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Un proceso de negocios es un sistema que usa una empresa para lograr una meta. Puede definirse también como una serie de pasos que se usan para crear valor para los clientes. Los administradores analizan los procesos de negocios para evaluar el funcionamiento de un proceso determinado. El administrador analiza primero el proceso actual y, después de hacer esa revisión, puede tomar las decisiones sobre los cambios que pueden hacerse para mejorar el proceso existente. El proceso mejorado puede ayudarle a la empresa a ahorrar tiempo, a disminuir los costos o a crear un producto más atractivo para los clientes.
Pasos
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Define un proceso de negocios. Se refiere a las actividades que hacen los empleados a diario para lograr una meta organizativa. El proceso representa lo que hace una empresa para lograr una meta determinada. Un proceso de negocios debe cubrir las variaciones o excepciones del proceso. Para entender cómo analizar un proceso de negocios, debes tener en cuenta cómo se crea un proceso. [1] X Fuente de investigación
- Ten en cuenta el alcance de la tarea. Imagina que quieres actualizar el proceso para enviarles las facturas a los clientes. El alcance de la tarea se refiere a la amplitud de la misma. En este caso, imagina que el alcance es cada factura que se le envía a un cliente, por lo que determinas que envías un promedio de 200 facturas al mes.
- Identifica el resultado esperado. Piensa en lo que quieres lograr con el proceso. En este caso, quieres que se le envíe una factura a cada cliente en cuanto se le entregue el producto. Enviarás una copia impresa de la factura al enviar el pedido. También le enviarás la factura por correo electrónico a cada cliente.
- Ten en cuenta que existen subprocesos dentro de los mismos procesos. Mientras más específico sea el proceso, podrás analizarlo y mejorarlo con mayor facilidad.
- Documenta el proceso de negocios. Puedes documentar el proceso como una lista de pasos y también puedes crear un diagrama de flujo. Con frecuencia, un proceso involucrará a varios departamentos si se trata de una organización grande. Por ejemplo, para llevar a cabo el proceso de facturación, participará el departamento de facturación y el área de contabilidad.
- Define los departamentos o funciones de las entidades en los procesos, así como sus recursos y resultados. Por ejemplo, para preparar la nómina, se necesita de la información sobre la producción de las personas y sus horas trabajadas, la tarifa salarial y las deducciones de salario del departamento de recursos humanos, etc.
- Anota las excepciones al proceso. Casi todos los procedimientos de negocios tendrán variaciones o excepciones. Por ejemplo, es posible que tengas algunos clientes que compren grandes cantidades de productos y reciban descuentos grandes. Estos descuentos requieren que el personal de facturación ignore los descuentos calculados en el programa. Los descuentos mayores deben ingresarse de forma manual para emitir una factura precisa.
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Documenta el proceso de negocios y piensa en el tipo de proceso que has creado. Al separar cada proceso según su tipo, podrás analizar el proceso y hacer las mejoras necesarias. Si dos procesos son del mismo tipo, quizás las mejoras sean similares. Un proceso en particular podría ser operativo, de apoyo o de administración. [2] X Fuente de investigación
- Las operaciones se refieren a las tareas diarias que deben hacerse para prestar un servicio o entregar un producto a un cliente. El proceso de facturación para los clientes podría considerarse como un proceso operativo. Es fundamental que les envíes facturas precisas a los clientes para poder cobrar rápidamente.
- Un proceso de apoyo, como su nombre lo indica, sirve de apoyo para las operaciones de la empresa. El departamento de Recursos Humanos es un buen ejemplo de un área de apoyo. Este departamento colabora con el administrador del departamento de facturación al entrevistar y contratar al personal nuevo. Aunque el departamento de recursos humanos no se relaciona de forma directa con los clientes, le brinda apoyo a los departamentos que realizan las operaciones.
- Todas las organizaciones necesitan de la administración para llevar a cabo la dirección general de la empresa. La planificación y puesta en marcha de un presupuesto es un proceso de administración. Cada empresa debe disponer de un proceso formal para crear un presupuesto. Ese proceso implica que la administración debe discutir sobre el presupuesto de su departamento con el director financiero de la empresa.
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Analiza un proceso de negocios para detectar las señales de ineficiencia. Un proceso de negocios se compone de recursos y resultados. La mano de obra, la energía, los materiales y el equipo de capital se consideran recursos. Un recurso es un bien que se usa para producir ingresos y ganancias. Por otro lado, un resultado es un servicio o un producto físico. Los recursos se involucran en el proceso y producen resultados. El análisis debe realizarse para localizar las ineficiencias.
- El proceso deberá usar los recursos de una forma eficiente para producir resultados. Por ejemplo, supongamos que tienes una cadena de talleres de reparación de vehículos. Los recursos son la mano de obra, el equipo y las piezas para reparación. El resultado es un vehículo reparado de un cliente.
- Los tiempos largos de reparación o los trabajos atrasados indican que algo en el proceso no está bien. El problema podría ser que se programan muchas reparaciones juntas.
- Si el costo de las piezas de reparación es mucho mayor que lo contemplado en el presupuesto, será otro indicador de que algo anda mal. Específicamente, es posible que haya un problema con el departamento de compras o con los proveedores de las piezas.
- Según los problemas que identifiques, decide qué procesos deben mejorarse. Si necesitas crear prioridades entre varios procesos, elige el proceso que cause un mayor impacto en el negocio. Por ejemplo, quizás debas corregir primero el proceso del tiempo de espera. Los tiempos largos de espera pueden hacer que pierdas algunos clientes. Haz que tu prioridad sea corregir ese proceso.
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Consulta con el personal clave sobre el proceso. Después de identificar un proceso que deba corregirse, habla sobre el mismo con los responsables de su puesta en marcha. Dedica un tiempo para entrevistar a los participantes clave y pídeles que identifiquen las mejoras posibles. [3] X Fuente de investigación
- Pregúntale al personal qué hace y por qué.
- Identifica los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea y de dónde se obtienen. Por ejemplo, si fabricas jeans, debes saber quién es el proveedor de la mezclilla y con qué frecuencia te envía el material.
- Identifica los resultados de cada tarea y quién los recibe. Si administras un taller de reparación de vehículos, el personal de reparación deberá documentar el trabajo que realiza y enviar esa información al departamento de facturación para que este emita una factura para el cliente.
- Pide algunas sugerencias para resolver las ineficiencias del proceso que el personal descubra.
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Haz una sesión para recopilar ideas sobre las mejoras para el proceso. Muchos procesos involucran a más de un departamento. En una sesión grupal, pueden identificarse las ineficiencias de los procesos que afectan a más de un departamento. También puedes confirmar la información proporcionada durante las entrevistas personales con los participantes.
- Resume la información que recopilaste y compártela con las personas que participan en el proceso. Esto incluye a los participantes que entrevistaste y a los que no. Pídeles sus comentarios a todos, los cuales te guiarán aún más en el análisis.
- La información que recibas de los participantes sobre el proceso deberá darte una idea clara sobre el funcionamiento del proceso y cuáles son las dificultades.
- Las conversaciones con el personal se convertirán en la base para realizar los cambios en un proceso. Los cambios podrían disminuir los costos, reducir el tiempo de un ciclo, simplificar un proceso o mejorar la atención al cliente.
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Crea un diagrama de flujo para cada proceso de negocios. Un diagrama de flujo te ayudará a visualizar un proceso de negocios. Puedes usar los documentos de las conversaciones para crearlo. El diagrama de flujo debe contener todos los pasos necesarios para llevar a cabo un proceso de negocios determinado. [4] X Fuente de investigación
- Es importante que tengas en cuenta que un diagrama de flujo solo debe contener los procedimientos definidos que los empleados deban seguir.
- Puedes preparar un diagrama de forma manual o con un programa. Puedes usar algún procesador de texto o un programa con hojas de cálculo donde puedas crear gráficos. También puedes encontrar algún programa diseñado específicamente para crear diagramas de flujo.
- Los diagramas de flujo son una herramienta excelente para ver con claridad el proceso de negocios que tienes delante de ti. Esta herramienta visual puede facilitar muchísimo la identificación y la corrección de las ineficiencias.
- Después de hacer los cambios necesarios para un proceso, evalúa los resultados para comprobar si el proceso mejoró como esperabas. De lo contrario, analízalo de nuevo y trata de identificar las áreas que deban mejorarse. El análisis de procesos debe ser una tarea permanente en tu negocio.
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Referencias
- ↑ http://www.interfacing.com/Literature/what-is-bpm
- ↑ https://www.mindtools.com/pages/article/improving-business-processes.htm
- ↑ http://www.cio.com/article/2381021/best-practices/how-to-create-an-effective-business-continuity-plan.html
- ↑ https://www.laserfiche.com/solutionexchange/how-to-diagram-your-business-process/
Acerca de este wikiHow
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