적으로 예방하는 방법이다.
- 컴퓨터에서 손을 떼고, 전화를 끄고 조용한 장소에 앉아 아무것도 하지 않는다. 아이디어가 떠오르면 공책에 적는다. 아이디어가 떠오르지 않으면 망중한을 즐긴다. [24] X 출처 검색하기
- 명상 을 한다. 휴대전화 벨소리를 끄고, 수신할 알림도 끄고, 30분 또는 그 이상 타이머를 맞춘다. 그냥 조용히 앉아서 머리를 비우려고 노력한다. 머리에 어떤 생각이 떠오르면 그 생각을 확인하고 흘려보내는 것이 좋다. 예를 들어 일에 대한 생각이 났다면 조용히 마음 속으로 “일" 이라고 말하고 흘려보낸다. 어떤 생각이 떠오를 때마다 계속 이렇게 한다.
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시각화하기. 가끔 몇 분 간 시간을내서 목표와 그 목표를 달성했을 때 기분이 어떨지 생각해본다. 이렇게 하면 목표를 추구하면서 겪게 될 수도 있는 어려움을 헤쳐나가는 데 도움이 된다.
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쉽지 않다는 것을 이해하기. 가치있는 것은 쉽게 얻어지지 않는다. 목표를 달성해 가는 과정에서 많은 문제와 일을 해결해야 한다. 문제가 생기면 받아들인다.광고
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원하는 것 적어보기. 일기나 문서에 원하는 것을 적는다. 전반적인 목표가 무엇이며 왜 이를 달성하려 하는지 생각해본다. 원하는 것을 완전히 확신할 수 없지만 어렴풋이 느끼고 있을 때 특히 효과가 있다.
- 예를 들어 돈을 더 벌고 싶지만 실제로는 더 많은 자유를 원하고 있는 경우도 있다. 이를 알지 못한다면 진정한 목표와는 거리가 먼 상태에 빠지게 될 수도 있다. 예를 들어 돈을 많이 받을 수 있는 직업을 찾았지만 가족들이나 내 취미 생활을 위한 시간을 전혀 낼 수 없는 경우에 머무르게 되는 것이다.
- 정기적으로 일기를 쓰는 것은 자신과 자신의 감정을 파악할 수 있는 좋은 방법이다. 글로 적으면 자신의 감정과 원하는 바를 확실히 아는 데 도움이 된다고 하는 사람들이 많다.
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조사하기. 무엇을 하고 싶은지 알게 되면 조사를 한다. 목표를 조사하면 달성 방법을 좁혀가는 데 도움이 된다.
- 내 목표와 비슷한 목표를 달성한 사람들을 찾아본다. 무엇을 하고 하지 말아야 할지와 같은 도움이 되는 팁을 그들로부터 얻게 될 수도 있다.
- 레딧 등 인터넷 커뮤니티는 각종 주제에 대한 논의를 찾아보기 좋은 장소이다. 특정 커리어에 대한 관련자의 견해를 알고 싶을 때는 더더욱 그렇다.
- 예를 들어 논문을 쓰다가 논문을 어떻게 활용할지 궁금해졌다고 하자. 비슷한 학위를 가진 다른 사람들은 어떻게 했는지 읽어본다. 출판이나 커리어에 도움이 될 수 있는 다른 기회를 겨냥해서 논문을 쓰는 데 도움이 될 것이다.
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방법을 생각해보고 가장 적합한 방법 선택하기. 조사를 마친 후 각 계획과 그 결과를 잘 생각해본다. 이렇게 하면 목표 달성에 가장 적합한 계획을 더 쉽게 선택할 수 있다.
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목표와 관련해서 영향을 미칠 수 있는 일 알아두기. 여기에는 목표 달성에 방해가 될 수 있는 일이 포함된다. 논문을 쓰는 경우, 정신적인 피곤, 조사 부족, 예상치 못한 업무 등이 있을 수 있다.
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융통성 갖기. 목표에 다가가면서 목표를 변경할 수 있다. 자신과 목표를 발전시킬 여지를 남겨둔다. 즉 어려워져도 그냥 포기하지 않는다. 흥미를 잃는 것과 희망을 잃는 것은 차이가 있다.광고
팁
- 커리어 선택 등 더 중요하고 장기적인 목표를 세울 때도 같은 계획 및 목표 수립 방법을 사용할 수 있다.
- 일정을 짜는 것이 재미없게 느껴진다면 이렇게 생각해보자. 일일 계획, 주별 계획, 월별 계획을 미리미리 세우면 다음에 할 일을 그때그때 결정할 필요가 없다. 따라서 창의성을 발휘하고 중요한 일에 집중할 수 있는 여유가 생긴다. [27] X 출처 검색하기
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경고
- 휴식의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다. 과로하지 않는다. 과로하면 생산성과 창의성이 떨어진다.
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출처
- ↑ https://www.yourcoach.be/en/coaching-tools/smart-goal-setting.php
- ↑ http://www.brighthubpm.com/project-planning/68427-successful-project-milestone-planning/
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- ↑ http://www.cnbc.com/2015/01/26/working-more-than-50-hours-makes-you-less-productive.html
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- ↑ http://www.bakadesuyo.com/2014/06/most-productive-people/
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