تنزيل المقال
تنزيل المقال
تميل أحجام ملفات اكسل إلى الازدياد بشكل مبالغ عند إنشائها وتحريرها وعادة ما تحتوي مصنفات اكسل على نصوص فقط، إلا أنها قد تحتوي أيضًا على رسوم بيانية ورسوميات ملونة تؤدي إلى زيادة حجمها بشكل كبير. يؤدي إرسال هذه الملفات الضخمة عبر البريد الإلكتروني إلى استهلاك مساحة الخادم ويؤدي تخزينها على جهاز الكمبيوتر إلى استهلاك المساحة المتوفرة، إلا أن بإمكانك لحسن الحظ اتباع بعض الخطوات لتقليل أحجام ملفات اكسل.
الخطوات
-
تفقّد تنسيق الخلايا غير المستخدمة. يمكنك تقليل حجم الملف بشكل كبير عن طريق حذف كل الخلايا غير المستخدمة أسفل كل ورقة عمل في المصنف.
-
احفظ ملف اكسل بصيغة ثنائية (.xlsb) . يؤدي فعل ذلك إلى هيكلة المصنف في مجلد مضغوط يحتوي على العديد من الملفات الثنائية ويعتمد قدر الضغط الناتج على محتوى المصنف. قد تجد أيضًا أن فتح وإغلاق وحفظ الملف يستغرق وقتًا أطول مقارنة بالملفات التي تحفظها بالصيغة الاعتيادية (.xls). [١] X مصدر بحثي
- بعد حفظ الملف بصيغة xlsb، حدد كل الخلايا الموجودة خارج نطاق البيانات واحذفها (تكون إلى يمين البيانات وأسفل منها عادة).
- حدد نفس الخلايا واحذف التنسيق (الألوان والخطوط وما إلى ذلك). احذف التنسيق في كل ورقة عمل بداخل المصنف.
- احفظ الملف من جديد بصيغة xlsx. تفقد مدى تقليل الإجراءات السابقة لحجم الملف المحفوظ.
-
احفظ المصنف بنفس الصيغة ولكن باسم مختلف. قد تؤدي عملية التحويل البسيطة هذه إلى التخلص من المساحة الزائدة وعدم الكفاءة الموجودة في الملف.
-
افتح المستندات وابحث عن الملف الذي ترغب بضغطه. انقر على اسم الملف وغيّر الصيغة xls لتصبح zip.
-
انقر على الملف ثم اختر خيار "فتح بواسطة وينزيب". اختر بعد ذلك مكان حفظ المحتوى بعد فك الضغط.
-
اضغط محتوى الملف من جديد باستخدام برنامج وينزيب.
-
افتح المستندات. حدد الملف وغيّر الصيغة zip لتصبح xlsx. يفترض أن تلاحظ انخفاضًا ملحوظًا في حجم الملف. [٢] X مصدر بحثي
-
كحل بديل، توجّه إلى المجلد الفرعي خاصة أوراق العمل لتحديد أوراق العمل الأكبر حجمًا ثم افتح ملف اكسل الأصلي من جديد وأنشئ عدد أوراق عمل مساوٍ لأوراق العمل كبيرة الحجم ثم افتح كل ورقة عمل كبيرة وانسخ محتوى البيانات فقط والصقه في ورقة عمل جديد وأنهِ المهمة بحذف أوراق العمل القديمة ثم احفظ الملف.
-
بعد تحديد ورقة العمل المسببة لزيادة حجم الملف بشكل مبالغ، احفظ الملف باسم filename.xls لتحديد ورقة العمل والمشكلة. يعني ذلك أن البيانات تخطت حد برنامج اكسل.
-
احفظ نسخة من ملف اكسل (للتجربة عليها) ثم احذف كل عمود تباعًا واحفظ ورقة العمل بعد كل عملية حذف.
-
ستلاحظ أن حذف العمود "المسبب للمشكلة" سيقلل وقت حفظ الملف ويقلل حجم الملف من وحدة الميجابايت إلى وحدة الكيلوبايت.
تعمل هذه الطريقة مع جداول البيانات المحتوية على صور.
أفكار مفيدة
- لضغط ملفات اكسل على نظام ماكنتوش، جرّب برامج خارجية مثل فايل مينيمايزر أوفس أو اكسبريس زيب ماك كومبريشن.
- احرص على حفظ الملف بصيغة xlsx إن كنت سترسل ملف اكسل من جهاز ماكنتوش إلى جهاز ويندوز. سيضمن ذلك عدم مواجهة مشاكل عند فتح الملف على نظام التشغيل ويندوز وعدم تغيّر تنسيق الملف عند فتحه بعد استقباله. [٣] X مصدر بحثي
تحذيرات
- احفظ نسخة احتياطية من الملف الأصلي دائمًا قبل محاولة ضغطه. يمكن أن تفقد التنسيق أو الرسوم البيانية أو مكونات مهمة أخرى من المصنف الأصلي أثناء تجربة الخطوات السابقة.
- إن كنت تمتلك ملف اكسل يحتوي على وحدات ماكرو، يؤدي حفظ الملف بصيغة HTML أو XML إلى فقد الرموز البرمجية. يمكنك في هذه الحالة الاستعاضة عن ذلك بفتح كل ورقة عمل وإزالة تنسيق الخلايا غير المستخدمة.
المصادر
- ↑ http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa730921.aspx# office2007excelperf_WorkbookOpeningClosingSavingSize
- ↑ http://datapigtechnologies.com/blog/index.php/how-to-compress-xlsx-files-to-the-smallest-possible-size/
- ↑ http://www.michaelhanscom.com/eclecticism/2010/01/26/microsoft-excel-xls-and-xlsx-weirdness/
