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Ablaufdiagramme sind ein tolles Werkzeug zum Herunterbrechen schwierig zu verstehender Prozesse in begreifbare Konzepte. Das Erstellen eines erfolgreichen Ablaufplans bedeutet einen Mittelweg zu finden zwischen der Information, die du vermitteln willst, und der Einfachheit, mit der du sie präsentierst. Befolge diese Anleitung, um Ablaufdiagramme in Excel und Word zu erstellen.
Vorgehensweise
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Schreibe deine Kerngedanken auf. Der Schlüssel für ein erfolgreiches Ablaufdiagramm ist seine Lesbarkeit. Stelle sicher, dass die Aussagen deiner Kernvorstellungen einfach sind und dass die Entwicklung von Konzept zu Konzept in einfachen Schritten erklärt ist.
- Stelle sicher, dass du einen deutlichen Endpunkt für dein Chart geplant hast. Dies hilft, es einfacher lesbar zu machen.
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Entscheide zwischen einem Standard- und einem Swimlane-Format. Ein Standard-Ablaufdiagramm bricht einen Prozess nach seinen Schlüsselkonzepten und erforderlichen Handlungen herunter. Wenn mehrere Gruppen in dem im Diagramm beschriebenen Konzept involviert sind, dann kann das Swimlane-Format helfen zu zeigen, wer was tun muss. Jeder Schritt des Ablaufdiagramms wird in der "Bahn" der Gruppe platziert, die für die Erledigung der Aufgabe (Marketing, Vertrieb, HR, etc.) verantwortlich ist.
- Swimlanes werden üblicherweise horizontal oder vertikal formatiert. Der Anfangspunkt ist die obere linke Ecke des Diagramms.
- Swimlanes können schwierig zu entwerfen sein, wenn du mehrere Konzepte hast, die zwischen Abteilungen hin- und herspringen. Dies wird zu konfusen Diagrammen führen.
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Gestalte dein Ablaufdiagramm. Bevor du mit dem Entwurf deines Ablaufdiagramms mit einer Software beginnst, zeichne es auf einem leeren Blatt Papier auf. Platziere dein Anfangskonzept oben und erweitere das Diagramm nach unten.
- Die meisten Ablaufdiagramme agieren in einem einfachen binären Prinzip. An Stellen während des Prozesses, an denen Abweichungen auftreten, wird dem Leser eine Ja- oder Nein-Frage gestellt. Die Antwort leitet den Leser zum entsprechenden Konzept.
- Verwende verschiedene Formen, um verschiedene Arten von Konzepten oder Entscheidungen darzustellen. Das Hinzufügen visueller Stichwörter wird in Bezug auf Lesbarkeit und Verständlichkeit helfen.
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Trenne komplexe Prozesse. Wenn Bereiche deines Ablaufdiagramms zu dicht werden, trenne die Unterprozesse in ein neues Ablaufdiagramm ab. Füge im ursprünglichen Ablaufdiagramm einen Kasten als Referenz auf den Unterprozess ein und lass den Leser darauf zurückkommen, wenn er auf den erweiterten Bereich kommt.Werbeanzeige
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Erstelle ein Gitter. Excel-Arbeitsblätter werden standardmäßig formatiert, so dass die Zellen breiter als hoch sind. Um ein einheitliches Ablaufdiagramm zu erstellen, wirst du die Zellen quadratisch einrichten wollen. Klicke dafür oben links im Arbeitsblatt auf den Button Alle Zellen auswählen.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften und wähle aus dem Menü Spaltenbreite. Gib 2,14 in das Feld ein und drücke auf Enter. Dies wandelt alle Zellen in perfekte Quadrate um.
- Schalte im Menü Ausrichten unter dem Reiter Layout oder Seitenlayout An Gitter ausrichten an. Dies verursacht, dass alle erstellten Objekte ihre Größe so anpassen, dass sie ins Gitter passen, was dir hilft, einheitliche Formen zu erstellen.
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Lege die Ränder fest. Wenn du vorhast, das Arbeitsblatt in Word oder ein anderes Programm zu exportieren, dann wirst du sicherstellen wollen, dass die Ränder passen. Verwende das Ränder-Menü unterhalb des Reiters Layout oder Seitenlayout, um die Ränder anzupassen, so dass sie für die Software, in die du exportieren willst, passend sind.
- Du kannst die Ausrichtung des Dokuments (Quer- oder Hochformat) mit dem Ausrichtungsmenü im Reiter Layout anpassen. Ablaufdiagramme, die von links nach rechts verlaufen, sollten im Querformat dargestellt werden.
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Erstelle Formen. Klicke auf den Reiter Einfügen und wähle das Formen-Menü. Wähle die Form, die du erstellen willst, und ziehe dann mit deiner Maus die Größe des Kastens. Sobald du eine Form erstellt hast, kannst du mit den Werkzeugen im Reiter Format die Farbe und den Rahmenstil ändern.
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Füge Text hinzu. Um Formen Text hinzuzufügen, klicke in die Mitte der Form und fange an zu tippen. Du kannst die Schriftart und den Stil im Home-Reiter anpassen. Halte deinen Text kurz und bündig und stelle sicher, dass er leicht lesbar ist.
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Verbinde die Formen. Öffne im Reiter Einfügen das Formen-Menü. Wähle den Linienstil, der am Besten deinen Bedürfnissen entspricht. Fahre mit deiner Maus über die erste Form. Du wirst kleine rote Kästchen an ihren Rändern erscheinen sehen, die dir anzeigen, wo Linien verbunden werden können.
- Beginne die Linie im roten Kästchen und ziehe sie zur zweiten Form.
- Rote Kästchen werden auf der zweiten Form erscheinen. Setze den Endpunkt der Linie in eines dieser Kästchen.
- Die Formen sind jetzt verbunden. Wenn du eine bewegst, dann wird die Linie verbunden bleiben und entsprechend ihren Winkel anpassen.
- Füge den Verbindungslinien Kommentare hinzu, indem du ein Textfeld einfügst, das im Reiter Einfügen verfügbar ist.
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Lade eine Vorlage herunter. Statt aus dem Nichts ein Ablaufdiagramm zu erstellen, gibt es eine Reihe von Excel-Vorlagen und Assistenten, die sowohl kostenlos als auch zum Kauf im Internet erhältlich sind. Viele von ihnen ersparen dir die meiste Arbeit beim Erstellen eines Ablaufdiagramms.Werbeanzeige
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Füge eine Arbeitsfläche ein. Die einfachste Möglichkeit zur Erstellung eines Ablaufdiagramms in Word ist zuerst eine Arbeitsfläche zu erstellen. Eine Arbeitsfläche ermöglicht mehr Freiheit beim Arbeiten mit Formen und aktiviert einige Funktionen, die normalerweise nicht verfügbar sind, wie z.B. Verbindungslinien.
- Klicke auf den Reiter Einfügen. Wähle das Formen-Menü und klicke dann unten im Menü auf Neue Zeichenarbeitsfläche. Ein gestrichelter Umriss der Arbeitsfläche erscheint in deinem Dokument. Du kannst die Größe der Arbeitsfläche durch Ziehen der Ecken anpassen.
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Aktiviere das Gitter. Die Nutzung eines Gitters wird es dir ermöglichen, einheitliche Formen zu erstellen. Um es zu aktivieren, klicke auf die Arbeitsfläche, um sie aktiv zu machen. Klicke im Reiter Format auf Anordnen und wähle dann Gittereinstellungen. Setze Häkchen in den Kästchen für die Anzeige von Gitterlinien und Ausrichten von Objekten am Gitter.
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Erstelle Formen. Wähle bei aktiver Arbeitsfläche den Reiter Einfügen und klicke auf das Formen-Menü. Wähle die Form, die du hinzufügen möchtest. Verwende deine Maus, um die Form auf die gewünschte Größe zu ziehen. Sobald du eine Form erstellt hast, kannst du mit den Werkzeugen im Reiter Format die Farbe und den Rahmenstil ändern.
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Füge Text hinzu. Um in Word 2007 einer Form Text hinzuzufügen, klicke mit der rechten Maustaste auf die Form und wähle aus dem Menü Text hinzufügen. Klicke in Word 2010/ 2013 einfach auf die Form und fange an zu tippen. Du kannst im Home-Reiter die Schriftart und den Stil anpassen.
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Verbinde die Formen. Öffne im Reiter Einfügen das Formen-Menü. Wähle den Linienstil, der am Besten deinen Bedürfnissen entspricht. Fahre mit deiner Maus über die erste Form. Du wirst kleine Kästchen an ihren Rändern erscheinen sehen, die dir anzeigen, wo Linien verbunden werden können.
- Beginne die Linie im Kästchen und ziehe sie zur zweiten Form.
- Kleine Kästchen werden auf der zweiten Form erscheinen. Setze den Endpunkt der Linie in eines dieser Kästchen.
- Die Formen sind jetzt verbunden. Wenn du eine bewegst, dann wird die Linie verbunden bleiben und entsprechend ihren Winkel anpassen.
- Füge den Verbindungslinien Kommentare hinzu, indem du ein Textfeld einfügst, das im Reiter Einfügen verfügbar ist.
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