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Avez-vous remarqué tous ces clubs qui fonctionnent et ont du succès ? Avez-vous déjà ressenti l’envie de monter ce type de club vous-même et de le présider ? Il suffit de bien s’organiser et de suivre quelques règles simples, et à vous le succès !
Étapes
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Décidez du type de club puis trouvez un nom accrocheur. Le club doit tourner autour d’un thème et les membres devraient se rassembler pour partager un intérêt commun. C’est également un bon moment pour identifier les objectifs de votre club. Posez-vous les bonnes questions.
- Pourquoi voulez-vous monter un club ?
- Quels sont vos objectifs à long terme ?
- Pensez-vous mettre des services ou des ressources à disposition des membres ?
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Réfléchissez aux dates et heures de réunion des membres. Si vous voulez que les réunions aient lieu dans votre école, discutez-en d’abord avec les autres membres du groupe. Allez-vous vous réunir une fois par mois ? Deux fois par semaine ? Il est important de fixer ce genre de détail afin que vos membres ne s’y perdent pas. Assurez-vous que tout le monde puisse facilement assister aux réunions. Toutefois, si un membre ne peut pas assister à la totalité des réunions, ce n’est pas grave !
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Commencez à recruter des membres. La plupart d’entre eux doivent faire partie de vos amis, mais vous devriez également permettre à des gens que vous connaissez moins bien de rejoindre le groupe afin de gagner en popularité. Gardez tout de fois à l’esprit qu’un trop grand nombre de membres peut provoquer de la frustration et de la colère.
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Organisez votre première réunion. Prévoyez des encas et une sorte de jeu pour faire bonne impression. Appelez ou envoyez des courriels aux membres pour leur rappeler la date de cette réunion à laquelle il vaut mieux que tout le monde assiste.
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5Décidez des « règles et procédures » à tenir dans le club. On parle parfois de « procédures parlementaires », bien que cela n’ait rien à voir avec le parlement et encore moins avec le gouvernement. Celles-ci permettent de définir deux choses : 1) les procédures en termes de communication au sein du club (par exemple le temps de parole autorisé pour chaque membre du groupe, le choix de l'ordre de prise de parole si deux membres insistent pour parler en même temps, etc.) et 2) la façon dont le club va prendre ses décisions (par exemple quel type de vote sera nécessaire et dans quelles circonstances). Les membres d’un club ont le droit d’inventer leurs propres règles, ce qui peut être très compliqué. Aux États-Unis, un bouquin intitulé « Robert's Rules of Order Newly Revised » est utilisé comme « règles de procédures » par plus de 85 % des clubs. Ce bouquin présente des règles applicables à toutes les situations connues grâce à une mise à jour permanente issue de nombreuses recherches (www.robertsrules.com). Il existe une version plus courte intitulée « Robert's Rules of Order Newly Revised IN BRIEF ». Ces bouquins sont édités en anglais. Le Code Morin est un recueil de procédures rédigé en français et largement inspiré de l’œuvre précédemment citée et très utilisé au Québec et en Arcadie.
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Décidez de qui fera partie du bureau. Les membres du club devraient pouvoir élire les membres du bureau. Cela peut avoir lieu lors du premier meeting ou lors d’une réunion ultérieure. Les membres du bureau ont différents rôles à jouer selon leur fonction.
- Le président est la personne qui dirige le club, conduit les réunions et fait appliquer les règles.
- Le vice-président occupe la fonction de président lorsque ce dernier est absent.
- Le trésorier a pour rôle de gérer l’argent du club. Il récupère les frais d’inscription de chacun des membres, paye les factures pour les opérations et activités du club, etc. Il garde également une trace de toutes les dettes et crédits pour tenir les comptes du club.
- Le secrétaire rédige et conserve les comptes rendus de chaque meeting et les relit aux réunions suivantes pour apporter des corrections ou additions. Il peut aider dans les activités du club et l’évènementiel, et peut également écrire des rapports sur ces évènements pour les meetings suivants.
- L’archiviste garde une trace de toutes les activités organisées par le club, etc.
- Le responsable des manifestations s’occupe de confier à chaque membre du club les tâches à réaliser pour les différents évènements à venir. C’est lui qui planifie et organise les activités.
- Les responsables de la communication gèrent la création d’affiches, de flyers, etc.
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Choisissez un symbole, des couleurs, etc. , pour représenter le club. Cela devrait également être voté par tous les membres du club.
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Faites des cartes de membre. Créez un modèle avec votre nom, le nom du club, le grade de chaque membre (s’ils en ont un), les informations de contact du club, l’adresse de son siège social ainsi que l’ancienneté de chaque membre.
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Créez un slogan. Cette étape est facultative, mais elle peut aider à garder tout le monde sur la bonne voie. Le slogan doit inspirer ses membres.
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Continuez à aller de l’avant. Créez les bons statuts pour que ce que vous voulez faire et la façon dont vous voulez le faire apparaitre clairement aux yeux de tous. Aidez les membres du bureau à savoir ce qu’ils doivent faire et comment ils doivent se comporter. Il existe des livres qui peuvent vous guider dans cette démarche. C’est une bonne idée de vous en inspirer.Publicité
Conseils
- Ne ratez aucune réunion de votre club. Si vous n’êtes pas vous-même intéressé par votre club, personne ne le sera.
- Si c’est un secret, n’en parlez à personne !
- Soyez à l’heure !
- Ne décidez rien pour le club sans avoir proposé un vote.
- Laissez l’occasion aux autres membres de s’investir dans le club afin de ne pas tout faire vous-même.
- Lorsque vous vous adonnez à une activité du club, prenez soin de respecter les autres et leurs opinions. Les clubs n’ont pas été créés pour qu’un tyran traite les autres membres comme des sous-fifres.
- Les objectifs fixés par les membres doivent toujours être en lien avec le thème et la raison d’être du club.
- N’oubliez pas que vous lancez un club, pas un cours. Vous ne devriez pas donner aux membres autant de devoirs à faire qu’ils n’en ont déjà en cours.
- Tout le monde doit pouvoir critiquer vos décisions, mais faites en sorte que cela ne donne pas lieu à des débats trop houleux.
- Si l’un des membres se fâche contre vous, excusez-vous et essayez de faire la paix. Demandez-lui en quoi vous avez été offensant et essayez sincèrement de changer.
- Commencez par inviter vos meilleurs amis à joindre votre club. Lorsque votre club sera stable, commencez à inviter d’autres personnes.
- Si vous pensez apporter des encas, demandez aux autres membres s’ils souffrent d’allergies alimentaires.
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Avertissements
- Ne prenez pas la grosse tête. Si vous devenez trop orgueilleux, les autres membres vont vous renverser ou vont simplement quitter le club. Faites preuve d’équité et ne vous montrez pas trop hautain.
- Ne lancez pas votre club tant que vous n’aurez pas tout parfaitement organisé.
- Faites en sorte que votre club ne soit pas trop « exclusif », au risque de passer pour des snobs et que les gens vous tournent le dos.
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