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Por lo general, los asistentes administrativos son el pegamento que mantiene unida a una oficina. Hoy en día, el rol de un asistente administrativo se extiende más allá del rol secretarial tradicional de mecanografiar memorandos y contestar teléfonos. Las funciones de estos empleados comprenden la administración del horario del jefe, la planificación de eventos y el manejo de las relaciones con los clientes, por lo que su papel es importante para mantener a la empresa operativa. Si tus deberes laborales requieren que evalúes a un asistente administrativo, primero debes definir qué esperas de dicho puesto y luego plantear metas.
Pasos
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Establece cuáles serán los deberes y responsabilidades principales. El primer paso es determinar cuáles son exactamente los deberes del asistente administrativo. No podrás evaluar a la persona hasta saber con qué criterios lo harás.
- Por ejemplo, algunas responsabilidades estándar incluyen contestar teléfonos, saludar a las personas, administrar equipos, transmitir mensajes y correos, revisar cartas y publicaciones, organizar archivos y documentos, coordinar eventos y comprar artículos de oficina.
- Otras responsabilidades podrían ser aprender el argot de la industria, poder manejar bien un horario de oficina y poder hacer mandados según resulte necesario.
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Haz una lista de otras características. Los criterios de evaluación no necesariamente deben relacionarse con el puesto de trabajo. Por ejemplo, también podrías incluir características que esperas ver en una persona, tal como una actitud profesional, organizada, dispuesta y positiva.
- Algunas características que podrían ser atribuidas a los asistentes administrativos incluyen ser puntual, ser profesional al saludar a los clientes, ser un buen comunicador, ser diplomático, saber manejar bien el tiempo, adaptarse con facilidad y ser discreto. [1] X Fuente de investigación
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Anota cuáles son tus expectativas. Debajo de cada deber, responsabilidad o característica, escribe lo que se espera para lograr una alta calificación de desempeño. También puedes anotar qué es lo que se contrapone a dicha característica.
- Por ejemplo, debajo de "profesional", podrías escribir "se viste adecuadamente", "saluda a los clientes educada y oportunamente" y "mantiene el área de ingreso ordenada". En contraste, lo que podría contraponerse a esto incluye "no se viste adecuadamente", "es malcriado con los clientes" o "deja el área de salida desordenada".
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Implementa un método de calificación estándar. Por ejemplo, puedes tener un sistema del 1 al 10, donde 10 es sobresaliente y cualquier punto por debajo de 4 es inaceptable. Deja un espacio debajo de cada característica donde el evaluador pueda escribir la justificación de la calificación.
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Habla sobre estas expectativas con tu asistente administrativo. No es justo que tu empleado deba adivinar lo que esperas de él. Cuando contratas a un empleado, debes contar con una descripción del puesto de trabajo que explique estas expectativas. También puedes incluir el formulario de evaluación, de modo que tu asistente administrativo sepa exactamente lo que le espera. [2] X Fuente de investigación
- Además, hablen sobre cómo cumplir con tus criterios afectará su lugar en la empresa. Quizás ofrecerás bonos a los empleados que obtienen una buena calificación o utilizarás dicha evaluación para determinar a quién ascender. Por el contrario, quizás los empleados que obtienen una mala calificación sean puestos a prueba hasta que su trabajo mejore y, si obtienen comentarios negativos en tres evaluaciones seguidas, sean despedidos. [3] X Fuente de investigación
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Crea metas realistas. Algunas metas realistas para un asistente de oficina podrían ser aprender a utilizar un nuevo sistema informático o incorporar nuevas tareas, tal como la planificación. Esto también podría incluir aprender una nueva habilidad, tal como el mantenimiento básico de páginas web.
- Podría resultar útil sentarte con tu asistente administrativo para conversar sobre las metas que tiene en mente, ya que esta persona podría estar persiguiendo determinados intereses profesionales.
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Establece cronogramas realistas. Divide las tareas grandes en metas más pequeñas. Por ejemplo, si deseas que tu asistente administrativo aprenda sobre mantenimiento básico de páginas web, podrías establecer metas más pequeñas por año, tal como tomar una clase (12 semanas), practicar habilidades (12 semanas), aprender lo básico sobre sistemas basados en tecnologías de Internet (12 semanas) para luego empezar con el mantenimiento de páginas web. [4] X Fuente de investigación
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Comunica las metas. Si no te reunirás con tu empleado para decidir metas en común, debes comunicarle lo que esperas de él. Un documento escrito es una buena opción, ya que este le proporcionará un registro permanente de lo que te gustaría ver, aunque también deberías revisar las metas con la persona. [5] X Fuente de investigación
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Realiza tu evaluación de desempeño. En la próxima evaluación de desempeño, incluye las metas del año anterior. Luego, evalúa si la persona cumplió o no con dichas metas y si esto se debió a que su desempeño fue malo. En otras palabras, no castigues a la persona si no pudo cumplir con las metas debido a circunstancias externas, como que no hubo clases disponibles en un periodo determinado. [6] X Fuente de investigación
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Decide cuál será la mejor manera de poner en práctica las nuevas habilidades. Una vez que el asistente administrativo haya alcanzado determinadas metas, es hora de decidir cómo poner sus nuevas habilidades en práctica. Utiliza la evaluación del desempeño como guía para fijar nuevas metas para el próximo año que se basen en lo que la persona aprendió el año anterior.Anuncio
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Escoge un momento apropiado. Quizás sea una buena idea evaluar a tu asistente administrativo cada año. Sin embargo, es posible que las evaluaciones trimestrales funcionen mejor, ya que podrás estar en continuo contacto con él. Darles a tus empleados mayores periodos les brinda la oportunidad de trabajar hacia el logro de sus metas, pero si los evalúas en intervalos más cortos, podrás estar en contacto con ellos más a menudo y discutir así su desempeño. De esta manera, ellos podrán hacer los ajustes necesarios a lo largo del año. [7] X Fuente de investigación
- Algunas empresas tienen una evaluación de desempeño principal cada año y la complementan con evaluaciones más pequeñas a lo largo del año.
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Decide quién será el evaluador. Si tu asistente administrativo trabaja para más de una persona, querrás que cada una de esas personas llene un formulario y te brinde retroalimentación. Si tu asistente administrativo solo trabaja para ti, entonces solo tú debes ser el evaluador.
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Decide cuál será el formato. Quizás solo desees proporcionar retroalimentación en un formulario escrito. Adicionalmente, es una buena idea discutir dicha evaluación en una reunión personal con tu asistente administrativo. Una alternativa es tener una pequeña reunión con otros supervisores.Anuncio
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Haz que las evaluaciones sean parte de tu rutina diaria o semanal. Es decir, no podrás evaluar a tu empleado una vez por año si no tienes notas que te respalden, ya que no puedes confiar solamente en tu memoria. A lo largo del año, haz notas sobre el desempeño de tu asistente administrativo, por lo menos, una vez por semana e incluye detalles específicos. [8] X Fuente de investigación
- Por ejemplo, podrías escribir: "Tres clientes le hicieron cumplidos a X hoy. Dijeron que hizo un buen trabajo al ayudarlos a resolver su problema". En contraste, trata de no escribir cosas como: "X hizo un buen trabajo hoy". Asimismo, podrías escribir lo siguiente: "X no fue ordenado esta semana y perdió tres archivos importantes. X prometió mejorar". En contraste, trata de no escribir cosas como: "A X le faltan habilidades de organización".
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Completa el formulario de evaluación. Cuando llegue el momento de la evaluación, utiliza tus notas para llenar el formulario. Añade los detalles que justifiquen cada calificación que otorgues. Asimismo, evalúa si tu asistente administrativo ha cumplido con las metas establecidas.
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Presenta la información ante el asistente administrativo. Una vez que hayas evaluado a tu empleado, presenta la información en el formato que hayas escogido. Incluso si ya te reuniste con él, debes darle un registro escrito que trate sobre su desempeño. [9] X Fuente de investigación
- Incluso si presentarás una evaluación desfavorable, trata de conservar una actitud profesional. Por ejemplo, no debes decir algo como "Eres un tipo muy emotivo y debes aprender a controlar tu vida". Por el contrario, debes decir algo como: "Hemos notado que tu vida familiar ha venido afectando tu vida personal por los últimos tres meses. Si bien nos damos cuenta de que tus problemas en casa han sido difíciles, esperamos que mantengas una actitud profesional mientras estés en el trabajo".
- Hablen sobre cuáles serás las consecuencias. Por ejemplo, si la persona recibió una buena evaluación, enfatiza el hecho de que recibirá un bono. Por el contrario, si recibe una mala evaluación, será puesta a prueba.
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Lleguen a un acuerdo mutuo sobre qué áreas requieren una pronta mejora. Coopera para revelar en qué maneras realistas el empleado puede mejorar, como darle más tiempo para cumplir con sus horas límite para la entrega de informes. Ambos deben estar dispuestos a ceder un poco. Es decir, si el empleado no puede cumplir de manera realista con determinadas metas, entonces debes ajustar dichas metas. Sin embargo, si el empleado no realiza su trabajo porque no se concentra, entonces debe ser él quien encuentre una manera de ajustarse.
- Ofrécete a entrenar a tu empleado para ayudarlo a vencer sus debilidades. Asegúrate siempre de hacer que el asistente administrativo se sienta valorado.
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No evalúes la personalidad. Salvo que la personalidad del empleado afecte su trabajo, concéntrate únicamente en el trabajo que la persona hace. En otras palabras, sé objetivo al evaluar cómo le va a la persona sin involucrarte en conflictos relativos a la personalidad. [10] X Fuente de investigación
- Si la personalidad del empleado afecta su trabajo, concéntrate en el trabajo y no en la persona. Por ejemplo, podrías decir: "X ha sido malcriado con los clientes, por lo menos, una vez por semana, causándonos pérdidas en las utilidades", y no "X es demasiado emotivo".
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Prueba evaluar a tu empleado sin que lo sepa. Si deseas evaluar cómo interactúa tu asistente administrativo con los demás cuando tú no estás, contrata a personas para que ingresen a la empresa, pidan ayuda o llamen por teléfono. Dales un guion y un formulario para evaluar el desempeño de tu asistente.Anuncio
Referencias
- ↑ http://www.skillpath.com/index.cfm/blog/post/Administrative-Support-Training/Top-10-Qualities-in-an-Administrative-Assistant#sthash.6UEp2WwT.dpbs
- ↑ https://daf.csulb.edu/offices/bhr/staffpersonnel/perf_eval_guide/
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/employee-evaluations-how-to-conduct-29547.html
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/employee-evaluations-how-to-conduct-29547.html
- ↑ https://daf.csulb.edu/offices/bhr/staffpersonnel/perf_eval_guide/
- ↑ https://daf.csulb.edu/offices/bhr/staffpersonnel/perf_eval_guide/
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/employee-evaluations-how-to-conduct-29547.html
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/employee-evaluations-how-to-conduct-29547.html
- ↑ https://daf.csulb.edu/offices/bhr/staffpersonnel/perf_eval_guide/
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