ये विकिहाउ गाइड आपको माइक्रोसॉफ़्ट आउटलुक (Microsoft Outlook) में एक ईमेल सिग्नेचर तैयार करना सिखाएगी। सिग्नेचर को आप आउटलुक के तीनों प्लेटफॉर्म: ऑनलाइन, मोबाइल एप में और Office 365 सब्स्क्रिप्शन के साथ में डेस्कटॉप प्रोग्राम में भी तैयार कर सकते हैं। जैसे ही आप एक बेसिक सिग्नेचर तैयार कर लेते हैं, उसके बाद आप उसे और भी बेहतरीन और इंट्रेस्टिंग बनाने के लिए उसे एडिट भी कर सकते हैं।
चरण
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आउटलुक ओपन करें: आपके चुने हुए वेब ब्राउज़र में https://www.outlook.com/ पर जाएँ। ऐसा करने से अगर आप पहले से ही आउटलुक में लॉगिन हुए, तो आपका आउटलुक इनबॉक्स ओपन हो जाएगा।
- अगर आप आउटलुक में साइन इन नहीं हैं, तो लॉगिन करने के लिए अपना माइक्रोसॉफ़्ट ईमेल एड्रेस (या फोन नंबर) और पासवर्ड एंटर करें।
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सेटिंग्स (Settings) पर क्लिक करें: ये गियर के शेप का आइकॉन आउटलुक इनबॉक्स के अपर-राइट साइड में होता है। ऐसा करने से आपके सामने एक ड्रॉप-डाउन मेनू आएगा।
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Options क्लिक करें: ये ड्रॉप-डाउन मेनू में नीचे ही कहीं पर होगा।
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नीचे स्क्रॉल करें और Email signature क्लिक करें: ये ऑप्शन पेज के लेफ्ट-हैंड साइड पर मौजूद Layout सेक्शन में मिलेगा।
- Email signature को देखने के लिए आपको शायद पहले Layout को क्लिक करके उसे एक्सपांड करना होगा।
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अपना सिग्नेचर एंटर करें: स्क्रीन के राइट साइड पर मौजूद टेक्स्ट बॉक्स में अपना सिग्नेचर टाइप करें।
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सुनिश्चित करें कि आपका सिग्नेचर एक्टिव है: "Automatically include my signature on new messages I compose" बॉक्स को क्लिक करके उस पर एक चेकमार्क लगाएँ। ऐसा करने से ये सुनिश्चित हो जाएगा कि अब से आप जो भी मेसेज कम्पोज़ करेंगे, उसके नीचे बाई डिफ़ाल्ट आपका सिग्नेचर एड हो जाएगा।
- आप चाहें तो "Automatically include my signature on messages I forward or reply to" बॉक्स को चेक करके आपके द्वारा भेजे जाने वाले हर एक ईमेल के नीचे आपका सिग्नेचर एड हो जाएगा।
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Save क्लिक करें: ये ईमेल सिग्नेचर (Email Signature) सेक्शन के टॉप-लेफ्ट कॉर्नर में होगा। ऐसा करने से आपके द्वारा किए गए सारे बदलाव सेव हो जाएंगे और आपके आउटलुक ईमेल में एक सिग्नेचर एड हो जाएगा।
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आउटलुक ओपन करें: ये एक नीले रंग का एप होता है, जिस पर सफेद एनवेलोप और उसके ऊपर एक नीला "O" बना रहता है।
- अगर आप आउटलुक पर साइन इन नहीं हैं, तो लॉगिन करने के लिए आपका माइक्रोसॉफ़्ट ईमेल एड्रेस (या फोन नंबर) और पासवर्ड एंटर करें।
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☰ टैप करें: ये स्क्रीन के अपर-लेफ्ट कॉर्नर में होती है।
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सेटिंग्स (Settings) पर टैप करें: ये ऑप्शन स्क्रीन के बॉटम-लेफ्ट कॉर्नर में होता है। ऐसा करने से आउटलुक सेटिंग्स मेनू ओपन हो जाता है।
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Signature टैप करें: ये सेटिंग्स पेज के बीच में होता है।
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नया सिग्नेचर एंटर करें: मौजूदा सिग्नेचर पर टैप करें, फिर उसे हटाएँ और अपना खुद का एक सिग्नेचर टाइप करें।
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< (आईफोन) या (एंडरोइड) टैप करें: ये स्क्रीन पर टॉप-लेफ्ट कॉर्नर में रहता है। ऐसा करने से आपकी सेटिंग्स सेव हो जाएंगी और आपको वापस सेटिंग्स पेज पर भेज दिया जाएगा; आपकी मोबाइल डिवाइस से भेजे जाने वाले आपके आउटलुक मेसेज अब आपके सिग्नेचर का इस्तेमाल करेंगे।
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आउटलुक 2016 (Outlook 2016) ओपन करें: ये प्रोग्राम एक सफेद और नीले एनवेलोप पर ऊपर एक सफेद "O" बने जैसा दिखता है।
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New Email क्लिक करें: ये Home टूलबार के दूर बाएँ तरफ रहता है।
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Signature क्लिक करें: ये ड्रॉप-डाउन बॉक्स Message टूलबार के "Include" ऑप्शन के ग्रुप में होता है। [१] X रिसर्च सोर्स
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Signatures क्लिक करें: ये Signature ड्रॉप-डाउन मेनू में होता है।
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New क्लिक करें: ये बटन सिग्नेचर एंड स्टेशनरी (Signatures and Stationery) विंडो एक अपर-लेफ्ट साइड में "Select signature to edit" टेक्स्ट बॉक्स के नीचे होता है।
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अपना नाम टाइप करें और OK क्लिक करें: ये आपके सिग्नेचर के लिए एक नेम क्रिएट कर देगा। [२] X रिसर्च सोर्स
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अपना नाम एंटर करें: ऐसा पेज के बॉटम में मौजूद "Edit signature" बॉक्स में करें।
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नए ईमेल्स के लिए अपने सिग्नेचर को एनेबल करें: सिग्नेचर एंड स्टेशनरी (Signatures and Stationery) विंडो के टॉप-राइट साइड में मौजूद "New messages:" ड्रॉप-डाउन बॉक्स पर क्लिक करें, फिर अपने नेम को क्लिक करें। ऐसा करने पर अब से आपके द्वारा भेजे जाने वाले नए ईमेल्स के नीचे आपका ये सिग्नेचर ऑटोमेटिकली एड हो जाएगा।
- आप चाहें तो "Replies/forwards:" ड्रॉप-डाउन बॉक्स के लिए इस प्रोसेस को रिपीट करके, आपके द्वारा भेजे जाने वाले हर एक ईमेल पर आपका सिग्नेचर एड कर सकते हैं, जिसमें रिप्लाई और फॉरवर्ड भी शामिल है।
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OK क्लिक करें: ये विंडो में सबसे नीचे होगी। ऐसा करने से आपका सिग्नेचर सेव हो जाएगा और ये आउटलुक प्रोग्राम से आपके द्वारा भेजे जाने वाले सारे ईमेल में एड हो जाएगा।
सलाह
- रिप्लाई और फॉरवर्ड में सिग्नेचर एड करने की कोई जरूरत नहीं होती है।
चेतावनी
- आपके सिग्नेचर सभी डिवाइस के ऊपर सिंक्रनाइज़ नहीं होंगे।