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Las organizaciones sin fines de lucro y otras entidades usan estatutos como un recurso formal y legal para identificar las maneras en que operarán. Por esta razón, los estatutos son muy importantes. Se suelen considerar como el “manual de instrucciones” de una organización. Si se te ha convocado para escribir estatutos para una empresa o una organización, tendrás que abordar la tarea de una manera organizada.
Pasos
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Entiende el propósito de los estatutos. Los estatutos son las reglas escritas de la organización. Son importantes debido a que pueden ayudar a resolver los problemas o los conflictos que surjan. Por ejemplo, si tienes problemas con un funcionario de la organización, entonces puedes leer los estatutos para saber qué medidas estás autorizado a tomar. Los estatutos también pueden cubrir los siguientes aspectos: [1] X Fuente confiable Kansas University Center for Community Health and Development Ir a la fuente
- el nombre de la organización
- el propósito de la organización
- los requisitos de la membresía
- los títulos y las responsabilidades de los funcionarios
- la manera en que están asignados los funcionarios
- la manera en que se llevarán a cabo las reuniones y cuándo
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Designa a miembros para que escriban los estatutos. Para empezar, es necesario consultar con la mayoría o con todos los miembros que ayudaron a formar la organización. Convoca al menos dos o tres personas para que hagan aportes y ayuden a escribir los estatutos.
- Por ejemplo, si estás iniciando una organización sin fines de lucro, deberás tener una junta de directores que puedan aportar y ayudar a escribir los estatutos. Trabajar como equipo asegura que se representen y se incluyan todos los puntos de vista en los estatutos.
- Trata de asegurarte de que el comité de los estatutos refleje una sección representativa precisa de la organización. [2] X Fuente de investigación No te inclines demasiado hacia las personas de una sección o hacia un nivel de la jerarquía de la organización.
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Reúne información. Para esbozar apropiadamente los estatutos, necesitas entender a la organización: su propósito, la manera en que los funcionarios llevarán a cabo ese propósito y el futuro de la organización. Para reunir esta información, reúne a todos los miembros de la organización y hablen de cómo visualizan el propósito de la organización y de qué trabajos se necesitarán para hacerlo realidad.
- También debes hacer que los estatutos sean coherentes con otros documentos esenciales, como los artículos de incorporación, las políticas de gobernanza y cualquier otro documento que refleje la forma en que la organización opera. Reúne esos documentos a medida que preparas el esbozo de los estatutos.
- De manera particular, asegúrate de que el número de cargos de la junta y las descripciones de los cargos sea el mismos en todos los documentos. Asegúrate también de que los días de las reuniones sean los mismos, además de otros detalles menores. Si estás afiliado con otra entidad, como un departamento estatal de educación o algo similar, debes verificar que los estatutos sean coherentes con las expectativas y los requisitos de la entidad. [3] X Fuente de investigación
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Obtén estatutos de muestra. Trata de buscar estatutos para organizaciones similares a la tuya. Nunca debes copiar estatutos, ya que pueden servir como una guía útil al esbozar unos propios. [4] X Fuente confiable Kansas University Center for Community Health and Development Ir a la fuente
- Llama a las organizaciones como la tuya y pregunta si puedes ver una copia de sus estatutos.
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Reúnete con un abogado. Consultar con un abogado que se especialice en organizaciones sin fines de lucro puede ser de mucha utilidad para asegurarte de que tus estatutos cubran el terreno necesario. Un abogado también puede asegurarse de que los estatutos armonicen con las leyes estatales para las organizaciones sin fines de lucro. Estas leyes pueden contener prohibiciones (como limitaciones en el voto por representación) y debes ser consciente de estas antes de esbozar los estatutos. [5] X Fuente de investigación Cualquier estatuto que viole estas leyes será nulo.
- Puedes encontrar a un abogado experimentado que se especialice en organizaciones sin fines de lucro visitando la asociación estatal de abogados, la cual debe tener un servicio de recomendación.
- Si te preocupan los costos, es probable que puedas obtener ayuda de una organización gratuita en tu área. Por lo general, las organizaciones que brindan ayuda legal ayudan a personas pobres, pero muchas también ayudan a organizaciones sin fines de lucro. Puedes buscar este tipo de organizaciones visitando esta página web .
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Estructura los estatutos en un formato esquemático. Por lo general, los estatutos están escritos con encabezamientos de sección llamados “artículos” y párrafos llamados “secciones”. Esta estructura hará que tus estatutos sean más legibles y estandarizados con otros estatutos. Este formato también facilita encontrar información sobre las reglas de votación, los comités y otros elementos sobre los que puedes tener preguntas a medida que la organización esté en marcha. [6] X Fuente de investigación
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Empieza cada artículo con un encabezamiento titulado ARTÍCULO. Estos encabezamientos deben estar escritos en mayúsculas y numerados con números romanos. Centra este encabezamiento en la página.
- Por ejemplo, el primer artículo podría estar titulado ARTÍCULO I: ORGANIZACIÓN. El segundo artículo podría estar titulado ARTÍCULO II: PROPÓSITO.
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Enumera cada sección de subtítulo en cada artículo. Debes enumerar claramente todas las secciones de cada artículo e incluir un descriptor de la sección de una o dos palabras.
- Por ejemplo, puedes escribir: Sección 1. Reuniones regulares. Esto debe continuar con una breve descripción del protocolo para las reuniones regulares. Luego debes escribir: Sección 2. Reuniones especiales. Esto debe continuar con una breve descripción del protocolo para las reuniones especiales. [7] X Fuente de investigación
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Usa un lenguaje simple y claro para los estatutos. Los estatutos son documentos legales, así que debes tratar de que parezcan profesionales. Cuando busques plantillas o muestras de estatutos, estudia el lenguaje que usan. Mantén un tono apropiado y usa un vocabulario comprensible.
- Aunque los estatutos son documentos legales, no debes usar “jerga jurídica” compleja. En cambio, debes usar un lenguaje sencillo que sea fácil de entender. [8] X Fuente de investigación
- Guarda los detalles para las políticas, no para los estatutos. Los estatutos son las directrices con las que se implementan políticas específicas. Por tanto, deben ser flexibles y poder interpretarse en conjunción con políticas más detalladas. Mantén los estatutos muy generales.
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Adecúa los estatutos a tu organización específica. Muchas plantillas y otras instrucciones con respecto a escribir estatutos son intencionalmente generales para que se puedan adecuar a la organización. Esta puede tener necesidades específicas que requieran ciertos elementos que otras no.
- Escribir estatutos para una iglesia : los estatutos de una iglesia incluirán una sección sobre el ministro de la congregación. Esta sección abordará la relación del ministro con la congregación, los requisitos que el ministro debe tener y el proceso de traer a un nuevo ministro o de destituir al actual. [9] X Fuente de investigación El lenguaje de muestra puede empezar de esta manera: “El ministro es el líder religioso y espiritual de la iglesia. Este debe tener libertad en el púlpito y en el discurso. El ministro es un exmiembro oficial de la junta y de todos los comités, excepto del comité de nominaciones”. [10] X Fuente de investigación
- Escribir estatutos corporativos : en el caso de los estatutos corporativos, también puedes incluir secciones que aborden la frecuencia de las reuniones de accionistas, los problemas con respecto a los valores de la empresa y así sucesivamente. [11] X Fuente de investigación
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Escribe el artículo del nombre de la organización. Esta es una declaración breve que identifica el nombre oficial de la organización. También puedes escribir la ubicación de operación principal de tu cargo en este artículo. Si la organización no está establecida físicamente en una ubicación (por ejemplo, si se trata principalmente de un grupo en línea), no necesitas incluir una dirección.
- En esta sección, puedes escribir lo siguiente: “El nombre de la organización será Escuela Primaria ABC OPM (Organización de Padres y Maestros)”. [12] X Fuente de investigación
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Incluye el artículo del propósito de la organización. Este artículo incluirá la declaración de misión y de visión de la organización. Puede ser una declaración básica de una oración. Si gustas, puedes hacerla más compleja.
- El lenguaje de muestra puede leerse así: “La organización se instituye con el propósito de apoyar a la educación de los niños en la Escuela Primaria ABC fomentando las relaciones entre la escuela, los padres y los maestros. [13] X Fuente de investigación
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Bosqueja el artículo de la membresía. Este artículo abordará varias secciones, incluyendo la elegibilidad (quién puede convertirse en miembro y cómo), las responsabilidades (¿deben pagar los miembros un costo para unirse? ¿Deben pagar un costo anual?), las clases de miembros (activo o inactivo), los requisitos acerca de cómo seguir siendo un miembro y de cómo dejar de serlo. [14] X Fuente de investigación
- El lenguaje de muestra para la primera sección del encabezamiento "Membresía" se puede leer: “La membresía está abierta a todo aquel que simpatice con los propósitos y los programas de la iglesia, independientemente de la raza, el credo, el género, la orientación sexual, la edad, la nacionalidad y los desafíos mentales o físicos”. [15] X Fuente de investigación
- Sigue con las secciones siguientes que describen las responsabilidades, los requisitos para permanecer como miembro y para dejar de formar parte de la organización.
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Escribe el artículo de los funcionarios. Este artículo abordará varias secciones con respecto a los funcionarios, incluyendo una lista de todos los cargos, los deberes relacionado con cada cargo, la manera en que se nominan y eligen a los funcionarios, los términos del cargo (por cuánto tiempo pueden ejercer el cargo) y cómo manejar las vacantes.
- Por ejemplo, para la primera sección, puedes escribir “Los funcionarios de la organización son el presidente, el vicepresidente, el secretario, el tesorero y los directores (tres)”. [16] X Fuente de investigación Luego, debes continuar con las otras secciones acerca de los funcionarios, proveer una descripción de todos los deberes del funcionario y así sucesivamente.
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Incluye el artículo de las reuniones. Este artículo cubre varias secciones que esquematizan la frecuencia que tendrán las reuniones (trimestral o semestralmente), en donde se llevarán a cabo las reuniones (por ejemplo, en la ubicación principal de la operación) y la manera en que se pueden emitir votos para las mociones.
- Este artículo también establece el número necesario de quorum o el número de los miembros de la junta que debe estar presente para realizar las mociones. Si una organización tiene nueve miembros de la junta y los estatutos requieren dos tercios para conformar un quorum, entonces al menos seis de los miembros deben estar presentes para tomar las decisiones de la organización. Algunos estados pueden requerir un mínimo para un quorum. Consulta con el secretario de estado para saber los requisitos del estado. [17] X Fuente de investigación
- El lenguaje de muestra para la primera sección de este artículo se puede leer de la siguiente manera: “Las reuniones regulares de la sociedad se llevarán a cabo el primer jueves de cada mes”. Luego procede a abordar las otras secciones del resto del artículo.
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Escribe el artículo de los comités. Estos comités son específicos para la organización, pero pueden incluir un comité de voluntarios, de publicidad, de membresía, de recaudación de membresía y así sucesivamente. Incluye un descripción breve de cada uno de estos comités. Continúa esta sección con una descripción breve de cómo se pueden formar los comités (por ejemplo, organizados por la junta de directores).
- El lenguaje de muestra se puede leer de la siguiente manera: “La sociedad tendrá los siguientes comités permanentes”, después puedes seguir con una lista y una breve descripción de cada comité que tengas.
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Haz un bosquejo del artículo de las finanzas. Debes especificar en qué momentos se creará un presupuesto, quién será el responsable de mantener los registros financieros (generalmente, será el tesorero), cuántos gastos se aprueban y qué pasará con los fondos si se disuelve la organización. [18] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, puedes escribir lo siguiente: “Se preparará un presupuesto en el verano para el siguiente año fiscal y será aprobado por el voto mayoritario de la junta”.
- Luego, puedes asignar al tesorero (o a otro funcionario) la responsabilidad de mantener los registros financieros: “El tesorero mantendrá registros precisos de cualquier desembolso, ingreso, crédito e información de cuenta”. [19] X Fuente de investigación
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Escribe el artículo de la autoridad parlamentaria. La autoridad parlamentaria es el conjunto de directrices que rigen los procedimientos para la forma en que se dirige la organización. Muchas organizaciones se basan en el texto "Las reglas de orden de Robert", una guía sobre cómo dirigir reuniones en asambleas de personas para asegurar que se escuchen y se tomen en cuenta las voces. [20] X Fuente de investigación
- Un artículo sobre la autoridad parlamentaria también nombrará el recurso específico que guía los estatutos, los procedimientos y la operación de la organización.
- El lenguaje de muestra se puede leer de la siguiente manera: “Las reuniones se regirán por el texto "Las reglas de orden de Robert" siempre y cuando no entren en conflicto con los estatutos de la organización”. [21] X Fuente de investigación
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Incluye el artículo de las enmiendas y otras disposiciones. Aunque los estatutos estén hechos para ser útiles y para contemplar muchas situaciones que puedan surgir en la vida de una organización, de vez en cuando requieren enmiendas. Debes escribir en los estatutos qué proceso de enmienda usarás. Incluir un proceso de enmienda demostrará que la organización es flexible y que comprende el cambio.
- No hagas que enmendar los estatutos sea muy difícil. En cambio, escoge un proceso que sea apropiado para la cultura y la política de la organización. [22] X Fuente de investigación También puedes incluir una sección que indique el año fiscal o puedes incluir un artículo independiente que lo indique.
- El lenguaje de muestra con respecto a las enmiendas puede leerse de la siguiente manera: “Estos estatutos se pueden enmendar o reemplazar en cualquier reunión de la sociedad por dos tercios (2/3) de los votos de las personas presentes y votantes. La notificación de cualquier cambio propuesto estará incluida en la notificación de la reunión”. [23] X Fuente de investigación
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Escribe el artículo de los conflictos de interés. La organización debe protegerse a sí misma de un conflicto de interés personal o financiero de la junta de directores o de otro funcionario. Incluye un artículo que especifique cómo se debe proceder en el caso de que alguien tenga un conflicto de interés.
- El lenguaje de muestra puede ser el siguiente: “Cuando un director o un funcionario tenga un interés personal o financiero en cualquier asunto asignado a la junta directiva, la persona afectada (a) revelará completamente la naturaleza del interés y (b) se retirará de la discusión, del cabildeo y de la votación del asunto. Cualquier transacción o voto que involucre un conflicto potencial de interés se aprobará únicamente cuando la mayoría de directores desinteresados determine que este es el interés superior de la corporación. Las actas de la reunión en que se realicen los votos se registrarán como la divulgación, la abstención y la justificación para su aprobación”. [24] X Fuente de investigación
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Inserta un artículo de la cláusula de disolución. Algunas leyes estatales exigen una cláusula de disolución o una declaración que describa la manera en que se puede cerrar la organización. Esto puede ser una buena idea aunque el estado no requiera esta cláusula, ya que puede proteger a la organización en el caso de una disputa interna.
- Aquí, puedes escribir lo siguiente: “La organización se puede disolver con notificación previa (14 días calendarios) y dos tercios de los votos de las personas presentes en la reunión”. [25] X Fuente de investigación
- Algunos estados requieren que las organizaciones incluyan una cláusula de disolución en sus estatutos. Consulta con el secretario del estado para obtener información específica. [26] X Fuente confiable USA.GOV Ir a la fuente
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Compila los artículos en un documento. Usa un formato constante a lo largo del documento y usa una fuente y un tamaño de fuente (11 o 12 puntos es más legible). Incluye una página de título con el nombre de tu organización, la fecha de la última revisión de los estatutos y cuándo entrarán en vigor los estatutos.
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Pide a un parlamentario profesional que revise los estatutos. Los estatutos esquematizarán los procedimientos con los que se dirigen a la organización, se realizan reuniones, se eligen funcionarios o líderes de comités, y así sucesivamente. Estos procedimientos están basados en reglas que determinan qué sucede primero, cuántas personas necesitan votar para tomar una decisión, quién puede votar por representación (enviando a alguien en lugar de votar en persona), etc. Un parlamentario acreditado profesionalmente es alguien que es un experto en estas reglas y procedimientos.
- Se pueden encontrar parlamentarios contactando a las asociaciones como el Instituto Americano de Parlamentarios [27] X Fuente de investigación o buscando en línea “parlamentarios acreditados profesionalmente” en tu estado. Probablemente debas pagar una tarifa de consulta por sus servicios.
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Adopta los estatutos de una reunión de la organización. Los estatutos deben aceptarse por la organización para que entren en vigor. El director de la organización generalmente tiene la autoridad para adoptar los estatutos. [28] X Fuente de investigación
- Incluye una declaración al final de los estatutos que den fe de su adopción e incluye la fecha de adopción. También el secretario de la organización debe firmar esta declaración.
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Permite que el estado archive los estatutos si es necesario. Algunos estados requieren archivar los estatutos, otros requieren un informe periódico de la información clave del personal y de las finanzas. [29] X Fuente de investigación Consulta con el secretario de estado si necesitas dar una copia de los estatutos a la agencia del estado.
- Por lo general, los estatutos corporativos no están archivados en ninguna agencia oficial. Muchos estados requieren que las corporaciones escriban estatutos, [30] X Fuente de investigación pero no es necesario que los archiven. Sin embargo, se pueden compartir a través de accionistas y otras personas claves. [31] X Fuente de investigación
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Mantén los estatutos en una ubicación central de las oficinas de la organización. Guárdalas en una carpeta con los artículos de incorporación, las minutas de las reuniones, la lista de nombres y direcciones de los directores y de otros ejecutivos principales de la organización, los registros de membresía, y así sucesivamente. [32] X Fuente de investigación
- Puede ser una buena idea hacer que los estatutos estén accesibles a los miembros al publicarlos en la página web o al permitir que estén disponibles en las oficinas. Aunque no hay ningún requisito que indique que los estatutos deban estar disponibles públicamente, hacerlo permite que la organización parezca más confiable y transparente. [33] X Fuente de investigación
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Lleva los estatutos a las reuniones ejecutivas y de membresía. Tener a la mano los estatutos será útil al tener una reunión ejecutiva o de membresía. Consulta los estatutos cuando se vote en una moción, se tomen decisiones sobre el comité o sobre los miembros de la junta, o cuando se participe en actividades detalladas específicamente en los estatutos. Las reuniones se llevarán a cabo con fluidez y los miembros confiarán en que sus opiniones estarán representadas apropiadamente.
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Revisa los estatutos frecuentemente y mantenlos al día. A medida que la organización cambie, los estatutos también tendrán que cambiar. La clave para lograr que los estatutos se adapten al cambio es hacerlos flexibles y enmendables al principio. Por ejemplo, pueden incluir un rango del número de los miembros de la junta que la organización tendrá en vez de un número concreto. [34] X Fuente de investigación Luego puedes enmendar los estatutos para acomodar los cambios menores o revisar los estatutos para incorporar cambios más sustanciales.
- Por ejemplo, puedes hacer cambios menores con enmiendas, lo cual puede cubrir la adición de un nuevo comité.
- Si vas a revisar los estatutos, debes primero hacer una reunión de los miembros de la organización para proveer aportes sobre cuáles deben ser las revisiones. Notifica a la membresía que harás una reunión para discutir y revisar los estatutos, y darles la oportunidad de presentar cambios por consideración.
- Algunos subcomités deben trabajar en las revisiones. Un subcomité puede escribir las revisiones, otro puede corregir las inconsistencias en estas revisiones y otro puede corregir la ortografía y la gramática. Presenta la revisión final a la membresía para votar con respecto a los cambios. [35] X Fuente de investigación
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Consejos
- Hay muchos estilos y versiones de estatutos, y no hay dos conjuntos iguales. Esto te permite consultar un rango de estatutos, sobre todo los de organizaciones que sean similares a la tuya.
- Consulta con otra organización para aprender acerca de sus procesos para escribir y perfeccionar sus estatutos.
- Es una buena idea nombrar distintos subcomités para revisar la coherencia de los estatutos. El grupo que escribe los estatutos puede revisar las inconsistencias con solo estar involucrado estrechamente en la redacción actual. Tener otro grupo que revise nuevamente el trabajo, por así decirlo, puede ayudar a eliminar las inconsistencias.
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Referencias
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