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Si bien es cierto que la mayoría se comunica hoy en día por correo electrónico o por llamadas telefónicas, aún quedan ocasiones en las que es útil saber cómo redactar una carta formal. Puede ser que tengas que enviar una solicitud formal a una empresa, informar a un cliente de un asunto importante o solicitar un puesto de trabajo. Cuando vayas a enviar una carta formal, empieza con tu dirección, seguida de la fecha, la dirección del destinatario y el saludo.
Pasos
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Define el formato con Estimado o Estimada (tratamiento) (apellido). Es tradicional empezar las cartas formales con "Estimado o Estimada". La palabra "Estimado o Estimada" transmite calidez y profesionalidad al mismo tiempo, y omitirla hace que la carta parezca menos formal. [1] X Fuente de investigación
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Sigue la apertura del saludo con un tratamiento de cortesía. Después de "Estimado o Estimada", continúa con un tratamiento de cortesía como Sr., Sra., Dr. o Srta., que solo debes omitir si no estás seguro del sexo de la persona. Si desconoces el estado civil de una mujer, utiliza Srta., que se puede emplear en lugar de Sra. [2] X Fuente de investigación
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Utiliza el primer apellido de la persona en el saludo. A menos que conozcas bien a la persona y te dirijas con regularidad por su nombre, emplea solo el primer apellido del destinatario para el saludo. Por ejemplo, un saludo podría ser “Estimada Srta. Bell” o “Estimado Dr. Smith”. [3] X Fuente de investigación
- Si conoces el nombre de la persona, pero no estás seguro de su sexo, puedes emplear su nombre completo en lugar del tratamiento de cortesía, como por ejemplo “Estimado o Estimada Jamie Wilde”.
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Termina el saludo con dos puntos. Aunque los puntos y comas y las comas suelen ser comunes en cartas informales, un saludo formal siempre debe ser puntuado con dos puntos. La apariencia final del saludo debería ser la siguiente: “Estimado Sr. Brown:” o “Estimado Editor:” [4] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Utiliza un saludo general si desconoces el destinatario de la carta. Los saludos generales son correctos con independencia de la persona que reciba la carta. Empieza con "A quien corresponda:" si no vas a redactar la carta pensando en una persona específica en mente. Por ejemplo, podrías emplear este saludo para una carta enviada a varias personas diferentes. [5] X Fuente de investigación
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Emplea Señor o Señora si no conoces el nombre del destinatario. “Estimado Señor”, “Estimada Señora” o “Estimado Señor o Estimada Señora” representan saludos perfectamente aceptables para una carta formal. Se trata de un saludo un poco más personal que un saludo general. [6] X Fuente de investigación
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Utiliza el título del puesto de trabajo del destinatario en el saludo si lo conoces. En las cartas de negocios dirigidas a una persona de una determinada profesión, considera emplear el título del puesto de trabajo del destinatario en el saludo, ya que así se muestra respeto por su profesión. Así por ejemplo, podrías empezar con “Estimado Editor:" o “Estimado Director de Recursos Humanos:” [7] X Fuente de investigaciónAnuncio
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Elige entre un formato en bloque o con sangría. Los dos formatos más comunes en las cartas formales son el estilo en bloque y el estilo con sangría. Con el estilo en bloque, cada parte de la carta se alinea al margen izquierdo. Por su parte, el estilo con sangría exige que apliques sangría al comienzo de cada párrafo, así como a la dirección del remitente, al cierre complementario y a la firma.
- Las diferencias entre ellos suponen, en gran medida, una cuestión de preferencia, aunque el estilo en bloque se utiliza con mayor frecuencia en las cartas de negocios hoy en día.
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Empieza con tu dirección. Esta puede ser la dirección de tu casa o empresa, dependiendo de si la carta se envía en tu propio nombre o en el de la compañía. Debes incluir la dirección de la calle, ciudad, el estado y código postal, pero no debes incluir tu nombre. [8] X Fuente de investigación
- Si vas a redactar la carta con formato en bloque, tu dirección debe estar alineada al margen izquierdo. En cambio, si vas a utilizar el formato con sangría, coloca el tabulador a la derecha del margen central. [9] X Fuente de investigación
- Por lo general, los números de teléfono y las direcciones de correos electrónicos no se incluyen en la dirección del remitente, pero son aceptables.
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Incluye la fecha en una línea por debajo de la dirección del remitente. Esta debería ser la fecha en que se escriba la carta, y debe haber un espacio entre tu dirección y la fecha, así como dos espacios entre la fecha y la dirección del destinatario.
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Empieza la dirección del destinatario con su nombre. Dos espacios por debajo de la fecha, escribe el nombre del destinatario, incluido su tratamiento de cortesía, como Sr., Sra., Srta., o Dr. Emplea el mismo tratamiento de cortesía usado en el saludo. [10] X Fuente de investigación
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Continúa con el nombre de la empresa y la dirección completa después del nombre del destinatario. Debajo del nombre del destinatario, incluye el nombre completo de su compañía si vas a redactar una carta de negocios. En cartas formales y personales, puedes omitir el nombre de la empresa. A continuación, escribe la dirección completa que, al igual que con la dirección del remitente, debe incluir la dirección de la calle, ciudad, el estado y código postal.
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Añade una línea de atención si vas a escribir a una empresa. Si tu carta va dirigida a una compañía o un departamento específico, puedes incluir una línea de atención para enviar la carta a una persona concreta. Esta se colocaría dos espacios por debajo de la dirección y otros dos por encima del saludo; por tanto, el saludo estaría dirigido a la compañía o al departamento. [11] X Fuente de investigación
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Escribe el saludo una línea por debajo de la dirección del destinatario. El saludo sirve para saludar y es probable que sea lo primero que lea el destinatario. Debe alinearse al margen izquierdo. [12] X Fuente de investigación
- Ejemplos de saludos pueden incluir "Estimada Sra. Wells:" o "Estimado Profesor:"
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Continúa con el desarrollo y el cierre de la carta. Si empleaste el formato en bloque, el desarrollo, el cierre complementario y la firma deberán alinearse al margen izquierdo. En cambio, si utilizaste el formato con sangría, el desarrollo se alineará a la izquierda con cada párrafo sangrado, y el cierre será un tabulador a la izquierda del centro, en línea con la dirección del remitente.
- El cierre complementario debe ser una frase como “Saludos cordiales” o “Muchas gracias” seguida de una coma, y solo se pondrá en mayúscula la primera palabra. Salta cuatro líneas, que es el espacio para tu firma, y termina con tu nombre. [13] X Fuente de investigación
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Referencias
- ↑ https://www.monster.com/career-advice/article/open-close-cover-letter-0421
- ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-lay-out-a-letter
- ↑ http://emilypost.com/advice/effective-business-letters/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://www.everydayknow.com/to-whom-it-may-concern/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-lay-out-a-letter
- ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-lay-out-a-letter
- ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-lay-out-a-letter
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