ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
Microsoft Excel เป็นสุดยอดโปรแกรมสำหรับจัดระเบียบข้อมูล บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการเรียงลำดับคอลัมน์ในโปรแกรม Microsoft Excel ตามตัวอักษรแบบง่ายและสะดวกให้คุณเอง
ขั้นตอน
-
ฟอร์แมต header row. header row คือแถวบนสุดของ spreadsheet หรือก็คือแถวที่มีชื่อคอลัมน์ต่างๆ บางที Excel ก็เรียงแถวนี้โดยเหมารวมเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูล โดยเฉพาะถ้า spreadsheet เป็นข้อความทั้งหมด คุณแก้ได้ 2 - 3 วิธีคือ
- กำหนดฟอร์แมต header row ให้ต่างออกไป เช่น ทำตัวหนา (bold) หรือเปลี่ยนสี [1] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ต้องไม่มีเซลล์ว่างใน header row [2] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ถ้า Excel ยังมึน ให้เลือก header row แล้วใช้เมนูใน ribbon ด้านบน โดยคลิก Home → Editing → Sort & Filter → Custom Sort → My data has headers [3] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
เลือกคอลัมน์ที่จะเรียงลำดับตามตัวอักษร. ให้คลิกเซลล์ header ของคอลัมน์นั้น หรือคลิกตัวอักษรด้านบน (A, B, C, D และอื่นๆ)
-
เปิด tab Data. คลิก Data ที่เมนูด้านบน เพื่อดูตัวเลือกต่างๆ ของ Data ในแถบเมนู ribbon ด้านบนของ spreadsheet
-
มองหาหัวข้อ Sort and Filter. เมนู ribbon จะแบ่งเป็นหลายๆ ส่วนที่เกี่ยวข้องกัน แต่ละส่วนก็มีชื่อกำกับด้านล่าง ให้มองหาที่เขียนว่า Sort & Filter
- ถ้าไม่เจอหัวข้อที่ว่าในเมนู Data ให้กลับไป tab Home แล้วมองหาปุ่ม Sort & Filter ในหัวข้อ Editing แทน
-
คลิกปุ่ม A → Z. ถ้าอยากเรียงลำดับ spreadsheet ตามตัวอักษร ก็คลิกสัญลักษณ์ A → Z ในหัวข้อ Sort and Filter ได้เลยคอลัมน์ที่เลือกไว้ใน spreadsheet จะถูกเรียงใหม่ตามลำดับตัวอักษร ปกติใน Excel แทบทุกเวอร์ชั่น ปุ่มนี้จะอยู่มุมซ้ายบนของหัวข้อ Sort and Filter
- ถ้าอยากเรียงลำดับตามตัวอักษรจากหลังมาหน้า ให้คลิกสัญลักษณ์ Z → A แทน
โฆษณา
-
ให้ใช้วิธีนี้ถ้าข้อมูลใน spreadsheet เป็นชื่อ-นามสกุลในเซลล์เดียว. ถ้าคุณพิมพ์ชื่อ-นามสกุลไว้ในคอลัมน์เดียว จะเรียงลำดับตามตัวอักษรเฉพาะชื่อ วิธีนี้เลยจะแบ่งชื่อ-นามสกุลไว้ 2 คอลัมน์ก่อน แล้วค่อยเรียงลำดับเฉพาะนามสกุลในคอลัมน์ที่ 2 ตามวิธีด้านบน [4] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
-
เพิ่มคอลัมน์ใหม่โล่งๆ. ให้อยู่ทางขวา ติดกับคอลัมน์ชื่อ-นามสกุล
-
ใส่สูตร (formula) แยกชื่อ. ให้ใส่สูตรนี้ในเซลล์บนสุดของคอลัมน์ใหม่ =LEFT(A1,FIND(" ",A1)) อย่าลืมเว้นวรรคระหว่างเครื่องหมายคำพูด สูตรนี้จะสแกนข้อมูลคอลัมน์ชื่อ-นามสกุล แล้ว copy ทุกอย่างที่มาก่อนเว้นวรรค
- ถ้าคอลัมน์ต่างออกไป ก็ให้เปลี่ยน A ทั้ง 2 จุดเป็นตัวอักษรประจำคอลัมน์ของคุณที่มีชื่อ-นามสกุล
- เปลี่ยน 1 ทั้ง 2 จุดเป็นเลขประจำแถวที่คุณกำลังพิมพ์
-
copy สูตรนี้ไปจนครบทั้งคอลัมน์. คลิก header ของคอลัมน์ใหม่ แล้ว copy-paste สูตรที่พิมพ์ไป จะเห็นว่าชื่อทั้งหมดถูกแยกไปไว้ในคอลัมน์นี้
-
สร้างคอลัมน์นามสกุล. สร้างคอลัมน์ใหม่ทางขวาของคอลัมน์ชื่อ แล้ว copy-paste สูตรนี้เพื่อใส่นามสกุลทั้งหมดลงในคอลัมน์
- =RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(" ",A1))
-
เรียงลำดับนามสกุลในคอลัมน์. ทีนี้เราจะมาเรียงลำดับนามสกุลในคอลัมน์ตามตัวอักษร ด้วยวิธีต้นบทความโฆษณา
เคล็ดลับ
- ถ้าไม่มีเมนู "ribbon" ด้านบน ให้ดับเบิลคลิก tab ไหนก็ได้ เพื่อขยายแถบอีกรอบ [5] X แหล่งข้อมูลอ้างอิง
- ขั้นตอนต่างๆ ในบทความนี้อ้างอิงจากโปรแกรม Excel เวอร์ชั่น 2003 หรือใหม่กว่า ถ้าคุณใช้ Excel เวอร์ชั่นก่อนหน้า เมนูที่กล่าวถึงอาจอยู่ในตำแหน่งที่ต่างออกไป
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
- ↑ http://excelribbon.tips.net/T009423_Recognizing_a_Header_Row_when_Sorting.html
- ↑ http://excelribbon.tips.net/T009423_Recognizing_a_Header_Row_when_Sorting.html
- ↑ https://support.office.com/en-US/article/sort-data-in-a-range-or-table-62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654
- ↑ http://www.accountingweb.com/excel-tip-alphabetizing-a-column-of-first-and-last-names-by-last-name
- ↑ https://support.office.com/en-AU/article/Updating-from-Office-2003-learn-where-menu-and-toolbar-commands-are-on-the-ribbon-1c84883e-1212-4b35-868d-b865f79fda87
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
มีการเข้าถึงหน้านี้ 46,965 ครั้ง
โฆษณา
