ดาวน์โหลดบทความ
ดาวน์โหลดบทความ
บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างฐานข้อมูล (database) ด้วยข้อมูลใน spreadsheet ของ Microsoft Excel โดย import ข้อมูลเข้า Access ที่เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลของ Microsoft โดยตรง หรือโดย export ข้อมูลจาก Excel ไปเป็นฟอร์แมตที่ใช้ได้กับโปรแกรมฐานข้อมูลส่วนใหญ่ Microsoft Access นั้นเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office ซึ่งใช้ได้เฉพาะใน Windows เท่านั้น
ขั้นตอน
-
เปิด Microsoft Access. ไอคอนของโปรแกรมจะเป็นตัว A บนพื้นแดง เปิดมาจะเจอหน้าเทมเพลตของ Access
- Access นั้นออกแบบมาให้ใช้กับ Excel อยู่แล้ว แถมเป็นโปรแกรมใน Microsoft Office Professional เหมือน Excel ซึ่งจะใช้ได้เฉพาะใน Windows เท่านั้น
-
คลิก Blank database . ที่เป็นตัวเลือกด้านซ้ายบนของหน้าต่าง
- ถ้าอยากใช้เทมเพลตฐานข้อมูลอื่นใน Access ก็ให้เลือกเทมเพลตนั้นแทน
-
คลิก Create ตอนที่ขึ้น. จะเป็นตัวเลือกมุมขวาล่างของหน้าต่าง pop-up คลิกแล้วฐานข้อมูล Access จะเปิดขึ้นมา
-
คลิก tab External Data . ในแถบเมนูทางด้านบนของหน้าต่าง Access
-
คลิก New Data Source . ทางด้านซ้ายสุดของ toolbar External Data แล้วเมนูจะขยายลงมา
-
เลือก File . ในเมนูที่ขยายลงมา แล้วเมนูใหม่จะโผล่มา
-
คลิก Excel . ที่เป็นตัวเลือกในเมนูที่โผล่มา เพื่อเปิดหน้าต่าง import
-
คลิก Browse . ทางด้านขวาบนของหน้าต่าง
-
เลือก spreadsheet ของ Excel. ไปยังโฟลเดอร์ที่มี spreadsheet ของ Excel อยู่ แล้วคลิก spreadsheet นั้นที่จะเปิดขึ้นมา
-
คลิก Open . ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
-
เลือกว่าจะถ่ายโอนข้อมูลยังไง. คลิกปุ่มกลมๆ ทางซ้ายของหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้
- Import the source data into a new table in the current database - ให้เลือกข้อนี้ ถ้าต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่แบบไม่มีตาราง หรืออยากเพิ่มตารางใหม่ในฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่ พอสร้างตารางใหม่แล้ว ก็แก้ไขข้อมูลใน Access ได้เลย
- Append a copy of the records to the table - ให้เลือกข้อนี้ ถ้าจะใช้ฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่ และอยากเพิ่มเติมข้อมูลในตารางใดตารางหนึ่งของฐานข้อมูล พอ append ตารางที่มีแล้ว ก็แก้ไขข้อมูลใน Access ได้เลย
- Link to the data source by creating a linked table - ให้เลือกข้อนี้ ถ้าจะสร้าง hyperlink ในฐานข้อมูล และเปิดฐานข้อมูล Excel ใน Excel ถ้าเลือกวิธีนี้จะแก้ไขข้อมูลใน Access ไม่ได้
-
คลิก OK . ทางด้านล่างของหน้าต่าง
-
13เลือก sheet. ทางด้านบนของหน้าต่าง คลิกชื่อ sheet ที่จะ import จากไฟล์ Excel ที่เลือก
- ตามค่า default Excel จะสร้าง workbook ที่มี 3 spreadsheet ด้วยกัน โดยชื่อว่า "Sheet 1", "Sheet 2" และ "Sheet 3" ซึ่งคุณจะถ่ายโอนได้ทีละ 1 sheet เท่านั้น ถ้ามีข้อมูลอยู่ในทั้ง 3 sheet ก็ต้องถ่ายโอน sheet แรกให้เสร็จซะก่อน แล้วกลับไปที่ tab "External Data" จากนั้นทำซ้ำตามขั้นตอนกับ sheet ที่เหลือ
- คุณลบ เพิ่ม และแก้ไขชื่อของแต่ละ sheet ใน Excel ได้ โดยทุกการเปลี่ยนแปลงจะมีผลกับฐานข้อมูลใน Access
-
คลิก Next . ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
-
เปิดใช้หัวข้อคอลัมน์. ให้ติ๊กช่อง "First Row Contains Column Headings" ถ้า sheet ของ Excel มีหัวข้อคอลัมน์ในแถวบนสุด (เช่น แถว A )
- ไม่ต้องติ๊กช่อง ถ้าอยากให้ Access สร้างหัวข้อคอลัมน์
-
คลิก Next .
-
แก้ไขคอลัมน์และ field ของ spreadsheet ตามต้องการ. ถ้าจะ import ทุก field จาก spreadsheet แบบไม่เปลี่ยนแปลงอะไร ให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป
- ถ้าจะแก้ไข field ไหน ให้คลิกหัวข้อคอลัมน์ที่จะเปลี่ยน แล้วแก้ไขชื่อ field ประเภทข้อมูล และกำหนดว่าจะจัดทำสารบัญหรือเปล่า
- ถ้าไม่อยาก import field ให้ติ๊กช่อง "Do Not Import Field (Skip)"
-
คลิก Next .
-
ตั้ง primary key ให้ฐานข้อมูล. ทางที่ดีก็ไม่ต้องเปลี่ยน default setting ก็ให้ Access ตั้งคีย์ไปตามนั้น
- หรือตั้งคีย์เองโดยติ๊ก "Choose my own primary key" แล้วใส่ในช่องข้างตัวเลือกนั้น หรือเลือก "No primary key" (ไม่แนะนำ)
-
คลิก Next .
-
ตั้งชื่อ. พิมพ์ชื่อ sheet ในช่อง "Import to Table"
- หรือไม่ทำขั้นตอนนี้ เพื่อให้ฐานข้อมูลใช้ชื่อตามค่า default
-
คลิก Finish . ที่เป็นตัวเลือกด้านขวาล่างของหน้าต่าง
-
คลิก Close . ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง เพื่อปิดหน้าต่าง import แล้วสร้างฐานข้อมูล
- อาจจะติ๊กช่อง "Save import steps" ก่อน ถ้าอยากให้ Access จดจำ settings ของฐานข้อมูลนี้
โฆษณา
-
เปิดเอกสาร Excel. ดับเบิลคลิกเอกสาร Excel ที่จะแปลงเป็นฐานข้อมูล
- ถ้ายังไม่ได้สร้างเอกสาร ให้เปิด Excel คลิก Blank workbook แล้วสร้างเอกสารก่อน
-
คลิก File . ในแถบเมนูทางด้านบนของหน้าต่าง Excel (Windows) หรือทางด้านบนของหน้าจอ (Mac)
-
คลิก Save As . ที่เป็นตัวเลือกในเมนู File
-
ดับเบิลคลิก This PC . ตรงกลางหน้า
- ถ้าใช้ Mac ให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป
-
เลือกฟอร์แมตไฟล์. คลิกช่อง "Save as type" (Windows) หรือ "File Format" (Mac) ให้ขยายลงมา แล้วเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้
- ถ้าใช้โปรแกรมฐานข้อมูลในคอม ให้คลิกเลือกฟอร์แมต .CSV (comma separated values)
- ถ้าใช้เว็บสร้างฐานข้อมูล ให้คลิกเลือกฟอร์แมต .XML
- ถ้าไฟล์ Excel ของคุณไม่มีข้อมูล XML ก็จะเลือก XML ไม่ได้
-
คลิก Save . ทางด้านล่างของหน้าต่าง เพื่อเซฟเอกสารตามค่าที่เลือกไว้
-
สร้างฐานข้อมูลใหม่ในโปรแกรมฐานข้อมูล. ขั้นตอนนี้จะต่างกันไปตามโปรแกรมที่ใช้ แต่ปกติคุณเปิดโปรแกรมได้โดยคลิก New (หรือ File > New ) แล้วทำไปตามที่ขึ้นในหน้าจอ
-
หาปุ่ม Import… . ปกติต้องคลิกตัวเลือก File ก่อนถึงจะเจอ ซึ่งก็แล้วแต่โปรแกรมฐานข้อมูลที่ใช้
-
เลือกไฟล์ Excel. หาแล้วดับเบิลคลิกไฟล์ที่ export มาจาก Excel
-
import ข้อมูลตามขั้นตอนที่ปรากฏในโปรแกรมฐานข้อมูล.
-
เซฟฐานข้อมูล. ปกติให้เปิดเมนู "Save" โดยกด Ctrl + S (Windows) หรือ ⌘ Command + S (Mac)โฆษณา
เคล็ดลับ
- มีเว็บสร้างฐานข้อมูลฟรีให้เลือกใช้หลายเว็บ แต่ต้องสมัครบัญชีใหม่ก่อนแทบทุกเว็บ ถึงจะใช้ได้
- ถ้าไม่มีโปรแกรมฐานข้อมูลแบบครบวงจร ก็อาจจะต้องใช้โปรแกรมอื่นร่วมด้วย ถึงจะเปิดไฟล์ฐานข้อมูลใน PC หรือ Mac ได้
โฆษณา
คำเตือน
- ข้อมูลใน Excel บางทีก็ถ่ายโอนไปยังฐานข้อมูลได้ไม่ครบถ้วนหรือเป็นระเบียบเรียบร้อยอย่างที่ควรจะเป็น
โฆษณา
โฆษณา
